เก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook คืออะไรและทำงานอย่างไร
หากคุณใช้เครื่องมือล้างข้อมูลกล่องจดหมายคุณจะเห็นปุ่มเก็บถาวรอัตโนมัติ แต่คุณอาจต้องระวังวิธีการทำงานและสิ่งที่จะทำ นี่คือสิ่งที่มันทำและวิธีที่คุณสามารถนำไปใช้.
การคลิกปุ่มเก็บถาวรอัตโนมัติทำให้กระบวนการแกว่งไปตามโฟลเดอร์ทั้งหมดใน Outlook และใช้กฎการเก็บถาวรอัตโนมัติที่คุณตั้งค่าไว้ (ไม่ต้องกังวลกฎการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้นคือการไม่ทำอะไรเลยดังนั้นคุณไม่สามารถทำอันตรายใด ๆ คลิกที่ปุ่ม) แต่ถ้าคุณต้องการที่จะย้ายรายการเก่าของคุณไปยังที่เก็บถาวรที่พวกเขาออกไปเก็บถาวรอัตโนมัติเป็นวิธีที่คุณอัตโนมัติกระบวนการ มาดูการตั้งค่าและใช้งานกันดีกว่า.
วิธีเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ
ก่อนอื่นคุณต้องเปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติและเลือกการตั้งค่า ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูงแล้วคลิกปุ่ม“ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ”.
ตราบใดที่ตัวเลือก“ Run AutoArchive every” ปิดอยู่ (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) AutoArchive จะไม่ทำงาน.
เมื่อคุณเปิดตัวเลือก "เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกครั้ง" ตัวเลือกทั้งหมดจะพร้อมใช้งานในขณะนี้.
แตกต่างจากการล้างข้อมูลบนโฟลเดอร์ซึ่งมีหน้าต่างการตั้งค่าเดียวในตัวเลือกไฟล์จากนั้นให้คุณเรียกใช้การตั้งค่าเหล่านั้นกับโฟลเดอร์ใด ๆ ที่คุณชอบเป็นงานที่ทำด้วยตนเองการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติที่แสดงที่นี่ แต่ละโฟลเดอร์ที่เปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติสามารถใช้การตั้งค่าเริ่มต้นเหล่านี้หรือคุณสามารถใช้การตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์ที่แตกต่างกันถ้าคุณต้องการ เราจะผ่านวิธีการในภายหลัง แต่ตอนนี้มาดูการตั้งค่าเริ่มต้น.
วิธีการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
สิ่งแรกที่ควรสังเกตคือเมื่อเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติแล้วมันจะทำงานทุก ๆ 14 วัน คุณสามารถเปลี่ยนที่ใช้ลูกศรขึ้นและลงหรือโดยพิมพ์ตัวเลขในและคุณสามารถเลือกค่าใด ๆ จาก 1 ถึง 60 วัน คุณสามารถพิมพ์ตัวเลขสองหลักใดก็ได้ แต่ถ้ามากกว่า 60, Outlook จะแสดงข้อความข้อผิดพลาดเมื่อคุณคลิก“ ตกลง” และคุณจะต้องเปลี่ยนค่าก่อนที่จะบันทึก.
ตัวเลือกถัดไป -“ แสดงผลก่อนที่จะเก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน” - ให้คุณเลือกว่าจะให้ Outlook แสดงพรอมต์ก่อนที่จะมีการเก็บถาวรอัตโนมัติเกิดขึ้น พรอมต์นี้ให้คุณตรวจสอบการตั้งค่าหรือยกเลิกการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัตินี้หากคุณต้องการ.
ส่วนที่เหลือของการตั้งค่าเกี่ยวข้องกับรายการที่จะถูกเก็บถาวรและสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการเก็บถาวร ตัวเลือกแรกที่นี่ - "ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)" - เกี่ยวข้องกับอีเมลที่มีวันหมดอายุเพิ่มไว้ สิ่งนี้จะไม่มีผลกับงานหรือเหตุการณ์แม้ว่าคุณจะเปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์เหล่านั้น.
การตั้งค่าที่เหลือจะมีผลกับทุกรายการไม่ใช่เฉพาะอีเมล นี่หมายถึงเหตุการณ์ในปฏิทินงานบันทึกย่อและรายการบันทึกประจำวัน.
