วิธีการอ้างอิงข้อความจากเอกสารอื่น ๆ ใน Microsoft Word

คุณอาจมีข้อความที่คุณพิมพ์บ่อยครั้งในเอกสาร Word ของคุณเช่นที่อยู่ แทนที่จะพิมพ์ข้อความนี้ใหม่ทุกครั้งที่คุณต้องการคุณสามารถใส่ข้อความธรรมดานี้ลงในเอกสาร Word หนึ่งเอกสารและอ้างอิงในเอกสารอื่น - มันจะอัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสารทั้งหมดของคุณหากคุณเปลี่ยน.

สมมติว่าคุณต้องการใส่ที่อยู่ในส่วนท้ายของเอกสารของคุณ แต่ที่อยู่เปลี่ยนไปเป็นครั้งคราว คุณสามารถจัดเก็บที่อยู่ในเอกสาร Word ทั่วไปที่แยกต่างหากและใช้ฟิลด์ในรายงานของคุณเพื่อดึงข้อความจากเอกสารทั่วไปและอัปเดตเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลง เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการทำเช่นนี้.

ในการเริ่มต้นให้สร้างเอกสาร Word ใหม่ที่จะใช้เป็นที่เก็บของคุณสำหรับที่อยู่ที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสาร Word อื่น ๆ บันทึกไว้ในสถานที่ที่จะสามารถเข้าถึงได้โดยเอกสารอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นอย่าบันทึกลงในไดรฟ์เครือข่ายที่คุณไม่สามารถเข้าถึงได้เสมอ.

เราจะใช้บุ๊กมาร์กเพื่ออ้างถึงที่อยู่ในเอกสารทั่วไปของเรา พิมพ์สตริงข้อความที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสารอื่น (ในกรณีของเราคือที่อยู่) สร้างบุ๊กมาร์กโดยการไฮไลต์ชื่อและไปที่แทรก> บุ๊กมาร์กและตั้งชื่อเช่น "ที่อยู่" ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับบุ๊กมาร์กใน Word สำหรับข้อมูลในการสร้าง.

โปรดทราบว่าชื่อบุ๊คมาร์คไม่สามารถมีช่องว่างใด ๆ เราขอแนะนำให้ใส่ชื่อบุ๊กมาร์กข้างบนแต่ละรายการไว้ในไฟล์ข้อมูลทั่วไปของคุณเพื่อให้คุณทราบได้ง่ายว่าจะใช้ชื่อใดในรายการ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะมีรายการที่ใช้ซ้ำได้จำนวนมากในเอกสารทั่วไปนี้ ในตัวอย่างของเราเราเพิ่มที่อยู่ของเราลงในเอกสารข้อมูลทั่วไปและใส่ชื่อบุ๊กมาร์ก“ ที่อยู่” เหนือรายการ.

เมื่อคุณเพิ่มรายการลงในเอกสารทั่วไปของคุณแล้วคุณสามารถบันทึกและปิด เปิดเอกสารที่คุณต้องการแทรกที่อยู่และวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความนั้นดำเนินไป ตัวอย่างของเราเราจะเพิ่มส่วนท้ายและใส่ที่อยู่ที่นั่น.

เราจะใช้รหัสฟิลด์ INCLUDETEXT เพื่ออ้างถึงบุ๊กมาร์กที่เราสร้างในเอกสารทั่วไป ในการทำสิ่งนี้ให้กด“ Ctrl + F9” เพื่อใส่เครื่องหมายวงเล็บสำหรับรหัสฟิลด์.

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถพิมพ์วงเล็บทั่วไปรอบรหัสฟิลด์ได้ คุณต้องใช้“ Ctrl + F9” เพื่อใส่วงเล็บประเภทที่ถูกต้อง.

เคอร์เซอร์จะอยู่ระหว่างวงเล็บโดยอัตโนมัติ พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ระหว่างเครื่องหมายวงเล็บแทนที่“” ด้วยพา ธ เต็มของสัมบูรณ์เป็น Word ทั่วไปของคุณที่มีชื่อที่คุณต้องการแทรก แทนที่“” ด้วยชื่อคั่นหน้าที่คุณกำหนดให้กับรายการในเอกสารทั่วไป.

INCLUDETEXT "" 

หมายเหตุ: อย่าใส่เครื่องหมายวงเล็บในรหัสฟิลด์.

ตัวอย่างเช่นเราพิมพ์ข้อความต่อไปนี้ระหว่างวงเล็บรหัสฟิลด์:

INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ เอกสาร \\ ข้อมูลทั่วไป \\ ที่อยู่ CommonInformation.docx"

หมายเหตุ: คุณต้องใช้แบ็กสแลชสองครั้งในพา ธ เหมือนกับที่เราทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องหมายคำพูดแบบตรงไม่ใช่คำพูดอัจฉริยะเมื่อพิมพ์รหัสด้านบนลงในฟิลด์.

หากต้องการดึงที่อยู่จากเอกสารทั่วไปและใส่ลงในรหัสเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งป้อนให้คลิกขวาที่รหัสพื้นที่แล้วเลือก“ อัพเดตฟิลด์” จากเมนูป๊อปอัพ.

ที่อยู่จะแสดงในเอกสาร เครื่องหมายวงเล็บยังคงแสดงอยู่หากคุณมีตัวเลือก“ แสดงบุ๊กมาร์ก” ใน ดูบทความของเราเกี่ยวกับบุ๊กมาร์กเพื่อเรียนรู้วิธีปิดตัวเลือกนี้ นอกจากนี้รหัสเขตอาจถูกแรเงา อย่างไรก็ตามคุณสามารถปิดสิ่งนี้ได้.

หากคุณต้องการเปลี่ยนรหัสฟิลด์คุณสามารถแสดงรหัสอีกครั้งแทนที่จะเป็นผลลัพธ์ ในการทำสิ่งนี้ให้คลิกขวาที่รายการผลลัพธ์และเลือก“ สลับรหัสฟิลด์” จากเมนูป๊อปอัพ ข้อความที่คุณพิมพ์ลงในรหัสสนามจะปรากฏขึ้นอีกครั้งและคุณสามารถแก้ไขได้ เพียงอัปเดตฟิลด์เพื่อแสดงผลลัพธ์ใหม่.

เมื่อคุณสร้างเอกสารทั่วไปของคุณแล้วคุณสามารถใช้มันเพื่อเก็บรายการอื่น ๆ ที่คุณพิมพ์ลงในเอกสาร Word ของคุณได้ เพียงใช้ฟิลด์ INCLUDETEXT แยกต่างหากในเอกสาร Word ของคุณสำหรับข้อมูลแต่ละชิ้นที่คุณต้องการแทรกจากเอกสารทั่วไปของคุณโดยอัตโนมัติ.