ลืมเคล็ดลับนี่คือวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

เคล็ดลับในกล่องจดหมายอีเมลยังคงปรากฏขึ้นเรื่อย ๆ Google เปิดตัวกล่องจดหมายสำคัญเป็นลำดับแรกและตอนนี้ใช้แท็บหมวดหมู่ Dropbox ที่ซื้อ Mailbox ซึ่งเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณเป็นรายการที่ต้องทำ Outlook.com ของ Microsoft มีคุณสมบัติ Sweep ที่ล้างกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ.

สิ่งเหล่านี้เป็นความพยายามจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณให้คุณ ลูกเล่นเหล่านี้ไม่เคยฉลาดเท่าที่คุณเป็นดังนั้นคุณสามารถทำให้อีเมลของคุณฉลาดขึ้นโดยมีบทบาทมากขึ้น.

เราจะใช้ Gmail ที่นี่ แต่หลักการควรคล้ายคลึงกับไคลเอนต์อีเมลใด ๆ.

ใช้กล่องจดหมายแบบคลาสสิก

ก่อนอื่นเราจะกำจัดกล่องจดหมาย Gmail ที่ใช้ในวันนี้ กล่องจดหมายเหล่านี้ไม่เคยได้รับหมวดหมู่และการจัดลำดับความสำคัญอย่างสมบูรณ์แบบ พวกเขาบังคับให้คุณผ่านอีเมลทั้งหมดของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไรและสนับสนุนให้คุณรับอีเมลขยะที่ไร้ประโยชน์โดยการกวาดพวกเขาไว้ใต้พรม.

หากต้องการใช้กล่องจดหมายแบบคลาสสิคใน Gmail ให้คลิกไอคอนรูปเฟืองแล้วเลือกการตั้งค่า คลิกไปที่แท็บกล่องจดหมายคลิกกล่องชนิดกล่องจดหมายและเลือกยังไม่ได้อ่านก่อน แท็บและตัวเลือกลำดับความสำคัญทั้งหมดจะหายไป.

ยกเลิกการสมัครรับอีเมล์ที่คุณไม่สนใจ

เมื่อปิดใช้งานหมวดหมู่แบบแท็บและลำดับความสำคัญอีเมลทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเรียงเป็นกองขนาดใหญ่ อีเมลและจดหมายข่าวเครือข่ายสังคมที่ไร้ประโยชน์ทั้งหมดที่คุณไม่สนใจจะอยู่ในกล่องจดหมายพร้อมกับอีเมลสำคัญที่แท้จริงของคุณ.

นี่เป็นสิ่งที่ดี - แทนที่จะแค่กวาดอีเมลที่คุณไม่ต้องการเห็นใต้พรมปูพื้นคุณควรหยุดไม่ให้อีเมล์มาถึงอย่างสมบูรณ์.

พิจารณาประเภทของอีเมลที่คุณไม่ต้องการเห็น อีเมลที่ไม่มีประโยชน์ประเภททั่วไป ได้แก่ การแจ้งเตือน Facebook และ Google+ อีเมลส่งเสริมการขายและจดหมายข่าวที่คุณอาจสมัครใช้งานโดยไม่ได้ตั้งใจ เมื่อใดก็ตามที่อีเมลที่คุณไม่ต้องการเห็นมาถึงให้เปิดและใช้ลิงก์ยกเลิกการสมัคร - โดยทั่วไปคุณจะพบอีเมลเหล่านี้ที่ด้านล่างสุดของอีเมล - เพื่อยกเลิกการสมัครรับอีเมลและป้องกันไม่ให้เข้ามาในอนาคต.

(โปรดทราบว่าคุณไม่ควรใช้ลิงก์ยกเลิกการสมัครรับอีเมลจริง ๆ เนื่องจากผู้ส่งสแปมจะใช้สิ่งนี้เป็นสัญญาณว่ามีคนอ่านอีเมลและส่งสแปมในแบบของคุณมากขึ้นคลิกที่ปุ่มสแปมหากเป็นอีเมลขยะจริง และคลิกยกเลิกการสมัครหากเป็นองค์กรที่ถูกกฎหมาย)

แน่นอนว่าการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลเป็นเรื่องที่ต้องทำล่วงหน้ามากขึ้น แต่ก็ทำให้อีเมลของคุณจัดการได้ง่ายขึ้นในระยะยาว เมื่อใดก็ตามที่อีเมลที่คุณไม่สนใจมาถึงให้ใช้ลิงก์ยกเลิกการสมัครและป้องกันไม่ให้อีเมล์ในอนาคตมาถึงทันที.

