วิธีเขียนและส่งอีเมลใน Outlook 2013

Outlook มีความหมายเหมือนกันกับอีเมล ดังนั้นนอกเหนือจากคุณสมบัติอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีการใช้งานกับอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด.

เราได้ครอบคลุมถึงการใช้งานด้านต่างๆของ Outlook มาระยะหนึ่งแล้วสัตวแพทย์ของ Grizzled Office จะรู้ทุกสิ่งนี้แล้ว แต่ผู้ใช้ใหม่เช่นผู้ที่ต้องการทราบวิธีใช้ Outlook ในการตั้งค่าออฟฟิศอาจต้องรู้วิธีใช้ Outlook ในชีวิตประจำวัน. ที่กล่าวว่าเป็นแอพพลิเคชั่นอีเมลที่มีหลายแง่มุมและเป็นผู้ใหญ่ที่ผู้ใช้ Windows ควรมีในกล่องเครื่องมือ.

เนื่องจากมีอะไรมากมายให้เรียนรู้เราเสียเวลาน้อยมากดังนั้นเรามาเริ่มกันได้ทันทีกับวิธีการเขียนและส่งข้อความรวมถึงตัวเลือกทั้งหมดที่คุณสามารถปรับแต่งเพื่อให้ Outlook เป็นประโยชน์และสนุกสนานยิ่งขึ้น.

การเขียนและส่งข้อความอย่างรวดเร็ว

หากคุณต้องการหรือต้องการเข้าใจพื้นฐานของ Outlook เราได้เขียนคู่มือผู้เริ่มต้นใช้งานไว้ เราขอแนะนำให้คุณอ่านถ้า Outlook เป็นสิ่งใหม่สำหรับคุณ.

มิฉะนั้นจากกล่องขาเข้า Outlook คุณสามารถคลิกปุ่ม“ อีเมลใหม่” หรือใช้“ CTRL + N”.

หน้าต่างข้อความใหม่ที่เกิดขึ้นควรตรงไปตรงมา หากคุณเคยใช้ Microsoft Word หรือโปรแกรมแก้ไขข้อความที่คล้ายกันคุณสมบัติข้อความพื้นฐานจะไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณคุ้นเคย.

ณ จุดนี้คุณจะต้องระบุว่าคุณกำลังส่งข้อความถึงใครเขียนข้อความและคลิกปุ่ม“ ส่ง” นั่นคือทั้งหมดที่ดีและดีถ้าคุณเพียงแค่เขียนข้อความออกครั้งเดียวและจากนั้นคุณก็ทำกับมัน แต่มีมากกว่านั้น.

ทบทวนรายชื่อ

เมื่อคุณเขียนอีเมลใหม่สิ่งแรกที่คุณอาจทำคือป้อนผู้รับหรือผู้รับของคุณ คุณสามารถทำได้โดยเพียงแค่พิมพ์ที่อยู่อีเมลของพวกเขาหรือคุณสามารถคลิก“ ถึง…” และเลือกชื่อจากสมุดที่อยู่ของคุณ.

โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณต้องการเลือกอย่างน้อยสองที่อยู่พร้อมกันกด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละชื่อที่คุณต้องการเลือกจากนั้นเลือกตัวเลือกที่อยู่ของคุณ: ถึงและสำเนาถึง (หรือสำเนาลับถึง) เมื่อคุณเลือกผู้รับทั้งหมดแล้วให้คลิก“ ตกลง”

หากคุณยังไม่มีสมุดที่อยู่เรามีให้คุณ คุณสามารถนำเข้าผู้ติดต่อของคุณไปยัง Outlook ได้จาก Gmail หรือบริการอีเมลที่คล้ายกัน.

การเปลี่ยนที่อยู่ Reply-To

สมมติว่าคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชีที่เชื่อมโยงกับ Outlook คุณจะส่งอีเมลจากบัญชีอื่นของคุณได้อย่างไร?

คุณจะสังเกตเห็นว่าบนปุ่ม“ จาก” จะมีลูกศรเล็ก ๆ คลิกปุ่มนั้นแล้วคุณจะเห็นบัญชีอื่น ๆ ของคุณในรายการดรอปดาวน์เพื่อให้คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลอื่นได้.

