วิธีการ (และทำไม) ในการใช้ข้อความที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร Word

Word ช่วยให้คุณซ่อนข้อความเพื่อให้คุณสามารถอ่านหรือพิมพ์เอกสารของคุณราวกับว่าไม่มีข้อความอยู่ในนั้น สิ่งนี้อาจดูไร้สาระ - ทำไมไม่เพียงลบข้อความหากคุณไม่ต้องการให้ใครบางคนอ่าน แต่ข้อความที่ซ่อนอยู่มีประโยชน์บางอย่างที่น่าสนใจ ลองมาดูกันว่าข้อความที่ซ่อนอยู่คืออะไร (และอะไรที่ไม่ใช่) ทำไมคุณอาจต้องการซ่อนข้อความและวิธีการทำ.

ข้อความที่ซ่อนอยู่คืออะไร?

Word ซ่อนข้อความโดยใช้การจัดรูปแบบเครื่องหมาย - เช่นเดียวกับที่คุณจัดรูปแบบข้อความเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง แทนที่จะเอาข้อความออก Word ใช้เครื่องหมายการจัดรูปแบบซึ่งหมายความว่า“ ไม่แสดงข้อความนี้”

เนื่องจากข้อความที่ซ่อนอยู่เป็นเพียงข้อความมาตรฐานที่มีเครื่องหมายการจัดรูปแบบทุกคนที่สามารถแก้ไขเอกสารได้สามารถค้นหาข้อความที่ซ่อนอยู่และแสดงได้ ดังนั้นมันเป็น ไม่ มาตรการรักษาความปลอดภัยและคุณไม่ควรพึ่งพาข้อความที่ซ่อนเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ได้รับมอบหมายอ่านสิ่งใดในเอกสารของคุณ หากคุณไม่ต้องการให้ใครบางคนอ่านสิ่งที่คุณเขียนให้ลบข้อความทั้งหมดหรือไม่ส่งเอกสารถึงพวกเขา.

ทำไมคุณต้องการซ่อนข้อความ?

การซ่อนข้อความมีประโยชน์ หากคุณต้องการพิมพ์เอกสารโดยไม่มีข้อความปรากฏขึ้นคุณสามารถทำได้ด้วยข้อความที่ซ่อนอยู่ (แม้ว่าจะแน่ใจว่าคุณยังไม่ได้เปิดตัวเลือกเพื่อพิมพ์ข้อความที่ซ่อนอยู่) การใช้งานที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งคือหากคุณมีเอกสารที่คุณต้องการพิมพ์และส่งมอบให้ผู้ชม แต่คุณต้องการให้สำเนาเอกสารของคุณมีบันทึกย่อที่เหมาะกับคุณ.

คุณอาจต้องการให้คนอื่นตรวจสอบส่วนต่าง ๆ ของเอกสารและข้อความที่ซ่อนอยู่นำเสนอวิธีง่ายๆในการแสดงเฉพาะส่วนที่คุณต้องการให้บุคคลตรวจสอบ (ตราบใดที่คุณไม่รังเกียจที่จะเห็นข้อความที่ซ่อนอยู่หากพบ มัน).

คุณยังสามารถซ่อนรูปภาพและวัตถุฝังตัวอื่น ๆ ซึ่งสามารถลดเวลาและต้นทุนในการพิมพ์รวมทั้งทำให้เอกสารของคุณอ่านง่ายขึ้นหากคุณต้องการข้อความที่บริสุทธิ์.

หมายเหตุ: คุณสามารถทำได้ในไคลเอนต์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แอป Word Online และ Word สำหรับ Android และ iPhone ไม่อนุญาตให้คุณซ่อนข้อความ.

คุณซ่อนข้อความได้อย่างไร?

การซ่อนข้อความนั้นง่ายพอ ๆ กับที่ได้รับ เลือกข้อความที่คุณต้องการซ่อนสลับไปที่แท็บ "บ้าน" บน Ribbon แล้วคลิกลูกศรที่ด้านล่างขวาของกลุ่ม "แบบอักษร".

สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างตัวอักษรขึ้นมา เปิดใช้ตัวเลือก“ ซ่อน” จากนั้นคลิกปุ่ม“ ตกลง”.

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้มัน ข้อความที่คุณเลือกจะไม่ปรากฏอีกต่อไปราวกับว่าคุณลบออกจากเอกสาร หากการคลิกเมาส์นั้นมากเกินไปสำหรับคุณก็มีแป้นพิมพ์ลัดเพื่อซ่อนข้อความให้เลือกข้อความของคุณแล้วกด Ctrl + Shift + H.

คุณซ่อนวัตถุเช่นเดียวกับภาพได้อย่างไร?

คุณซ่อนวัตถุในลักษณะเดียวกับที่คุณซ่อนข้อความโดยเลือกวัตถุเหล่านั้นและทำเครื่องหมายที่ช่อง "ซ่อน" ในแผงแบบอักษร (หรือใช้ Ctrl + Shift + H) วิธีนี้ใช้งานได้เฉพาะเมื่อวัตถุของคุณใช้ตัวเลือกการตัดข้อความเริ่มต้นของ“ สอดคล้องกับข้อความ” ซึ่งเมื่อ Word ใช้วัตถุเป็นเพียงข้อความอีกส่วนหนึ่ง หากวัตถุของคุณมีตัวเลือกการตัดข้อความที่แตกต่างกัน แต่คุณยังคงต้องการซ่อนมันคุณจะต้องซ่อนย่อหน้าที่วัตถุนั้นถูกยึด สิ่งนี้ซ่อนวัตถุที่ถูกยึดในเวลาเดียวกัน (ไม่แน่ใจว่า“ วัตถุที่ถูกยึด” คืออะไรไม่ต้องกังวลเรามีคำแนะนำเกี่ยวกับการวางตำแหน่งวัตถุใน Word ของเราแล้ว)

คุณเลิกซ่อนข้อความได้อย่างไร?

