วิธีการใช้ Trello เพื่อทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย
Trello สามารถเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการสื่อสารกับทีมของคุณจัดระเบียบความคิดและทำหน้าที่เป็น“ ไวท์บอร์ดอินเทอร์เน็ต” ซึ่งผู้คนสามารถระดมสมองร่วมกันและทำงานร่วมกันในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน.
หลังจากที่คุณสร้างบอร์ดคุณสามารถเริ่มเพิ่มสมาชิกของโครงการที่จะสร้างทีม หากต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกที่แท็บ“ แสดงเมนู” ทางด้านขวามือที่นี่.
เมื่อคุณมีสมาชิกทั้งหมดของบอร์ดของคุณรวบรวมและพร้อมที่จะไปคุณสามารถเริ่มเพิ่มรายการใหม่ ชื่อของรายการเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์ของวิธีที่คุณต้องการจัดการงานที่มอบหมายและวิธีที่คุณต้องการจัดการเนื้อหาโดยรวม.
ตัวอย่างเช่นเราได้แสดงแนวคิดที่แตกต่างกันด้านล่าง ในแต่ละรายการคุณจะพบตัวเลือก“ เพิ่มบัตร” ซึ่งคุณสามารถคลิกที่นี่.
เมื่อการ์ดถูกสร้างขึ้นในรายการคลิกเข้าไปแล้วคุณจะเห็นหน้าต่างที่มีลักษณะดังนี้:
และมันอยู่ในการ์ดเหล่านี้ซึ่งองค์กรจริงเริ่มต้นขึ้น ทุกอย่างตั้งแต่การเพิ่มสมาชิกไปที่“ สมัครสมาชิกการ์ด” (หมายถึงพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนไม่ว่าจะทางอีเมลหรือโทรศัพท์เมื่อมีการดำเนินการใหม่) จนถึงการติดฉลากการ์ดสำหรับส่วนย่อยที่เกิดขึ้นในปุ่มที่อยู่ด้านข้าง.
คุณสามารถแก้ไขคำอธิบายของการ์ดได้ (เช่น "ระดมสมองเท่านั้น" ลิงก์ไปยังงานวิจัยที่เกี่ยวข้องคลิป YouTube และอื่น ๆ ) รวมทั้งสร้าง "รายการตรวจสอบ" ดูด้านข้างที่นี่.
รายการตรวจสอบเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการบัตรแต่ละใบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมได้รับข้อมูลล่าสุดอย่างสม่ำเสมอว่าชิ้นส่วนใดของโครงการในเวลาใดเวลาหนึ่ง ในการเพิ่มรายการตรวจสอบและเติมด้วยรายการใหม่เพียงเลื่อนเมาส์ไปที่ปุ่ม "รายการตรวจสอบ" คลิก "เพิ่ม" และเริ่มกรอกภารกิจ.
การตั้งค่าอื่น ๆ ในการ์ดแต่ละใบมีตัวเลือกในการเพิ่มวันที่ครบกำหนดซึ่งสามารถอัปเดตหรือแก้ไขโดยสมาชิกที่ได้รับอนุญาตบนการ์ด.
ฟีดกิจกรรมสามารถพบได้ในเมนูด้านขวาและตราบใดที่การ์ดไม่ได้ทำเครื่องหมายเป็น "ส่วนตัว" การกระทำทั้งหมดของทีมของคุณสามารถมองเห็นได้จากง่าย ๆ ไปตามกระแส.
คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างของ Trello คือสามารถแนบไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดลงในการ์ดได้ ไม่มีการขุดผ่านโฟลเดอร์ Dropbox มากมายด้วยรหัสผ่านที่ซับซ้อนหรือพยายามให้ใครคนหนึ่งจัดระเบียบสิทธิ์การใช้งานไดรฟ์อย่างถูกต้องด้วย Trello ทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่ที่นั่นและพร้อมที่จะดาวน์โหลดทันทีจากเซิร์ฟเวอร์.
แต่ในกรณีที่ทีมของคุณยังไม่พร้อมที่จะ "ปล่อย" Dropbox ของพวกเขาบริการจะทำงานร่วมกับบริการคลาวด์ยอดนิยมจำนวนมากโดยอัตโนมัติและจะช่วยให้คุณแนบเนื้อหาตรงจากบัญชีที่เชื่อมโยงของคุณเอง.
ถัดไปนี่คือที่มาของฉลาก.
ป้ายกำกับเป็นชื่อเล่นสากลที่สามารถให้คุณแยกส่วนของคุณออกเป็นส่วนย่อย ๆ ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่นพูดว่าคุณมีบางอย่างในรายการ“ มอบหมาย” ของคุณ แต่คุณไม่รู้ว่าแผนกไหนเป็นของบทความ?
