เพิ่มประสิทธิภาพการเขียนอีเมลของคุณด้วย Microsoft Word Mail Merge

จดหมายเวียนของ Microsoft Word เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม การรู้วิธีสร้างหัวเรื่องและเอกสารแนบในแบบของคุณซึ่งคุณสมบัติพื้นฐานของจดหมายเวียนของ Word ไม่รองรับอาจเป็นตัวช่วยชีวิตเมื่อคุณต้องเขียนอีเมลจำนวนมาก.

ในบทความวันนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Word ของ Word เขียนหัวเรื่องอีเมลส่วนตัวและตั้งค่าไฟล์แนบที่แตกต่างกันสำหรับผู้รับอีเมลแต่ละคน.

ภาพโดย M! R

การสร้างรายการการแจกจ่าย

การรวมจดหมายของ Word ช่วยให้เราประหยัดจากงานที่น่าเบื่อในการป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละคนด้วยตนเองโดยอนุญาตให้เรานำเข้าที่อยู่อีเมลจากผู้ติดต่อ Outlook, Excel หรือ Access data data หรือไฟล์ข้อมูล Word.

ผู้ติดต่อของ Outlook เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในบรรดาสามคนนี้และหากคุณไม่ได้ใช้ตอนนี้จะเป็นเวลาที่ดีในการอัปเดตสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณและเราจะแสดงวิธีดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถข้ามส่วนถัดไปและเริ่มเขียนจดหมายเวียนของคุณหากคุณรู้วิธีตั้งค่าผู้ติดต่อ Outlook ไม่เช่นนั้นส่วนต่อไปสองส่วนจะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าผู้ติดต่อ Outlook ของคุณโดยการนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อทางเว็บ.

ตั้งค่าโปรไฟล์จดหมายของคุณ

การตั้งค่าผู้ติดต่อ Outlook เริ่มต้นด้วยการสร้างโปรไฟล์จดหมายที่เก็บที่อยู่อีเมลบัญชีรหัสผ่านข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และลิงก์ไปยังข้อมูลอื่น ๆ เช่นข้อความอีเมลและที่อยู่.

คุณสามารถสร้างโพรไฟล์บางอย่างที่เหมาะกับบัญชีอีเมลแต่ละบัญชี.

ชื่อโปรไฟล์ที่เหมาะสมช่วยให้คุณระบุบัญชีอีเมลที่คุณเชื่อมโยงกับโปรไฟล์อีเมลของคุณ.

คุณมีตัวเลือกในการกำหนดค่าโปรไฟล์อีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลที่คุณได้รับจาก ISP ของคุณหรือบัญชีอีเมลของคุณเองโดยเลือกตัวเลือกที่สาม.

เลือก "อีเมลอินเทอร์เน็ต" เพื่อใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่ให้บริการ POP - เช่น GMail.

ผู้ให้บริการอีเมลอินเทอร์เน็ตแต่ละรายมีการกำหนดค่า POP ที่แตกต่างกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ่านคู่มือผู้ใช้เพื่อเรียนรู้การตั้งค่า POP.

ขอแสดงความยินดี! หากคุณเห็นหน้าจอนี้แสดงว่าคุณได้ตั้งค่าโปรไฟล์อีเมลเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้เราพร้อมที่จะตั้งค่าโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของ Outlook แล้ว.

การเติมโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของคุณ

คุณสามารถป้อนรายชื่อการแจกจ่ายด้วยตนเองลงใน Outlook หรือนำเข้าสมุดที่อยู่ทางเว็บอื่น ๆ เช่นสมุดรายชื่อ GMail, Yahoo หรือ Hotmail ผู้ให้บริการอีเมลผ่านเว็บส่วนใหญ่อนุญาตให้เราส่งออกสมุดรายชื่อไปยังแหล่งข้อมูลที่เข้ากันได้กับ Outlook ตัวอย่างเช่น Gmail ให้ตัวเลือกในการส่งออกผู้ติดต่อของเราไปยังไฟล์ CSV ที่เข้ากันได้กับ Outlook.

ฟังก์ชันนำเข้าของ Outlook รองรับไฟล์ประเภทต่างๆ: csv, vcard, RSS, iCalendar และอีกมากมายทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายจดหมายเวียนของคุณ.

ไฟล์ CSV อยู่ในหมวดหมู่ "โปรแกรมหรือไฟล์อื่น" ใน Outlook.

ไฟล์ ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, ไฟล์ PST เป็นไฟล์โปรแกรมบางส่วนที่ Outlook รองรับ - สำหรับเราเราเลือกประเภทไฟล์ Comma Separated Values (Windows).

ตอนนี้ค้นหาไฟล์ CSV ที่เราเพิ่งส่งออกจากสมุดที่อยู่ Gmail.

