วิธีการ จำกัด การป้อนข้อมูลใน Excel ด้วยการตรวจสอบข้อมูล

หากคุณใช้สเปรดชีต Excel เพื่อรวบรวมข้อมูลจากบุคคลอื่น แต่พบว่าพวกเขามักเติมข้อมูลผิดประเภทในเซลล์ที่วางแผนไว้อย่างถูกต้องการตรวจสอบข้อมูลจะช่วยได้.

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณ จำกัด เซลล์เฉพาะเพื่ออนุญาตข้อมูลที่จัดรูปแบบอย่างถูกต้องเท่านั้น หากมีคนเข้ามาในสิ่งที่ไม่ควรจะมีเช่น "อาหารกลางวันที่สนามบิน" แทนที่จะเป็น "$ 15.68" ในรายงานค่าใช้จ่าย - Excel จะปฏิเสธการป้อนข้อมูลจนกว่าพวกเขาจะทำ คิดว่ามันเป็นวิธีการที่ก้าวร้าวเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะไม่เสียเวลาของคุณ.

ตัวอย่างเช่นนี่คือแผ่นงานรายงานค่าใช้จ่ายพื้นฐานสำหรับวิธีการ Geek สมมติว่าเราต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนป้อนค่าตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นสกุลเงินเท่านั้น (เช่นตัวเลขบางตัวตามด้วยจุดทศนิยมตามด้วยตัวเลขอีกสองหลัก) ลงในเซลล์บางเซลล์.

ก่อนอื่นให้เลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ จำกัด.

สลับไปที่แท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon แล้วคลิกปุ่ม "การตรวจสอบข้อมูล" หากหน้าต่างของคุณไม่เต็มขนาดและคุณไม่เห็นป้ายกำกับนั่นเป็นไอคอนที่มีสองกล่องแนวนอนเครื่องหมายถูกสีเขียวและวงกลมไขว้สีแดง.

ในหน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนแท็บ“ การตั้งค่า” คลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ อนุญาต” ที่นี่คุณสามารถตั้งค่าประเภทอินพุตเฉพาะเพื่ออนุญาตสำหรับเซลล์ที่คุณเลือก สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายของเราเราจะยืนยันว่าผู้ใช้ใส่ตัวเลขที่มีค่าทศนิยมสองค่าดังนั้นเราจะเลือกตัวเลือก“ ทศนิยม” คุณยังสามารถเลือกเกณฑ์อื่น ๆ เช่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์มีข้อความเวลาหรือวันที่ข้อความที่มีความยาวเฉพาะหรือแม้กระทั่งการตรวจสอบความถูกต้องที่คุณกำหนดเอง.

ข้อมูลประเภทใดก็ตามที่คุณเลือกในเมนูแบบเลื่อนลง“ อนุญาต” จะเปลี่ยนตัวเลือกที่คุณมีในส่วนที่เหลือของแท็บ“ การตั้งค่า” เนื่องจากเราต้องการค่าตัวเลขที่สอดคล้องกับสกุลเงินเราจึงตั้งค่าแบบเลื่อนลง“ ข้อมูล” เป็น“ ระหว่าง” การตั้งค่า จากนั้นเรากำลังกำหนดค่าขั้นต่ำ 0.00 และค่าสูงสุด 10,000.00 ซึ่งเพียงพอสำหรับความต้องการของเรา.

ในการทดสอบของเราให้คลิก“ ตกลง” เพื่อใช้การตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องแล้วลองใส่ค่าที่ไม่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นหากเราพิมพ์“ แพนเค้ก” สำหรับค่าอาหารเช้าแทนค่าอาหารเราจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด.

แม้ว่าสิ่งนี้จะ จำกัด ผู้คนให้ป้อนเฉพาะประเภทข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ก็ไม่ได้ให้ความคิดเห็นใด ๆ กับพวกเขาเกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่จำเป็น ดังนั้นเรามาตั้งค่าเช่นกัน.

กลับไปที่หน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (ข้อมูล> การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบน Ribbon) คุณมีสองตัวเลือกที่นี่ (และคุณสามารถใช้ทั้งคู่ได้หากต้องการ) คุณสามารถใช้แท็บ“ ป้อนข้อความ” เพื่อให้เคล็ดลับเครื่องมือป๊อปอัปแสดงให้คนประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาเลือกเซลล์ที่เปิดใช้งานการตรวจสอบข้อมูล คุณยังสามารถใช้แท็บ“ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด” เพื่อกำหนดข้อผิดพลาดที่พวกเขาเห็นเมื่อพวกเขาป้อนข้อมูลผิดประเภท.

ลองสลับไปที่แท็บ "ป้อนข้อความ" ก่อน ที่นี่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือก“ แสดงข้อความเข้าเมื่อเลือกเซลล์” เปิดอยู่ จากนั้นให้เครื่องมือป้อนข้อมูลของคุณแนะนำชื่อเรื่องและข้อความบางส่วน ดังที่คุณเห็นด้านล่างเพียงคลิกในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่ปรากฏขึ้นเพื่อให้คนอื่นรู้ว่ามีอะไรคาดหวัง.

ในแท็บ“ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด” คุณสามารถปรับแต่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ผู้คนเห็นเมื่อพวกเขาป้อนข้อมูลผิดประเภท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานตัวเลือก“ แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง” เลือกสไตล์สำหรับข้อความแสดงข้อผิดพลาดจากดรอปดาวน์“ สไตล์” คุณสามารถไปกับ Stop (วงกลมสีแดงที่มี X), คำเตือน (สามเหลี่ยมสีเหลืองที่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์) หรือ Information (วงกลมสีน้ำเงินที่มีตัวพิมพ์เล็ก“ i”) ขึ้นอยู่กับความแรงของข้อความที่คุณต้องการ.

พิมพ์ชื่อสำหรับข้อความของคุณข้อความของข้อความนั้นแล้วกด“ ตกลง” เพื่อเสร็จสิ้น.

ตอนนี้ถ้ามีคนพยายามป้อนข้อมูลที่ไม่เหมาะสมข้อความแสดงข้อผิดพลาดนั้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเล็กน้อย (หรือประชดประชันหากคุณต้องการ).

มันเป็นบิตของ legwork พิเศษที่ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แต่มันสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากในภายหลังหากคุณใช้สเปรดชีตสำหรับการรวบรวมข้อมูลจากบุคคลอื่น มันมีประโยชน์แม้แต่ในการป้องกันความผิดพลาดของคุณเอง และนี่เป็นความจริงเป็นสองเท่าหากคุณตั้งค่าสูตรหรืองานอัตโนมัติใด ๆ ที่ใช้ข้อมูลนั้น.