ป้ายกำกับช่วยให้คุณสามารถระบุเนื้อหาที่เป็นรหัสสีได้อย่างรวดเร็วดังนั้นใครก็ตามที่ติดอยู่กับการ์ดจะสามารถรับรู้ได้อย่างรวดเร็วว่าเป็นใครและวัตถุประสงค์ของการมอบหมายนั้นคืออะไร คิวภาพนี้สร้างขึ้นเพื่อระบบการจัดวางที่ง่ายไม่เหมือนกับแท็บสีที่คุณจะเห็นอยู่ด้านบนของโฟลเดอร์เรียงกลับเข้าไปในตู้เอกสาร.
สุดท้ายคุณสามารถเลือกที่จะ "แชร์" การ์ดกับใครก็ได้ทางอีเมลหรือเพียงแค่ลิงก์ในพื้นที่เวิร์กโฟลว์ของคุณนอกเครือข่าย Trello.
คุณสมบัติพิเศษที่สนุกสนานกว่าของ Trello รวมถึงตัวเลือกในการเพิ่มสติกเกอร์ที่เป็นมิตรลงในการ์ดหรือสมาชิกซึ่งบางส่วนนั้นรวมอยู่ในการเป็นสมาชิกขั้นพื้นฐานและห้องสมุดพิเศษทั้งหมดซึ่งจะเปิดขึ้นหากคุณสมัคร Trello Gold สมัครสมาชิกรายเดือน.
ชั้นธุรกิจจะได้รับสติ๊กเกอร์เหมือนกัน แต่แทนที่จะจ่าย $ 5 ต่อเดือนโดยรวมคุณสามารถเลือกที่จะให้สมาชิกพรีเมี่ยมแก่พนักงานแต่ละคนในราคาลดพิเศษเพียง $ 3.75 ต่อคน.
การตั้งค่าเพิ่มเติมในแถบเมนูจะช่วยให้คุณควบคุมการอนุญาตสำหรับสมาชิกในทีมของคุณอย่างรอบคอบรวมถึงผู้ที่สามารถอ่านการ์ดที่สามารถแสดงความคิดเห็นได้และผู้ที่มีตัวเลือกในการเก็บถาวรลบหรือย้ายการบ้านเก่าที่มีอยู่แล้ว วัตถุประสงค์ของพวกเขา.
ที่นี่คุณจะพบเมนู "เพิ่มพลัง" รวมถึงตัวเลือกเพื่อดูการมอบหมายและเจ้าของทั้งหมดในรูปแบบปฏิทินพร้อมวันครบกำหนดและตารางการจับคู่รวมถึงตัวเลือกเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณ " ลงคะแนน” ในการ์ดใดการ์ดหนึ่งโดยเฉพาะ.
แนวคิดเบื้องหลังระบบการลงคะแนนคือถ้าทุกคนไม่สามารถเห็นด้วยกับความคิดหรือการมอบหมายให้ทำงานในครั้งต่อไปคุณสามารถเปิดพื้นเพื่อโหวต ตัวเลือกใดก็ได้ที่ได้รับคะแนนโหวตสูงสุดคือโครงการต่อไปที่ได้รับการส่งผ่าน.
หากบอร์ดเดียวไม่เพียงพอมีตัวเลือกให้เพิ่มมากขึ้น การแบ่งกลุ่มแรงงานของคุณด้วยวิธีนี้สามารถช่วยล้าง crosstalk ที่มากเกินไประหว่างแผนกต่าง ๆ และเป็นตัวเลือกที่ดีเสมอหากคุณกังวลเกี่ยวกับสิทธิ์หรือผู้ที่เห็นโครงการส่วนตัวดำเนินการก่อนที่พวกเขาจะพร้อมสำหรับสาธารณชนทั่วไป.
เมื่อการ์ดใช้งานตามวัตถุประสงค์แล้วคุณสามารถเก็บมันไว้ในที่เก็บได้อย่างเรียบร้อยด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว เอกสารเก่าจะเก็บเนื้อหาไว้นานกว่า 30 วันก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวรดังนั้นโปรดอย่าส่งสิ่งใด ๆ ลงในพื้นที่ของ Trello นี้จนกว่าคุณจะแน่ใจว่าคุณได้ทำไปแล้ว.
Trello สามารถเป็นวิธีที่เป็นประโยชน์และเข้าถึงได้ง่ายสำหรับคุณและสมาชิกทุกคนในทีมของคุณเพื่อจัดระเบียบผ่านความวุ่นวายที่วุ่นวายของวันทำงาน ด้วยการใช้คุณสมบัติและลูกเล่นมากมายคุณสามารถทำให้สมองของคุณชัดเจนติดตามโครงการและความกว้างของงานที่ได้รับมอบหมายเผยแพร่ตรงเวลาทุกครั้ง.
