วิธีเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ในงานนำเสนอ PowerPoint

บางครั้งคุณต้องการรวมข้อมูลไว้ในสเปรดชีต Excel ในงานนำเสนอ Microsoft PowerPoint มีสองวิธีในการทำเช่นนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการรักษาการเชื่อมต่อกับชีต Excel ต้นฉบับหรือไม่ ลองมาดูกัน.

ความแตกต่างระหว่างการเชื่อมโยงและการฝังคืออะไร?

คุณมีสามตัวเลือกในการรวมสเปรดชีตในงานนำเสนอ PowerPoint วิธีแรกคือเพียงแค่คัดลอกข้อมูลนั้นจากสเปรดชีตแล้ววางลงในเอกสารเป้าหมาย สิ่งนี้ใช้ได้ดี แต่สิ่งที่ทำจริงๆคือแปลงข้อมูลเป็นตารางอย่างง่ายใน PowerPoint คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบตารางพื้นฐานของ PowerPoint แต่ไม่สามารถใช้คุณสมบัติใด ๆ ของ Excel หลังจากการแปลง.

ในขณะที่อาจมีประโยชน์ในบางครั้งตัวเลือกการเชื่อมโยงและการฝังตัวอีกสองตัวที่ทรงพลังกว่าและเป็นสิ่งที่เราจะแสดงวิธีทำในบทความนี้ ทั้งคู่มีความคล้ายคลึงกันโดยที่คุณจะต้องแทรกสเปรดชีท Excel จริงในการนำเสนอเป้าหมายของคุณ มันจะมีลักษณะเหมือนแผ่นงาน Excel และคุณสามารถใช้เครื่องมือของ Excel เพื่อจัดการมัน ความแตกต่างมาจากวิธีที่ตัวเลือกทั้งสองนี้ปฏิบัติต่อการเชื่อมต่อกับสเปรดชีต Excel ต้นฉบับนั้น:

• ถ้าคุณ ลิงค์ แผ่นงาน Excel ในงานนำเสนองานนำเสนอเป้าหมายและแผ่นงาน Excel ดั้งเดิมรักษาการเชื่อมต่อ หากคุณอัปเดตไฟล์ Excel การปรับปรุงเหล่านั้นจะปรากฏโดยอัตโนมัติในการนำเสนอเป้าหมาย.
• ถ้าคุณ ฝัง เวิร์กชีต Excel ในงานนำเสนอการเชื่อมต่อนั้นขาด การอัปเดตแผ่นงาน Excel ดั้งเดิมไม่ได้อัปเดตข้อมูลในงานนำเสนอเป้าหมายโดยอัตโนมัติ.

แน่นอนว่ามีข้อดีทั้งสองวิธี ข้อดีอย่างหนึ่งของการเชื่อมโยงเอกสาร (นอกเหนือจากการรักษาการเชื่อมต่อ) คือมันทำให้ขนาดไฟล์ของงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณลดลงเนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่ยังคงเก็บอยู่ในแผ่นงาน Excel และแสดงเฉพาะใน PowerPoint ข้อเสียอย่างหนึ่งคือไฟล์สเปรดชีตดั้งเดิมต้องอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน หากไม่มีคุณจะต้องเชื่อมโยงอีกครั้ง และเนื่องจากอาศัยลิงก์ไปยังสเปรดชีตดั้งเดิมจึงไม่มีประโยชน์หากคุณต้องการแจกจ่ายงานนำเสนอให้กับผู้ที่ไม่สามารถเข้าถึงตำแหน่งนั้นได้.

ในทางกลับกันการเพิ่มข้อมูลนั้นจะเพิ่มขนาดของงานนำเสนอเนื่องจากข้อมูล Excel ทั้งหมดนั้นฝังอยู่ในไฟล์ PowerPoint มีข้อดีบางประการที่แตกต่างกันในการฝังแม้ว่า ตัวอย่างเช่นถ้าคุณแจกจ่ายงานนำเสนอนั้นให้กับผู้ที่อาจไม่สามารถเข้าถึงแผ่นงาน Excel ต้นฉบับหรือถ้างานนำเสนอต้องแสดงแผ่นงาน Excel ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง (แทนที่จะได้รับการอัปเดต) ให้ฝัง (และทำลาย การเชื่อมต่อกับแผ่นงานต้นฉบับ) เหมาะสมกว่า.