สมมติว่าคุณเปิด "เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า" ไว้การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับ Outlook จะย้ายรายการที่เก่ากว่า 6 เดือนไปยังไฟล์. pst ใหม่ที่แยกต่างหากชื่อถาวร (ตามค่าเริ่มต้น) และทำให้สิ่งนี้ปรากฏในบานหน้าต่างนำทางใน Outlook เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงรายการที่เก็บถาวรได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนค่า“ ล้างรายการที่เก่ากว่า” เป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ 1 วันถึง 60 เดือนเลือกไฟล์. pst อื่นเพื่อเก็บถาวรรายการหรือเลือก“ ลบรายการเก่าอย่างถาวร”
ถูกเตือนว่าการลบนี้จะข้ามโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบและรายการของคุณจะถูกลบออกจาก Outlook อย่างสิ้นเชิง คุณอาจยังสามารถเข้าถึงได้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ แต่คุณไม่ควรเชื่อถือ เลือกตัวเลือกนี้เฉพาะเมื่อคุณต้องการลบรายการอย่างถาวร.
เมื่อคุณคลิก“ ตกลง” การเก็บถาวรอัตโนมัติจะเปิดใช้งาน มันจะทำงานตามค่า "Run AutoArchive ทุกค่า" ที่คุณเลือก (ทุก 14 วันโดยค่าเริ่มต้น) เริ่มตั้งแต่วันนี้ ดังนั้นเมื่อคุณเปิดใช้งานคุณควรคาดหวังให้มันทำงานได้ค่อนข้างเร็ว ในการทดสอบของเราใช้เวลาน้อยกว่าสิบนาทีในการเปิดและรับพรอมต์แจ้งให้เราทราบว่าระบบเก็บถาวรอัตโนมัติกำลังทำงานอยู่ การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงานตามค่าเริ่มต้นในบางโฟลเดอร์เท่านั้นดังนั้นหากคุณต้องการให้มันทำงานบนโฟลเดอร์เฉพาะหรือคุณต้องการกำหนดวิธีการทำงานบนโฟลเดอร์ต่างๆ.
วิธีการเปิดและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์ต่าง ๆ
เมื่อคุณเปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติระบบจะทำงานตามค่าเริ่มต้นกับโฟลเดอร์ต่อไปนี้เท่านั้น:
- รายการที่ถูกส่ง
- รายการที่ถูกลบ
- เครื่องรีดผ้า
- งาน
หากคุณต้องการให้มันทำงานในโฟลเดอร์อื่น ๆ คุณจะต้องเปิดมันสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ (หรือปิดมันในโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์ที่คุณไม่ต้องการให้ทำงาน) ทำได้โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทางและคลิก“ คุณสมบัติ”
คุณยังสามารถเข้าถึงคุณสมบัติโฟลเดอร์โดยเลือกโฟลเดอร์> คุณสมบัติโฟลเดอร์ใน Ribbon (สำหรับโฟลเดอร์เช่นปฏิทินและงานที่ไม่ปรากฏในบานหน้าต่างนำทางนี่เป็นวิธีเดียวในการเข้าถึงคุณสมบัติโฟลเดอร์) นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกให้ตรงไปที่การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติซึ่งช่วยให้คุณประหยัดได้เมื่อคุณ ' ภายในโฟลเดอร์คุณสมบัติ.
ในหน้าต่างคุณสมบัติโฟลเดอร์คลิกแท็บเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อเข้าถึงการตั้งค่าสำหรับโฟลเดอร์นั้น.
สำหรับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่การตั้งค่า“ ไม่ต้องเก็บถาวรข้อมูลในโฟลเดอร์นี้” จะเป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าเมื่อกระบวนการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานโฟลเดอร์จะถูกละเว้นและไม่มีรายการใด ๆ ในนั้นจะถูกเก็บถาวร หากคุณต้องการรวมโฟลเดอร์ให้เปิดตัวเลือก“ เก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น”.
หรือหากคุณต้องการให้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์นี้แตกต่างจากค่าเริ่มต้นให้เปิด "เก็บโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้" และแก้ไขการตั้งค่าตามความต้องการของคุณ.
หากคุณต้องการส่งคืนโฟลเดอร์ทั้งหมดเพื่อใช้การตั้งค่าเริ่มต้นคุณสามารถกลับไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูง> การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติและคลิกปุ่ม“ ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดทันที” ที่จะเปลี่ยนโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เปิด“ เก็บโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้” เพื่อให้เปิด“ เก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น” แทน.
เมื่อคุณได้รับการตั้งค่าเริ่มต้นการเก็บถาวรอัตโนมัติและการตั้งค่าต่อโฟลเดอร์ตั้งค่าตามที่คุณต้องการคุณสามารถปล่อยให้กระบวนการทำงานอย่างเงียบ ๆ ในพื้นหลังปล่อยให้พื้นที่ว่างสำหรับคุณและทำให้โฟลเดอร์ไม่แน่นเกินไป.
