วิธีการเลือก Mail Outlook ดาวน์โหลดมายังคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณอาจคิดว่า Outlook จะแสดงจดหมายทั้งหมดของคุณ (เพราะเหตุใดจึงไม่เป็นเช่นนั้น) แต่โดยค่าเริ่มต้นไคลเอนต์ Outlook จะเก็บเฉพาะปีสุดท้ายของอีเมลบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น จดหมายทั้งหมดของคุณยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange แต่จะไม่สามารถมองเห็นได้ใน Outlook นี่คือเหตุผลที่ Microsoft ตั้งค่าเริ่มต้นนี้และวิธีเปลี่ยนหากคุณต้องการ.

บันทึก: ข้อมูลต่อไปนี้ครอบคลุมถึงทุกเวอร์ชันของ Outlook จาก 2013-2019 รวมถึง Outlook 365 นอกจากนี้ยังมีผลเฉพาะเมื่อคุณเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange เท่านั้นและจะรวมถึงถ้าคุณเชื่อมต่อกับ Hotmail หรือ Outlook.com หากคุณเชื่อมต่อกับบริการอื่นเช่น Gmail หรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนบุคคลคุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้ได้ แต่ Outlook จะไม่สนใจบริการดังกล่าว.

เหตุใด Outlook จึงไม่แสดงเมลทั้งหมดของฉัน?

เมื่อคุณติดตั้ง Microsoft Office มันจะตรวจสอบขนาดดิสก์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่เพียงพอที่จะติดตั้งแอปพลิเคชันทั้งหมด นอกจากนี้ยังใช้การตรวจสอบเพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์ใน Outlook ที่กำหนดว่าจะดาวน์โหลดเมลจำนวนเท่าใดไปยังเครื่องท้องถิ่นของคุณตามขนาดของดิสก์ต่อไปนี้:

• น้อยกว่าหรือเท่ากับ 32 GB: Outlook เก็บอีเมลไว้หนึ่งเดือนในระบบของคุณ.
• ระหว่าง 32 และ 64 GB (ไม่รวม): Outlook เก็บอีเมลสามเดือน.
• เท่ากับหรือมากกว่า 64 GB: Outlook เก็บอีเมลไว้ 12 เดือน.

Microsoft ทำเช่นนี้เนื่องจากจดหมายใช้พื้นที่บนฮาร์ดดิสก์ของคุณและหากคุณมีฮาร์ดดิสก์เพียงเล็กน้อยคุณอาจไม่ต้องการรับจดหมายดังกล่าวมากนักเนื่องจากมีไฟล์ขนาดใหญ่บางไฟล์ที่มีคนส่งอีเมลถึงคุณเมื่อสองปีก่อน Outlook ยังคงดาวน์โหลดปฏิทินนัดหมายผู้ติดต่องานและทุกอย่างของคุณทั้งหมด ขีด จำกัด นี้มีผลกับจดหมายของคุณเท่านั้น (และ RSS feeds ของคุณ).

หากบัญชีเมลของคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange (เช่น Hotmail, Microsoft Live, O365 หรือระบบอีเมลองค์กรจำนวนมาก) พารามิเตอร์นี้จะกำหนดว่าจะดาวน์โหลดจดหมายจำนวนเท่าใดในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเช่น Google หรือ Yahoo Outlook จะข้ามพารามิเตอร์นี้และดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณ.

จดหมายของฉันอยู่ที่ไหนและฉันจะเข้าถึงได้อย่างไร?

ข่าวดีก็คืออีเมลของคุณยังไม่ได้ไปไหน ยังคงอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ (หากคุณไม่แน่ใจว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลคืออะไรคำตอบสั้น ๆ คือคอมพิวเตอร์ทรงพลังที่มีฮาร์ดดิสก์ขนาดใหญ่ซึ่งผู้ให้บริการอีเมลของคุณเก็บจดหมายทั้งหมดของคุณไว้เราได้เขียนคำตอบที่ยาวกว่าซึ่งคุ้มค่ากับการอ่าน .) คุณสามารถเข้าถึงจดหมายของคุณได้ตลอดเวลา (ตราบใดที่คุณมีอินเทอร์เน็ต) ผ่าน Outlook หรือขึ้นอยู่กับรุ่นของ Outlook ผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟส.

