วิธีใช้คุณสมบัติการเปรียบเทียบของ Microsoft Word

หากคุณอยู่ในทีมงานที่ทำงานร่วมกันหรือคุณกำลังติดต่อกับงานแก้ไขหลาย ๆ อย่างของคุณเองสิ่งสำคัญคือคุณจะต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น ใน Microsoft Word ความสามารถในการเปรียบเทียบทุกความแตกต่างในเอกสารเกือบสองชุดที่เหมือนกันนั้นถูกสร้างขึ้นในเครื่องมือเปรียบเทียบ นี่คือวิธีการใช้งาน.

ก่อนอื่นให้เปิด Word และไฟล์เอกสารใด ๆ (อาจเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณกำลังเปรียบเทียบเอกสารอื่นทั้งหมดหรือเพียงแค่โครงการเปล่า) คลิกแท็บ "ตรวจสอบ" ที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อเปิดเมนู Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม "เปรียบเทียบ" มันจะอยู่ใกล้ด้านขวาของเมนู.

คลิก“ เปรียบเทียบ” อีกครั้งหากเมนูอื่นเปิดขึ้น จากนั้นในหน้าต่างใหม่ให้เลือกสองเอกสารของคุณ: เอกสาร“ ต้นฉบับ” (หรือก่อนหน้า) และเอกสาร“ แก้ไข” (หรือใหม่กว่า) หากคุณไม่เห็นในเมนูแบบเลื่อนลงให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ทางด้านขวาเพื่อเรียกดูเอกสารโดยใช้เบราว์เซอร์ไฟล์ของคุณ.

ภายใต้“ การเปลี่ยนแปลงป้ายกำกับด้วย” คุณสามารถตั้งค่าบันทึกย่อเพื่อช่วยให้คุณติดตามความแตกต่างที่เป็นของเอกสารใด ที่นี่ฉันจะติดป้ายกำกับของฉัน“ ในภายหลัง” เนื่องจากเป็นการแก้ไขต้นฉบับล่าสุด คุณสามารถเพิ่มแท็กไปยังเอกสารที่แก้ไข แต่คุณสามารถสลับระหว่างแท็กเหล่านั้นด้วยไอคอนลูกศรคู่.

คลิกปุ่ม "เพิ่มเติม" เพื่อดูตัวเลือกขั้นสูง ส่วนใหญ่เหล่านี้อธิบายด้วยตนเองและตัวเลือกทั้งหมดจะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น โปรดทราบว่าตัวเลือก“ แสดงการเปลี่ยนแปลงที่” ซึ่งแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนบุคคลทีละตัวอักษร (ช้ามาก) หรือทีละหนึ่งคำ.

คลิก“ ตกลง” Word จะเปิดการเลือกบานหน้าต่างที่ซับซ้อนในเอกสารเดียว จากซ้ายไปขวาคุณจะเห็นรายการการเปลี่ยนแปลงแยกรายการมุมมองแบบเต็มของเอกสาร“ แก้ไข” พร้อมเครื่องหมายสีแดงบนขอบซ้ายเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงและบานหน้าต่างคู่แสดงเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไขซ้อนกัน การเลื่อนด้วยล้อเลื่อนของเมาส์จะเลื่อนทั้งสามของบานหน้าต่างหลักพร้อมกัน แต่คุณสามารถใช้แถบเลื่อนทางด้านขวาของแต่ละบานเพื่อเลื่อนบานหน้าต่างแต่ละบานไปยังแต่ละบาน.

บานหน้าต่างการแก้ไขมีประโยชน์มากที่สุดที่นี่ มันแสดงการเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่างสิ่งที่ถูกลบและสิ่งที่ถูกเพิ่มตามลำดับจากด้านบนของเอกสารไปยังด้านล่าง มันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมที่จะเห็นความแตกต่างของข้อความและการจัดรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว การคลิกที่รายการใด ๆ ในบานหน้าต่างการแก้ไขจะเลื่อนบานหน้าต่างอื่น ๆ ไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้องทันที เรียบร้อย!

เมื่อคุณใช้แท็บการแก้ไขเพื่อค้นหาการแก้ไขเฉพาะคุณสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างตรงกลาง คลิก "ยอมรับ" หรือ "ปฏิเสธ" (ตามด้วยการกระทำที่เกี่ยวข้อง) เพื่อเก็บหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงตามลำดับ.

คุณสามารถบันทึกเอกสารที่เปรียบเทียบนี้เป็นไฟล์แยกที่จะไม่ส่งผลกระทบต่อเอกสารใด ๆ ที่คุณกำลังดูอยู่ เพียงคลิกไฟล์> บันทึกเป็นและบันทึกเหมือนเอกสาร Word อื่น ๆ.

โปรดทราบว่าคุณลักษณะการเปรียบเทียบไม่พร้อมใช้งานหากเอกสารใดมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือการเปลี่ยนแปลงนั้นได้รับการคุ้มครองใน Word คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ในเอกสารแต่ละรายการได้โดยคลิกตรวจสอบ> ติดตามการเปลี่ยนแปลง.