ส่งอีเมลที่ไม่มีประโยชน์ที่คุณไม่สามารถยกเลิกจากไปยังถังขยะได้

ภายใต้กฎหมายของสหรัฐอเมริกา (โดยเฉพาะกฎหมาย CAN-SPAM) มันผิดกฎหมายจริง ๆ สำหรับ บริษัท ที่จะไม่ให้ลิงก์ยกเลิกการสมัครสมาชิกในอีเมลของพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถยกเลิกอีเมลในอนาคตได้ อย่างไรก็ตามบาง บริษัท ก็ยังไม่ได้รับบันทึกหรือไม่สนใจ แทนที่จะดำเนินการทางกฎหมายเพื่อกำจัดรายการอีเมลของพวกเขาคุณสามารถสร้างตัวกรองที่ส่งอีเมลในอนาคตทั้งหมดจากพวกเขาไปยังถังขยะของคุณโดยที่คุณไม่ต้องเห็นพวกเขา.

เมื่อต้องจัดการกับอีเมลใน Gmail ให้เปิดคลิกลิงก์เพิ่มเติมและเลือกกรองข้อความเช่นนี้ ปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อป้องกันอีเมล - ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่สนใจที่จะรับอีเมลอื่นจากผู้ส่งรายนั้นคุณสามารถกรองตามที่อยู่อีเมลของพวกเขา ใช้ตัวกรองของคุณเพื่อส่งอีเมลดังกล่าวทั้งหมดไปที่ถังขยะ.

เก็บอีเมลที่คุณไม่ต้องการเห็นโดยอัตโนมัติ

อีเมลบางฉบับมีความสำคัญ แต่คุณอาจไม่ต้องการเห็นเลย ตัวอย่างเช่นร้านค้าออนไลน์อาจส่งใบเสร็จรับเงินยืนยันให้คุณทุกครั้งที่คุณซื้อบางอย่างจากร้านค้าเหล่านั้น เป็นการดีที่มีใบเสร็จรับเงินในกรณีที่คุณต้องการ แต่ถ้าคุณซื้อผลิตภัณฑ์บ่อยครั้งและไม่ต้องการเห็นอีเมลดังกล่าวคุณอาจต้องการป้องกันไม่ให้พวกเขาเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณตั้งแต่แรก.

สิ่งนี้ใช้ได้กับอีเมลหลายประเภท - ตัวอย่างเช่น PayPal จะส่งอีเมล“ เรากำลังโอนเงินไปยังธนาคารของคุณ” ทุกครั้งที่คุณถอนเงิน คุณอาจต้องการอีเมลนี้เพื่อเป็นหลักฐาน แต่คุณอาจไม่ต้องการเห็นมันในกล่องจดหมายของคุณ.

หากคุณเก็บถาวรอีเมลดังกล่าวโดยอัตโนมัติเมื่อเข้ามาคุณสามารถนำกระบวนการนี้ไปใช้กับระบบอัตโนมัติได้ เพียงเปิดอีเมลดังกล่าวคลิกปุ่มเพิ่มเติมใน Gmail แล้วเลือกกรองข้อความเช่นนี้ ปรับแต่งตัวกรองของคุณให้ครอบคลุมอีเมลที่คุณต้องการจับอาจเป็นไปตามหัวเรื่องหากเป็นเช่นเดียวกัน บอก Gmail ให้เก็บอีเมลโดยอัตโนมัติและทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วเพื่อไม่ให้รบกวนคุณ.

คุณสามารถให้ Gmail ใช้ป้ายกำกับกับป้ายกำกับเหล่านั้นโดยอัตโนมัติเช่น "เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ" หรือป้ายกำกับที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็วในอนาคตหากคุณต้องการ.

