วิธีการลบข้อมูลส่วนบุคคลที่ซ่อนอยู่ Microsoft Office เพิ่มลงในเอกสารของคุณ

Microsoft Office บันทึกข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร Office ของคุณรวมถึงระยะเวลาที่คุณใช้งานชื่อของทุกคนที่ทำงานกับเอกสารเมื่อสร้างเอกสารและเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า.

ก่อนที่คุณจะเผยแพร่เอกสาร Office แบบสาธารณะหรือส่งให้ใครบางคนคุณอาจต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสารและลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ข้อมูลเมตานี้สามารถละเมิดความเป็นส่วนตัวของคุณหรือน่าอาย.

ดูและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่

บน Office 2013 หรือ Office 2010 ให้คลิกเมนูไฟล์คลิกข้อมูลและเครื่องมือตรวจสอบเอกสารจะอยู่ด้านหน้าและกึ่งกลางแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนที่อาจมีในเอกสาร ข้อมูลนี้ชัดเจนกว่าในเวอร์ชันเก่ากว่าของ Office แต่ก็ยังพลาดได้ง่ายถ้าคุณไม่ทราบ Office จะเพิ่มข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้ลงในเอกสารของคุณ.

ใน Office 2007 คลิกปุ่ม Office orb บน ribbon ชี้ไปที่จัดเตรียมและคลิกตรวจสอบเอกสาร.

หากต้องการดูข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ในเอกสารให้คลิกปุ่มตรวจสอบปัญหาคลิกตรวจสอบเอกสารแล้วเลือกประเภทของข้อมูลเมตาที่คุณต้องการตรวจสอบเอกสาร คุณสามารถปล่อยให้ตัวเลือกทั้งหมดที่เลือกไว้เพื่อตรวจสอบเอกสารสำหรับข้อมูลเมตาทุกประเภท.

คลิกตรวจสอบและ Office จะตรวจสอบเอกสารสำหรับข้อมูลเมตา คลิกปุ่มลบทั้งหมดถัดจากประเภทข้อมูลเมตาเพื่อลบออก.

โปรดทราบว่าคุณจะไม่สามารถกู้คืนข้อมูลเมตานี้ส่วนใหญ่ได้หลังจากลบแล้ว ด้วยเหตุผลนี้ Microsoft แนะนำให้สร้างสำเนาใหม่ของเอกสาร (ใช้คุณลักษณะบันทึกเป็น) ก่อนที่จะลบข้อมูลเมตาและเผยแพร่เอกสาร จากนั้นคุณจะมีสำเนาเอกสารพร้อมเมทาดาทา แน่นอนถ้าคุณไม่ต้องการข้อมูลเมตานี้เลยคุณสามารถลบได้โดยไม่ต้องกังวลกับการเก็บรักษาสำเนาไว้.

ข้อมูลเมตาชนิดใดที่ Office บันทึก?

Office บันทึกคุณสมบัติของเอกสารรวมถึงรายละเอียดเช่นผู้แต่งหัวเรื่องหัวเรื่องวันที่ที่คุณสร้างเอกสารเมื่อคุณแก้ไขครั้งล่าสุดและระยะเวลาที่คุณใช้งานเอกสาร คุณสมบัติเหล่านี้จะมีชื่อของเทมเพลตที่คุณใช้ในขณะที่สร้างเอกสารส่วนหัวอีเมลและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง นี่อาจเป็นเรื่องที่น่าอาย - ตัวอย่างเช่นคุณอาจส่งรายงาน TPS ไปยังหัวหน้าของคุณและบอกว่าคุณใช้เวลาตลอดทั้งวันในการทำงานด้วยตัวเอง แต่ข้อมูลเมตาสามารถเปิดเผยได้ว่าคุณทำงานกับรายงาน TPS เพียงไม่กี่นาทีร่วมมือกับคนอื่น ๆ และคุณใช้เทมเพลตชื่อ“ เทมเพลตรายงาน TPS ไร้ประโยชน์” เมื่อสร้างขึ้น ยังมีความเป็นส่วนตัวอื่น ๆ อยู่ที่นี่ - คุณอาจต้องการเผยแพร่เอกสารบนเว็บโดยไม่มีชื่อของคุณเชื่อมโยง แต่ชื่อของคุณจะปรากฏในคุณสมบัติของเอกสารโดยค่าเริ่มต้น.

ส่วนหัวท้ายกระดาษลายน้ำและข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนอาจรวมอยู่ด้วย แต่จะไม่ปรากฏหากคุณทำคร่าวๆคร่าวๆของเอกสาร เครื่องมือจะบอกคุณว่าเอกสารของคุณมีข้อมูลนี้หรือไม่.

หากคุณร่วมมือกับบุคคลอื่นในขณะที่เขียนเอกสารมันจะมีข้อมูลมากขึ้น ข้อมูลเมตาจะแสดงชื่อของทุกคนที่ทำงานในเอกสารรวมถึงความคิดเห็นเครื่องหมายการแก้ไขคำอธิบายประกอบหมึกและเอกสารรุ่นก่อนหน้า หากคุณกำลังเผยแพร่เอกสารที่คุณทำงานอยู่คุณอาจต้องการลบข้อมูลทั้งหมดแทนที่จะแบ่งปัน.

วิธีหยุด Office จากการบันทึกข้อมูลเมตา

น่าเสียดายที่คุณจะต้องใช้เครื่องมือตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจากเอกสารแต่ละฉบับก่อนที่คุณจะเผยแพร่หรือแชร์กับใครบางคน ไม่มีวิธีการในการลบข้อมูลนี้จากเอกสารหลายรายการพร้อมกันและไม่มีการตั้งค่าทั้ง Office เพื่อป้องกัน Office ไม่ให้ใช้ข้อมูลนี้กับเอกสาร.

อย่างไรก็ตามคุณสามารถให้ Office ลบข้อมูลเมตาโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณบันทึกไฟล์ คุณต้องใช้การตั้งค่านี้กับเอกสารแต่ละรายการที่คุณใช้ - เป็นการตั้งค่าเฉพาะเอกสารไม่ใช่การตั้งค่าทั้งระบบ.

เพื่อป้องกันไม่ให้ Office บันทึกข้อมูลเมตาพร้อมกับเอกสารของคุณคลิกเมนูไฟล์คลิกตัวเลือกและเลือกหมวดหมู่ศูนย์ความเชื่อถือ คลิกปุ่มการตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือและเลือกตัวเลือกความเป็นส่วนตัว เปิดใช้งานตัวเลือก“ ลบข้อมูลส่วนบุคคลจากคุณสมบัติไฟล์เมื่อบันทึก” หากปรากฏเป็นสีเทาให้คลิกปุ่มตัวตรวจสอบเอกสารด้านล่างเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารและลบข้อมูลส่วนบุคคลของเอกสารทั้งหมด จากนั้นคุณควรจะสามารถคลิกที่ช่องทำเครื่องหมาย.

จำไว้ว่าคุณจะต้องเปลี่ยนตัวเลือกนี้สำหรับเอกสารแต่ละฉบับแยกกัน.

ข้อมูลนี้มีประโยชน์และบางอย่างก็มีความสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันหรือสำหรับ บริษัท เพื่อติดตามว่าใครทำงานในเอกสาร แต่เมื่อถึงเวลาเผยแพร่เอกสารคุณอาจต้องการลบข้อมูลเมตานี้.