วิธีจัดการสิ่งที่แนบมาใน Outlook 2013

มีเวลาหางานหรือแบ่งปันรูปถ่ายกับสมาชิกในครอบครัวที่มีอายุมากกว่าซึ่งคุณอาจจำเป็นต้องส่งข้อมูลแบบเก่า ๆ มาเป็นไฟล์แนบทางอีเมล หากคุณส่งอีเมลถึงที่ทำงานอาจเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลของคุณ.

สิ่งที่เกี่ยวกับไฟล์แนบคือมีโค้ดที่ไม่ได้เขียนไว้เกี่ยวกับการส่ง ตัวอย่างเช่นในขณะที่คุณสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ในอีเมล (ขึ้นอยู่กับจำนวนบริการหรือ ISP ที่คุณใช้จะอนุญาต) แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมีประสิทธิภาพ ในทำนองเดียวกันการส่งไฟล์หลายไฟล์มักทำได้ดีกว่าการบีบอัดในไฟล์คอนเทนเนอร์.

แน่นอนขึ้นอยู่กับชนิดของไฟล์มันอาจจะหรืออาจไม่ถึงปลายทาง ไฟล์ต่างๆเช่นไฟล์ที่ลงท้ายด้วย. EXE, .BAT และประเภทที่ปฏิบัติการได้อื่น ๆ มักจะถูกบล็อกหรือปล้นเนื่องจากมักเกี่ยวข้องกับมัลแวร์ หากคุณต้องการส่งไฟล์แบบนี้คุณอาจต้องแนบไฟล์ในไฟล์. zip.

การเขียนอีเมลและการจัดการผู้ติดต่อใน Outlook นั้นค่อนข้างง่ายและในขณะที่การเพิ่มและจัดการสิ่งที่แนบมาควรเป็นเรื่องที่สองในขณะนี้ผู้ใช้จำนวนมากอาจไม่ทราบว่าพวกเขาสามารถทำได้ดีกว่า.

การเพิ่มสิ่งที่แนบมา

ในการเพิ่มสิ่งที่แนบคุณสามารถลากไฟล์หรือไฟล์ไปยังข้อความอีเมล์เปล่าและไฟล์นั้นจะถูกวางเป็นสิ่งที่แนบมา หรือคลิกปุ่ม“ แนบไฟล์” บน Ribbon ในส่วนรวม.

คุณจะต้องเรียกดูตำแหน่งที่ไฟล์ที่คุณต้องการแนบนั้นอยู่จากนั้นเลือกไฟล์หรือไฟล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความของคุณแล้วคลิก "แทรก" หรือมิฉะนั้นให้คลิกลูกศรเล็ก ๆ แล้วเลือก "แทรกเป็น ข้อความ” และสิ่งที่แนบมาของคุณจะถูกแทรกแบบอินไลน์หมายถึงมันจะปรากฏในข้อความของคุณแทนที่จะเป็นไฟล์แยกต่างหาก.

เมื่อแนบแล้วคุณจะสามารถเห็นได้ในฟิลด์แนบใต้บรรทัดหัวเรื่อง.

สุดท้ายสมมติว่าคุณแนบไฟล์แนบแล้วและคุณรู้ว่ามันผิด ไม่มีปัญหาคุณสามารถเลือกสิ่งที่แนบมากดปุ่ม "ลบ" บนแป้นพิมพ์ของคุณหรือคุณสามารถคลิกขวาและเลือก "ลบ"

ไฟล์ไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณสามารถแนบกับข้อความได้ แต่คุณสามารถแนบรายการและลายเซ็นได้.

ติดสิ่งอื่น ๆ

รายการอาจรวมถึงนามบัตร (ไฟล์. VCF ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้) ปฏิทินและรายการ Outlook ซึ่งอาจเป็นบันทึกงานที่ติดต่อและสิ่งอื่น ๆ ที่คุณเปิดใน Outlook.

ปฏิทินเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่คุณอาจต้องการแบ่งปันเป็นครั้งคราวและหากคุณคลิกที่ปุ่ม "แนบรายการ" คุณจะเห็นว่าการทำเช่นนั้นทำได้ง่าย การแชร์ปฏิทินของคุณไม่ได้หมายความว่าคุณต้องแชร์ทุกรายการในทุกวัน คุณอาจต้องการแบ่งปันสองสามวันหรือหนึ่งสัปดาห์เช่นสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือการท่องเที่ยวในวันหยุดของครอบครัว.

