10 เคล็ดลับในการแจ้งหนี้ลูกค้าอิสระของคุณอย่างมืออาชีพ

ลองเผชิญหน้ากับมันในขณะที่การรับเงินอาจเป็นเรื่องเสพติดมากการออกใบแจ้งหนี้เป็นฝันร้ายโดยรวมสำหรับนักออกแบบอิสระโดยเฉพาะนักออกแบบที่มีความสามารถทางศิลปะ อย่างไรก็ตามความจริงเกี่ยวกับธุรกิจอิสระคือคุณไม่เพียง แต่ต้องการทักษะการออกแบบของคุณเท่านั้นที่จะประสบความสำเร็จ จัดการใบแจ้งหนี้อย่างรอบคอบและชาญฉลาดเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่มีปัญหาด้านการเงินหรือความยุ่งยากจากฝั่งลูกค้า.

เราพูดถึงความเป็นมืออาชีพ แต่ที่จริงแล้วสิ่งที่คุณต้องทำก็คือทำถูกต้อง การเลือกซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องใช้นโยบายที่ถูกต้องและวิธีการคิดค่าบริการถามวิธีการชำระเงินที่ถูกต้องจัดการบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องบทความนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการแบ่งปันเคล็ดลับที่เหมาะสมสำหรับคุณในการทำใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ดังนั้นเรียนรู้จากเคล็ดลับที่ถูกต้องแล้วคุณจะมาถูกทางในการทำสิ่งที่ถูกต้องและที่สำคัญที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ รายละเอียดเต็มหลังจากกระโดด!

1. การใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ดี

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าของคุณคือ เลือกซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ดี. มีซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้มากมายในตลาดที่จะช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่น่าเชื่อถือดังนั้นคุณอาจไม่ต้องกังวลกับการเลือกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง.

มันจะดีกว่าที่จะใช้ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ มันจะช่วยให้คุณติดตามลูกค้าของคุณและจำนวนเงินที่คุณเป็นหนี้ได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้บางส่วนเป็นบริการชำระเงินขณะที่ซอฟต์แวร์อื่นแจกฟรี ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้ซอฟต์แวร์ประเภทใดก็ตามตรวจสอบให้แน่ใจ มันตอบสนองทุกความต้องการของคุณ ด้วยคุณสมบัติที่คุณต้องการ.

ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำที่ดี:

• FreshBooks
• LessAccounting
• BlinkSale

หรือคุณสามารถตรวจสอบโพสต์รายละเอียดของเรา - บริการแจ้งหนี้และการบัญชียอดนิยมสำหรับนักออกแบบอิสระ.

2. เกิดขึ้นกับนโยบายของคุณ

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องการได้รับเงินหลังจากทำงานให้กับลูกค้า อย่างไรก็ตามในโลกแห่งความจริง ไม่ใช่ลูกค้าทุกคนจ่ายตรงเวลา. ในฐานะนักออกแบบกราฟิกอิสระคุณจะเจอลูกค้าที่ดื้อรั้นซึ่งจ่ายครึ่งหนึ่งและหายไป ลูกค้าของคุณบางคนอาจปฏิเสธที่จะจ่ายเงินให้คุณ เพื่อลดการเกิดกรณีเช่นนี้คุณต้อง เกิดขึ้นกับนโยบายเกี่ยวกับการชำระเงิน.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการทำงานของคุณคุณควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

• คุณจะใช้โหมดการชำระเงินใด - เงินสดเช็คหรือบัตรเครดิต?
• ลูกค้าควรจ่ายเป็นเงินดาวน์เท่าใด?
• คุณจะเริ่มงานโดยไม่ต้องจ่ายเงินใด ๆ?
• คุณจะรอกี่วันก่อนที่ลูกค้าจะชำระเงิน?
• คุณจะต้องจ่ายค่าปรับล่าช้าหรือไม่?
• ลูกค้าจะได้รับงานสุดท้าย - ก่อนหรือหลังการชำระเงิน?

โปรดทราบว่านโยบายเหล่านี้ไม่ได้เขียนไว้ในรูปแบบของหิน แต่ทำหน้าที่เป็นแนวทางเท่านั้น จะมีโอกาสที่คุณจะถูกบังคับให้เป็น คล่องตัว และทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายของคุณเพื่อรองรับลูกค้า.