หรือคุณสามารถใช้บัญชีอีเมลที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับ Outlook เช่นถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ของคนอื่นหรือคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ในที่ทำงานและคุณต้องการกำหนดเส้นทางการตอบกลับไปยังบัญชีส่วนตัวของคุณ.

หากคุณทำสิ่งนี้ให้ระลึกถึงสองสิ่ง ก่อนอื่นข้อความใดก็ตามที่คุณส่งจะถูกคัดลอกไปยังโฟลเดอร์จดหมายที่ถูกส่งดังนั้นอย่าส่งข้อมูลส่วนตัวใด ๆ เว้นแต่ว่าคุณต้องการลบทิ้งและล้างข้อมูลในถังขยะ นอกจากนี้หากคุณส่งข้อความจากที่ทำงานพวกเขาอาจจะเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมล.

ลายเซ็นต์และเครื่องเขียน

คุณอาจคุ้นเคยกับแนวคิดของลายเซ็นหรือคุณอาจใช้มันเอง โดยทั่วไปลายเซ็นเป็นบิตที่ประกอบขึ้นเป็นพิเศษของข้อความที่คุณสามารถผนวกเข้ากับทุกข้อความ นี่อาจเป็นรายละเอียดการติดต่อของคุณข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือกิจกรรมที่คุณกำลังโปรโมตหรือเป็นคำพูดที่ลึกซึ้งที่คุณชอบ.

ในตัวอย่างนี้เราจะแนบรายละเอียดลายเซ็นแผนวันหยุดในอนาคต เราจะแนบลายเซ็นนี้กับอีเมลทั้งหมดที่มีต้นกำเนิดมาจากบัญชีงานของเรา แต่จะไม่ตอบกลับและส่งต่อ.

จากที่นี่จนถึงจนกว่าคุณจะลบลายเซ็นโดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้คำเตือนการลาพักร้อนของคุณจะปรากฏทุกครั้งที่คุณเขียนข้อความอีเมลใหม่.

เครื่องเขียน?

ลายเซ็นง่ายพอที่จะเข้าใจ แต่สิ่งที่เกี่ยวกับนิ่ง? ตราบใดที่มันอยู่ตรงนั้นเราจะไปข้างหน้าและพูดคุยกัน เช่นเดียวกับลายเซ็นคุณอาจเห็นอีเมลนิ่งในบางรูปแบบหรืออื่น ๆ แต่โดยทั่วไปแล้วมันทำงานเช่นนี้: เนื่องจากคุณส่งอีเมลเป็น HTML, เครื่องเขียนช่วยให้คุณกำหนดพื้นหลังสไตล์แบบอักษรที่แตกต่างกันและสีให้กับคุณ ข้อความ.

คุณเห็นที่นี่ทำงานอย่างไร เราเลือกชุดรูปแบบ "หมี" จากรายการซึ่งทำให้เรามีพื้นหลังที่มีตุ๊กตาหมีประดับประดา.

แน่นอนถ้าคุณอยู่ที่ทำงานคุณอาจต้องการละเว้นข้อความที่มีตุ๊กตาหมีและถ้าคุณต้องการให้ข้อความของคุณโดดเด่นคุณสามารถใช้คุณสมบัติที่อยู่นิ่งเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่น่าดึงดูด.

การตอบกลับและส่งต่อข้อความ

การตอบกลับและการส่งต่อข้อความนั้นง่ายและคุณอาจสังเกตเห็นเครื่องมือตอบสนองบน Ribbon แล้ว.

คุณเห็นการตอบกลับตอบกลับทั้งหมด (ใช้ด้วยความระมัดระวัง) และตัวเลือกการส่งต่อซึ่งค่อนข้างอธิบายได้ด้วยตนเอง แต่มีตัวเลือกอื่นใดบ้าง?

หากคุณคลิก“ การประชุม” คุณสามารถขอประชุมเมื่อคุณตอบกลับ; ตรวจสอบตัวเลือกทั้งหมดที่คุณได้รับเมื่อคุณทำเช่นนี้.

เราจะครอบคลุมการประชุมโดยละเอียดยิ่งขึ้นในบทความที่กำลังจะมาถึงซึ่งเราจะพูดถึงพลังในการปฏิทินของ Outlook.

การตั้งค่าตัวเลือกการตอบและส่งต่อ

มาเปิดตัวเลือกการตอบกลับและส่งต่อเพื่อดูอย่างรวดเร็ว มีหลายวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของข้อความต้นฉบับเมื่อคุณตอบกลับหรือส่งต่อหรือรวมเป็นสิ่งที่แนบมาหรือไม่.

นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดวิธีการตอบกลับและส่งต่อการเปิดและความคิดเห็นของคุณจะนำหน้าชื่อของคุณ.

ตัวเลือกจดหมายส่วนที่เหลือของ Outlook

มีสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายเกิดขึ้นในตัวเลือกจดหมายดังนั้นก่อนที่เราจะจากคุณไปวันนี้เราต้องการใช้เวลาพูดคุยกับพวกเขา.

ต่อไปนี้เป็นสิ่งพื้นฐานบางอย่างเช่นตัวเลือกแก้ไขสำหรับการเปลี่ยนวิธีการเขียนข้อความการสะกดและตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติและตัวเลือกลายเซ็นต์และเครื่องเขียนซึ่งเราได้สัมผัสแล้ว.

ตัวเลือกเหล่านี้จำนวนมากเปิดได้ถึงตัวเลือกย่อยตัวอย่างเช่นถ้าคุณคลิก“ ตัวเลือกแก้ไข…” คุณจะพบช่องทำเครื่องหมายเพิ่มเติมทั้งหมด (แบ่งออกเป็นสองประเภทการพิสูจน์อักษรและขั้นสูง) เพื่อลุย.

เลื่อนลงมีตัวเลือกการมาถึงข้อความเพื่อเลือกวิธีที่ Outlook แจ้งเตือนคุณเมื่อมีข้อความเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณ.

รวมถึงวิธีที่ Outlook ทำเครื่องหมายรายการว่าอ่านเมื่อคุณใช้บานหน้าต่างการอ่าน.

คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะบันทึกข้อความโดยอัตโนมัติเมื่อใดที่พวกเขาถูกบันทึกและอื่น ๆ.

เมื่อคุณส่งข้อความจะเกิดอะไรขึ้น ด้วยตัวเลือก“ ส่งข้อความ” เลือกความสำคัญเริ่มต้นและระดับความไวการตรวจสอบชื่ออัตโนมัติและปรับแต่งเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่แตกต่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ.

หากคุณสนใจติดตามข้อความมีวิธีในการปรับเช่นกัน ตัวอย่างเช่นที่นี่คุณสามารถเปิดใบรับการอ่านซึ่งจะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณเมื่อมีคนอ่านอีเมลของคุณ.

สุดท้ายเราพบตัวเลือกบางอย่างเพื่อเปลี่ยนรูปแบบข้อความของคุณซึ่งคุณอาจไม่เคยใช้.

ตัวเลือกอื่น ๆ มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์บางอย่างเช่นการแสดงตัวเลือกการวาง (อาจทำให้รำคาญ) และจะแสดงลิงค์ถัดไปและก่อนหน้าในส่วนหัวของข้อความเมื่ออ่านผ่านหลายข้อความในกล่องจดหมายของคุณ (อาจมีประโยชน์).

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการกำหนดค่าวิธีที่โปรแกรมดำเนินการล้างข้อมูลการสนทนา แต่เราจะกล่าวถึงสิ่งนั้นและด้านอื่น ๆ ของการจัดการเมล Outlook ในบทความที่กำลังจะมา.

อีเมลเป็นส่วนที่สำคัญของ Outlook จึงสงสัยเล็กน้อยว่ามีหลายวิธีในการกำหนดค่า ในขณะที่คุณเรียนรู้การใช้ Outlook คุณจะพบว่าคุณกลับมาที่ตัวเลือกต่าง ๆ ในบางโอกาสเพื่อเปลี่ยนแปลงลักษณะบางอย่างของการจัดรูปแบบอีเมลและการทำงานของอีเมล.

เรายังไม่ได้สำรวจ Outlook เรายังมีอีกมากที่จะแสดงให้คุณเห็นเช่นวิธีที่คุณจัดการกับการส่งและรับสิ่งที่แนบมาการปฏิทินงานและอื่น ๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตามในขณะนี้เราต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมจากคุณดังนั้นโปรดสละเวลาสักครู่เพื่อส่งข้อความสั้น ๆ ถึงเราในฟอรัมสนทนาของเรา.