การแชร์ปฏิทินจะให้ตัวเลือกแก่คุณในการเลือกปฏิทินจริงช่วงวันที่รายละเอียดและตัวเลือกขั้นสูงอื่น ๆ.

เมื่อคุณคลิก“ ตกลง” คุณจะเห็นว่าปฏิทินจะถูกแนบกับข้อความอีเมลเพื่อให้สามารถเปิดและดูได้ แต่จะถูกวางลงในข้อความจริงเพื่อให้ผู้รับสามารถดูได้อย่างรวดเร็ว.

รายการ Outlook นั้นเป็นสิ่งที่คุณสามารถสร้างใน Outlook ซึ่งสามารถแนบและส่งไปยังผู้ใช้ Outlook รายอื่นได้ ในภาพหน้าจอต่อไปนี้คุณจะเห็นว่ามันทำงานอย่างไร คุณเลือกแหล่งข้อมูลจากนั้นเลือกรายการหรือรายการ (คุณสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรายการ) ที่คุณต้องการแนบ.

หมายเหตุคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการให้สินค้ามาถึงสิ่งที่แนบมาจริงหรืออินไลน์เป็นข้อความเท่านั้น นี่เป็นสิ่งเดียวกับที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ซึ่งคุณสามารถ“ แทรกเป็นข้อความ” และมันจะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของข้อความทางกายภาพ.

นามบัตรอาจเป็นหรือไม่เป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณใช้หรือต้องการ แต่เป็นวิธีที่สะดวกมากในการแบ่งปันรายละเอียดของคุณในแพ็คเกจที่ง่ายและสะดวก หากคุณต้องการแบ่งปันนามบัตรของคุณ (หรือใครก็ได้) คุณเพียงแค่เลือกมันจากเมนูแนบรายการและรายชื่อของคุณจะปรากฏขึ้น

เลือกการ์ดหรือการ์ดที่คุณต้องการแนบและคลิก“ ตกลง” และการ์ดจะปรากฏเป็นข้อความและจะถูกแนบเป็นไฟล์. CVF ซึ่งหมายความว่าสามารถนำเข้าในสมุดที่อยู่ที่รองรับไฟล์ดังกล่าวได้.

การแบ่งปันผู้ติดต่อเป็นนามบัตรเป็นวิธีที่รวดเร็วและสะดวกสบายจริง ๆ ในการจัดหาข้อมูลผู้ติดต่อให้คนอื่นหรือนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อจากคนอื่นโดยไม่ต้องพิมพ์ลงในสมุดที่อยู่ด้วยมือ.

การจัดการสิ่งที่แนบมา

แน่นอนว่าเมื่อใช้อีเมลจะมีโอกาสได้รับและให้เงินเสมอ ดังนั้นคุณจะทำอย่างไรเมื่อข้อความที่แนบมาถึงในกล่องจดหมายของคุณ โดยปกติแล้วมันค่อนข้างตรงไปตรงมาเช่นในภาพต่อไปนี้ คุณเห็นข้อความทดสอบของเรามาถึงแล้วพร้อมกับภาพที่แนบมา.

หากเราเพียงคลิกที่ไฟล์แนบคุณจะเห็นตัวเลือกนั้นปรากฏในเครื่องมือเรียกไฟล์แนบของ Ribbon จากที่นี่คุณสามารถดำเนินการกับมัน โปรดสังเกตว่าหากคุณได้รับหลายไฟล์คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบทั้งหมดได้ในคราวเดียวและหากคุณไม่แน่ใจว่าควรเปิดไฟล์แนบด้วยวิธีใดก็ตามคุณสามารถลบไฟล์นั้นออกได้แม้ว่ามันอาจฉลาดกว่าที่จะลบข้อความถ้า คุณมีข้อสงสัย.

คุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์แนบใด ๆ ในข้อความและคุณสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่เป็นผลลัพธ์เพื่อดำเนินการเช่นเดียวกับที่พบใน Ribbon.

