วิธีการกรองรายการที่ Outlook ดาวน์โหลดจากการแลกเปลี่ยน

หากคุณมีพื้นที่ไดรฟ์ที่ จำกัด หรือมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้าคุณอาจต้องการ จำกัด สิ่งที่ Outlook ดาวน์โหลด เราได้แสดงวิธีควบคุมรายการต่าง ๆ ที่ Outlook ดาวน์โหลดตามอายุของรายการ แต่นั่นไม่ใช่ความยืดหยุ่นมาก นอกจากนี้ยังใช้งานได้เฉพาะกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ (และสำหรับ Outlook 2016 และใหม่กว่านั้นก็คือกล่องจดหมายมอบสิทธิ์) ดังนั้นหากคุณเข้าถึงโฟลเดอร์สาธารณะหรือโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ตัวเลือกอื่น ก้าวไปข้างหน้า การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์, ซึ่งช่วยให้คุณกรองสิ่งต่าง ๆ ที่ Outlook ดาวน์โหลดเป็นแบบโฟลเดอร์ต่อโฟลเดอร์.

บันทึก: การซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ทำงานกับไคลเอนต์ Outlook รุ่นที่รองรับทั้งหมดเมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server รวมถึง Hotmail หรือ Outlook.com หากคุณเชื่อมต่อกับบริการอื่นเช่น Gmail หรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนบุคคลคุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้ได้ แต่ Outlook อาจเพิกเฉย.

คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการซิงโครไนซ์สำหรับโฟลเดอร์ได้โดยคลิกที่โฟลเดอร์> คุณสมบัติโฟลเดอร์.

คุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิกคำสั่ง“ คุณสมบัติ”.

ในหน้าต่างคุณสมบัติของโฟลเดอร์ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ“ การซิงโครไนซ์”.

ข่าวดีก็คือมีเพียงสิ่งเดียวที่ต้องทำบนแท็บนี้: สร้างตัวกรองของคุณ คลิกปุ่ม“ ตัวกรอง” เพื่อเปิดหน้าต่างตัวกรองและเริ่มต้น.

หน้าต่างตัวกรองช่วยให้คุณเลือกเงื่อนไข (หรือเงื่อนไข) ที่ข้อความจะต้องปฏิบัติตามสำหรับ Outlook เพื่อดาวน์โหลดลงในโฟลเดอร์นี้ อีเมลใด ๆ ที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้ยังคงมีอยู่บนเซิร์ฟเวอร์และคุณสามารถเข้าถึงอีเมลเหล่านั้นผ่านทางแอป Outlook Web หรือ Outlook ออนไลน์.

แต่ละโฟลเดอร์สามารถมีตัวกรองการซิงโครไนซ์ที่แตกต่างกันดังนั้นถ้าคุณสร้างตัวกรองในกล่องขาเข้าของคุณนั่นจะไม่ส่งผลกระทบต่อโฟลเดอร์อื่น ๆ คุณต้องสร้างตัวกรองแยกต่างหากสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะใช้สิ่งนี้กับโฟลเดอร์ที่มีรายการจำนวนมาก.

ตอนนี้กล่องจดหมายของฉันเต็มไปด้วยอีเมลที่ฉันเคย CC'ed ในสิ่งที่ไม่สำคัญดังนั้นเราจะสร้างตัวกรองที่ซิงโครไนซ์จดหมายที่ส่งถึงฉันเท่านั้น ถึง "บรรทัด.

ในการทำสิ่งนี้ให้เพิ่มชื่อลงในกล่อง“ ส่งไปที่” เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย“ ฉันอยู่ที่ไหน” จากนั้นเลือก“ บุคคลเดียวในบรรทัดถึง” จากเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวา.

คลิกปุ่ม“ ตกลง” และข้อความเตือนจะปรากฏขึ้น.

ข้อความนี้หมายความว่าอีเมลที่ตรงกับตัวกรองของคุณจะถูกดาวน์โหลดไปยังโฟลเดอร์และอีเมลใด ๆ ที่ไม่ตรงกับตัวกรองของคุณจะถูกลบออกจากโฟลเดอร์ในเครื่อง อีเมลที่ไม่ตรงกันจะไม่ถูกลบอีเมลเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในแอป Outlook Web และหากคุณเปลี่ยนหรือลบตัวกรอง Outlook สามารถดาวน์โหลดได้อีกครั้ง.

คลิก“ ตกลง” บนข้อความจากนั้นคลิก“ ตกลง” บนหน้าต่างคุณสมบัติ รีสตาร์ท Outlook และควรใช้ตัวกรองทันทีแม้ว่าจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่มีอีเมลหลายพันอีเมลก็อาจใช้เวลาในการซิงโครไนซ์อีกครั้ง เมื่อตัวกรองเมลของคุณซิงโครไนซ์คุณสามารถกระชับกล่องจดหมายของคุณเพื่อเพิ่มพื้นที่ได้มากที่สุด.

หากต้องการลบตัวกรองให้กลับไปที่หน้าต่างตัวกรองแล้วคลิกปุ่ม“ ล้างทั้งหมด” ปิดหน้าต่างที่เปิดอยู่และเริ่ม Outlook ใหม่เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง.

เครื่องมือการซิงโครไนซ์นี้ยอดเยี่ยมสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ซึ่งคุณต้องการเห็นอีเมลที่ส่งถึงคุณหรือทีมของคุณเท่านั้น นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เพื่อหยุดแสดงอีเมลหรือกิจกรรมในปฏิทินที่เก่ากว่าที่กำหนดอายุกรองสิ่งที่แนบขนาดใหญ่หยุดการซิงค์อีเมลจากที่อยู่เฉพาะและอื่น ๆ อีกมากมาย เกณฑ์การกรองมีมากมายและหลากหลายดังนั้นหากคุณต้องการกรองอีเมลที่เจาะจงคุณควรจะสามารถหาเกณฑ์การกรองที่ให้คุณทำ.