หากต้องการดูอีเมลของคุณใน Outlook ให้เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของโฟลเดอร์ หากมีอีเมลเพิ่มเติมในเซิร์ฟเวอร์อีเมลคุณจะเห็นข้อความแจ้งให้คุณทราบ.

กด“ คลิกที่นี่เพื่อดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Exchange” และ Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลที่เหลือไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่ดิสก์เพียงพอที่จะดาวน์โหลดได้ทั้งหมด!

หากคุณมี Office 365 คุณสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณผ่านทางแอพพลิเคชั่นเว็บของ Outlook เนื่องจากเว็บแอพเป็นเพียงหน้าต่างเข้าไปใน Exchange Server มันจะแสดงอีเมลทั้งหมดของคุณ หากคุณใช้ Outlook ในที่ทำงานฝ่ายสนับสนุนด้านไอทีของคุณควรจะสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงแอป Outlook Web ได้ หากคุณอยู่ที่บ้านตรงไปที่ Office.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ที่นั่น คุณสามารถเข้าถึง Outlook และแอปพลิเคชันเว็บอื่น ๆ ที่คุณสามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้.

ฉันสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นได้ไหม?

ใช่คุณสามารถ. ใน Outlook ให้ไปที่ไฟล์> การตั้งค่าบัญชีแล้วเลือก“ การตั้งค่าบัญชี” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในหน้าต่างการตั้งค่าบัญชีเลือกบัญชีที่คุณต้องการเปลี่ยนค่าเริ่มต้น (คุณอาจมีเพียงหนึ่งบัญชีเท่านั้น) จากนั้นคลิกปุ่ม "เปลี่ยน".

ในหน้าต่างเปลี่ยนบัญชีที่เปิดขึ้นมาคุณจะเห็นว่าเปิดใช้งาน“ ใช้โหมด Cached Exchange” คุณ ต้อง เปิดการใช้งานไว้มิฉะนั้นจะไม่มีการดาวน์โหลดจดหมายลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ย้ายแถบเลื่อน“ Mail เพื่อให้ออฟไลน์” ไปยังช่วงเวลาที่คุณต้องการ.

ตัวเลือกคือ:

• สามวัน
• หนึ่งอาทิตย์
• สามสัปดาห์
• หนึ่งเดือน
• สามเดือน
• หกเดือน
• หนึ่งปี
• สองปี
• ห้าปี
• ทั้งหมด

หมายเหตุ: ตัวเลือกสามวันหนึ่งสัปดาห์และสองสัปดาห์นั้นไม่มีให้บริการใน Office 2013 แต่เป็นรุ่นที่ใหม่กว่า.

เลือก“ ทั้งหมด” หากคุณต้องการให้ Outlook ดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณไปยังคอมพิวเตอร์หรือเลือกสิ่งที่คุ้มค่าสำหรับคุณ (หากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแถบเลื่อนได้ผู้ดูแลระบบของคุณอาจตั้งค่านี้โดยเจตนาและหยุดคุณไม่ให้เปลี่ยน)

เมื่อคุณทำการเลือกแล้วให้คลิก“ ถัดไป” และ Outlook เตือนคุณว่าจะต้องเริ่มต้นใหม่.

คลิก“ ตกลง” ปิดหน้าต่างการตั้งค่าบัญชีแล้วเริ่ม Outlook ใหม่ Outlook อาจใช้เวลาสักครู่ในการอัปเดตแต่ละโฟลเดอร์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเมลที่ต้องดาวน์โหลด คุณจะเห็นข้อความที่ด้านล่างของ Outlook เมื่อดาวน์โหลดเมลลงในแต่ละโฟลเดอร์.

และนั่นคือมัน; คุณทำเสร็จแล้ว Outlook จะดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณ (หรือที่คุณเลือก) จากนี้เป็นต้นไป.