คู่มือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์เคล็ดลับที่มีประโยชน์เครื่องมือ & แอพ

ศิลปะของการทำงานร่วมกันทางออนไลน์นั้นได้รับการปรับแต่งอย่างช้าๆในช่วงสองทศวรรษที่ผ่านมา หนึ่งอาจยืนยันว่าเครือข่ายดิจิตอลเริ่มต้นด้วยความนิยมของโทรศัพท์มือถือ แต่เวิลด์ไวด์เว็บได้ขยายเพื่อสร้างพื้นที่การประชุมที่ความคิดสามารถพัฒนาเป็นสิ่งที่เป็นจริงและจับต้องได้ การทำงานกับทีมงานทุกขนาดจะต้องมีการประนีประนอม และด้วยเครื่องมือและอุดมการณ์ที่ถูกต้องจึงเป็นไปได้ที่จะสร้างความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในอนาคต.

ดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายมากที่จะทำสิ่งนี้เป็นลายลักษณ์อักษรมากกว่าเมื่อคุณต้องการที่จะนำความคิดของคุณไปสู่การเคลื่อนไหว คุณต้องทำให้ทุกคนคิดในหน้าเดียวกันและสื่อสารความคิดของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ต้องการความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งและแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับการเปิดตัวความพยายามสร้างสรรค์ ในบทความนี้ฉันต้องการแบ่งปันพอยน์เตอร์บางส่วนของฉันเพื่อให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันทางออนไลน์.

รับทีมจัด

จากการลองผิดลองถูกมากฉันได้ข้อสรุปว่าองค์กรเป็น ที่หนึ่ง คำแนะนำที่คุณควรปฏิบัติตาม หากคุณนำสิ่งใดออกไปจากบทความนี้ควรเป็นวิธีการจัดทีมของคุณ.

(ที่มาของภาพ: applec2400)

แต่ละโครงการอาจต้องการรูปแบบที่แตกต่างกันขององค์กร คุณต้องมีวิธีการที่สะอาดสำหรับการแบ่งปันแนวคิดและการจัดกลุ่มหัวข้อที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน อีเมลเป็นตัวเลือกที่ชัดเจนเนื่องจากคุณสามารถตั้งค่าหมวดหมู่และแท็กสำหรับการสนทนาที่เก็บถาวรได้ แต่มันก็ไม่ได้ยอดเยี่ยมสำหรับการแบ่งปันแบบเรียลไทม์ระหว่างคนหลายคน.

ฟอรัมส่วนตัว

แอปพลิเคชั่นแชทเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง แต่ก็ไม่ได้ยอดเยี่ยมเท่านี้ด้วยการบันทึกการสนทนาแบบข้อความเก่า ซึ่งหมายความว่ามันยากมากที่จะจัดระเบียบข้อมูลหรือเข้าถึงได้ในภายหลัง.

ฉันเชื่อว่ากระดานสนทนาส่วนตัวเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการแบ่งปันแนวคิดเหล่านี้ สมาชิกในทีมของคุณแต่ละคนสามารถสร้างหัวข้อใหม่และตอบกลับความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ ไม่สำคัญว่าใครออนไลน์เพราะโพสต์เก่าทั้งหมดถูกเธรดในแบบเชิงเส้น คุณสามารถจัดกลุ่มสิ่งเหล่านี้เป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยได้ที่หน้าแรกของฟอรัม.

โดยทั่วไปโฮสต์เว็บส่วนใหญ่จะเริ่มต้นกับสภาพแวดล้อมเซิร์ฟเวอร์ PHP / MySQL สำหรับโซลูชันโอเพ่นซอร์สฉันแนะนำ phpBB หรือ Simple Machines แต่ละคนมีชุดแม่แบบเว็บของตนเองซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมขนาดเล็ก สคริปต์ทั้งสองยังคงอยู่ในการพัฒนาที่ใช้งานอยู่และไม่แสดงอาการของการหยุดเวลาใด ๆ ในไม่ช้า.

มอบหมายงาน

สิ่งกีดขวางบนถนนขนาดใหญ่อีกประการหนึ่งที่ทีมของคุณจะพบเจอคือการจัดงาน สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การตลาดการพัฒนาเนื้อหาการออกแบบ / กราฟิกและการเข้ารหัสส่วนหน้าหรือส่วนหลังของเว็บไซต์รวมถึงงานสำคัญอื่น ๆ ที่คุณต้องทำให้เสร็จ.

ในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดการงานมีโซลูชั่นที่ต้องจ่ายมากกว่าพอที่จะพิจารณา โฟลเป็นระบบการจัดการงานที่ออกแบบมาอย่างสวยงามที่สร้างขึ้นสำหรับทีมขนาดเล็ก งานสามารถจัดกลุ่มในรูปแบบรายการหรือแสดงในปฏิทินรายเดือน นอกจากนี้คุณสามารถจัดระเบียบงานเป็นหมวดหมู่และแท็กและแนบไปกับผู้ใช้เฉพาะ บริษัท ยังได้พัฒนา Flow apps สำหรับอุปกรณ์ iPhone และ Android น่าเสียดายที่ระบบการจัดการของพวกเขาจะมีราคาสูงถึง $ 100 ต่อปีและไม่น่าเชื่อถือสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก.

(ที่มาของภาพ: Dhaval Motghare)

สำหรับวิธีแก้ปัญหาฟรีฉันแนะนำ Wunderlist นี่เป็นหนึ่งในระบบการจัดการงานฟรีที่ดีที่สุดที่คุณสามารถหาได้ทางออนไลน์ แอปพลิเคชันบนเว็บของพวกเขานั้นใช้งานง่ายมากและช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อนคนอื่น ๆ ในเครือข่ายของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานโครงการและงานใหม่ที่คุณสร้างขึ้นจะซิงค์เข้ากับบัญชีของพวกเขาโดยอัตโนมัติ! Wunderlist รองรับ Mac OSX และ Windows รวมถึงแอพพลิเคชั่นมือถือ iPhone, iPad และ Android.

การจัดเก็บเมฆ

การจัดเก็บไฟล์ของคุณในระบบคลาวด์ได้กลายเป็นโซลูชั่นวันที่จำเป็นสำหรับการจัดเก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์ มีแอพมากมายที่คุณสามารถค้นหาได้ซึ่งมีพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับไฟล์โครงการทั้งหมดของทีมของคุณ.

วัตถุประสงค์คือเพื่อตั้งค่าพื้นที่เดียวที่ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์สำคัญได้ตลอดเวลา นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณทำงานกับผู้คนจากส่วนต่าง ๆ ของโลกและอาศัยอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง มันคงเป็นเรื่องยากที่จะซิงค์กันอยู่เสมอ แต่ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เปลี่ยนสถานการณ์ไปในทางที่ดีขึ้นอย่างมาก.

CloudApp อาจเป็นความคิดแรกที่นึกถึง บัญชีมืออาชีพของพวกเขามีราคาสมเหตุสมผลมากและคุณไม่มีข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนไฟล์ทั้งหมดที่คุณสามารถอัปโหลดได้ ผู้ใช้ฟรีจะไม่เห็นบัญชีหมดอายุดังนั้นไฟล์ทั้งหมดของพวกเขาจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยใน CloudApp ตราบเท่าที่จำเป็น.

อีกวิธีคือ Droplr ซึ่งเป็นแอพที่ใหม่กว่าใน Cloud Hosting พวกเขายังมีซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถข้ามเว็บอินเตอร์เฟสได้ทั้งหมด ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างสองแอพนี้คือการออกแบบ UI และแผนภูมิราคา ลองดูทั้งสองและดูว่าคุณจะชอบอีกอันหรือไม่.

Google Web Apps

เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกันใน Cloud เราไม่สามารถลืม Google ได้ ผลิตภัณฑ์บุกเบิกของพวกเขาได้ผลักดันขีด จำกัด ในด้านเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและวางเครื่องมือฟรีไว้ในมือของผู้ประกอบการ ตัวอย่างที่ฉันชอบคือ Google เอกสารซึ่งคุณสามารถสร้างเอกสารคำไม่ จำกัด จำนวนสเปรดชีตและงานนำเสนอได้ไม่ จำกัด สิ่งที่คุณต้องมีคือบัญชี Google และเครือข่ายเซิร์ฟเวอร์ฟาร์มขนาดใหญ่ของพวกเขาจะเก็บไฟล์ของคุณไว้อย่างปลอดภัย.

ส่วนที่ดีที่สุดคือระบบการแบ่งปันที่เป็นเอกลักษณ์และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เมื่ออยู่ในเอกสารคุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวได้โดยคลิกที่ “หุ้น” ปุ่มที่มุมบนขวา ตัวเลือกนี้จะแสดงตัวเลือกที่คุณสามารถเปิดเอกสารสู่สาธารณะหรือ จำกัด จำนวนบุคคลที่เลือก เหล่านี้ได้รับการจัดการโดยที่อยู่อีเมลดังนั้นแม้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะไม่มีบัญชี Google พวกเขายังสามารถเข้าสู่ระบบและแก้ไขเนื้อหา.

ทำงานบนมือถือ

ไม่ใช่ทุกคนที่เปลี่ยนจากเดสก์ท็อปไปเป็นแพลตฟอร์มมือถือ ที่ได้รับยังคงมีความต้องการหนักสำหรับการใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปซึ่งมีอสังหาริมทรัพย์มากมายบนหน้าจอไม่ต้องพูดถึงการสนับสนุนแอพพลิเคชั่นหลายพันรายการ แต่โทรศัพท์มือถือที่ใช้ iOS หรือ Android กำลังกลายเป็นบรรทัดฐานในวัฒนธรรมสมัยนิยมอย่างรวดเร็ว.

เรายังพบเด็กเล็ก ๆ ที่ดาวน์โหลดแอพใหม่ไปยัง iPhone หรือ iPod Touch เป็นการยากที่จะเพิกเฉยต่อตลาดอุปกรณ์พกพาเมื่อพูดถึงการร่วมมือออนไลน์ มีผลิตภัณฑ์มากมายให้เลือกใช้ แต่เฉพาะผู้ที่มีชื่อเสียงมากที่สุดเท่านั้นที่สามารถเผยแพร่แอปพลิเคชันสำหรับมือถือได้.

สองตัวอย่างที่ดี ได้แก่ Basecamp by 37signals และ Socialcast Basecamp เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดั้งเดิมซึ่งคุณสามารถสร้างพื้นที่ทำงานโครงการและมอบหมายงานให้กับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน เหมาะสำหรับทีมงานโครงการขนาดเล็กที่สร้างผลกำไรเพียงเล็กน้อยจากการทำงาน Socialcast ตรงกันข้ามเป็นผลิตภัณฑ์เชิงลึกมากขึ้น พวกเขาเสนอแผนฟรีซึ่งเหมาะสำหรับการทดสอบไซต์ หากคุณมองผ่านหน้าข้อมูลผลิตภัณฑ์ของพวกเขาคุณจะสังเกตเห็นรายละเอียดเล็กน้อยทั้งหมดที่ใส่ไว้ในผลิตภัณฑ์นี้ การสนับสนุนผ่านมือถือของพวกเขานั้นไร้ที่ติและช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุดได้ บางส่วนของข้อมูลเหล่านี้รวมถึงข้อมูลการวิเคราะห์ปริมาณการใช้งานเว็บการมอบหมายงานอีเมล Outlook และแม้กระทั่งวิดเจ็ต microblogging.

แอพเว็บยอดนิยมเพิ่มเติม

นอกเหนือจากข้างต้นฉันได้รวบรวมแอปพลิเคชั่นเว็บยอดนิยมจำนวนเล็กน้อยสำหรับการทำงานร่วมกันออนไลน์ การซิงค์งานและการสร้างโครงการใหม่ไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อนด้วยเครื่องมืออันทรงพลังเหล่านี้.

ฉันขอแนะนำให้คุณลองแต่ละผลิตภัณฑ์เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไรสำหรับคุณ หากแอพใด ๆ รู้สึกว่าไม่น่าเชื่อถือหรือไร้ประโยชน์อย่ากลัวที่จะวางและย้ายไปยังแอปถัดไป เวลาของคุณไม่ใช่สิ่งที่ต้องสูญเปล่าและเมื่อคุณพบแอปที่เหมาะสมคุณจะรู้!

Dropbox

นี่เป็นอีกหนึ่งการเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมจริงๆซึ่งยังไม่ทำให้ฉันผิดหวัง ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีทราบดีว่าการบอกต่อแบบปากต่อปากเป็นส่วนสำคัญในการทำการตลาด และ Dropbox ได้พิสูจน์แล้วว่าเหลือเชื่อด้วยเทคนิคนี้ในการขยายขีด จำกัด การอัพโหลดผู้ใช้ผ่านการอ้างอิงพันธมิตร.

เว็บไซต์หลักมีลิงค์ที่คุณสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์สำหรับ Mac, Windows, Linux หรือแม้แต่อุปกรณ์มือถือ ทีมของพวกเขาเหลือเชื่อและแอพทำจริงๆ “ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น”. แผนฟรีพื้นฐาน จำกัด พื้นที่เก็บข้อมูลอัปโหลดของคุณที่ 2GB แต่บัญชีและทีมงานมืออาชีพสามารถเพิ่มได้ถึง 1 เทราไบต์หรือมากกว่า!

