วิธีการลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel

เมื่อคุณทำงานกับสเปรดชีตใน Microsoft Excel และคัดลอกแถวโดยไม่ตั้งใจหรือถ้าคุณกำลังสร้างสเปรดชีตรวมของอีกหลายคนคุณจะพบแถวที่ซ้ำกันซึ่งคุณต้องลบ นี่อาจเป็นงานที่ไม่ต้องใช้ความระมัดระวังซ้ำซากใช้เวลา แต่มีหลายเทคนิคที่ทำให้ง่ายขึ้น.

เริ่มต้นใช้งาน

วันนี้เราจะพูดถึงวิธีการที่ใช้งานง่ายสำหรับการระบุและลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel หากคุณไม่มีไฟล์ที่มีแถวที่ซ้ำกันในตอนนี้อย่าลังเลที่จะดาวน์โหลดทรัพยากรที่มีประโยชน์ของเราที่มีแถวที่ซ้ำกันหลายแถวที่สร้างขึ้นสำหรับบทช่วยสอนนี้ เมื่อคุณดาวน์โหลดและเปิดทรัพยากรหรือเปิดเอกสารของคุณเองคุณก็พร้อมที่จะดำเนินการต่อไป.

ตัวเลือก 1 - ลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel

หากคุณกำลังใช้ Microsoft Office Suite คุณจะได้เปรียบเล็กน้อยเนื่องจากมีคุณสมบัติในตัวสำหรับการค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน.

เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการกำหนดเป้าหมายสำหรับการค้นหาของคุณ ในกรณีนี้เราจะเลือกทั้งตารางโดยกดปุ่ม "ควบคุม" และ "A" ในเวลาเดียวกัน (Ctrl + A).

เมื่อคุณเลือกตารางเรียบร้อยแล้วคุณจะต้องคลิกที่แท็บ "ข้อมูล" ที่ด้านบนของหน้าจอจากนั้นเลือกฟังก์ชั่น“ ลบรายการที่ซ้ำกัน” ดังที่แสดงด้านล่าง.

เมื่อคุณคลิกที่มันแล้วกล่องโต้ตอบขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น คุณจะสังเกตเห็นว่าแถวแรกถูกยกเลิกการเลือกโดยอัตโนมัติ สาเหตุของการทำเช่นนี้คือช่องทำเครื่องหมาย "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว".

ในกรณีนี้เราไม่มีส่วนหัวใด ๆ เนื่องจากตารางเริ่มต้นที่“ แถว 1” เราจะยกเลิกการเลือกช่อง“ ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว” เมื่อคุณทำเช่นนั้นคุณจะสังเกตเห็นว่าทั้งตารางได้รับการเน้นอีกครั้งและส่วน "คอลัมน์" เปลี่ยนจาก "ซ้ำซ้อน" เป็น "คอลัมน์ A, B และ C"

หลังจากที่เลือกทั้งตารางแล้วคุณเพียงกดปุ่ม“ ตกลง” เพื่อลบรายการที่ซ้ำทั้งหมด ในกรณีนี้แถวทั้งหมดที่มีข้อมูลที่ซ้ำกันยกเว้นแถวหนึ่งจะถูกลบและรายละเอียดของการลบจะแสดงในกล่องโต้ตอบป๊อปอัพ.

ตัวเลือก 2 - การกรองขั้นสูงใน Excel

เครื่องมือที่สองที่คุณสามารถใช้ใน Excel เพื่อระบุและลบรายการที่ซ้ำกันคือ“ ตัวกรองขั้นสูง” วิธีนี้ใช้กับ Excel 2003 ให้เราเริ่มต้นใหม่อีกครั้งโดยเปิดสเปรดชีต Excel ในการจัดเรียงสเปรดชีตของคุณคุณจะต้องเลือกทั้งหมดโดยใช้ "การควบคุม" และ "A" ดังที่แสดงไว้ก่อนหน้า.

หลังจากเลือกตารางของคุณแล้วให้คลิกที่แท็บ "ข้อมูล" และในส่วน "เรียงลำดับและกรองข้อมูล" คลิกที่ปุ่ม "ขั้นสูง" ดังที่แสดงด้านล่าง หากคุณใช้ excel 2003 คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง“ ข้อมูล” จากนั้นเลือก“ ตัวกรอง” จากนั้น“ ตัวกรองขั้นสูง…”

ตอนนี้คุณจะต้องเลือกช่องทำเครื่องหมาย "บันทึกที่ไม่ซ้ำเท่านั้น".

