การเริ่มต้นวิธีการดูแลรักษาเก็บถาวรและสำรองข้อมูลของคุณใน Outlook 2013

วันนี้เรากำลังพูดถึง Outlook ที่“ น่าเบื่อ” การบำรุงรักษาและความปลอดภัยในขณะที่การบำรุงรักษาและการรักษาความปลอดภัยไฟล์ข้อมูล Outlook 2013 ของคุณ - เต็มไปด้วยข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดของคุณ - โดยการสำรองและเก็บถาวร.

จนถึงตอนนี้ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อเขียนและส่งอีเมลและคุณใช้เวลาในการนำเข้าที่ติดต่อ G-mail ของคุณไปยังสมุดที่อยู่ของคุณหรือข้อเท็จจริงที่ว่าคุณกำลังใช้ Outlook อยู่ สมุดที่อยู่หมายความว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการการปกป้อง.

ในทำนองเดียวกันคุณอาจใช้เวลาและทำงานสร้างปฏิทินเพิ่มงานและรายการสิ่งที่ต้องทำและอาจมีบันทึกย่อที่คุณต้องการบันทึก.

สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณมั่นใจว่าอย่างน้อยในบางครั้งคุณก็สำรองไฟล์ข้อมูลของคุณเพราะเราทุกคนสามารถยืนยันได้มันเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดและหดหู่ที่จะสูญเสียข้อมูลทั้งหมดของคุณและต้องเริ่มต้นใหม่.

แผงควบคุมจดหมาย

ในการเริ่มต้นให้ดูที่แผงควบคุมจดหมายใน Windows.

ตามภาพที่แสดงคุณสามารถเข้าถึงพื้นที่สำคัญสามส่วนของการตั้งค่า Outlook ของคุณ ที่กล่าวว่าการคลิกปุ่ม "บัญชีอีเมล ... " หรือ "ไฟล์ข้อมูล ... " จะเปิดหน้าต่างเดียวกันบนแท็บที่เกี่ยวข้อง.

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้เราจะเห็นแท็บอีเมลซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับบัญชีอีเมลของคุณเช่นการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้คุณยังสามารถดูว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ใดสำหรับแต่ละบัญชี.

หากคุณต้องการส่งผลกระทบต่อไฟล์ข้อมูลเหล่านี้โดยตรงคุณจะต้องคลิกแท็บ "ไฟล์ข้อมูล" มีบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ที่นี่.

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถคลิกปุ่ม "เปิดไฟล์ตำแหน่ง" เพื่อดูว่าไฟล์ข้อมูลของคุณอยู่ที่ไหน สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะคุณต้องการทราบว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในกรณีที่คุณต้องการสแกนและซ่อมแซมพวกเขา (อธิบายไว้ในหัวข้อถัดไป).

มีอีกคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้ได้จากหน้าต่างการตั้งค่าบัญชี หากไฟล์ข้อมูลของคุณมีขนาดใหญ่และใช้พื้นที่ดิสก์มาก (บางคนเก็บกิกะไบต์ตามอีเมลกิกะไบต์เก่า) คุณสามารถบีบอัดไฟล์ได้.

คลิกปุ่ม“ การตั้งค่า” บนแท็บไฟล์ข้อมูลจากนั้นคลิก“ กระชับทันที” เพื่อลดขนาดไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ.

แผงควบคุมจดหมายเป็นวิธีที่เชื่อถือได้ในการดูแลรักษาแฟ้มข้อมูลและโปรไฟล์ แต่ไม่ใช่วิธีเดียวและแอปพลิเคชัน Outlook จะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับกล่องจดหมายของคุณได้ เราจะแสดงการควบคุมเหล่านี้ให้คุณหลังจากที่เราสาธิตวิธีการซ่อมแซมไฟล์ข้อมูลของคุณ.

เรียกใช้เครื่องมือบำรุงรักษา PST

หากคุณไม่ได้สังเกตเห็นตอนนี้ข้อมูล Outlook จะถูกเก็บไว้ในไฟล์. PST หรือ. OST และส่วนใหญ่แล้วจะไม่มีอะไรผิดปกติกับไฟล์นั้น.

