วิธีแทรกบล็อกข้อความอย่างรวดเร็วใน Microsoft Word ด้วย AutoText

เราทุกคนมีข้อความจำนวนมากที่เราต้องพิมพ์เป็นประจำเช่นที่อยู่ชื่อหรือวลีที่ยาวหรือแม้แต่ตารางและรูปภาพที่คุณใช้บ่อย คุณลักษณะข้อความอัตโนมัติใน Word ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บข้อความเหล่านี้และแทรกข้อความเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วด้วยการกดปุ่มไม่กี่ครั้งดังนั้นคุณจึงเสียเวลาในการพิมพ์น้อยลง.

คุณลักษณะ AutoText เป็นส่วนหนึ่งของ Office มาเป็นเวลานาน แต่ตอนนี้เป็นส่วนหนึ่งของ Quick Parts ซึ่งถูกเพิ่มไปยัง Office 2007 นอกจากรายการ AutoText แล้วคุณสมบัติ Quick Parts ยังช่วยให้คุณสามารถแทรกคุณสมบัติของเอกสาร (เช่นชื่อและผู้แต่ง ) และฟิลด์ (เช่นวันที่และหมายเลขหน้า) รายการย่อส่วนและข้อความอัตโนมัติเป็นที่รู้จักกันว่า "หน่วยการสร้าง" และ Word มาพร้อมกับหน่วยการสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนมาก คุณยังสามารถเพิ่มแบบเอกสารสำเร็จรูปที่กำหนดเองได้มากเท่าที่คุณต้องการ.

หมายเหตุ: ก่อนหน้านี้เราได้เขียนเกี่ยวกับวิธีอ้างอิงข้อความจากเอกสารอื่นใน Word เพื่อให้คุณสามารถแทรกเนื้อหาที่ใช้ซ้ำได้ลงในเอกสารอื่นที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ เคล็ดลับที่กล่าวถึงในบทความนั้นคล้ายกับการใช้รายการ AutoText อย่างไรก็ตามเมื่อเนื้อหาถูกแทรกโดยใช้รายการ AutoText เนื้อหานั้นจะไม่ได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนรายการ AutoText.

มีซอฟต์แวร์อื่น ๆ อยู่ที่นั่นเช่นฟรี PhraseExpress สำหรับ Windows ที่ทำงานทั้งระบบที่คล้ายกัน มันยอดเยี่ยมมากเพราะมันทำงานได้ในทุกแอพพลิเคชั่นไม่ใช่แค่ Word แต่ AutoText นั้นมีข้อดีของมันเองนั่นคือมันมีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากขึ้น (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Word ที่เฉพาะเจาะจง) กว่า PhraseExpress ดังนั้นหากคุณไม่ได้รับอนุญาตให้ติดตั้งโปรแกรมของ บริษัท อื่นในคอมพิวเตอร์ที่ทำงานของคุณคุณยังสามารถใช้ AutoText ได้.

คุณสามารถเก็บรายการข้อความอัตโนมัติในเทมเพลตไม่ใช่ในเอกสารด้วยตนเอง โดยค่าเริ่มต้นรายการ AutoText ใหม่จะถูกเก็บไว้ในแม่แบบ Normal.dotm สิ่งนี้จำกัดความพร้อมของรายการ AutoText ของคุณไปยังเครื่องของคุณเท่านั้นเว้นแต่ว่าคุณจะใช้แม่แบบ Normal.dotm ของคุณร่วมกับเครื่องอื่น ๆ คุณสามารถเพิ่มรายการ AutoText ให้กับเทมเพลตที่กำหนดเองได้ แต่มีข้อ จำกัด เกี่ยวกับเรื่องนี้ที่เราจะกล่าวถึงต่อไปในบทความนี้.

วิธีการสร้างรายการ AutoText ใหม่

ในการเริ่มต้นสร้างเอกสาร Word ใหม่และป้อนเนื้อหา (ข้อความรูปภาพตาราง ฯลฯ ) ที่คุณต้องการเพิ่มเป็นรายการ AutoText จากนั้นเน้นเนื้อหาและคลิกแท็บ“ แทรก”.