ดังนั้นในใจเราลองมาดูวิธีการเชื่อมโยงและฝังแผ่นงาน Excel ใน Microsoft PowerPoint.

วิธีการเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ใน Microsoft PowerPoint

การเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ลงในงานนำเสนอ PowerPoint นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาและกระบวนการในการทำเช่นนั้นเกือบจะเหมือนกันทั้งหมด เริ่มต้นด้วยการเปิดทั้งแผ่นงาน Excel และงานนำเสนอ PowerPoint ที่คุณต้องการแก้ไขในเวลาเดียวกัน.

ใน Excel เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงหรือฝัง หากคุณต้องการเชื่อมโยงหรือฝังทั้งแผ่นงานให้คลิกที่กล่องที่ส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ที่มุมซ้ายบนเพื่อเลือกทั้งแผ่น.

คัดลอกเซลล์เหล่านั้นโดยกด CTRL + C ใน Windows หรือ Command + C ใน macOS คุณสามารถคลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกจากนั้นเลือกตัวเลือก“ คัดลอก” ในเมนูบริบท.

ตอนนี้ให้สลับไปที่งานนำเสนอ PowerPoint ของคุณแล้วคลิกเพื่อวางจุดแทรกที่คุณต้องการให้วัสดุที่เชื่อมโยงหรือฝังอยู่ บนแท็บหน้าแรกของ Ribbon ให้คลิกลูกศรลงใต้ปุ่ม“ วาง” จากนั้นเลือกคำสั่ง“ วางแบบพิเศษ” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

นี่เป็นการเปิดหน้าต่างวางแบบพิเศษ และที่นี่คุณจะพบกับฟังก์ชันที่แตกต่างกันเพียงอย่างเดียวในกระบวนการเชื่อมโยงหรือฝังไฟล์.

ถ้าคุณต้องการ ฝัง สเปรดชีตของคุณเลือกตัวเลือก "วาง" ทางด้านซ้าย ถ้าคุณต้องการ ลิงค์ สเปรดชีตของคุณเลือกตัวเลือก "วางลิงก์" แทน อย่างจริงจังนั่นแหล่ะ กระบวนการนี้เป็นอย่างอื่นเหมือนกัน.

ตัวเลือกใดก็ตามที่คุณเลือกคุณจะเลือก“ Microsoft Excel Worksheet Object” ในช่องถัดไปทางขวาจากนั้นคลิกปุ่ม“ ตกลง”.

และคุณจะเห็นแผ่นงาน Excel (หรือเซลล์ที่คุณเลือก) ในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ.

ถ้าคุณ เชื่อมโยง ข้อมูล Excel คุณไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรงใน PowerPoint แต่คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้เพื่อเปิดไฟล์สเปรดชีตดั้งเดิม และการอัปเดตใด ๆ ที่คุณทำกับสเปรดชีตดั้งเดิมนั้นจะปรากฏในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ.

ถ้าคุณ ที่ฝัง ข้อมูล Excel คุณสามารถแก้ไขได้โดยตรงใน PowerPoint ดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้ในสเปรดชีตและคุณจะยังคงอยู่ในหน้าต่าง PowerPoint เดียวกัน แต่ PowerPoint Ribbon จะถูกแทนที่ด้วย Excel Ribbon และคุณสามารถเข้าถึงฟังก์ชัน Excel ทั้งหมดได้ มันเจ๋งมาก.

และเมื่อคุณต้องการหยุดแก้ไขสเปรดชีตและกลับไปที่ตัวควบคุม PowerPoint ของคุณเพียงคลิกที่ใดก็ได้นอกสเปรดชีต.