เมื่อจัดการกับสิ่งที่แนบมา ไฟล์แนบอาจเป็นอันตรายได้หากใครก็ตามที่เคยใช้อีเมลในช่วงยี่สิบปีที่ผ่านมาสามารถนำสืบได้ บรรทัดล่างห้ามเปิดอะไรที่ไม่ได้มาจากคนที่คุณไม่รู้จักหรือเชื่อถือและใช้โปรแกรมสแกนไวรัส / มัลแวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณเสมอ.

การจัดการหลายไฟล์หรือไฟล์ขนาดใหญ่เป็นไฟล์แนบ

เราได้พูดคุยกันเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีจัดการไฟล์แนบหนึ่งหรือสองสามไฟล์ แต่ถ้าคุณต้องการแนบไฟล์หลายสิบหรือหลายร้อยไฟล์ล่ะ หรือจะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการแนบไฟล์ขนาดใหญ่?

การส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่นั้นเป็นเรื่องที่ไม่น่าสนใจโดยเฉพาะถ้ามีคนได้รับอีเมลจำนวนมากในกระบวนการ ปัญหาเกี่ยวกับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านอีเมลไม่มากหรือไม่ว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณจะอนุญาตให้มีไฟล์แนบในขนาดที่กำหนดหรือไม่ ส่วนใหญ่คุณอาจจะไม่ส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่าเมกะไบต์หรือสองไฟล์หรืออย่างน้อยก็ไม่ควรทำ.

อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่คุณต้องส่งบางสิ่งที่ไม่สะดวก หากคุณใช้บริการเว็บเมลเช่น Yahoo, Gmail หรือ Microsoft จะมีขนาด จำกัด (25Mb, 25Mb, 20Mb ตามลำดับ) เช่นเดียวกับ ISP ของคุณเช่น Comcast, Time Warner, AT&T และอื่น ๆ เช่นกัน (ปกติประมาณ 10 Mb).

ในกรณีส่วนใหญ่เมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่เกินไปหรือมากเกินไปเราจะใช้บริการคลาวด์ซึ่งมีจำนวนมากและให้พื้นที่ว่างเพียงพอในการส่งไฟล์ส่วนใหญ่ บ่อยกว่าไม่เพียงอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์ไดรฟ์แล้วแชร์ได้รวดเร็วและเชื่อถือได้มากกว่าอีเมล เรามีวิธีการใช้งานที่สะดวกสบายซึ่งจะอธิบายวิธีส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านอีเมลในกรณีที่คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม.

คุณไม่ควรมีปัญหาหากมีการส่งไฟล์หลายไฟล์ แต่เมื่อคุณเริ่มแนบรูปภาพหรือเอกสารนับสิบ ๆ สิ่งต่าง ๆ อาจดูอึดอัดเล็กน้อย ลองใช้บริการคลาวด์อีกครั้ง เราแนะนำให้คุณซิปหลายไฟล์ก่อนที่จะส่งออก Windows มีการรองรับดั้งเดิมสำหรับไฟล์ zip ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องกังวลว่าผู้รับของคุณจะไม่สามารถเปิดได้.

โปรดตรวจสอบบทความนี้ซึ่งอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับไฟล์ซิป.

ดูเหมือนว่าเป็นสถานที่ที่ดีในการยุติการสนทนาไฟล์แนบ มันไม่ได้เป็นเรื่องที่ซับซ้อน แต่ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook หรือ Gmail หรืออีเมลอื่นการส่งไฟล์อาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมเพียงไม่กี่ขั้นตอน.

ในตอนนี้เราได้ครอบคลุมส่วนพื้นฐานที่สุดของพลังอีเมลของ Outlook - ที่อยู่ติดต่อที่อยู่การเขียนทั้งหมดล้วนเป็นเรื่องง่าย ขณะนี้มีสิ่งที่แนบมาคุณมีความรู้รอบรู้ในสิ่งที่เรียบง่าย.

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะก้าวขึ้นเกมของเรา เมื่อคุณใช้ Outlook และสะสมอีเมลคุณจะต้องเรียนรู้วิธีจัดการโดยใช้เครื่องมือเช่นขั้นตอนและกฎอย่างรวดเร็วซึ่งเราจะพูดถึงในคุณลักษณะที่จะเกิดขึ้น ในระหว่างนี้และเช่นเคยเราขอแนะนำให้คุณแสดงความคิดเห็นกับเราในฟอรัมสนทนาของเรา.