หากคุณต้องการให้ข้อความรายการ AutoText ของคุณถูกจัดเก็บด้วยการจัดรูปแบบย่อหน้าสำหรับย่อหน้าทั้งหมดในรายการรวมถึงย่อหน้าสุดท้ายตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใส่เครื่องหมายย่อหน้าท้ายท้ายย่อหน้าสุดท้ายในการเลือกของคุณ เครื่องหมายย่อหน้าจะจัดเก็บการจัดรูปแบบสำหรับย่อหน้า เมื่อคุณไม่ได้เลือกเครื่องหมายย่อหน้าท้ายย่อหน้าย่อหน้านั้นจะเป็นลักษณะย่อหน้าของข้อความโดยรอบเมื่อคุณแทรก หากคุณไม่เห็นเครื่องหมายย่อหน้าท้ายแต่ละย่อหน้าคุณสามารถเลือกที่จะแสดงเครื่องหมายเหล่านั้นในตัวเลือก การจัดรูปแบบอักขระใด ๆ ที่คุณนำไปใช้กับเนื้อหา AutoText ของคุณจะถูกเก็บไว้ในรายการ AutoText โดยอัตโนมัติ.

ในส่วน“ ข้อความ” คลิกปุ่ม“ สำรวจส่วนด่วน” และเลื่อนเมาส์ไปที่“ ข้อความอัตโนมัติ” บนเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก "บันทึกสิ่งที่เลือกลงในแกลเลอรีข้อความอัตโนมัติ" จากเมนูย่อย.

หมายเหตุ: คุณอาจสังเกตเห็นตัวเลือก“ บันทึกส่วนที่เลือกไปยังแกลเลอรีชิ้นส่วนด่วน” ที่มีอยู่โดยตรงในเมนู“ ส่วนด่วน” ตัวเลือกนี้เพิ่มข้อความที่เลือกเป็นรายการ“ ส่วนด่วน” ไม่ใช่รายการ“ AutoText” รายการ“ ส่วนด่วน” และ“ ข้อความอัตโนมัติ” เป็นทั้งแบบเอกสารสำเร็จรูป คุณสามารถเพิ่มรายการดังกล่าวได้ แต่เราจะหารือเกี่ยวกับการเพิ่มเป็นรายการบันทึก AutoText.

กล่องโต้ตอบ“ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่” จะปรากฏขึ้น ป้อนชื่อสำหรับรายการ AutoText ในกล่องแก้ไข“ ชื่อ”.

เราขอแนะนำให้สร้างชื่อของรายการ AutoText ของคุณแตกต่างกันมากพอดังนั้นคุณต้องพิมพ์อักขระสองสามตัวของชื่อเพื่อแทรกแต่ละรายการลงในเอกสาร หากรายการข้อความอัตโนมัติหลายรายการมีชื่อที่คล้ายกันมากคุณจะต้องพิมพ์ชื่อให้เพียงพอเพื่อให้ Word ทราบว่าคุณต้องการแทรกรายการใด.

คุณยังสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่สำหรับรายการนี้ รายการแบบเลื่อนลง“ หมวดหมู่” มีตัวเลือก“ สร้างหมวดหมู่ใหม่” ที่ให้คุณเพิ่มรายการข้อความอัตโนมัตินี้ลงในหมวดหมู่ที่กำหนดเอง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยน "คลังภาพ" ที่รายการถูกสร้างขึ้น.

รายการตัวเลือก "ตัวเลือก" ช่วยให้คุณระบุวิธีการแทรกรายการลงในเอกสาร หากคุณแทรกข้อความเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นชื่อ บริษัท ให้เลือก "แทรกเนื้อหาเท่านั้น" ซึ่งจะแทรกเนื้อหาของรายการแบบอินไลน์ที่เคอร์เซอร์ นอกจากนี้คุณยังสามารถแทรกเนื้อหาเป็นย่อหน้าของมันเองหรือบนหน้าของมันเอง (เหมาะสำหรับการสร้างใบปะหน้ามาตรฐาน).

ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับรายการแบบเลื่อนลง“ บันทึกใน” นี่จะบันทึกรายการ AutoText ในแม่แบบปกติของคุณ.

เมื่อคุณตั้งค่ารายการ AutoText ใหม่แล้วให้คลิก“ ตกลง”.

เมื่อคุณปิดเอกสาร Word ล่าสุดที่คุณเปิดกล่องโต้ตอบต่อไปนี้อาจแสดงการถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเทมเพลต Normal.dotm หรือไม่หากคุณได้เปิดใช้ตัวเลือกเพื่อขอให้บันทึกเทมเพลตปกติ หากต้องการบันทึกรายการ AutoText ของคุณในเทมเพลต“ Normal.dotm” ให้คลิก“ บันทึก”.

