วิธีการป้องกันเอกสารและไฟล์ PDF ด้วยเจ้าของและรหัสผ่านผู้ใช้ใน LibreOffice

การปกป้องไฟล์ PDF มีสองวิธี: รหัสผ่านเจ้าของและรหัสผ่านผู้ใช้ เราจะอธิบายวัตถุประสงค์ของแต่ละข้อและแสดงวิธีการใช้งานกับไฟล์ PDF ของคุณ.

รหัสผ่านเจ้าของหรือสิทธิ์อนุญาตให้คุณใช้การอนุญาตกับไฟล์ PDF ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่ต้องการอนุญาตให้พิมพ์ไฟล์ PDF หรือแยกหน้าคุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการอนุญาตและไม่อนุญาตและใช้รหัสผ่านของเจ้าของกับไฟล์ PDF รหัสผ่านเจ้าของอาจถูกเรียกว่ารหัสผ่านหลัก มันเป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณเปลี่ยนการอนุญาตเหล่านั้นได้.

รหัสผ่านผู้ใช้หรือรหัสผ่านอนุญาตให้คุณกำหนดให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านเพื่อดู PDF หากพวกเขาไม่ป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องไฟล์ PDF จะไม่เปิดขึ้น.

มีบริการออนไลน์มากมายสำหรับปกป้องไฟล์ PDF เช่น PDFProtect แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มรหัสผ่านไปยังเอกสารสำคัญคุณอาจไม่สะดวกในการอัปโหลดไปยังบริการที่คุณไม่รู้จัก ดังนั้นเราจะเน้นที่ตัวเลือกออฟไลน์ที่ดีที่สุดในคู่มือนี้.

เราได้กล่าวถึงวิธีการสร้างไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Microsoft Word แต่เพียงเพิ่มรหัสผ่านผู้ใช้ ไม่มีตัวเลือกในการเพิ่มรหัสผ่านของเจ้าของ เราได้ทำการวิจัยและพบตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการปกป้องไฟล์ PDF ของคุณแบบออฟไลน์คือ LibreOffice ชุดสำนักงานฟรี เราจะแสดงวิธีการปกป้องเอกสาร Microsoft Word หรือ LibreOffice Writer ด้วยรหัสผ่านและวิธีสร้างไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านจากเอกสาร.

หมายเหตุ: เราใช้ไฟล์ Word ในตัวอย่างของเรา แต่คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันกับเอกสาร LibreOffice Writer (ไฟล์. odt) คุณยังสามารถเปิดไฟล์ PDF ใน LibreOffice พวกเขาเปิดใน LibreOffice Draw แม้ว่าคุณจะอยู่ใน Writer, Calc หรือ Impress แต่ขั้นตอนสำหรับการป้องกันรหัสผ่านใน Draw นั้นเหมือนกับโปรแกรม LibreOffice อื่น ๆ และอธิบายไว้ใน“ วิธีแปลงเอกสารเป็น ส่วนไฟล์ PDF ป้องกันด้วยรหัสผ่าน” ด้านล่าง คุณจะแปลงไฟล์ PDF ที่ไม่มีการป้องกันไปเป็นไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน.

วิธีเพิ่มรหัสเปิดและสิทธิ์รหัสผ่านไปยังเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มให้ดาวน์โหลด LibreOffice และติดตั้งหรือคุณสามารถดาวน์โหลดรุ่นพกพาหากคุณไม่ต้องการติดตั้ง LibreOffice เปิด LibreOffice Writer จากนั้นเปิดไฟล์ Word คลิกลูกศรลงที่ปุ่ม "บันทึก" บนแถบเครื่องมือและเลือก "บันทึกเป็น" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นนำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเอกสารที่ได้รับการป้องกัน ตัวอย่างของเราเราจะแทนที่เอกสารต้นฉบับ หากคุณต้องการบันทึกเอกสารที่ได้รับการป้องกันเป็นไฟล์ใหม่ให้ป้อนชื่ออื่นสำหรับไฟล์ในกล่อง“ ชื่อไฟล์” ในการป้องกันรหัสผ่านของเอกสารให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ บันทึกด้วยรหัสผ่าน” จากนั้นคลิก“ บันทึก”.

หากคุณกำลังแทนที่ไฟล์ต้นฉบับกล่องโต้ตอบยืนยันบันทึกเป็นจะปรากฏขึ้น คลิก“ ใช่” เพื่อแทนที่ไฟล์.

ในกล่องโต้ตอบกำหนดรหัสผ่านคุณสามารถระบุรหัสผ่านสองประเภทเช่นเดียวกับรหัสผ่านผู้ใช้และเจ้าของสำหรับไฟล์ PDF หากต้องการให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านเพื่อดูเอกสาร (เช่นรหัสผ่านผู้ใช้) ให้พิมพ์รหัสผ่านในกล่อง“ ป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิด” และกล่อง“ ยืนยันรหัสผ่าน” ใต้“ รหัสผ่านการเข้ารหัสไฟล์” หากคุณต้องการป้องกันเอกสารจากการแก้ไข (เช่นรหัสผ่านของเจ้าของ) ให้คลิก“ ตัวเลือก” ตรงกลางกล่องโต้ตอบและพิมพ์รหัสผ่านในช่อง“ ป้อนรหัสผ่านเพื่ออนุญาตให้แก้ไข” และกล่อง“ ยืนยันรหัสผ่าน” ภายใต้ รหัสผ่านการแชร์ไฟล์.

หมายเหตุ: รหัสผ่านการแชร์ไฟล์ใช้งานได้กับเอกสาร LibreOffice Writer เท่านั้นไม่ใช่เอกสาร Word หากคุณต้องการใช้รหัสผ่านการแชร์ไฟล์ให้บันทึกเอกสารของคุณเป็นไฟล์. odt ซึ่งเป็นตัวเลือกแรกในรายการแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นภาพด้านบน.

