วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Google ชีต
หากคุณทำงานกับผู้อื่นในไฟล์ Google ชีตที่ใช้ร่วมกันบางครั้งผู้คนสามารถป้อนข้อมูลที่ไม่คาดคิดหรือสิ่งที่ทำลายสูตรได้ วิธีหนึ่งในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนป้อนข้อมูลที่คุณต้องการคือให้พวกเขาในรายการการตรวจสอบแบบหล่นลง.
วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลง
รายการแบบหล่นลงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ผู้ใช้ป้อนในฟอร์มแอปพลิเคชันหรือสเปรดชีตเป็นสิ่งที่คุณคาดหวัง นอกจากนี้ยังมีวิธีที่เร็วกว่าสำหรับผู้ใช้ในการป้อนข้อมูลเนื่องจากพวกเขาเลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณให้.
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเปิดไฟล์ Google ชีตแล้วเลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้รายการแบบหล่นลง.
จากนั้นเปิดเมนู“ ข้อมูล” และเลือกคำสั่ง“ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล”.
จากรายการแบบเลื่อนลงเกณฑ์ให้เลือก“ รายการจากช่วง” หรือ“ รายการรายการ”
- รายการจากช่วง: รายการค่าที่เลือกจากเซลล์อื่นในแผ่นงานเดียวกันหรือแผ่นงานอื่น ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการใช้ค่าในเซลล์ B1-B9 บนแผ่นงาน 2 คุณจะต้องพิมพ์
Sheet2 B1:! B9เพื่อให้ข้อมูลที่อยู่ในนั้นปรากฏในรายการดรอปดาวน์หรือโดยการเลือกเซลล์ใด ๆ จากชีตของคุณโดยตรง. - รายการของรายการ: รายการของรายการข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นี่อาจเป็นข้อความหรือตัวเลขและคุณจะพิมพ์แต่ละค่าด้วยตัวเองโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (และไม่มีช่องว่าง) ตัวเลือกนี้ไม่อนุญาตให้คุณแทรกข้อมูลโดยตรงจากเซลล์อื่น.
ที่นี่เรากำลังใช้ตัวเลือก "รายการของรายการ" และให้ตัวเลือกตัวเลขหลายอย่าง.
หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการแบบหล่นลงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดใช้งานตัวเลือก“ แสดงรายการแบบหล่นลงในเซลล์” มิฉะนั้นค่าจะไม่ปรากฏในเซลล์ที่เลือก.
นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีคนพยายามป้อนค่าที่ไม่ได้อยู่ในรายการ ตัวเลือก "แสดงคำเตือน" ช่วยให้พวกเขาป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง แต่ทำเครื่องหมายไว้ในแผ่นงาน (เราจะดูว่าใช้เวลาเพียงเล็กน้อย) ตัวเลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล" จะป้องกันไม่ให้พวกเขาป้อนสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในรายการของคุณ.
และสุดท้ายคุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก "แสดงข้อความช่วยเหลือการตรวจสอบความถูกต้อง" เพื่อให้ผู้คนได้เห็นถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถเลือกได้ในเซลล์ หลังจากเลือกตัวเลือกแล้วให้พิมพ์คำแนะนำที่คุณต้องการ.
ไปข้างหน้าและคลิก“ บันทึก” เมื่อเสร็จสิ้น.
วิธีใช้รายการดรอปดาวน์ใหม่ของคุณ
เมื่อเสร็จแล้วทุกคนที่ใช้ชีตสามารถคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ในเซลล์เหล่านั้นและเลือกค่าจากรายการ.
หากคุณเลือกตัวเลือก "แสดงข้อความช่วยเหลือการตรวจสอบความถูกต้อง" ข้อความนั้นจะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่มีคนเลือกหนึ่งในเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้อง.
หากมีคนป้อนค่าที่ไม่ตรงกับบางอย่างในรายการและคุณเปิดใช้งานตัวเลือก "แสดงคำเตือน" ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกทำเครื่องหมายในเซลล์.
วางเมาส์เหนือเมาส์จะแสดงสาเหตุที่ทำเครื่องหมายไว้.
หากคุณเลือกตัวเลือก "ปฏิเสธการป้อนข้อมูล" ผู้ใช้จะได้รับคำเตือนเช่นนี้เมื่อพยายามป้อนสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในรายการของคุณ.
หากคุณต้องการลบหรือแก้ไขรายการใด ๆ จากรายการแบบหล่นลงหัวของคุณกลับไปที่ข้อมูล> การตรวจสอบข้อมูลเพื่อแก้ไขรายการใด ๆ จากรายการที่คุณสร้างขึ้น การลบรายการทั้งหมดนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกปุ่ม“ ลบการตรวจสอบความถูกต้อง” ที่อยู่ด้านล่าง.
