คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนด่วนใน Microsoft Outlook
Outlook มีคุณสมบัติขั้นตอนด่วนที่ให้คุณใช้หลายการกระทำกับข้อความได้ด้วยคลิกเดียว Outlook มีขั้นตอนด่วนหลายค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถสร้างของคุณเอง (และลบค่าเริ่มต้นหากคุณไม่ต้องการ) หากคุณดำเนินการชุดเดียวกันเป็นประจำการสร้างขั้นตอนด่วนและการกำหนดปุ่มลัดจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก นี่คือวิธีการทำงาน.
QuickSteps เริ่มต้น
คุณสามารถค้นหาขั้นตอนด่วนได้ที่แท็บ“ หน้าแรก” ของ Outlook เมื่อคุณเริ่มคุณจะเห็นขั้นตอนเริ่มต้นอย่างรวดเร็วที่นั่น คุณสามารถคลิกรายการใดก็ได้เพื่อใช้การกระทำที่รวมกับข้อความที่เลือก.
ขั้นตอนด่วนเริ่มต้นรวมถึง:
- ย้ายไปที่: เปิดหน้าต่างเพื่อให้คุณเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความ.
- ถึงผู้จัดการ: สร้างสำเนาที่ส่งต่อของข้อความที่เลือกในปัจจุบันด้วยที่อยู่ผู้จัดการของคุณในมัน.
- อีเมลทีม: สร้างข้อความเปล่าที่ส่งถึงสมาชิกของทีมของคุณ (ถ้าอีเมลของคุณได้รับการจัดการโดยนายจ้างของคุณขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ดูแลระบบ Exchange กำหนดค่ากล่องจดหมายของคุณ Outlook อาจรู้อยู่แล้วว่าผู้จัดการและสมาชิกทีมของคุณคือใครถ้าไม่คุณจะต้องกรอกข้อมูลเหล่านี้ในครั้งแรกที่คุณใช้ ขั้นตอนอย่างรวดเร็ว.)
- เสร็จสิ้น: ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วเสร็จแล้วส่งไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ครั้งแรกที่คุณใช้โฟลเดอร์นี้คุณจะต้องระบุโฟลเดอร์ แต่หลังจากนั้นใน Outlook จะจดจำตัวเลือกของคุณและส่งไปยังโฟลเดอร์นั้นทุกครั้งที่คุณใช้ขั้นตอนที่รวดเร็ว.
- เล่นซ้ำและลบ: เปิดการตอบกลับข้อความที่เลือกในปัจจุบันและจากนั้นลบข้อความที่เลือกในปัจจุบันหลังจากที่คุณส่งการตอบกลับ.
Outlook แสดงขั้นตอนด่วนที่พร้อมใช้งานเท่านั้น หากคุณยังไม่ได้เลือกข้อความตัวอย่างเช่นขั้นตอนด่วน“ อีเมลทีม” เท่านั้นที่จะปรากฏขึ้นเนื่องจากค่าเริ่มต้นอื่นจะใช้งานได้กับข้อความที่มีอยู่.
วิธีการสร้างขั้นตอนด่วน
หากต้องการเพิ่มขั้นตอนด่วนใหม่ให้คลิกตัวเลือก“ สร้างใหม่” ในกล่องขั้นตอนด่วน.
สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างใหม่ที่คุณสามารถตั้งชื่อขั้นตอนด่วนและเลือกการกระทำที่คุณต้องการ.
เมื่อคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ เลือกการกระทำ” คุณจะได้รับรายการการกระทำที่เป็นไปได้ซึ่งแต่ละรายการอาจมีตัวเลือกเพิ่มเติมให้คุณเลือก.
เรากำลังจะเพิ่มการกระทำสองอย่าง: อันหนึ่งเพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์และอีกหนึ่งการดำเนินการเพื่อทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว.
เลือกการกระทำ“ ย้ายไปยังโฟลเดอร์” และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความ.
จากนั้นคลิก“ เพิ่มการกระทำ” เพื่อเพิ่มการกระทำที่สอง.
เลือก“ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว” จากเมนูแบบเลื่อนลง.
คุณสามารถเลือกทางลัดปุ่มใดปุ่มหนึ่งในตัวและเพิ่มข้อความที่จะแสดงเมื่อคุณวางเมาส์เหนือขั้นตอนที่รวดเร็วด้วยตัวชี้ของคุณ (คำอธิบายสั้น ๆ เพื่อเตือนให้คุณทราบถึงการกระทำที่ขั้นตอนด่วนทำได้นั้นมีประโยชน์).
คลิก“ เสร็จสิ้น” และขั้นตอนด่วนใหม่ของคุณจะปรากฏในกล่องขั้นตอนด่วนใน Outlook หากคุณวางเมาส์เหนือขั้นตอนที่รวดเร็วคุณจะเห็นปุ่มทางลัดที่คุณเลือกและข้อความคำแนะนำเครื่องมือที่คุณป้อน.
ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกข้อความของคุณแล้วคลิก QuickStep ใหม่ (หรือกดปุ่มลัดผสม) เพื่อใช้การกระทำของมัน.
วิธีแก้ไขหรือลบ QuickStep
หากคุณต้องการแก้ไขหรือลบขั้นตอนด่วนให้คลิกลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านล่างขวาของกลุ่มขั้นตอนอย่างรวดเร็วบน Ribbon.
สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่าง“ จัดการขั้นตอนด่วน”.
ที่นี่คุณมีตัวเลือกในการแก้ไขทำซ้ำ (ซึ่งจะสร้างสำเนาขั้นตอนด่วนที่เลือกหากคุณต้องการรูปแบบที่คล้ายกัน แต่มีรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อย) หรือลบขั้นตอนที่รวดเร็ว.
คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับที่ขั้นตอนด่วนของคุณปรากฏบน Ribbon หรือสร้างขั้นตอนด่วนใหม่ได้.
ในที่สุดก็มีตัวเลือกให้“ รีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น”
การเลือกตัวเลือก“ รีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น” จะลบขั้นตอนด่วนใด ๆ ที่คุณสร้างขึ้นและสร้างขั้นตอนด่วนเริ่มต้นใด ๆ ที่คุณอาจลบไว้ นอกจากนี้ยังลบการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำกับขั้นตอนเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว เนื่องจากคุณไม่สามารถเลิกทำการกระทำนี้ได้คุณจะได้รับคำเตือน คลิก“ ใช่” เพื่อให้การรีเซ็ตเกิดขึ้น.
คุณยังสามารถข้ามหน้าต่าง“ จัดการขั้นตอนด่วน” สำหรับการดำเนินการขั้นตอนด่วนแต่ละรายการได้ด้วยการคลิกขวาที่ขั้นตอนอย่างรวดเร็วใน Ribbon สิ่งนี้จะปรากฏเมนูบริบทที่คุณสามารถแก้ไขทำซ้ำหรือลบขั้นตอนด่วน.
และนั่นคือขั้นตอนด่วน เราไม่ได้ผ่านการดำเนินการที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณสามารถเพิ่มไปยังขั้นตอนที่รวดเร็วได้เนื่องจากมีการดำเนินการมากมายและมันเป็นอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเมื่อคุณรู้ว่ามันทำงานอย่างไร หากคุณต้องการให้ประสบการณ์ Outlook ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลงขั้นตอนด่วนเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี.
