สร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel โดยใช้การตรวจสอบข้อมูล

หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel ที่มีขนาดใหญ่คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณต้องการเพียงแค่เลือกค่าเซลล์จากรายการตัวเลือกแบบเลื่อนลงแทนที่จะต้องคัดลอกและวางข้อความระหว่างเซลล์ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel สำหรับงบประมาณส่วนบุคคลของคุณและทุกครั้งที่คุณป้อนธุรกรรมในแถวใหม่คุณพิมพ์ว่ารายได้หรือค่าใช้จ่าย.

บางครั้งคุณสามารถพิมพ์ได้อย่างไม่ถูกต้องหรือคุณอาจมีรายการค่าใช้จ่ายและรายได้หลายประเภทดังนั้นนี่อาจเป็นความเจ็บปวดในการรักษาและจดจำ ทางออกที่ง่ายใน Excel คือการสร้างรายการตัวเลือกแบบเลื่อนลงของคุณเองซึ่งดึงมาจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งบนแผ่นงานเดียวกันหรือแผ่นงานอื่น สิ่งนี้มีประโยชน์มากเพราะตอนนี้คุณสามารถใช้หนึ่งแผ่นเพื่อเก็บรายการอ้างอิงทั้งหมดของคุณเช่นฐานข้อมูลและใช้ในแผ่นงานอื่น ๆ ในสมุดงาน.

แล้วเราจะทำอย่างไร อันที่จริงมันไม่ยากมาก! นี่คือวิธี:

1. ขั้นแรกสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่และเปิด Sheet1 เริ่มต้นในแถว 1 คอลัมน์ 1 (A1) และพิมพ์ในหมวดค่าใช้จ่ายบางส่วนในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นนี่คือสิ่งที่ฉันเกิดขึ้นกับ:

2. ตอนนี้คุณได้รับรายการอ้างอิงของคุณแล้วให้เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่ในนั้น ในกรณีของเราเราจะเลือกเซลล์จาก A1 ถึง A8 คลิกซ้ายที่ A1 แล้วกดปุ่มเม้าส์ค้างไว้แล้วลากไปจนถึง A8.

3. ในช่องถัดจากกล่องข้อความสูตรทางด้านซ้าย (หรือที่เรียกว่ากล่องชื่อ) ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการของคุณแล้วกด Enter ฉันพิมพ์ รายจ่าย สำหรับรายการของเรา การทำเช่นนี้โดยทั่วไปจะให้ชื่อเซลล์จาก A1 ถึง A8 เพื่อให้กลุ่มเซลล์สามารถอ้างอิงด้วยชื่อแทนที่จะพูด A1 ถึง A8.

4. ตอนนี้เราสามารถใช้รายการของเราเพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลงด้วยค่าเหล่านั้น ขั้นแรกให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบหล่นลง ซึ่งสามารถอยู่บนแผ่นงานเดียวกันหรือบนแผ่นงาน differnet ฉันไปข้างหน้าและเลือกเซลล์ A1 บน Sheet2 สำหรับตัวอย่าง.

ถัดไปไปที่เมนูด้านบนและเลือก ข้อมูล แล้ว การตรวจสอบ. หากคุณกำลังใช้ Excel เวอร์ชันหนึ่งกับส่วนต่อประสาน Ribbon คุณจะต้องคลิกที่ ข้อมูล แถบ.

บน การตั้งค่า เลือกแท็บ รายการ ภายใต้ อนุญาต หัวข้อ ตรวจสอบให้แน่ใจ ดร็อปดาวน์ในเซลล์ ถูกเลือกแล้วพิมพ์ชื่อที่เราเพิ่งสร้างขึ้นก่อนหน้านี้ (รายจ่าย ในกรณีนี้) ด้วย = ลงชื่อที่ด้านหน้า ดังนั้นควร “ค่าใช้จ่าย =“.

คลิก ตกลง และตอนนี้คุณจะเห็นว่าเซลล์ปัจจุบันที่คุณเลือกมีลูกศรเล็ก ๆ ชี้ไปข้างๆ คลิกที่ลูกศรแล้วคุณจะเห็นรายการของรายการที่เราพิมพ์ลงใน Sheet1.

ตอนนี้ถ้าคุณต้องการรายการนั้นใน 1,000 แถว? ก็ง่ายเช่นกัน เพียงเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่มุมด้านล่างขวาของเซลล์ A1 แล้วลากลงตามที่คุณต้องการ เซลล์ทั้งหมดจะมีรายการแบบเลื่อนลง.

แค่นั้นแหละ! โปรดจำไว้ว่าสิ่งนี้สามารถใช้กับแผ่นงาน Excel ที่คุณมีรายการค้นหาบางประเภทที่ต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก ใช้การตรวจสอบข้อมูลคุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์และเพิ่มประสิทธิภาพหากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการใช้รายการแบบหล่นลงใน Excel โพสต์ความคิดเห็นและฉันจะพยายามช่วย สนุก!