วิธีตั้งวันหมดอายุเมื่อแชร์ไฟล์บน Google Drive

การแชร์ไฟล์จาก Google Drive เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอนุญาตให้ลูกค้าและผู้รับเหมาเข้าถึงเอกสารโดยไม่ต้องดาวน์โหลด หากคุณต้องการให้คนอื่นเข้าถึงไฟล์ได้ชั่วคราวคุณสามารถกำหนดวันหมดอายุอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์ไฟล์ นี่คือวิธี.

บันทึก: ในการใช้คุณลักษณะนี้ในฐานะเจ้าของเอกสารคุณต้องมีบัญชี G Suite แบบชำระเงิน คนที่คุณแบ่งปันเอกสารด้วย ไม่ ต้องมีบัญชีที่ชำระเงินเพื่อดูเอกสาร.

วิธีตั้งวันหมดอายุในไฟล์ Google Drive

เปิดไฟ Google Drive ที่เชื่อมโยงกับบัญชี G Suite ของคุณคลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการแชร์จากนั้นคลิก“ แชร์” บนเมนูบริบท.

เพิ่มที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณต้องการแชร์ไฟล์แล้วคลิกปุ่ม“ ส่ง” หากคุณส่งคำเชิญไปยังบัญชี Gmail คนเหล่านั้นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติไปยังรายการบุคคลที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ หากคุณส่งไปยังที่อยู่ประเภทอื่นแต่ละคนจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ที่นำไปยังไฟล์.

ตอนนี้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วคลิกคำสั่ง“ แชร์” อีกครั้ง.

คราวนี้เปิดตัวเลือกการแชร์ให้คลิกที่ลิงค์“ ขั้นสูง”.

ข้างข้อมูลผู้ติดต่อของแต่ละคนคุณจะเห็นไอคอนตัวจับเวลา คลิกที่มันเพื่อตั้งวันที่หมดอายุ.

จากที่นี่คลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ หมดอายุการเข้าถึง” เพื่อเลือก 7 วัน, 30 วันหรือเพื่อกำหนดวันหมดอายุที่กำหนดเอง.

การเลือกตัวเลือก“ วันที่กำหนดเอง” จะเปิดปฏิทินเพื่อให้คุณเลือกวันที่ที่แม่นยำยิ่งขึ้น.

หากคุณต้องการกำหนดวันที่หมดอายุสำหรับคนอื่น ๆ ให้คลิกตัวจับเวลาที่อยู่ถัดจากชื่อของพวกเขา คุณต้องกำหนดวันหมดอายุสำหรับแต่ละคน.

สุดท้ายคลิก“ บันทึกการเปลี่ยนแปลง” เพื่อสิ้นสุดการแก้ไขที่คุณทำกับผู้ใช้ทั้งหมด.

มีข้อแม้หนึ่งข้อที่คุณควรระวัง ตามค่าเริ่มต้นบุคคลที่คุณแชร์ด้วยสามารถดาวน์โหลดพิมพ์หรือคัดลอกไฟล์และหากพวกเขาทำเช่นนั้นพวกเขาจะสามารถเข้าถึงสำเนาเหล่านั้นหลังจากวันหมดอายุที่คุณกำหนดไว้ คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตให้ดูได้เท่านั้นจากนั้นเปิด“ ปิดการใช้งานตัวเลือกเพื่อดาวน์โหลดพิมพ์และคัดลอกสำหรับผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดู” เพื่อป้องกันสิ่งนี้ แต่คนเหล่านั้นจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้.

ถึงกระนั้นถ้าคุณมีคนที่ต้องการเพียงแค่การเข้าถึงชั่วคราวเพื่อดูหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารคุณลักษณะนี้ใช้งานได้ดี.