น่าเสียดายที่บางครั้งข้อมูลของคุณเกิดความเสียหายซึ่งไม่เหมือนกับการบอกว่าไม่ดีหรือสิ้นหวังเกินกว่าการกู้คืนคุณเพียงแค่เรียกใช้เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้าที่รวมอยู่ เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้าหรือ "ScanPST" จะสแกนและซ่อมแซมไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดในขณะที่ทำการสำรองไฟล์. PST หรือ. ost ของคุณที่เสียหายในกรณีที่มีบางอย่างผิดพลาดระหว่างการกู้คืน.

เครื่องมือ ScanPST สามารถพบได้ในโฟลเดอร์การติดตั้ง Outlook ของคุณซึ่งโดยปกติคือ C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15 เมื่อคุณค้นหาให้คลิกสองครั้งที่ยูทิลิตี้ ScanPST เพื่อเริ่มต้น.

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเลือกดูว่าไฟล์. PST หรือ. ost ของคุณอยู่ที่ใด ในภาพหน้าจอต่อไปนี้คุณจะเห็นว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในคอมพิวเตอร์ของเรา เราเลือกหนึ่งรายการแล้วคลิก“ เปิด”

หากเครื่องมือ ScanPST พบข้อผิดพลาดใด ๆ เครื่องมือจะแจ้งให้คุณทราบมากและเสนอให้ทำการซ่อมแซม คลิกปุ่มชื่อ aptly เพื่อเริ่มการซ่อมแซมดังกล่าว.

เมื่อเสร็จแล้วเครื่องมือ ScanPST จะแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ Outlook ของคุณได้รับการซ่อมแซมเรียบร้อยแล้ว.

คุณสามารถปิดเครื่องมือหรือทำซ้ำกระบวนการในไฟล์ข้อมูลอื่น ๆ ตามต้องการ.

เก็บข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ

ลองรวบรวมข้อมูลสำคัญ ๆ เกี่ยวกับวิธีการเก็บถาวรและสำรองข้อมูลของคุณให้ดีที่สุด สิ่งแรกที่เราต้องการพูดถึงคือตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติของคุณ ในการเริ่มต้นให้คลิกแท็บ "ไฟล์" บน Ribbon เพื่อให้คุณเห็นหน้าจอต่อไปนี้.

ทราบทันทีคุณสามารถเลือกบัญชีที่คุณต้องการเข้าร่วม (ถ้ามี) โดยคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่เหนือปุ่มเพิ่มบัญชี.

ลองคลิกปุ่ม“ เครื่องมือล้างข้อมูล” จากนั้นเลือก“ ล้างข้อมูลกล่องจดหมาย” จากตัวเลือก ด้านล่างคือตัวเลือกที่คุณจะเห็น ทุกสิ่งที่นี่ทุ่มเทเพื่อลดไขมันจากกล่องจดหมายของคุณและเก็บข้อความเก่า.

การคลิกปุ่ม“ เก็บถาวรอัตโนมัติ” หมายความว่า Outlook จะทำการเก็บถาวรโฟลเดอร์เมลใด ๆ ที่ได้รับการกำหนดค่าโดยอัตโนมัติ ในการตั้งค่าตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติของคุณคุณต้องคลิกขวาที่โฟลเดอร์จดหมายและเลือกแท็บ "การเก็บถาวรอัตโนมัติ".

ที่นี่เราเห็นหน้าต่างคุณสมบัติโฟลเดอร์จดหมายทั่วไป แท็บการเก็บถาวรอัตโนมัติจะช่วยให้คุณปรับวิธีการจัดเก็บโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ หมายเหตุในภาพหน้าจอนี้เรามีโฟลเดอร์ที่กำหนดค่าให้เก็บถาวรอัตโนมัติตามกำหนดเวลาและการดำเนินการของตัวเอง.

