ลดเวลาในการส่งและรับอีเมล

ภาพถ่ายโดย H สำหรับบ้าน

อีเมลสามารถทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น แต่มันก็ทำให้คุณเสียเวลา เรียนรู้วิธีการประมวลผลอีเมลขาเข้าและเขียนอีเมลขาออกเพื่อประหยัดเวลา.

จากการสำรวจในปี 2005 การสัมภาษณ์พนักงานเปิดเผยว่าเวลาที่เสียไปกับอีเมลทำให้องค์กรที่มีพนักงาน 10,000 คนเสียค่าจ้างประมาณ $ 152 ล้านต่อปี.

อีเมลมีข้อเสียอย่างชัดเจน อีเมลที่ไม่ชัดเจนทำให้พนักงานหันเหจากงานที่สำคัญเกี่ยวกับงานช่องทางการสื่อสารบนคลาวด์และมักจะสร้างงานพิเศษ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของอีเมลโดยทำตามคำแนะนำด้านล่าง.

อีเมลที่เข้ามาอาจทำให้คุณเสียเวลา

ภาพถ่ายโดย Dvortygirl

มีข้อความอีเมลหลายประเภทที่อาจทำให้คุณเสียเวลา ผู้ที่:

อาจถูกตัดทอนจากข้อความจำนวนมากและย่อลงในข้อความที่ครอบคลุม
ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับคุณ
เกี่ยวข้องกับคุณ แต่ไม่ใช่ในทางตรงซึ่งทำให้คุณไม่แน่ใจว่าควรตอบสนองอย่างไร (และกินเวลา)
อย่านำคุณไปสู่การปฏิบัติ (ซึ่งไม่ก่อผล)
กวนใจและ / หรือสนับสนุนให้คุณเสียเวลาบนเว็บ
ไม่เหมาะสำหรับอีเมลและทำให้เข้าใจได้มากขึ้นผ่านช่องทางการสื่อสารแบบไดนามิกเช่นการประชุมทางธุรกิจหรือรูปแบบบางรูปแบบที่เหมาะสมกับเนื้อหา (เช่นเอกสารที่มีข้อมูลมาก)

วิธีการรับอีเมล์ที่เข้ามาอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการอ่านและประมวลผลอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องมุ่งเน้นสองสิ่งคือการหาข้อความของอีเมล (หรือขาด) และตัดสินใจว่าจะตอบสนองอย่างไร.

ขั้นตอนที่ 1: คิดออกข้อความ (หรือขาด)

เมื่อใดก็ตามที่คุณอ่านอีเมลใหม่จงใช้เวลาให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อหาคำตอบ:

ไม่ว่าผู้พูดจะพูดกับคุณโดยตรงหรือโดยอ้อม
ไม่ว่าผู้บรรยายจะบอกคุณในสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากคุณหรือไม่
ไม่ว่าจะทำในลักษณะที่ชัดเจน
ข้อความทั้งหมดนั้นเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่
ไม่ว่าข้อความโดยรวมนั้นเหมาะสมหรือไม่ให้บริบทของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ส่ง (หรือขาดหากพวกเขาพยายามที่จะเริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจเป็นต้น)

วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อความของอีเมลคืออะไรและคุณต้องการตอบสนองอย่างไร นั่นคือถ้าคุณตั้งใจจะตอบในตอนแรก.

เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่จะต้องทราบว่าผู้พูดกำลังทำสิ่งหนึ่งสิ่งหรือมากกว่านั้นที่สามารถล่อให้คุณเสียเวลาอันมีค่าเช่น:

ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาพยายามจะพูด
การใช้ภาษาในลักษณะที่สับสนหรือไพเราะเพื่อหลีกเลี่ยงการพูดในแง่ที่เป็นรูปธรรม (เช่น“ ฉันคิดว่าเราต้องมีหัวใจที่หัวใจในบางจุด” กับ“ คุณโทรหาฉันในสัปดาห์นี้เพื่อให้เราสามารถพูดคุยทางโทรศัพท์เกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญ? “)
หัวข้อการท่องเที่ยวหรือกำลังออกไป
รวมถึงข้อมูลที่ไม่ใช่ธุรกิจของคุณไม่เหมาะสมไม่เหมาะสมหรือไม่ต่อเนื่องกัน
สำเนาถึงหรือสำเนาถึงคุณในข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ
ทำซ้ำข้อความเดียวกันผ่านอีเมลต่าง ๆ หรือทำซ้ำสิ่งที่กล่าวถึงแล้วในการสื่อสารก่อนหน้านี้นอกเหนือจากอีเมล
เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้พูดคุยและแก้ไขแล้ว - ในลักษณะที่ลืมหรือไม่ระมัดระวัง