เมื่อคุณคลิกที่“ ตกลง” เอกสารของคุณควรมีรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดยกเว้นที่ลบออกไป ในกรณีนี้เหลืออีกสองรายการเนื่องจากพบรายการที่ซ้ำกันครั้งแรกในแถวที่ 1 วิธีนี้จะถือว่ามีส่วนหัวในตารางของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการลบแถวแรกคุณจะต้องลบมันเองในกรณีนี้ หากคุณมีส่วนหัวแทนที่จะเป็นรายการซ้ำในแถวแรกจะมีสำเนาที่เหลืออยู่เพียงชุดเดียว.

ตัวเลือก 3 - แทนที่

วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีสำหรับสเปรดชีตขนาดเล็กหากคุณต้องการระบุแถวทั้งหมดที่ซ้ำกัน ในกรณีนี้เราจะใช้ฟังก์ชั่น "แทนที่" อย่างง่ายที่สร้างขึ้นในผลิตภัณฑ์ Microsoft Office ทั้งหมด คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการทำงาน.

เมื่อเปิดแล้วคุณจะต้องเลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการค้นหาและแทนที่และคัดลอก คลิกที่เซลล์แล้วกด“ ควบคุม” และ“ C” (Ctrl + C).

เมื่อคุณคัดลอกคำที่คุณต้องการค้นหาคุณจะต้องกดปุ่ม "ควบคุม" และ "H" เพื่อเปิดฟังก์ชั่นแทนที่ เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถวางคำที่คุณคัดลอกลงในส่วน“ ค้นหาอะไร:” โดยกด“ ควบคุม” และ“ V” (Ctrl + V).

เมื่อคุณระบุสิ่งที่คุณต้องการแล้วให้กดปุ่ม“ ตัวเลือก >>” เลือกช่องทำเครื่องหมาย "จับคู่เนื้อหาเซลล์ทั้งหมด" เหตุผลนี้คือบางครั้งคำของคุณอาจปรากฏในเซลล์อื่นด้วยคำอื่น ๆ หากคุณไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้คุณสามารถลบเซลล์ที่คุณต้องการเก็บไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าอื่น ๆ ทั้งหมดตรงกับที่แสดงในภาพด้านล่าง.

ตอนนี้คุณจะต้องป้อนค่าในกล่อง“ แทนที่ด้วย:” สำหรับตัวอย่างนี้เราจะใช้หมายเลข“ 1” เมื่อคุณป้อนค่ากด“ แทนที่ทั้งหมด”

คุณจะสังเกตเห็นว่าค่าทั้งหมดที่ตรงกับ "dulpicate" ได้ถูกเปลี่ยนเป็น 1 เหตุผลที่เราใช้หมายเลข 1 ก็คือมันมีขนาดเล็กและโดดเด่น ตอนนี้คุณสามารถระบุแถวที่มีเนื้อหาที่ซ้ำกันได้อย่างง่ายดาย.

ในการเก็บสำเนาที่ซ้ำกันหนึ่งชุดเพียงวางข้อความต้นฉบับกลับเข้าไปในแถวแรกที่ถูกแทนที่ด้วย 1.

ตอนนี้คุณได้ระบุแถวทั้งหมดที่มีเนื้อหาที่ซ้ำกันให้ผ่านเอกสารและกดปุ่ม“ ควบคุม” ค้างไว้ในขณะที่คลิกที่จำนวนของแต่ละแถวซ้ำกันดังที่แสดงด้านล่าง.

เมื่อคุณเลือกแถวทั้งหมดที่จำเป็นต้องลบออกให้คลิกขวาที่ตัวเลขที่เป็นสีเทาและเลือกตัวเลือก“ ลบ” เหตุผลที่คุณต้องทำเช่นนี้แทนที่จะกดปุ่ม "ลบ" บนคอมพิวเตอร์ของคุณคือมันจะลบแถวมากกว่าเนื้อหา.

เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะสังเกตเห็นว่าแถวที่เหลือทั้งหมดของคุณเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน.