วิธีการสร้างข้อความแจ้งการลาพักร้อน (เกือบ) บัญชีอีเมลใด ๆ

หากคุณกำลังออกนอกเมืองคุณอาจต้องการจดบันทึกอีเมลของคุณเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ว่างหรือติดต่อคนอื่นในขณะที่คุณไม่อยู่.

บริการอีเมลส่วนใหญ่มีวิธีส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่สามารถตรวจสอบอีเมลได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนสำหรับบริการอีเมลยอดนิยม.

เมื่อพูดถึงการตั้งค่าการตอบกลับในวันหยุดคุณอยู่ในเรือไม่กี่ลำ:

• ไม่ว่าคุณจะมีบัญชี Gmail, บัญชี Microsoft (outlook.com, live.com หรือ hotmail.com) หรือบัญชี Yahoo ที่สนับสนุนผู้ตอบ.
• คุณเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server และสามารถใช้ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน.
• คุณมีบัญชีอีเมล POP3 / IMAP ที่ไม่สนับสนุนผู้ตอบโต้อาจมาจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือบริการอื่น.

เราจะแสดงวิธีตั้งค่าเครื่องมือตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนใน Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (สำหรับบัญชี Microsoft), Outlook.com, Outlook สำหรับ Windows (สำหรับบัญชี IMAP และ POP3), แลกเปลี่ยนและแม้แต่ใน Apple Mail สำหรับ Mac (สำหรับบัญชี IMAP และ POP3).

การตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนใน Gmail

สำหรับผู้ที่มีที่อยู่ Gmail หรือแม้กระทั่งเรียกใช้ บริษัท ขนาดเล็กที่ใช้ Google Apps การตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนใน Gmail นั้นเป็นเรื่องง่าย เพียงเข้าสู่บัญชี Gmail ของคุณคลิกที่เมนูการตั้งค่าที่มุมบนขวาของหน้าจอและเลือกการตั้งค่า เมื่อหน้าการตั้งค่าเปิดขึ้นบนแท็บใหม่ให้เลื่อนลงจนกว่าคุณจะเห็นส่วนที่เรียกว่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน ตัวเลือกนั้นใช้งานง่ายมาก เพียงเปิดการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนเลือกวันแรกและวันสุดท้าย (ถ้ามี) จากนั้นป้อนหัวข้อและข้อความ หากคุณไม่ต้องการให้การตอบกลับในช่วงวันหยุดได้ออกไปหาใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ส่งคำตอบเฉพาะคนที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของฉัน” เพื่ออนุญาตให้เฉพาะการตอบกลับวันหยุดพักผ่อน.

การตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนของ Yahoo

ในการตั้งค่าการตอบสนองต่อวันหยุดใน Yahoo Mail ให้เปิดเบราว์เซอร์และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Yahoo Mail ของคุณ จากนั้นคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าต่างเบราว์เซอร์และคลิก "การตั้งค่า" ในเมนูแบบเลื่อนลง ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าคลิก“ การตอบสนองต่อวันหยุด” ในรายการตัวเลือกทางซ้ายและทำเครื่องหมายในช่อง“ เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในระหว่างวันที่เหล่านี้ (รวม)) เลือกวันที่จากและถึงและป้อนการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งออก หากคุณต้องการการตอบสนองที่แตกต่างกันส่งออกไปยังโดเมนที่ระบุอย่างน้อยหนึ่งโดเมนให้ตรวจสอบ“ การตอบกลับอีเมลแบบโดเมนเฉพาะที่แตกต่างกัน” ป้อนโดเมนจากนั้นป้อนข้อความที่จะส่งไปยังอีเมลจากโดเมนเหล่านั้น.

Yahoo ยังอนุญาตให้คุณมีการตอบกลับอีเมลที่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นใคร เพียงเลือกช่องทำเครื่องหมาย“ การตอบกลับที่แตกต่างจากอีเมลจากโดเมนที่ระบุ” และเพิ่มโดเมนอีเมลที่คุณต้องการให้ตอบกลับต่างกัน.

คลิก "บันทึก" ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบการตั้งค่าเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว การตอบกลับวันหยุดของคุณจะถูกส่งโดยอัตโนมัติในช่วงวันที่ที่ระบุ.

การตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Windows 10 Mail สำหรับบัญชีอีเมล Microsoft

Windows 10 Mail อนุญาตให้คุณตั้งค่าการตอบกลับขณะลาหยุดสำหรับบัญชีอีเมล Microsoft รวมถึง outlook.com, live, com, hotmail.com และบัญชี Office 365 หากต้องการตั้งค่าการตอบกลับขณะลาหยุดใน Windows 10 Mail ให้เปิดแอปแล้วคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง จากนั้นคลิก“ ตอบกลับอัตโนมัติ” ในบานหน้าต่างการตั้งค่าที่เลื่อนออกทางด้านขวาและเลือกบัญชีที่คุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติจากเมนูแบบเลื่อนลง“ เลือกบัญชี” คลิกปุ่มตัวเลื่อน“ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ” เพื่อเปลี่ยนเป็นสีเทาเข้มแล้วอ่านบน ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติในกล่องด้านล่างปุ่มตัวเลื่อน หากคุณต้องการส่งคำตอบให้เฉพาะคนที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณให้ทำเครื่องหมายในช่อง“ ส่งการตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อของฉัน” คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีที่สนับสนุนทั้งหมดใน Mail แต่คุณต้องแยกต่างหากสำหรับแต่ละบัญชี.

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com

ในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com ให้ไปที่ http://www.outlook.com ในเบราว์เซอร์ที่คุณชื่นชอบและเข้าสู่บัญชีอีเมล Microsoft ที่คุณต้องการส่งคำตอบอัตโนมัติ จากนั้นคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้า Outlook.com และเลือก“ การตอบกลับอัตโนมัติ” จากดรอปดาวน์ คลิก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" ในบานหน้าต่างที่เลื่อนออกทางด้านขวาของหน้าต่าง ตั้งเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดและป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งออกโดยอัตโนมัติ เลือกตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการเช่นไม่ว่าคุณต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติส่งถึงคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณหรือทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณ.

เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติให้คลิก“ ตกลง” ที่ด้านบนของบานหน้าต่าง ข้อความที่กำหนดเองของคุณจะออกไปโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่คุณตอบสนองต่ออีเมลที่ได้รับซึ่งตรงตามข้อกำหนดที่คุณกำหนด.

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ Outlook.com กับบัญชีอีเมล Microsoft-live.com, outlook.com, hotmail.com และ msn.com เท่านั้น.

การตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังหยุดพักเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange ใน Outlook

หากคุณเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server (โดยปกติแล้วที่งานของคุณ) คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากผู้ช่วย Out Of Office ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกับ Vacation Responder หากต้องการตั้งค่านี้ให้คลิกแท็บ "ไฟล์" เพื่อเข้าสู่มุมมองด้านหลังและคลิกปุ่ม“ ตอบกลับอัตโนมัติ”.

จากที่นี่การตั้งค่าเครื่องมือตอบกลับในวันหยุดนั้นค่อนข้างง่าย เพียงคลิกตัวเลือก“ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ” และทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้” หากคุณต้องการ จำกัด การตอบกลับอัตโนมัติไปยังกรอบเวลาที่ระบุ เลือกวันที่และเวลา“ เริ่มเวลา” และ“ เวลาสิ้นสุด” จากนั้นคุณสามารถป้อนข้อความที่จะส่ง“ ภายในองค์กรของฉัน” หรือ“ ภายนอกองค์กรของฉัน” หรือทั้งสองอย่าง.

การตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนสำหรับบัญชี IMAP หรือ POP3 ใน Outlook สำหรับ Windows

หากคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange ที่งานของคุณ แต่อาจจะใช้ Outlook ที่บ้านคุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนผ่าน Outlook ได้ อย่างไรก็ตามจะใช้งานได้เฉพาะในกรณีที่พีซีของคุณยังคงใช้งานได้ในขณะที่คุณไปดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบและดูว่าบัญชีอีเมลของคุณรองรับผู้ตอบแบบสอบถามช่วงวันหยุดบนบริการเว็บเมลหรือไม่ ถ้าไม่ทำเช่นนั้น Outlook จะทำแบบนี้.

ในการตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนใน Outlook สำหรับ Windows คุณต้องตั้งค่าแม่แบบอีเมลพร้อมข้อความที่คุณต้องการส่งก่อน ในการสร้างแม่แบบอีเมลโดยทั่วไปคุณจะสร้างข้อความอีเมลใหม่ป้อนข้อความที่คุณต้องการบันทึก (โดยไม่มีถึงสำเนาถึงสำเนาลับถึงหรือหัวเรื่อง) แล้วบันทึกข้อความเป็นแม่แบบ Outlook เมื่อคุณสร้างแม่แบบอีเมลของคุณแล้วให้สร้างกฎที่จะส่งแม่แบบอีเมลนั้นไปยังอีเมลที่ได้รับโดยอัตโนมัติในช่วงวันที่ที่ระบุ.

ตอนนี้เมื่อมีคนส่งอีเมลถึงคุณเทมเพลตที่คุณเลือกจะถูกส่งไปยังพวกเขาโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่คุณระบุ.

การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Apple Mail สำหรับ Mac (IMAP หรือ POP3)

Apple Mail ไม่มีคุณสมบัติในตัวสำหรับการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่คุณสามารถตั้งค่ากฎอย่างน้อยหนึ่งกฎเพื่อส่งการตอบกลับที่กำหนดเองโดยอัตโนมัติไปยังอีเมลขาเข้าสำหรับบัญชี IMAP หรือ POP3 ใด ๆ ที่คุณเพิ่มลงในแอป ในการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับบัญชีอีเมลใน Apple Mail ให้ตั้งค่ากฎบนหน้าจอกฎในกล่องโต้ตอบการตั้งค่า (ไปที่จดหมาย> การตั้งค่าจากนั้นคลิกปุ่ม "กฎ") เพื่อระบุเงื่อนไขที่จำเป็น จะได้พบกับ (บัญชีที่คุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ) และการกระทำที่จะดำเนินการ (ตอบกลับข้อความที่มีข้อความเฉพาะ) คุณยังสามารถเพิ่มเงื่อนไขอื่น ๆ เช่นตรวจสอบว่าผู้ส่งอยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณหรือไม่หรือตรวจสอบว่าฟิลด์ถึงมีที่อยู่อีเมลเฉพาะ.

กฎการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่คุณสร้างสามารถเปิดใช้งานหรือไม่ได้ใช้งานบนหน้าจอกฎโดยทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายที่กล่องถัดจากกฎ เนื่องจากคุณไม่สามารถกำหนดช่วงวันที่สำหรับกฎได้คุณต้องเปิดใช้งานกฎด้วยตนเองเมื่อคุณต้องการให้เรียกใช้แล้วปิดเมื่อไม่ต้องการให้ทำงานอีกต่อไป ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกช่องสำหรับกฎในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าเมื่อคุณกลับมาจากวันหยุดพักผ่อนหรือการเดินทางเพื่อธุรกิจ.

ตราบใดที่กฎยังใช้งานอยู่อีเมลใด ๆ ที่ได้รับซึ่งตรงตามเงื่อนไขที่เลือกจะได้รับการตอบกลับด้วยข้อความที่กำหนดเองที่คุณตั้งค่า ผู้ส่งแต่ละคนจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่พวกเขาส่งอีเมลถึงคุณ.

หมายเหตุ: คุณต้องเปิด Apple Mail ไว้บน Mac เพื่อให้กฎทำงานได้ หากคุณปิด Apple Mail การตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่งออก แต่จะเป็นเมื่อคุณเปิด Apple Mail อีกครั้งและรับข้อความอีเมลในกล่องจดหมายเข้าของคุณสำหรับบัญชีที่เลือกในกฎ จะเป็นการดีกว่าถ้าคุณตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนในการตั้งค่าเว็บเมล์ของบริการอีเมลของคุณถ้ามีดังนั้นคุณไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้.