ในสถานการณ์ประเภทนี้ให้ระมัดระวังเป็นพิเศษในการตอบสนองด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะลดเวลาที่คุณใช้ในการสื่อสารให้เหลือน้อยที่สุด เนื่องจากเป็นเรื่องง่ายที่จะให้สถานการณ์อีเมลที่กำกวมข้างต้นหมดเวลา.

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ควรทำ

หลังจากที่คุณทราบว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไรให้หาวิธีที่มีประสิทธิผลที่สุดในการตอบกลับ นี่คือคำตอบทั่วไป:

เปลี่ยนการสนทนาเป็นสื่อการสื่อสารที่ดีกว่าเช่นโทรศัพท์และการประชุมทางโทรศัพท์
การตอบคำถามที่ถามซ้ำหลายคนไม่ใช่ผ่านอีเมล แต่ผ่านสื่อที่มีข้อมูลจำนวนมากที่สามารถแบ่งปันได้เช่น Google Doc
ไม่ตอบสนองต่อข้อความที่ไม่ทำให้ชัดเจนว่าผู้พูดคาดหวังอะไรจากคุณ (แม้ว่าจะรู้สึกไม่สุภาพเล็กน้อย)
ตอบคำถามที่ไม่ชัดเจนพร้อมคำถามที่เป็นรูปธรรมและสั้น ๆ เช่น“ เมื่อใดที่คุณต้องการให้รายงานเสร็จสมบูรณ์” หรือ“ คุณต้องการให้ฉันมีส่วนร่วมในโครงการนี้อย่างไร”
การหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาและโทรหาบุคคลนั้นทุกครั้งที่ละครหรือการสื่อสารสลายตัวเริ่มเกิดขึ้น - การดึงมันออกทางอีเมลจะใช้เวลานานกว่าและอาจทำให้ความขัดแย้งรุนแรงขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: กลับไปทำงาน

สิ่งสำคัญที่สุดคือหลังจากที่คุณตอบกลับอีเมล (ซึ่งอาจประกอบด้วยการไม่ตอบสนองและแทนที่จะลบข้อความ) คุณต้องกลับไปทำงานต่อ ไปยังอีเมลถัดไปที่รออยู่ในกล่องจดหมายของคุณหรือเปลี่ยนเกียร์และกลับไปทำงานจริงแทนที่จะตอบสนองคำขอของคนอื่น.

วิธีการส่งอีเมลอาจทำให้คุณเสียเวลา

ภาพถ่ายโดย Adikos

นอกจากนี้ยังมีข้อความอีเมลหลายประเภท คุณส่ง ที่สามารถเสียเวลาของคุณ ผู้ที่:

ถูกดึงออกมาโดยไม่จำเป็นในหลาย ๆ ข้อความโดยแต่ละข้อความใช้เวลาและคิดว่าจะปรับแต่งแทนที่จะเป็นข้อความที่ครอบคลุม
อย่าเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้รับซึ่งเสียส่วนของคุณไป
ไม่ชัดเจนและดึงเอาการสนทนาทางอีเมลที่ยาวนานและ / หรือความเข้าใจผิดหรือไม่ดำเนินการใด ๆ ที่เป็นประโยชน์ (ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลาในการเริ่มการสนทนาอีกครั้งในภายหลัง)
อย่านำผู้รับไปดำเนินการบางอย่างซึ่งไม่ก่อผล
กวนใจและกระตุ้นผู้รับให้เสียเวลาบนเว็บ - ซึ่งหมายความว่าเป็นการกระตุ้นให้คุณ
ไม่เหมาะสำหรับรูปแบบอีเมล แต่สื่อสารได้ดีขึ้นผ่านการสนทนาตามเวลาจริงหรือผ่านเอกสารการเรียนการสอนหรือข้อมูลที่มีข้อมูลมากมายเช่นคู่มือบทความบล็อกหน้าคำถามที่พบบ่อยรายงาน บริษัท หรืองานนำเสนอ PowerPoint