ตั้งค่าฉลากอัตโนมัติ

หากคุณทำตามกระบวนการนี้คุณควรจะสามารถลดปริมาณอีเมลขาเข้าได้ ตอนนี้เราจะช่วยคุณเรียงลำดับอีเมลที่คุณสนใจ.

ส่วนนี้เป็นทางเลือก แต่สามารถช่วยถ้าคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก - โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจรวมบัญชี Gmail หลายบัญชีไว้ในกล่องจดหมายเดียวและรับอีเมลส่วนตัวและที่ทำงานทั้งหมดของคุณในที่เดียวกัน.

ลองสร้างตัวกรองที่เรียงลำดับอีเมลขาเข้าของคุณเป็นป้ายกำกับที่ระบุโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถมีอีเมลจากธนาคารของคุณจะได้รับป้าย "ธนาคาร" โดยอัตโนมัติ คุณสามารถให้อีเมลส่วนตัวได้รับป้ายกำกับ "ส่วนตัว" และอีเมลงานจะได้รับป้ายกำกับ "งาน" ใบเสร็จรับเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ซื้ออาจได้รับฉลาก“ ใบเสร็จรับเงิน” ไม่จำเป็นต้องทำส่วนนี้ด้วยตนเอง - เพียงแค่ตั้งค่า Gmail ดังนั้นมันจะเรียงลำดับอีเมลของคุณเป็นหมวดหมู่ให้คุณโดยอัตโนมัติ.

รหัสสีป้ายกำกับทั้งหมดเหล่านี้และคุณสามารถให้ไคลเอนต์อีเมลของคุณจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณโดยอัตโนมัติและแสดงให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่ามาจากไหน หากต้องการโค้ดสีใน Gmail ให้คลิกกล่องสีในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือกสีใหม่.

ด้วยระบบป้ายกำกับดังกล่าวคุณสามารถมีแอพ Gmail บน Android และเครื่องมือแจ้งเตือนอีเมลบนแพลตฟอร์มอื่น ๆ แจ้งให้คุณทราบเฉพาะเมื่อมีข้อความใหม่เข้ามาในป้ายกำกับที่สำคัญป้องกันการโอเวอร์โหลดของการแจ้งเตือน.

หากมีอีเมลบางฉบับที่คุณต้องการเน้น - อาจเป็นอีเมลจากหัวหน้าหรือคู่สมรสของคุณ - คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อติดดาวข้อความโดยอัตโนมัติจากผู้ส่งรายนั้นเมื่อมาถึง คุณสามารถเลือกประเภทกล่องจดหมาย“ ติดดาวก่อน” ในการตั้งค่ากล่องจดหมาย Gmail ของคุณดังนั้นอีเมลสำคัญดังกล่าวจะขึ้นไปด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นอย่างแน่นอนตามที่คุณกำหนดค่า Gmail - คุณไม่ต้องต่อสู้กับระบบจัดลำดับความสำคัญกล่องจดหมายและพยายามสอน Gmail ว่าอะไรสำคัญจริง ๆ.

นี่ไม่ใช่กระบวนการ set-it-and-forget-it แน่นอนว่าหลังจากยกเลิกการสมัครอีเมลหรือตั้งค่าตัวกรองไคลเอนต์อีเมลของคุณจะยังคงดำเนินการกับอีเมลขาเข้าทั้งหมด - แต่จะมีอีเมลประเภทใหม่มาถึงเสมอ คุณจะต้องดำเนินการเพื่อยกเลิกการสมัครและกรองอย่างถูกต้องป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายอีเมลของคุณไม่ได้รับการรวบรวมอีกครั้ง.

ลูกเล่นอีเมลพยายามทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ - พวกเขาพยายามซ่อนอีเมลที่คุณไม่ต้องการเห็นโดยอัตโนมัติเน้นสิ่งที่สำคัญและจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณให้คุณ แต่ด้วยการทำงานล่วงหน้ามากขึ้นคุณสามารถตั้งค่ากล่องจดหมายเข้าของคุณให้ทำงานตามที่คุณต้องการโดยไม่ต้องใช้ลูกเล่นเหล่านี้ทั้งหมด.