วิธีแทรกรายการ AutoText ลงในเอกสาร

ตอนนี้เราได้สร้างรายการ AutoText ใหม่มาแทรกในเอกสาร สร้างเอกสาร Word ใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่ คลิกแท็บ“ แทรก” อีกครั้งและเลื่อนเมาส์ไปที่“ ข้อความอัตโนมัติ” บนเมนูแบบเลื่อนลง คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการ AutoText ที่คุณเพิ่มนั้นมีอยู่ในเมนูย่อย“ AutoText” โดยตรง เลือกเพื่อแทรกเนื้อหาในรายการนั้น.

นอกจากนี้คุณยังสามารถแทรกรายการ AutoText เพียงแค่เริ่มพิมพ์ชื่อของรายการ AutoText ป๊อปอัพขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นพร้อมชื่อของรายการ AutoText ที่ตรงกันและคำแนะนำที่บอกให้คุณกด“ Enter” เพื่อแทรก กด "Enter" เพื่อแทรกรายการ AutoText ทั้งหมดลงในเอกสารของคุณ คุณสามารถกด“ F3”.

เนื้อหาของรายการ AutoText จะถูกแทรกพร้อมด้วยการขึ้นบรรทัดใหม่และการจัดรูปแบบ.

เพื่อให้การแทรกรายการข้อความอัตโนมัติรวดเร็วและง่ายขึ้นคุณสามารถเพิ่มปุ่ม“ ข้อความอัตโนมัติ” ลงในแถบเครื่องมือด่วน.

วิธีเปิดใช้งาน "แสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ"

หากคุณไม่เห็นคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์ชื่อรายการ AutoText ของคุณคุณอาจต้องเปิดตัวเลือก“ แสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ”.

หากต้องการเปิด“ แสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ” ให้เปิดเอกสาร Word ที่มีอยู่หรือสร้างขึ้นมาใหม่แล้วคลิกแท็บ "ไฟล์".

บนหน้าจอหลังเวทีคลิก "ตัวเลือก" ในรายการตัวเลือกทางด้านซ้าย.

คลิก“ ขั้นสูง” ในรายการของสินค้าทางด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word”.

ในส่วน "ตัวเลือกการแก้ไข" คลิกช่องทำเครื่องหมาย "แสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ" เพื่อให้มีเครื่องหมายถูกในกล่อง.

ตอนนี้คุณจะสามารถกด“ Enter” หลังจากพิมพ์ส่วนหนึ่งของชื่อของรายการ AutoText เพื่อแทรก.

วิธีการแก้ไขเนื้อหาของรายการ AutoText ที่มีอยู่

สมมติว่าคุณย้ายไปที่บ้านใหม่และคุณต้องเปลี่ยนที่อยู่ในรายการ AutoText ของคุณ ง่ายมากที่จะทำ เพียงพิมพ์รายการตามที่คุณต้องการในเอกสาร Word ใหม่เลือกรายการแล้วเข้าถึงเมนูย่อย "AutoText" ตามที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ เลือกตัวเลือก“ บันทึกสิ่งที่เลือกไปยังแกลเลอรีข้อความอัตโนมัติ” ในเมนูย่อยด้านล่างรายการข้อความอัตโนมัติที่มีอยู่.

ป้อนชื่อเดียวกันกับรายการ AutoText ที่มีอยู่ในกล่องแก้ไข "ชื่อ" และคลิก "ตกลง".

กล่องโต้ตอบการยืนยันจะปรากฏขึ้น คลิก“ ใช่” เพื่อแทนที่รายการ AutoText ก่อนหน้าด้วยรายการใหม่.

ตอนนี้คุณสามารถแทรกรายการ AutoText ที่อัปเดตลงในเอกสาร Word ใหม่หรือที่มีอยู่เดิมได้เหมือนที่เคยทำมาก่อน.

หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนรายการ AutoText จะไม่เปลี่ยนเนื้อหาของรายการนั้นในเอกสารที่มีอยู่ซึ่งคุณได้แทรกไว้แล้ว เนื้อหาที่แก้ไขของรายการ AutoText จะใช้เมื่อแทรกรายการเมื่อใดก็ได้หลังจากเปลี่ยน.

วิธีการแก้ไขคุณสมบัติของรายการ AutoText ที่มีอยู่

นอกเหนือจากการแก้ไขเนื้อหาของรายการ AutoText คุณยังสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติของรายการได้เช่นเทมเพลตที่จัดเก็บหมวดหมู่และอื่น ๆ.

เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้สร้างเอกสาร Word ใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่ คลิกแท็บ“ แทรก” จากนั้นคลิกปุ่ม“ สำรวจส่วนด่วน” ในส่วน“ ข้อความ” เลือก“ ตัวจัดโครงสร้างแบบกลุ่มอาคาร” บนเมนูแบบเลื่อนลง.

กล่องโต้ตอบ“ Building Blocks Organizer” จะปรากฏขึ้น รายการของ“ Building Block” ทั้งหมดจะแสดงขึ้นโดยแสดง“ ชื่อ” ของแต่ละรายการและจะมี“ แกลเลอรี”,“ หมวดหมู่” และ“ เทมเพลต” ซึ่งจะแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรตาม“ แกลลอรี่” รายการ "ที่อยู่" ใหม่ของเราอยู่ในรายการด้านบนเนื่องจากอยู่ในแกลเลอรี "AutoText" คลิกที่รายการเพื่อเลือก ตัวอย่างของรายการจะปรากฏทางด้านขวาของกล่องโต้ตอบ.

หลังจากเลือกรายการ“ ที่อยู่” คลิก“ แก้ไขคุณสมบัติ” ด้านล่างรายการของ“ Building Block”.

กล่องโต้ตอบเดียวกันจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณสร้างรายการ AutoText อย่างไรก็ตามในตอนนี้เรียกว่า "Modify Building Block" เรากำลังจะเปลี่ยน“ ตัวเลือก” เป็น“ แทรกเนื้อหาในย่อหน้าของมันเองดังนั้นที่อยู่จะถูกแทรกโดยเริ่มต้นจากบรรทัดแยกต่างหากแม้ว่าเคอร์เซอร์จะอยู่ที่ท้ายบรรทัดอื่น คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว.

กล่องโต้ตอบการยืนยันจะปรากฏขึ้นอีกครั้งยืนยันว่าคุณต้องการแทนที่รายการ AutoText ด้วยรายการที่แก้ไข คลิก“ ใช่”.

วิธีการลบรายการ AutoText

หากคุณค้นพบว่าคุณไม่ต้องการรายการ AutoText อีกต่อไปคุณสามารถลบได้จากชุดของแบบเอกสารสำเร็จรูป ในการลบรายการ AutoText ให้เปิดกล่องโต้ตอบ“ Building Blocks Organizer” ดังที่อธิบายไว้ในส่วนสุดท้าย เลือกรายการ AutoText ที่คุณต้องการลบและคลิก“ ลบ” ใต้รายการของ“ Building Block”.

ไดอะลอกบ็อกซ์ยืนยันจะแสดงขึ้นเพื่อถามว่าคุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการลบแบบเอกสารสำเร็จรูปที่เลือกในกรณีนี้รายการข้อความอัตโนมัติ คลิก“ ใช่” เพื่อลบรายการ คุณจะกลับไปที่กล่องโต้ตอบ คลิก“ ปิด” เพื่อปิดและกลับสู่เอกสารของคุณ.

ข้อความอัตโนมัติปรากฏขึ้นเพื่อเล่นโวหารหนึ่งเมื่อใช้แม่แบบกำหนดเอง เราทดสอบการเพิ่มรายการ AutoText ในเทมเพลตที่กำหนดเอง แต่เมื่อเราสร้างเอกสารใหม่โดยยึดตามเทมเพลตนั้นรายการ AutoText จะไม่สามารถใช้ได้ อย่างไรก็ตามเมื่อเราสร้างเอกสารใหม่โดยยึดตามแม่แบบปกติและจากนั้นแนบแม่แบบกำหนดเองไปยังเอกสารนั้นรายการ AutoText ก็พร้อมใช้งาน ดังนั้นหากคุณต้องการบันทึกรายการ AutoText ในเทมเพลตที่กำหนดเองของคุณโปรดแนบเทมเพลตกับเอกสารของคุณหลังจากที่สร้างพวกเขามิฉะนั้นรายการ AutoText ของคุณจะไม่สามารถใช้ได้ หากคุณค้นพบเป็นอย่างอื่นโปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น.

Word รุ่นเก่ากว่า (2003 และก่อนหน้า) อนุญาตให้คุณคัดลอกรายการ AutoText จากเทมเพลตหนึ่งไปยังอีกเทมเพลตหนึ่ง อย่างไรก็ตามสำหรับ Word 2007 นั้นฟังก์ชันการทำงานนั้นถูกลบออกไป.