3. ยึดมั่นในนโยบายของคุณ

ลูกค้าไม่ชอบความประหลาดใจ. แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับนโยบายของคุณรวมถึงโครงสร้างการกำหนดราคาของคุณ ควรแจ้งให้พวกเขาทราบหากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในนโยบาย.

(แหล่งรูปภาพ: CodyYoung)

ลูกค้าสามารถปฏิเสธที่จะชำระเงินหรืออาจมีแนวโน้มที่จะชำระเงินล่าช้าหากพวกเขาประหลาดใจกับข้อมูลใด ๆ ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ในฐานะนักออกแบบกราฟิกอิสระคุณต้อง พัฒนาความไว้วางใจกับลูกค้าของคุณ, ดังนั้นการทำให้ทุกอย่างชัดเจนในนโยบายของคุณจะไม่เพียง แต่ทำให้คุณไว้วางใจกับลูกค้ามากขึ้น แต่ยังมีงานให้คุณมากขึ้น.

4. คิดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของคุณ

คุณเคยได้ยินกฎข้อแรกของการกำหนดราคาคือ ไม่เคยจะลดราคา. นี่เป็นเรื่องจริง ราคาของคุณจะต้องสอดคล้องกับที่คู่แข่งของคุณ อย่ากล้าเสนอราคาที่ต่ำกว่าเพื่อดึงดูดลูกค้า.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

เหตุผลก็คือถ้าคุณบริการของคุณมีราคาต่ำเกินไปคุณมีแนวโน้มที่จะดึงดูดลูกค้าราคาถูกที่ให้งานที่ยาวนานและน่าเบื่อและหายไปโดยไม่ต้องจ่ายเงินแม้แต่น้อย ด้วย ตัดสินใจเลือกวิธีการกำหนดราคาของคุณ. ตรวจสอบว่าคุณจะกำหนดราคาของคุณบนพื้นฐานของงานที่ทำหรือต่อชั่วโมงแจ้งลูกค้าเพื่อให้พวกเขาไม่ต้องสงสัยว่าคุณคิดค่าบริการอย่างไร.

5. รวมบริการและค่าใช้จ่าย

ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณควรชัดเจน ระบุบริการที่แสดงผล และ จํานวนเงินที่เรียกเก็บ. สิ่งนี้ทำให้ง่ายสำหรับลูกค้าที่จะเข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังถูกขอให้จ่าย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณและลูกค้าตรวจสอบสิ่งที่ได้ชำระไปแล้วและจำนวนเงินที่ค้างชำระแล้วดังนั้นจึงยังคงบันทึกการชำระเงินที่เป็นปัจจุบันและงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

นอกจากนี้โปรดทราบว่านักออกแบบกราฟิกอิสระส่วนใหญ่ต้องการให้ลูกค้าจ่ายล่วงหน้าก่อนเริ่มโครงการ ดังนั้นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน ระบุว่าการชำระเงินนั้นมีไว้สำหรับโครงการทั้งหมดหรือบางส่วน.

6. วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับลูกค้าที่จะต้องชัดเจน บริการการชำระเงินใดที่ให้บริการ. ลูกค้าของคุณบางคนอาจจ่ายเงินสดได้อย่างสบายใจในขณะที่คนอื่นอาจยินดีที่จะเขียนเช็คหรือชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ไม่เป็นไรตราบใดที่คุณเลือกวิธีการที่เป็นที่ยอมรับสำหรับคุณและลูกค้าของคุณ.

ตัวเลือกบางอย่างที่คุณสามารถพิจารณารวมถึง:

• PayPal
• MoneyBookers
• AlertPay

สำหรับนักออกแบบส่วนใหญ่ PayPal เป็นตัวเลือกที่พวกเขาชื่นชอบเพราะสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย นี่คือบทความที่คุณอาจสนใจ - 10 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ PayPal.

7. เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน?

นักออกแบบกราฟิกอิสระจำนวนมากไม่สามารถรับการชำระเงินสำหรับโครงการที่ทำเนื่องจากพวกเขาไม่แจ้งลูกค้าเมื่อถึงกำหนดชำระ ตรวจสอบให้แน่ใจ รวมถึงวันที่ครบกำหนด ในทุกใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งเพื่อลดการเกิดการชำระเงินล่าช้า.