จากโฟลเดอร์เหล่านี้ทั้งหมดโฟลเดอร์ผู้ติดต่อเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับจุดประสงค์ในการจดหมายเวียนของเรา.

Outlook ต้องการเวลาสองสามนาทีในการนำเข้าผู้ติดต่อของคุณขึ้นอยู่กับจำนวนที่อยู่อีเมลที่คุณกำลังนำเข้า.

เราควรจะสามารถใช้โฟลเดอร์ผู้ติดต่อนี้ได้เมื่อ Outlook นำเข้าที่อยู่ติดต่อทั้งหมดของคุณเสร็จแล้วสำหรับจดหมายเวียน.

ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

เริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าและเปิดริบบิ้น“ การส่งจดหมาย” เพื่อเริ่มจดหมายเวียนของเรา.

ตัวช่วยสร้างเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้นในการเริ่มต้นใช้งานแบบฝึกหัดจดหมายเวียนครั้งแรก.

การเลือกผู้รับข้อความ

ตัวช่วยสร้างจะขอให้เราเลือกประเภทเอกสารสำหรับจดหมายเวียนของเราข้อความอีเมลเป็นประเภทเอกสารที่เหมาะสมสำหรับแบบฝึกหัดจดหมายเวียนวันนี้.

เราสามารถเริ่มเขียนข้อความอีเมลจากเอกสารเปล่าแม่แบบหรือเอกสารที่มีอยู่.

เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อ Outlook ของเราเป็นรายการแจกจ่ายจดหมายเวียนของเราในขั้นตอนที่ 3.

เรามีตัวเลือกให้ใช้โปรไฟล์อีเมลใด ๆ ที่เราตั้งค่าในระบบของเรา.

จำนวนผู้ติดต่อของคุณควรมากกว่าศูนย์หาก Outlook นำเข้าที่อยู่ Gmail ของคุณสำเร็จ.

เลือกบุคคลที่คุณต้องการรวมไว้ในการกระจายอีเมลของคุณโดยทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสม.

เขียนข้อความอีเมล

เริ่มเขียนข้อความอีเมลของคุณและแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการวางข้อความส่วนบุคคลเช่นชื่อหรือนามสกุลในสถานที่ที่เหมาะสมในเอกสารของคุณ.

แต่ละเขตข้อมูลผสานจะถูกล้อมรอบด้วยเครื่องหมายบั้งคู่ พวกเขาจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลบัตรติดต่อของคุณเมื่อคุณดำเนินการตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์.

ดูตัวอย่างข้อความอีเมลของคุณเพื่อดูว่า Word ประมวลผลเขตข้อมูลผสานได้อย่างไรโดยคลิกที่ลิงค์“ ถัดไป: ดูตัวอย่างข้อความอีเมลของคุณ”.

หากคุณพอใจกับตัวอย่างแล้วให้คลิกลิงก์“ ถัดไป: ทำให้การผสานเสร็จสมบูรณ์” และ Word จะส่งอีเมลที่ถูกผสานไปยังผู้รับทั้งหมดที่มีหัวเรื่องทั่วไป.

การปรับแต่งหัวเรื่องของคุณ

ตัวช่วยสร้างจะแบ่งกระบวนการจดหมายเวียนออกเป็นขั้นตอนเหล่านี้: การเลือกชนิดเอกสารและแม่แบบที่ถูกต้องสร้างรายการการแจกจ่ายการประเมินตัวอย่างจดหมายเวียนและส่งอีเมลไปยังผู้รับทั้งหมดของคุณ.

ณ จุดนี้คุณอาจสังเกตเห็นกิจกรรมการเขียนอีเมลทั่วไปสองกิจกรรมที่ตัวช่วยสร้างไม่สนับสนุนเขียนหัวเรื่องส่วนบุคคลและตั้งค่าไฟล์แนบต่าง ๆ เราต้องใช้แมโครเพื่อทำมันในจดหมายเวียนโดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่เราจะดำเนินการตัวช่วยสร้างให้เสร็จสมบูรณ์.

เมื่อจดหมายของคุณเปิดอยู่ให้กด“ Alt + F11” แล้วดับเบิลคลิก“ ThisDocument” ในหน้าต่าง Word ที่ทำงานของคุณเพื่อเปิดตัวแก้ไขแมโคร.

วางรหัสแมโครนี้ซึ่งเขียนโดย coder hutchinsfairy ผู้เชี่ยวชาญลงในบานหน้าต่างว่างเปล่าและบันทึก.