หากต้องการยกเลิกการซ่อนข้อความให้ทำย้อนกระบวนการ เลือกและกด Ctrl + Shift + H หรือยกเลิกการเลือกฟิลด์” ซ่อน” ในแผงแบบอักษร.

แต่คุณจะเลือกข้อความที่ซ่อนอยู่ในสถานที่แรกถ้าคุณไม่เห็นมันได้อย่างไร เนื่องจากข้อความที่ซ่อนอยู่เป็นข้อความปกติที่มีเครื่องหมายการจัดรูปแบบคุณจึงต้องแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบทั้งหมด ข้อความนี้แสดงข้อความที่ซ่อนอยู่ของคุณ.

หากต้องการแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบทั้งหมดให้คลิกหน้าแรก> แสดง / ซ่อน.

คุณสามารถกด Ctrl + Shift + 8 ได้ถ้าต้องการ สิ่งนี้แสดงอักขระที่ไม่พิมพ์ทั้งหมดของคุณเช่นเอกสารในย่อหน้าเครื่องหมายเว้นวรรคและอักขระแท็บ.

ข้อความที่ซ่อนมีเส้นประใต้ข้อความเพื่อแยกความแตกต่างจากข้อความปกติ.

เลือกข้อความที่ซ่อนอยู่และใช้ Ctrl + Shift + H หรือการตั้งค่าแบบอักษร> ซ่อนเพื่อยกเลิกการซ่อนข้อความ.

หากคุณมีข้อความที่ซ่อนอยู่จำนวนมากเพื่อยกเลิกการซ่อนหรือคุณไม่ต้องการค้นหาเอกสารทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อความที่ซ่อนอยู่ไม่มีปัญหา เลือกข้อความทั้งหมดในเอกสารโดยกดปุ่ม Ctrl + A จากนั้นใช้วิธีการเดียวกัน (Ctrl + Shift + H หรือ Font> Hidden) เพื่อซ่อนข้อความทั้งหมดที่ซ่อนอยู่ในเอกสารทั้งหมด (ยกเว้นในส่วนหัวหรือส่วนท้ายซึ่งคุณ ' จะต้องทำแยกต่างหาก).

คลิกหน้าแรก> แสดง / ซ่อนหรือกด Ctrl + Shift + 8 อีกครั้งเพื่อซ่อนเครื่องหมายการจัดรูปแบบ.

เราพูดถึงที่ด้านบนของบทความนี้ว่าคุณสามารถซ่อน / เลิกซ่อนข้อความในไคลเอนต์ Word เท่านั้นและไม่ได้อยู่ใน Word Online เช่นเดียวกับการแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบซึ่งคุณสามารถทำได้ในแอพ Word บนเดสก์ท็อป.

คุณสามารถลบข้อความที่ซ่อนทั้งหมดในครั้งเดียว?

ใช่และก่อนหน้านี้เราได้แสดงวิธีการทำเช่นนี้โดยใช้การค้นหาและแทนที่ คุณสามารถใช้วิธีการนั้นเพื่อเลือกข้อความที่ซ่อนอยู่ที่จะลบ แต่ถ้าคุณเพียงแค่ต้องการรับประกันว่าข้อความที่ซ่อนอยู่จะถูกลบไปที่ไฟล์> ตรวจสอบปัญหา> ตรวจสอบเอกสาร.

ตัวเลือกที่คุณต้องการนั้นอยู่ที่ด้านล่างและเรียกว่า "ข้อความที่ซ่อนอยู่" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดตัวเลือกอื่น ๆ แล้ว (ยกเว้นกรณีที่คุณต้องการใช้ในเวลาเดียวกัน) และคลิกปุ่ม "ตรวจสอบ".

หากผู้ตรวจสอบเอกสารพบข้อความที่ซ่อนอยู่มันจะแสดงปุ่ม“ นำออกทั้งหมด” คลิกที่นี่เพื่อลบข้อความที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดในเอกสาร.

คุณไม่สามารถยกเลิกการกระทำนี้ได้ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบข้อความที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดหรือว่าคุณได้บันทึกสำเนาเอกสารอื่นก่อน.

ทำงานกับเอกสารที่ใช้ร่วมกันได้หรือไม่?

หากคุณใช้ OneDrive หรือ SharePoint คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้อื่นได้ ข้อความที่ซ่อนอยู่จะยังคงถูกซ่อนไว้เมื่อบุคคลที่คุณแบ่งปันให้ดูเอกสารใน Word Online เพราะ Word Online ไม่อนุญาตให้คุณซ่อน / เลิกซ่อนข้อความหรือแสดงเครื่องหมายการจัดรูปแบบ พวกเขายังคงสามารถดาวน์โหลดสำเนาและดูได้ในแอพ Word เมื่อพวกเขาทำเช่นนั้นพวกเขาสามารถคลิกหน้าแรก> แสดง / ซ่อนและดูข้อความที่ซ่อนอยู่ ดังนั้นอีกครั้งอย่าแชร์เอกสารด้วยข้อความที่ซ่อนอยู่เว้นแต่ว่าคุณจะไม่เป็นไรกับคนเหล่านั้นที่อาจเห็นสิ่งที่คุณซ่อนไว้.