คุณยังสามารถกำหนดโฟลเดอร์ให้เก็บถาวรอัตโนมัติตามการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้นโดยรวมของ Outlook หากคุณตั้งค่าโฟลเดอร์เป็นการตั้งค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิก“ การตั้งค่าการเก็บถาวรเริ่มต้น…” คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ (เพราะเป็น“ ค่าเริ่มต้น” การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณตั้งไว้ที่นี่จะมีผลกับทุกโฟลเดอร์.

อย่าลืมคุณสามารถค้นหาการตั้งค่าเหล่านี้ได้ด้วยการเปิดตัวเลือกแล้วคลิกส่วนหัว“ ขั้นสูง”.

มาเริ่มกันเลยเพื่อเก็บข้อมูลของคุณด้วยตนเอง.

การเก็บถาวรข้อมูลของคุณด้วยตนเอง

เพียงแค่ถ้าคุณไม่ต้องการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติหรือคุณต้องการอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บด้วยตนเองให้กลับไปที่เครื่องมือล้างข้อมูลที่พบในหน้าจอข้อมูลบัญชีแล้วคลิกและเลือก“ เก็บถาวร” เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบต่อไปนี้.

ง่ายพอคุณเพียงต้องการเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวรเลือกวันที่สำหรับรายการที่เก็บถาวรของคุณแล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้เก็บถาวรของคุณ เพียงเท่านี้คุณก็ทำเสร็จแล้ว!

การสำรองและกู้คืนไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ

การสำรองไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณนั้นง่ายดายเหมือนการคัดลอกไฟล์. OST หรือ. PST ของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์อื่นเซิร์ฟเวอร์คลาวด์เซิร์ฟเวอร์ธัมบ์ไดรฟ์หรือสื่อจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ คุณจำวิธีค้นหาไฟล์ข้อมูลของคุณได้?

เปิดแผงควบคุมเมลแล้วคลิกปุ่ม“ ไฟล์ข้อมูล” คลิก“ เปิดตำแหน่งไฟล์…” จากนั้นคุณสามารถสำรองไฟล์ข้อมูลของคุณ.

ในบันทึกย่อด้านข้างคุณสามารถย้ายไฟล์ข้อมูลของคุณไปยังที่ตั้งคลาวด์อย่างถาวรเช่นโฟลเดอร์ OneDrive หรือ Dropbox ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูล Outlook ของคุณจะได้รับการสำรองข้อมูลทางเทคนิคอยู่เสมอ.

หากต้องการกู้คืนไฟล์ข้อมูลที่สำรองไว้ให้กลับไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือก“ เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook”

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ File Explorer จะเปิดไปยังไฟล์เก็บถาวรของเราโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถเรียกดูได้อย่างชัดเจนไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนในไฟล์ข้อมูลของคุณ.

เลือกไฟล์ที่คุณต้องการและคลิก“ เปิด” เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่บันทึกไว้ในไฟล์ เมื่อกู้คืนแล้วคุณจะสามารถเรียกดูและดูรายการต่างๆได้ตามปกติ.

หากคุณไม่ต้องการเข้าถึงไฟล์ข้อมูลสำรองอีกต่อไปคุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์บนสุดแล้วเลือกตัวเลือกปิด.

การสำรองและกู้คืนไฟล์ข้อมูลนั้นส่วนใหญ่เป็นกิจกรรมที่ทำด้วยมือ แต่ถ้าคุณตั้งค่าโฟลเดอร์ของคุณให้เก็บถาวรอัตโนมัติบ่อยครั้งและพวกเขาถูกเก็บถาวรไปยังสถานที่เช่นโฟลเดอร์คลาวด์คุณมีความปลอดภัยเล็กน้อย.

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียข้อมูลใด ๆ อย่างไรก็ตามการสำรองไฟล์ข้อมูลของคุณเป็นประจำ มีอะไรที่คุณต้องการเพิ่มหรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบในฟอรัมสนทนาของเรา และเช่นเคยเราหวังว่าจะได้รับข้อเสนอแนะของคุณ.