สร้างและปรับแต่งขั้นตอนด่วนใน Outlook 2010

คุณลักษณะใหม่ใน Outlook 2010 คือความสามารถในการใช้หลายการกระทำพร้อมกันกับข้อความอีเมลของคุณ ที่นี่เราจะมาดูการสร้างขั้นตอนด่วนของคุณเองสำหรับการจัดการอีเมลของคุณใน Outlook 2010.

กำหนดขั้นตอนด่วนเอง

หากคุณกำลังใช้ Outlook 2010 คุณจะสังเกตเห็นส่วนขั้นตอนใหม่ใน Ribbon มีบางอย่างรวมอยู่โดยค่าเริ่มต้นและพวกเขาสามารถปรับแต่ง ในการกำหนดค่าหรือเปลี่ยนขั้นตอนด่วนบนแท็บหน้าแรกให้ใช้ลูกศรแบบหล่นลงในกล่องขั้นตอนอย่างรวดเร็วจากนั้นเลือก จัดการขั้นตอนด่วน.

หน้าต่างจัดการขั้นตอนด่วนจะเปิดขึ้นและที่นี่เรากำลังจะปรับเปลี่ยนขั้นตอนเป็นผู้จัดการ ไฮไลท์ ถึงผู้จัดการ และคลิกที่ปุ่มแก้ไข.

ตอนนี้เราสามารถแก้ไขขั้นตอน ตัวอย่างเช่นเราต้องการส่งต่ออีเมลบางฉบับถึงเจ้านายของเราเสมอ ป้อนที่อยู่อีเมลผู้จัดการของคุณและคุณยังสามารถเลือกที่จะตั้งค่าสถานะเลือกประเภทของความสำคัญและเพิ่มข้อความพิเศษสำหรับมัน นอกจากนี้เรายังเพิ่มการดำเนินการเพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะใน Outlook.

Keyboard Ninjas จะชอบความจริงที่ว่าคุณสามารถสร้างคีย์ลัดสำหรับขั้นตอนนี้ได้เช่นกัน เมื่อคุณทำการปรับเปลี่ยนตามขั้นตอนเสร็จแล้วให้แน่ใจว่าได้บันทึก.

หลังจากบันทึกขั้นตอนด่วนของคุณให้เปิดอีเมลที่คุณต้องการส่งถึงหัวหน้าของคุณและคลิกไปยังผู้จัดการจากกล่องขั้นตอนด่วน.

อีเมลจะถูกเปิดเพื่อให้คุณสามารถส่งต่อและเพิ่มผู้รับได้มากขึ้นหากคุณต้องการ.

สร้างขั้นตอนด่วนของคุณเอง

คุณยังสามารถสร้างขั้นตอนด่วนของคุณเอง ใต้แท็บหน้าแรกให้คลิก สร้างใหม่ จากกล่องขั้นตอนด่วน.

ตอนนี้คุณสามารถเลือกการกระทำสำหรับขั้นตอนใหม่ของคุณสร้างชื่อและเพิ่มข้อความที่จะปรากฏเมื่อคุณวางเมาส์เหนือขั้นตอนใหม่.

ตัวอย่างเช่นที่นี่เราต้องการคัดลอกอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะและตั้งค่าสถานะ คุณสามารถเพิ่มการกระทำหลายอย่างในขั้นตอนด่วนที่กำหนดเองซึ่งทำให้การจัดการอีเมลของคุณง่ายขึ้น.

นี่คือการเลือกสุดท้ายสำหรับขั้นตอนด่วนใหม่ของเรา เราตั้งชื่อมันว่าคัดลอกไปยังโฟลเดอร์อื่น ๆ ของเราตั้งค่าสถานะสร้างคีย์ลัดและรวมถึงข้อความคำแนะนำเครื่องมือ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกเสร็จสิ้น.

ตอนนี้ในกล่องขั้นตอนอย่างรวดเร็วบน Ribbon คุณจะเห็นขั้นตอนใหม่ของคุณและสามารถใช้กับอีเมลที่คุณระบุ.

ที่นี่เรามีอีเมลที่เปิดอยู่และกำลังใช้ขั้นตอนด่วนใหม่ของเรา.

โปรดทราบว่าหากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook คุณจะต้องกำหนดขั้นตอนด่วนสำหรับแต่ละบัญชีเอง.

หากคุณไม่ต้องการขั้นตอนที่รวดเร็วอีกต่อไปเพียงคลิกขวาที่มันแล้วลบ.

มีการปรับแต่งมากมายที่คุณสามารถทำได้ด้วยขั้นตอนด่วนเพื่อให้การจัดการอีเมลของคุณง่ายขึ้นมาก สิ่งที่ยอดเยี่ยมด้วยขั้นตอนด่วนคือคุณสามารถกำหนดการกระทำหลายอย่างให้กับแต่ละขั้นตอนได้ หากคุณต้องการจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นการปรับแต่งขั้นตอนด่วนที่มีอยู่และสร้างเองเป็นคุณสมบัติใหม่ที่ยอดเยี่ยมใน Outlook 2010.