วิธีการส่งอีเมล์อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเขียนอีเมลที่ไม่เสียเวลาในระยะยาว (ไม่ต้องพูดถึงเวลาผู้รับ) คุณต้องให้ความสำคัญกับสิ่งต่าง ๆ ห้าประการ: การสื่อสารข้อความที่ชัดเจนขอให้ผู้รับของคุณทำตามขั้นตอนที่ทำได้โดยใช้โครงสร้างที่ดีการแก้ไข ก่อนที่คุณจะกดส่งและติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ.

ขั้นตอนที่ 1: ลบข้อความของคุณให้ชัดเจน

ก่อนที่คุณจะร่างอีเมลคุณต้องทำให้ข้อความชัดเจน ตรวจสอบ:

สิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร
ทำไมคุณต้องการสื่อสาร
คุณต้องการให้ผู้รับทำอะไร
วิธีที่คุณสามารถโน้มน้าวใจพวกเขาให้ดำเนินการดังกล่าวได้ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปบางประการในการส่งอีเมล:

เพื่อเตือนคนที่ถึงกำหนด
เพื่อให้คนเขียนคำแนะนำในงาน
เพื่อถามคำถามด่วนที่สามารถตอบได้อย่างเพียงพอผ่านการเขียน
เพื่อตอบคำถามที่รวดเร็วที่สามารถตอบได้อย่างเพียงพอผ่านการเขียน
เพื่อส่งต่อข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตามเวลา
เพื่อเสนอวันที่พร้อมใช้งานสำหรับการจัดกำหนดการประชุม
เพื่อติดตามหลังการประชุมและแสดงความชื่นชม

ในตัวอย่างเหล่านี้ทั้งหมดยกเว้นตัวอย่างที่ผ่านมาคุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการ (แม้ว่าจะเป็นเพียงการตอบกลับถึงคุณ).

บางครั้งการกระทำดูเหมือนจะไม่เป็นการกระทำ บางทีคุณต้องการ:

ส่งต่อเคล็ดลับสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณ
บอกให้เพื่อนของคุณรู้ว่าคุณลงจอดอย่างปลอดภัยที่ปลายทางการเดินทางของคุณ
ให้ข้อมูลอัปเดตสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการที่คุณทำที่ปลายทางใหม่ของคุณและวิธีการที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในอีกไม่กี่สัปดาห์

ในแต่ละสถานการณ์คุณไม่ได้บอกผู้รับให้ดำเนินการบางอย่าง อย่างไรก็ตามมันก็ส่อให้เห็นว่าพวกเขาไม่คาดว่าจะดำเนินการใด ๆ ตราบใดที่คุณให้การปิดอีเมลอย่างเหมาะสมหรืออย่างน้อยก็โดยการลงชื่อชื่อของคุณ พวกเขาเข้าใจว่าการสื่อสารสามารถจบด้วยอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย พวกเขาไม่จำเป็นต้องตอบกลับ.

ขั้นตอนที่ 2: ขอให้ผู้รับดำเนินขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้

ในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยประหยัดเวลาคุณต้องทำให้สามารถดำเนินการได้ และคุณต้องแน่ใจว่าผู้รับของคุณมีความชัดเจนในสิ่งที่คาดหวังจากการกระทำของพวกเขา.

หากคุณไม่ได้ตั้งใจทำสิ่งนี้ แต่พยายามที่จะสะกดเรื่องราวชีวิตของคุณหรืออธิบายว่าทำไมคุณถึงถือ iPhone รุ่นถัดไปแทนที่จะได้รุ่นล่าสุดคุณสามารถลืมเรื่องประหยัดเวลาได้เพราะการเขียนด้วยปากกา มีความคิดและเวลามากมาย.

มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่อไปนี้เมื่อทำให้อีเมลสามารถดำเนินการได้:

กำหนดเส้นตาย
การสรุปแผนฉุกเฉิน
นำเสนอทางเลือกที่เป็นไปได้สำหรับเส้นทางการทำงานถัดไป (เช่นเวลาที่คุณพร้อมสำหรับการประชุมด้วยตนเองสถานที่ที่คุณสามารถพบได้ที่)
ให้ความเห็นเมื่อถูกถาม
การร้องขอที่เหมาะสมสำหรับการเขียนและสะดวกกว่าการใช้โหมดการสื่อสารอื่น
จัดทำชุดทิศทางสำหรับงานที่ผู้รับของคุณตกลงที่จะทำ

เป็นเชิงรุกและแน่วแน่เมื่อสรุปขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ หลีกเลี่ยงการถามคำถามปลายเปิดเว้นแต่ไม่มีตัวเลือกอื่น เพราะคำถามปลายเปิดเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับเนื้อหาที่สามารถดำเนินการได้.

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

แทนที่จะขอให้ผู้รับมอบตารางเวลาให้คุณ (และสิ้นเปลืองอีเมลในกระบวนการ) - เริ่มต้นด้วยการส่งเวลาการประชุมที่มีให้พวกเขา.
แทนที่จะถามผู้รับของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับการตัดสินใจทางธุรกิจให้ร่างการตัดสินใจที่เป็นไปได้และขอความคิดเห็นจากผู้อื่น ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่ต้องคิดอะไรขึ้นมาเองและจะมีบางสิ่งที่จะทำงานด้วย

คุณทำให้อีเมลสามารถดำเนินการได้โดยให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ผู้อ่านและทำให้เนื้อหาดำเนินการได้แทนที่จะเป็นแบบปลายเปิด.

สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องทำให้แน่ใจว่าการกระทำใด ๆ ที่คุณคาดหวังจากผู้อ่านของคุณจะได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน อย่าสันนิษฐานว่าพวกเขารู้ว่าคุณต้องการจัดประชุมในสัปดาห์นี้เพียงคุณเสนอเวลาว่าง อย่าสันนิษฐานว่าพวกเขารู้ว่างานที่คุณใช้กับชุดคำสั่ง ระบุอย่างชัดเจนและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร.

ขั้นตอนที่ 3: สร้างโครงสร้างที่ดี

ข้อความที่คุณกำหนดไว้อย่างชัดเจนและทำให้คุณสามารถดำเนินการได้ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบข้อความดังกล่าวเพื่อถ่ายทอดความชัดเจนและคำขอที่สามารถดำเนินการได้.

ย่อหน้า: กฎทั่วไปที่ต้องติดตามคือการรักษาย่อหน้าไว้ภายใต้ประโยคห้าประโยค ไม่ใช่เรื่องยากที่จะมุ่งเน้นไปที่ย่อหน้ายาว ๆ ในขณะที่อ่านเว็บ แต่ย่อหน้า clunky ให้โอกาสผู้รับที่จะสูญเสียการโฟกัสและอาจพลาดจุดสำคัญที่สุด สิ่งนี้นำไปสู่การตอบสนองที่เลอะเทอะหรือซ้ำซ้อนซึ่งทำให้ช่องทางการสื่อสารมีเมฆมาก.

ประโยค: ใช้เสียงที่ใช้งานเมื่อเขียนประโยค ประโยคให้สั้นและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงการไปเที่ยวแทนเจนต์หรืออธิบายเหตุผลหรือความรู้สึกเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ โดยไม่จำเป็น ให้ยึดข้อเท็จจริงและสิ่งที่คุณขอให้ผู้รับทำแทน.

คำ: พยายามอย่าใช้คำหรือสแลงที่ยิ่งใหญ่เว้นแต่คุณจะรู้ว่าผู้ชมของคุณจะเข้าใจคำเหล่านั้น หลีกเลี่ยงเรื่องตลกและการอ้างอิงทางวัฒนธรรมที่อาจเข้าใจผิดเพราะสิ่งใดก็ตามที่ตีความได้ง่ายอาจเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ.

หลีกเลี่ยงคำพิเศษและวลีที่มีคุณสมบัติ “ ด้วยสถานการณ์ปัจจุบันที่สิ่งนี้กำลังเกิดขึ้นฉันคิดว่ามันอาจเป็นการฉลาดที่จะ ... ” เป็นข้อความที่มีคุณสมบัติที่ไม่เพียง แต่ทำให้เสียคำและเวลา แต่ยังเบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความจริง เพียงระบุคำแนะนำของคุณโดยไม่ต้องผ่านการรับรอง.

