สร้างรายงานใน MS Access 2003 โดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

Microsoft Access ถูกใช้ในหลายธุรกิจเพื่อจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูล คุณยังสามารถสร้างรายงานอย่างง่าย ๆ ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน.

เปิดฐานข้อมูลการเข้าถึงของคุณแล้วคลิกรายงานที่อยู่ใต้ฟิลด์วัตถุทางด้านซ้ายมือ ที่แถบเครื่องมือด้านบนคลิกที่ปุ่มใหม่เพื่อเริ่มรายงานใหม่.

ในหน้าต่างรายงานใหม่เลือกตัวช่วยสร้างรายงานและด้านล่างที่เลือกจากรายการแบบหล่นลงแบบสอบถามหรือตารางที่คุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างรายงาน ในตัวอย่างนี้ฉันต้องการสร้างรายงานเกี่ยวกับลูกค้าของ Tech_Company หลังจากคุณเลือกข้อมูลที่ถูกต้องแล้วให้คลิกตกลง.

ตัวช่วยสร้างส่วนถัดไปนี้ให้คุณเลือกเขตข้อมูลต่าง ๆ จากตารางหรือแบบสอบถามที่คุณเลือก นี่เป็นสิ่งที่ดีเมื่อคุณต้องการสร้างรายงานตามข้อมูลเฉพาะภายในตาราง เน้นข้อมูลในเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วกดปุ่มลูกศรเพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลที่เลือก ที่นี่ฉันเลือกลูกค้าชื่อนามสกุลเมืองและหมายเลขโทรศัพท์ ณ จุดนี้คุณสามารถเลือกเสร็จสิ้น แต่ลองใช้ฟังก์ชั่นเพิ่มเติมของตัวช่วยสร้างคลิกที่ถัดไป.

ในหน้าต่างนี้คุณสามารถเลือกเพื่อเพิ่มการจัดกลุ่มไปยังส่วนต่างๆของข้อมูลของคุณ เนื่องจากฉันกำลังแสดงรายงานอย่างง่าย (บทแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนรายงานที่กำหนดเองกำลังจะมาเร็ว ๆ นี้) เพียงคลิกที่ถัดไป.

คุณสามารถเลือกลำดับข้อมูลที่จะปรากฏในรายงานได้ที่นี่ นี่คือการปรับแต่งที่คุณจะต้องตัดสินใจตามวิธีที่คุณต้องการนำเสนอข้อมูล ที่นี่ฉันเลือกที่จะเรียงลำดับนามสกุลของลูกค้าแต่ละรายในลำดับจากน้อยไปมาก.

นี่คือที่ที่คุณจะเลือกโครงร่างของรายงาน อีกครั้งขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการนำเสนอข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดเค้าโครง สำหรับรายงานนี้ฉันเลือกเค้าโครง = ตาราง, การวางแนว = แนวตั้งและฉันมักจะพบว่าดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่อง“ ปรับความกว้างของฟิลด์เพื่อให้ฟิลด์ทั้งหมดพอดีกับหน้า สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอยู่ในแต่ละหน้าและไม่กระจายอยู่ในหลายหน้า คลิกที่ต่อไป.

ถัดไปคุณจะเลือกรูปแบบหรือลักษณะของรายงาน ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณอีกครั้ง สำหรับรายงานนี้ฉันเลือก Bold คลิกที่ต่อไป.

เกือบเสร็จแล้ว! เลือกชื่อสำหรับรายงานของคุณ หากนี่เป็นรายงานที่คุณวางแผนในการบันทึกและเรียกใช้เป็นครั้งคราวให้ตรวจสอบและใช้หลักการตั้งชื่อที่ดีเพื่อให้คุณและผู้ใช้ฐานข้อมูลอื่นสามารถค้นหารายงานและเรียกใช้งานได้อย่างง่ายดาย หลังจากคุณตั้งชื่อรายงานแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น.

ตอนนี้คุณจะเห็นผลลัพธ์ของรายงานที่คุณสร้างขึ้น จากที่นี่คุณสามารถพิมพ์รายงานย้อนกลับและทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบหรืออาจเพิ่มตารางหรือเขตข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณพอใจกับรูปลักษณ์ของรายงานให้บันทึกและคุณจะสามารถดึงขึ้นมาเมื่อคุณต้องการ.

หากคุณไม่คุ้นเคยกับการเข้าถึงเลยฉันแนะนำให้ไปที่ Roadmap to Access 2003 Training.