Wunderkit

Wunderkit อาจเป็นตัวเลือกที่ฉันโปรดปรานจากเครื่องมือการทำงานร่วมกันบนเว็บออนไลน์ทั้งหมด สิ่งนี้ได้รับการพัฒนาโดยผู้คนเดียวกันกับที่ทำ Wunderlist ยกเว้นด้วยคุณสมบัติมากมาย แอพนี้มีการเชื่อมต่อโซเชียลที่ผู้ใช้แต่ละคนมีโปรไฟล์เครือข่ายของตนเอง สิ่งนี้แสดงพื้นที่ทำงานโครงการปัจจุบันรูปถ่ายของผู้ใช้งานไบโอและข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ แต่ส่วนที่ดีที่สุดคือ Wunderkit อนุญาตให้คุณแบ่งกลุ่มสาธารณะ และ พื้นที่ทำงานส่วนตัว.

สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกับผู้คนที่แตกต่างกันมากมายผ่านแอปพลิเคชันเดียว และยิ่งกว่านั้นพวกเขายังรองรับแอพใน OSX และ iOS App Store.

Sync.in

แอพนี้เป็นแอพตัวเล็กที่โดดเด่นในการทำงานร่วมกันเป็นเครื่องมือออนไลน์ Snyc.in จะสร้างบันทึกสาธารณะซึ่งกำหนดโดยรหัสคีย์ที่ไม่ซ้ำกัน คุณสามารถเพิ่มข้อความใด ๆ เช่นลิงค์ URL, สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย, มาร์กอัป HTML - จริงๆรูปแบบของการป้อนข้อความใด ๆ.

จากนั้นการคัดลอก URL โน้ตคุณสามารถแชร์ข้อความเดียวกันกับพันธมิตรในทีมของคุณทั้งหมด พวกเขามีตัวเลือกในการแก้ไขสิ่งที่คุณสร้างไว้แล้วหรือแม้แต่เพิ่มบันทึกของตัวเองลงในมิกซ์ และคุณสามารถกำหนดการตั้งค่าที่การแก้ไขของผู้เขียนแต่ละคนจะถูกเน้นสีที่แตกต่างและจัดประเภทด้วยการประทับเวลา.

เป็นที่ยอมรับว่าแอพไม่ได้มีประโยชน์อะไรเลยในการเก็บการแก้ไขที่ผ่านมาของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการไฟล์ข้อความบนคลาวด์แบบสดสำหรับการแชร์โน้ตอย่างง่าย Sync.in นั้นสมบูรณ์แบบ.

โครงการโซโห

Zoho นั้นคล้ายกับ Basecamp มากยกเว้นเวอร์ชั่นฟรีจะขยายออกไปตลอดกาล บัญชีฟรีใด ๆ จะถูก จำกัด ที่ 1 พื้นที่ทำงานโครงการที่มีผู้ใช้ไม่ จำกัด จำนวน นอกจากนี้คุณยังถูก จำกัด ในการอัปโหลดไฟล์ แต่ wikis และเครื่องมืออื่น ๆ นั้นยอดเยี่ยม.

หากคุณไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับ Zoho Projects มาก่อนฉันขอแนะนำให้ไปทัวร์เร็ว ๆ นี้ ซึ่งรวมถึงภาพหน้าจอบางส่วนเพื่อทำความคุ้นเคยกับแผงการดูแลระบบและฟังก์ชั่นพื้นฐานมากมาย ราคาของพวกเขาอาจแพงมากเมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่น ๆ ที่ฉันให้ไว้ แต่ถ้าคุณสามารถจัดการด้วยบัญชีฟรี Zoho เสนอทางออกที่ยอดเยี่ยมเป็นพื้นที่ทำงานโครงการชั่วคราว.

ที่เกี่ยวข้อง: 15 ทางเลือกการแชร์ไฟล์ออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมฟรี

ข้อสรุป

ระบบเครือข่ายและการทำงานร่วมกันเป็นพื้นที่สีเทาสำหรับเพื่อนร่วมทีมใหม่ มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดว่าใครเป็นหัวหน้าโครงการและงานที่มอบหมายให้สมาชิกแต่ละคนคืออะไร โชคดีที่เรามีสิทธิ์เข้าถึงแอพจำนวนมากที่เกลื่อนไปทั่วโพสต์นี้เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นเล็กน้อย.

ฉันหวังว่าคู่มือนี้จะอธิบายกลไกภายในที่จำเป็นสำหรับการทำงานออนไลน์ ทีมใด ๆ จะต้องมีความสะดวกสบายในการแบ่งปันแนวคิดและมีความเคารพซึ่งกันและกัน ประเภทสร้างสรรค์ชอบที่จะสร้างสิ่งใหม่ - มันอยู่ในธรรมชาติของเรา และสิ่งเดียวที่ดีกว่าการสร้างความคิดสร้างสรรค์คือการสร้างพวกเขากับคนอื่นที่อยู่เคียงข้างคุณ.