Dim WithEvents wdapp เป็นแอปพลิเคชัน Dim EMAIL_SUBJECT เป็น String Dim FIRST_RECORD เป็น Boolean
เอกสารส่วนตัวย่อย _Open () ตั้งค่า wdapp = แอปพลิเคชัน ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 ส่วนท้าย เอกสารส่วนตัวย่อย _ ปิด () ตั้งค่า wdapp = ไม่มีอะไร ส่วนท้าย ส่วนบุคคลย่อย wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc เป็นเอกสาร, ยกเลิกเป็นบูลีน) Dim i As Integer ด้วย ActiveDocument.MailMerge ถ้า FIRST_RECORD = จริงแล้ว EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = เท็จ อื่น .MailSubject = EMAIL_SUBJECT สิ้นสุดถ้า i = .DataSource.DataFields.Count ทำในขณะที่ฉัน> 0 .MailSubject = แทนที่ (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,,, vbTextCompare) i = i - 1 ห่วง จบด้วย ส่วนท้าย ส่วนบุคคลย่อย wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord ตราบใด, ByVal EndRecord ตราบใด, ยกเลิก As Boolean) FIRST_RECORD = จริง ส่วนท้าย ส่วนบุคคลย่อย wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
ส่วนท้าย

กลับไปที่เอกสารของคุณแล้วคลิกที่ลิงค์“ ถัดไป: ทำจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์” เพื่อส่งอีเมลของคุณ.

คลิกที่ลิงค์ "จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ... " เพื่อส่งข้อความของคุณ.

วางเขตข้อมูลผสานที่เหมาะสมล้อมรอบด้วยเครื่องหมายบั้งลงในบรรทัดหัวเรื่อง.

แมโครจะแยกฟิลด์ผสานและแทนที่ด้วยนามสกุลของผู้รับเมื่อ Word ส่งอีเมลเอกสาร.

การแนบรายการต่าง ๆ ไปกับอีเมลของคุณ

จนถึงตอนนี้เราได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนและวิธีการปรับเปลี่ยนฟิลด์หัวเรื่องให้เป็นแบบส่วนตัวและเพื่อให้การสอนของวันนี้เสร็จสมบูรณ์เราจะแสดงให้คุณเห็นบุคคลที่สามที่เพิ่มไว้เพื่อให้เราแนบไฟล์ที่แตกต่างกัน.

ดาวน์โหลด Add-in, Unzip และคุณจะพบว่า Add-in นั้นเป็นแบบ Word Document ใช้“ CreateEMailData Word 2007 Ver02” หากคุณใช้ Word 2007 หรือ 2010 และ“ CreateEMailData Word 2003 Ver02” หากคุณใช้ Word 2003.

คัดลอกแม่แบบเอกสารที่เหมาะสมลงในโฟลเดอร์“% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP” โดยที่“% appdata%” เป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นระบบ Microsoft ของคุณในกรณีของเราคือ“ C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming”.

รีสตาร์ท Word ของคุณหลังจากที่คุณคัดลอกไฟล์ลงในโฟลเดอร์เริ่มต้นระบบของ Microsoft และคุณควรเห็น Add-in ใหม่สองรายการ: สร้างไฟล์ข้อมูลและผสานไปยังอีเมลภายใต้เมนู Ribbon "ส่งจดหมาย".

เตรียมไฟล์ข้อมูลด้วยตารางสองคอลัมน์ - ที่อยู่อีเมลของผู้รับในคอลัมน์ด้านซ้ายและเส้นทางแบบเต็มไปยังไฟล์แนบของคุณในคอลัมน์ด้านขวาจากนั้นบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสารจดหมายเวียนอีเมลของคุณเป็น "MergeAttachmentsData" เราจำเป็นต้องเน้นว่าคุณต้องบันทึกไฟล์เป็น "MergeAttachmentsData" มิฉะนั้นส่วนเสริมไม่สามารถหาไฟล์เพื่อค้นหาสิ่งที่แนบมา.

กลับไปที่เอกสารจดหมายเวียนของคุณและแยกเอกสารเป็นไฟล์เดี่ยว ๆ.

หน้าต่างเอกสารคำใหม่จะปรากฏขึ้นและคลิกปุ่ม Add-in“ ผสานกับอีเมล” เพียงคลิกปุ่ม 'ตกลง' บนกล่องโต้ตอบสีเหลืองเนื่องจากเราได้เตรียมไฟล์ข้อมูลไว้แล้ว.

ใส่หัวเรื่องที่เหมาะสมสำหรับอีเมลของคุณคลิกตกลงจากนั้น Outlook จะส่งอีเมลของคุณพร้อมไฟล์แนบที่คุณระบุในไฟล์ข้อมูล.

Word มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอย่างแท้จริง เราหวังว่าจะได้เขียนบทความ Word เพิ่มเติมสำหรับผู้อ่านของเรา ในขณะเดียวกันให้ตรวจสอบบทความคำอื่น ๆ บนเว็บไซต์ของเรา.

เราหวังว่าคุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้จดหมายเวียนของ Word จากบทความของวันนี้ อย่าลังเลที่จะพูดคุยเคล็ดลับการรวมจดหมายอื่น ๆ กับผู้อ่านคนอื่น ๆ ในส่วนความคิดเห็น.