วิธีการตั้งค่าข้อความใน Outlook

กำลังจะออกจากสำนักงานเร็ว ๆ นี้และจำเป็นต้องตั้งค่า นอกสำนักงาน, ไป หรือ วันหยุด ข้อผิดพลาดใน Outlook? คุณจะคิดว่ามันจะง่ายสุด ๆ แต่น่าเสียดายที่ไม่ใช่! จริงๆแล้วมีสองวิธีในการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติและขึ้นอยู่กับว่า Outlook เป็นแบบสแตนด์อโลนหรือใช้ Microsoft Exchange.

หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมขององค์กรและ Outlook เชื่อมต่อกับ MS Exchange การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานเป็นเรื่องง่ายมาก เรามาดูวิธีการก่อนแล้วเราจะพูดถึงวิธีการหากคุณไม่ได้ใช้ Exchange.

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานพร้อมการแลกเปลี่ยน

ใน Office 2007 และรุ่นก่อนหน้าให้ไปที่ เครื่องมือ และคลิกที่ ผู้ช่วย Out of Office. โปรดทราบว่าควรมีสิ่งนี้โดยอัตโนมัติใน Outlook 2003 และ Outlook 2007 เมื่อใช้ Exchange หากคุณไม่เห็นตัวเลือกแสดงว่าคุณไม่ได้ใช้ Exchange.

ใน Office 2010 และ Office 2013 คุณต้องคลิกที่ ไฟล์ จากนั้นแท็บ ข้อมูล และคุณจะเห็นปุ่มที่เรียกว่า การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน).

ใน Office 2007 และรุ่นก่อนหน้าคลิกที่ ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงาน ปุ่มตัวเลือกและพิมพ์ข้อความลงใน การตอบกลับอัตโนมัติ กล่อง.

ไปข้างหน้าและใส่วันที่ที่คุณจะออกจนถึงและใส่ข้อมูลที่ติดต่อในกรณีที่มีเหตุฉุกเฉิน ฯลฯ หากคุณคลิกตกลงทุกคนจะได้รับข้อความนี้จนกว่าคุณจะกลับมาที่กล่องโต้ตอบนี้และเปลี่ยนเป็น ฉันอยู่ในสำนักงาน.

คุณสามารถเพิ่มกฎให้กับข้อความขาเข้าขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงานได้ด้วยการคลิกที่ เพิ่มกฎ. สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการดำเนินการบางอย่างกับอีเมลที่มาจากบุคคลอื่น ตัวอย่างเช่นหากคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าคุณอาจต้องการส่งต่อไปยังโทรศัพท์ของคุณหรือตอบกลับด้วยเทมเพลตอีเมลที่แตกต่างจากที่ใช้สำหรับพนักงานภายใน หากคุณไม่ทราบวิธีใช้กฎอ่านโพสต์ก่อนหน้าของฉันเกี่ยวกับวิธีสร้างกฎ Outlook.

ใน Outlook 2010 และ 2013 มันแตกต่างกันเล็กน้อย เมื่อคุณคลิก ตอบกลับอัตโนมัติ, คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบแบบผุดขึ้นเช่นเดียวกับที่แสดงด้านล่าง.

เลือก ส่งคำตอบอัตโนมัติ จากนั้นตรวจสอบปุ่ม ส่งในช่วงเวลานี้เท่านั้น หากคุณทราบวันที่แน่นอนที่คุณจะไป หากคุณไม่เลือกมันก็จะปล่อยให้ตอบกลับอัตโนมัติจนกว่าคุณจะมาเลือกด้วยตนเอง อย่าส่งคำตอบอัตโนมัติ.

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับเวอร์ชันนี้ก็คือคุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติแยกต่างหากสำหรับคนภายในและคนที่อยู่นอกองค์กรของคุณ คุณคลิกอีกครั้งเช่นเดียวกับ Office รุ่นก่อนหน้า กฎระเบียบ หากคุณต้องการเพิ่มข้อยกเว้นในการตอบกลับอัตโนมัติ.

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานโดยไม่มีการแลกเปลี่ยน

นี่เป็นสิ่งที่ดีถ้าคุณมี Outlook กับ Exchange แต่ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึง ผู้ช่วย Out of Office หรือ ตอบกลับอัตโนมัติ? มีวิธีที่คุณสามารถจำลองผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยสร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติพร้อมกับแม่แบบนอกสำนักงาน นี่คือขั้นตอนด้านล่าง.

ขั้นตอนที่ 1: ก่อนอื่นให้สร้างข้อความใหม่ใน Outlook ราวกับว่าคุณกำลังจะเขียนอีเมลให้ใครบางคน อย่าใส่อะไรในกล่องถึงหรือสำเนาถึง พิมพ์ข้อความอีเมลของคุณและใส่หัวเรื่องด้วย.

คลิกที่ปุ่ม Microsoft Office หรือ ไฟล์ แท็บใน Office เวอร์ชันที่ใหม่กว่าและเลือก บันทึกเป็น. ในกล่องคำสั่งผสมบันทึกเป็นชนิดให้เลือก เทมเพลต Outlook. พิมพ์ชื่อเช่น ตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ใน ชื่อไฟล์ ในกล่องและคลิก บันทึก.

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้สิ่งที่เราต้องทำคือสร้างกฎและบอกให้ Outlook ใช้เทมเพลตอีเมลใหม่ที่เราเพิ่งสร้างขึ้น สำหรับ Office 2007 คลิกที่ เครื่องมือ เมนูและไปที่ กฎและการแจ้งเตือน.

ใน Office 2010 และ 2013 ให้คลิกที่ บ้าน แล้วคลิกที่ กฎระเบียบ จากนั้นคลิกที่ จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

คลิกที่ ใหม่กฎ ภายใต้ กฎของอีเมล์ เพื่อสร้างกฎ Outlook ใหม่.

ภายใต้หัวข้อ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า, ไปข้างหน้าและคลิกที่ ตรวจสอบข้อความเมื่อมาถึง ใน Office เวอร์ชันเก่าหรือ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับe ใน Office เวอร์ชันที่ใหม่กว่าแล้วคลิกตกลง ต่อไป.

ถัดไปคุณจะต้องเลือกเงื่อนไขใด ๆ หากคุณต้องการตรวจสอบ สำหรับการตอบกลับอัตโนมัตินอกสำนักงานโดยปกติฉันจะไม่ตรวจสอบอะไรเลยเนื่องจากฉันต้องการให้มันใช้กับอีเมลใด ๆ ที่ฉันได้รับ.

คลิกถัดไปจากนั้นภายใต้ การปฏิบัติ, ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า“ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ” จากนั้นในกล่องข้อความที่สองที่ด้านล่างคลิกลิงค์ที่ระบุ อุณหภูมิที่เฉพาะเจาะจงสาย.

ตอนนี้เลือกเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าจากรายการของเทมเพลต หากคุณไม่เห็นเทมเพลตคลิกที่ มองเข้าไปใน กล่องคำสั่งผสมและเลือก ใช้เทมเพลตในระบบไฟล์.

คลิก เปิด จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น. ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลใหม่การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งโดยใช้แม่แบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณ Outlook จะจดจำผู้ที่ส่งข้อความด้วยและจะส่งเพียงครั้งเดียวไปยังที่อยู่อีเมลแต่ละอัน.

หากต้องการปิดคุณต้องกลับไปที่กฎและการแจ้งเตือนและยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องถัดจากกฎ นอกจากนี้คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เปิดอยู่ในคอมพิวเตอร์ก่อนออกเดินทางเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ! หากคุณมีคำถามใด ๆ อย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!