วิธีเก็บถาวรข้อความอีเมลใน Outlook 2013

เราได้รับแจ้งเสมอว่าการสำรองข้อมูลของเราเป็นความคิดที่ดี แนวคิดเดียวกันนี้สามารถขยายไปยังอีเมลได้เช่นกัน คุณอาจต้องการเก็บถาวรอีเมลของคุณทุกครั้งเช่นรายเดือนรายไตรมาสหรือรายปี.

เราจะแสดงวิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook 2013 และทำให้สามารถใช้งานได้ง่ายในโปรแกรม อีเมลของคุณถูกเก็บไว้ในไฟล์. pst ในการเก็บถาวรอีเมลเราจะย้ายอีเมลไปยังไฟล์. pst ที่เก็บถาวร.

หมายเหตุ: เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลของคุณไปยังไฟล์. pst อื่นอีเมลทั้งหมดที่คุณเลือกที่จะเก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังไฟล์เก็บถาวรและจะไม่สามารถใช้ได้ในไฟล์. pst หลักอีกต่อไป.

หากต้องการเริ่มเก็บถาวรอีเมลของคุณให้คลิกแท็บ "ไฟล์" บน Ribbon.

ในหน้าจอข้อมูลบัญชีคลิกปุ่ม“ เครื่องมือล้างข้อมูล” ถัดจาก“ การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย”

เลือก“ เก็บ…” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

กล่องโต้ตอบเก็บถาวรแสดงขึ้น เลือก“ เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด” แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บ หากคุณต้องการเก็บถาวรอีเมลทั้งหมดของคุณให้เลือกโหนดพร้อมที่อยู่อีเมลของคุณที่ด้านบน.

คลิกรายการดร็อปดาวน์“ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า” เพื่อเลือกวันที่ล่าสุดสำหรับรายการที่ต้องการเก็บถาวร ปฏิทินปรากฏขึ้น เลือกวันที่ในเดือนปัจจุบันโดยคลิกที่วันที่หรือเลื่อนไปที่เดือนอื่นเพื่อเลือกวันที่ รายการทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่เลือกจะถูกเก็บถาวร.

หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการที่ไม่ได้ตั้งค่าให้เก็บถาวรโดยอัตโนมัติโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ รวมรายการที่มีการทำเครื่องหมาย“ รวมการเก็บถาวรอัตโนมัติ” แล้ว.

หมายเหตุ: การเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook 2013 ทำงานเช่นเดียวกับใน Outlook 2010.

คลิกปุ่ม“ เรียกดู” หากคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ไฟล์เก็บถาวรจะถูกบันทึกและชื่อของไฟล์เก็บถาวร คลิกตกลงเมื่อคุณทำการเลือกของคุณ.

ไฟล์. pst ที่เก็บถาวรจะถูกบันทึกไปยังตำแหน่งที่เลือก.

โปรดสังเกตว่าข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณเลือกที่จะเก็บถาวรไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปในไฟล์. pst หลัก ไฟล์. pst ที่เก็บถาวรควรพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติใน Outlook อย่างไรก็ตามหากไม่มีให้คลิกแท็บ "ไฟล์".

ในแผงสีน้ำเงินที่ด้านซ้ายของหน้าจอ "ข้อมูลบัญชี" คลิกที่ "เปิดและส่งออก"

ในหน้าจอ“ เปิด” คลิก“ เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook”

กล่องโต้ตอบ“ เปิดแฟ้มข้อมูล Outlook” จะเปิดขึ้น นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์. pst ที่เก็บถาวรเลือกแล้วคลิกตกลง.

ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่างจดหมายหลัก Outlook ส่วนที่เรียกว่า "จดหมายเหตุ" จะปรากฏขึ้นและอีเมลที่คุณเก็บถาวรจะพร้อมใช้งาน.

การเก็บถาวรอีเมลสามารถช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลทำให้ค้นหาอีเมลเก่า ๆ ได้ง่ายขึ้นและทำให้กล่องจดหมายและโฟลเดอร์ไม่กระจายตัว.