การป้อนรหัสผ่านเพื่ออนุญาตให้แก้ไขโดยอัตโนมัติทำให้เอกสารเปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว หากคุณต้องการเปิดไฟล์ในโหมดอ่านอย่างเดียวโดยค่าเริ่มต้นโดยไม่มีรหัสผ่านให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ เปิดไฟล์อ่านอย่างเดียว” แล้วปล่อยให้กล่องรหัสผ่านอยู่ใต้รหัสผ่านการแชร์ไฟล์ว่าง.

คลิก“ ตกลง”.

หากคุณใช้รหัสผ่านที่เปิดกับเอกสารในครั้งต่อไปที่คุณเปิดไฟล์คุณจะถูกขอให้ป้อนรหัสผ่านที่เปิด.

หากไฟล์ของคุณเป็นเอกสาร LibreOffice Writer (.odt) และคุณกำหนดรหัสผ่านการแชร์ไฟล์ให้กับเอกสารนั้นจะถูกเปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว หากต้องการแก้ไขเอกสารให้คลิกปุ่ม“ แก้ไขเอกสาร” ในแถบสีเหลือง.

คุณจะถูกขอให้ป้อนรหัสผ่านการแชร์ไฟล์เพื่อให้สามารถแก้ไขไฟล์ได้.

วิธีแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

คุณยังสามารถแปลงเอกสาร Word หรือเอกสาร LibreOffice เป็นไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและใช้รหัสผ่านผู้ใช้และเจ้าของได้ ทำได้โดยเปิดเอกสารจากนั้นเลือก“ ส่งออกเป็น PDF” จากเมนูไฟล์.

ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก PDF ให้คลิกแท็บ“ ความปลอดภัย”.

ภายใต้การเข้ารหัสไฟล์และการอนุญาตมีขั้นตอนแรกคือ "ไม่มีชุดรหัสผ่านที่เปิด" (รหัสผ่านผู้ใช้) และ "ไม่มีชุดรหัสผ่านการอนุญาต" (รหัสผ่านเจ้าของ) ในการตั้งรหัสผ่านเหล่านี้คลิก“ ตั้งรหัสผ่าน”.

ในกล่องโต้ตอบตั้งรหัสผ่านภายใต้ตั้งรหัสผ่านที่เปิดให้ป้อนรหัสผ่านผู้ใช้สองครั้งที่จะต้องใช้ในการดูไฟล์ PDF ภายใต้ตั้งรหัสผ่านการอนุญาตให้ป้อนรหัสผ่านของเจ้าของที่จะป้องกันไม่ให้ไฟล์ PDF ถูกพิมพ์แก้ไขหรือดึงเนื้อหาออกมา คลิก“ ตกลง”.

หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านทั้งคู่ แต่เราแนะนำให้คุณทำเพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น ไฟล์ PDF ที่ใช้รหัสผ่านเพียงหนึ่งในสองรหัสเท่านั้น (อย่างใดอย่างหนึ่ง) จะไม่ปลอดภัยเท่ากับไฟล์ที่ใช้รหัสผ่านทั้งคู่ Planet PDF อธิบายว่าทำไมรหัสผ่านสองรหัสถึงดีกว่าหนึ่งเมื่อทำการรักษาความปลอดภัยไฟล์ PDF.

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบตัวเลือก PDF และสถานะของรหัสผ่านที่คุณตั้งไว้จะปรากฏใต้ปุ่มตั้งรหัสผ่าน หากคุณเลือกที่จะตั้งรหัสผ่านที่ได้รับอนุญาต (เจ้าของ) ตัวเลือกทางด้านขวาของกล่องโต้ตอบจะเปิดใช้งาน หากคุณไม่ต้องการให้ใครพิมพ์เอกสารหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารใด ๆ ให้เลือก“ ไม่อนุญาต” ภายใต้การพิมพ์และการเปลี่ยนแปลง หากคุณต้องการ จำกัด ประเภทการพิมพ์และการเปลี่ยนแปลงที่สามารถทำได้เลือกตัวเลือกอื่นภายใต้การพิมพ์และการเปลี่ยนแปลง หากคุณไม่ต้องการให้ใครคัดลอกเนื้อหาจากไฟล์ PDF ของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "เปิดใช้งานการคัดลอกเนื้อหา" เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงขอแนะนำให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "เปิดใช้การเข้าถึงข้อความสำหรับเครื่องมือการเข้าถึง" คลิก“ ส่งออก”.

ในกล่องโต้ตอบ“ ส่งออก” ให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ป้อนชื่อไฟล์ในช่อง“ ชื่อไฟล์” และคลิก“ บันทึก”.

หากคุณกำหนดรหัสผ่านที่เปิด (ผู้ใช้) ให้กับไฟล์ PDF คุณจะถูกถามรหัสผ่านนั้นในครั้งถัดไปที่คุณเปิด.

คุณจะเห็น“ (ปลอดภัย)” ทางด้านขวาของชื่อไฟล์ในแถบชื่อแสดงว่าเป็นไฟล์ PDF ที่เข้ารหัส.

หากคุณใช้รหัสผ่านที่ได้รับอนุญาต (เจ้าของ) กับไฟล์ PDF และเลือกที่จะไม่อนุญาตให้พิมพ์คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือก“ พิมพ์” จะเป็นสีเทาเมื่อคุณคลิกแท็บ“ ไฟล์”.

ขั้นตอนสำหรับการเพิ่มรหัสผ่านที่เปิดและสิทธิ์ในเอกสารและสำหรับการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านจะเหมือนกันใน LibreOffice Calc, Impress และ Draw เช่นกัน.