โปรดทราบว่าการระบุวันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้จะมีประโยชน์แม้ว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตรงเวลาเสมอ ความปลอดภัย.

8. รวมรายละเอียดการติดต่อของคุณ

เมื่อออกแบบใบแจ้งหนี้อย่าลืม รวมชื่อเต็มของคุณที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และอีเมล. ใบแจ้งหนี้บางส่วนที่คุณส่ง จะผ่านหลายคน ก่อนได้รับเงิน มันง่ายกว่าถ้าผู้ที่รับใบแจ้งหนี้รู้ว่ามาจากไหน นอกจากนี้พวกเขาอาจต้องการ การอธิบาย ในบางรายการและรวมถึงข้อมูลติดต่อของคุณทำให้พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้ง่ายขึ้น.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

การไม่รวมข้อมูลการติดต่อของคุณลงในใบแจ้งหนี้อาจส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า ลูกค้าอาจต้องการข้อมูลติดต่อของคุณเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการเก็บบันทึกของพวกเขา.

9. หมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ

ในฐานะอิสระคุณจะต้องติดต่อกับลูกค้าจำนวนมากและในกระบวนการคุณจะส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ดังนั้นคุณจะต้องมีวิธีการตรวจสอบและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ของคุณ.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

ซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ดังกล่าวข้างต้นรวมถึง ระบบเลข, ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อติดตามการชำระเงิน ระบบการนับที่ดีจะช่วยให้คุณ ตรวจสอบการชำระเงิน และติดตามการชำระเงินล่าช้าหรือลูกค้าที่ผิดนัดชำระเงิน มันช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาที่นี่และที่นั่นหรือลงเอยด้วยการแจ้งหนี้ลูกค้าที่ชำระเงินไปแล้ว.

10. การเก็บบันทึกใบแจ้งหนี้

จำไว้เสมอว่า การสำรองข้อมูลเป็นผู้ช่วยชีวิตปัญหาทางธุรกิจทั้งหมด. จำเป็นอย่างยิ่งที่หากคุณไม่ทำและทำบันทึกใบแจ้งหนี้หายจะไม่มีวิธีในการติดตามลูกค้าที่ถูกเรียกเก็บเงินและไม่มี.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

ปลูกฝังนิสัย, สำรองข้อมูลบันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณเสมอ. คุณสามารถถ่ายสำเนาพิมพ์หรือดาวน์โหลดลงในที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ตราบใดที่คุณมีสำเนา. เก็บอีเมลและจดหมายที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ ดังนั้นเมื่อมีอะไรเกิดขึ้นคุณจะมีการอ้างอิงเพิ่มเติมเสมอและคุณจะขอบคุณตัวเองที่ทำให้พวกเขาเป็นอย่างดี.

โบนัส: ติดตามผล

ลูกค้าของคุณบางคนอาจไม่ตอบกลับใบแจ้งหนี้ของคุณตรงเวลา ในฐานะที่เป็นวันที่ครบกำหนดแนวทาง, สอบถามอย่างสุภาพจากลูกค้า พวกเขาส่งการชำระเงินหรือไม่ ใช่, สุภาพ เมื่อทำการติดตามเนื่องจากในขณะที่ลูกค้าบางรายเต็มใจจ่ายพวกเขาอาจลืมการชำระเงินได้.

(แหล่งรูปภาพ: Fotolia)

สุดท้ายคุณต้องเป็น เป็นระบบ เมื่อจัดการกับปัญหาการออกใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าของคุณยกขึ้น ตอบสนองต่อความกังวลของลูกค้าได้ทันเวลาแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและจะเพิ่มโอกาสให้พวกเขาให้โครงการเพิ่มเติมแก่คุณ.

หมายเหตุจากบรรณาธิการ: โพสต์นี้เขียนโดย Kevin Harter สำหรับ Hongkiat.com Kevin เป็นนักออกแบบกราฟิกบล็อกเกอร์ปกติและเจ้าของ Crystalint Media เมื่อเขาไม่ได้หมุนสมองด้วยเทคโนโลยีการออกแบบกราฟิกใหม่เขาจะพบว่าพยายามเขียนบทกวีอย่างยิ่ง!