อีกตัวอย่าง:“ ฉันสงสัยว่าฉันจะถามคุณได้ไหม…” ตัดประโยคนี้ออกและถามคำถาม มันจะเพิ่มความมั่นใจของคุณเพราะคุณจะไม่ได้รับอนุญาตในการสื่อสารเชิงรุกโดยไม่รู้ตัว.

เครื่องหมายวรรคตอน: รักษาเครื่องหมายวรรคตอนให้ง่าย คำและวลีที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะมีประสิทธิภาพเมื่อใช้เพื่อสร้างความสุภาพเมื่อเริ่มต้นการสื่อสารกับบุคคลที่คุณต้องการมีธุรกิจหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวกับ ในกรณีเช่นนี้คุณไม่ต้องการที่จะเตรียมพร้อม แต่ใช้วลีสุภาพเพื่อแสดงความเคารพต่อเวลาของพวกเขา.

ลดการใช้เครื่องหมายจุลภาค - นี่จะช่วยให้ประโยคของคุณสั้นลง หลีกเลี่ยงการพูดด้วยข้อความที่ขี้เกียจโดยใช้เครื่องหมายคอมม่ามากเกินไป ให้เว้นวรรคประโยคของคุณด้วยภาษาอังกฤษที่เหมาะสมและใช้การย่อเมื่อมันเหมาะสมเพราะมันทำให้การอ่านดีขึ้น.

นอกจากนี้ให้พิจารณาการคั่นรายการด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการใช้เส้นประเพื่อแยกส่วนที่สำคัญ (ซึ่งอาจมีหนึ่งย่อหน้าหรือมากกว่า).

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวแบ่งส่วนช่วยเพิ่มความสามารถในการอ่านเว็บและช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อความของคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น.

ขั้นตอนที่ 4: แก้ไขก่อนส่ง

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลใช้เวลา 1-2 นาทีเพื่ออ่านออกเสียง สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตรวจจับข้อผิดพลาดหรือสังเกตชิ้นส่วนที่น่าอึดอัดใจซึ่งปกติคุณจะไม่พูดด้วยตนเอง ตัดคำพิเศษเหล่านั้นออกและทำให้เครื่องหมายวรรคตอนง่ายขึ้น ขีดฆ่ารายการและลดย่อหน้าของคุณ.

เมื่อคุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ด้วย“ ใช่” จากนั้นคุณพร้อมที่จะกด“ ส่ง”:

เป็นข้อความที่ชัดเจน?
มีความคาดหวังในการดำเนินการและระบุไว้อย่างชัดเจน?
ผู้รับของฉันจะสามารถรับข้อความของฉันได้หรือไม่ ความสำเร็จหมายความว่าพวกเขารู้ว่าพวกเขาคาดหวังการตอบสนองอะไร.
หากบทบาทถูกย้อนกลับฉันจะสามารถรับข้อความนี้ได้สำเร็จหรือไม่?

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ยังเป็นเชิงรุกในการติดตามอีเมลของคุณ หากใครบางคนไม่ตอบสนองต่อการร้องขอโดยตรงอย่าเสียเวลาไปกับการสงสัยว่าเกิดอะไรขึ้น ให้ส่งสุภาพ แต่ให้ส่งอีเมลติดตามโดยตรงเพื่อเช็คอินกับพวกเขาแทน ใช้หลักการที่ระบุไว้ข้างต้น และไม่ต้องเสียเวลามากเกินไปในการพยายามตอบกลับ หากผู้รับไม่ได้ติดต่อกับคุณให้รู้ว่าเมื่อใดควรดำเนินการต่อหรือติดต่อพวกเขาด้วยตนเองแทน.

ใช้อีเมลเพื่อประหยัดเวลา

อีเมลสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากหากคุณรู้วิธีใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ และนี่คือทั้งการส่งและรับข้อความ.

อีเมลที่ใช้ดีที่สุดในการส่งข้อความที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งมีการสื่อสารอย่างเพียงพอผ่านการเขียน หากคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ของอีเมลและหลีกเลี่ยงการเสียเวลามากมายมันเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง.