บทช่วยสอนพื้นฐานเกี่ยวกับ Microsoft Excel - การเรียนรู้วิธีใช้ Excel

หากคุณติดตั้ง Microsoft Office ไว้ แต่ไม่เคยสัมผัส Excel มาก่อนเพราะคุณไม่รู้วิธีใช้งานหรือไม่รู้ว่าจะทำอะไรให้คุณคุณต้องอ่านโพสต์นี้เพื่อการเรียนรู้ วิธีใช้ Excel!

Microsoft Excel เป็นแอปพลิเคชั่นสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพที่สามารถใช้งานได้ทุกอย่างตั้งแต่ฐานข้อมูลอย่างง่ายจนถึงแอพพลิเคชั่น Windows เต็มรูปแบบที่เต็มไปด้วยฟอร์ม windows, มาโครและโปรแกรมเสริม คุณสามารถใช้ Excel ในการคำนวณการชำระเงินกู้รถยนต์ข้อมูลกราฟจัดการระเบียนลูกค้าเก็บสมุดที่อยู่ ฯลฯ.

ปัจจุบันสถาบันการเงินขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ใช้ Excel เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินรายวัน มีฟังก์ชั่นทางการเงินสูตรและส่วนเสริมมากมายที่ช่วยให้คุณใช้ Excel เพื่อจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลในวิธีที่ง่ายและรวดเร็ว.

ในบทช่วยสอนนี้เราจะพูดถึงพื้นฐานของ Excel: การสร้างสมุดงานการใช้แผ่นงานการป้อนข้อมูลการใช้สูตร ฯลฯ เพื่อให้คุณคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์และเริ่มเรียนรู้ด้วยตัวเองด้วยการเล่นกับมัน.

ขั้นตอนแรกสู่ Excel

ก่อนอื่นมาเปิด Excel และดูที่ส่วนต่อประสานของโปรแกรม เปิด Excel และสมุดงานใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ สมุดงานเป็นวัตถุระดับบนสุดใน Excel มันมีแผ่นงานซึ่งเก็บข้อมูลจริงทั้งหมดที่คุณจะทำงานด้วย เวิร์กบุ๊กเริ่มต้นด้วยสามเวิร์กชีท แต่คุณสามารถเพิ่มหรือลบเวิร์กชีทได้ตลอดเวลาตราบใดที่มีเวิร์กชีทอย่างน้อยหนึ่งแผ่นในเวิร์กบุ๊กที่กำหนด.

ตอนนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้หน้าจอต่อไปนี้อาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง Microsoft เปลี่ยนอินเทอร์เฟซอย่างดุเดือดจาก Office 2003 เป็น 2007 และ 2010 ในที่สุด แต่น่าเสียดายที่ฉันต้องเลือกรุ่นที่จะเขียนบทช่วยสอนนี้และตอนนี้ฉันเลือก Excel 2010 เพราะมันอยู่ในระหว่าง 2007 และ 2013 และทั้งสาม เวอร์ชันใช้อินเทอร์เฟซริบบิ้นใหม่ Office 2013 ทำให้ดูสะอาดตายิ่งขึ้น แต่เค้าโครงโดยรวมยังคงเหมือนเดิม.

ด้านบนสุดคุณมี Ribbon ของ Excel ที่มีหลายแท็บและไอคอนเล็ก ๆ ที่ด้านบนของ Quick Access Toolbar ไอคอนเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถใช้งานฟังก์ชัน Excel ที่พบบ่อยมากเช่นการเพิ่มหรือลบแถวในแผ่นงานหรือบานหน้าต่างแช่แข็งเป็นต้น.

หากคุณต้องการปรับแต่งอินเตอร์เฟสริบบิ้นเช่นเพิ่มปุ่มหรือตัวเลือกที่คุณพลาดจาก Excel เวอร์ชันเก่าคุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ ไฟล์ จากนั้นคลิกที่ ตัวเลือก.

ตอนนี้คลิกที่ ปรับแต่ง Ribbon ที่ด้านล่างซ้ายและคุณจะสามารถเพิ่มหรือลบตัวเลือกใด ๆ ที่คุณอาจต้องการ โดยค่าเริ่มต้นมันจะแสดงคำสั่งยอดนิยม แต่คุณสามารถคลิกที่ดรอปดาวน์เพื่อดูตัวเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับแท็บที่แตกต่างกัน อีกทางเลือกหนึ่งที่ฉันชอบคือการเลือก คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbon จากรายการแบบเลื่อนลง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าคำสั่งใดที่ไม่ได้อยู่บน Ribbon แล้วเพิ่มคำสั่งที่คุณต้องการ.

ที่ด้านล่างของหน้าจอคุณจะเห็นแผ่นงานสามแผ่นชื่อ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 นี่คือหมายเลขเริ่มต้นที่ทุกเวิร์กบุ๊ก Excel เริ่มต้นด้วย.

ใน Excel รุ่นเก่าบานหน้าต่างงานจะอยู่ที่ด้านขวาของหน้าจออย่างไรก็ตามตอนนี้ถูกลบแล้วและย้ายฟังก์ชันทั้งหมดไปยังแท็บไฟล์ ที่นี่คุณสามารถทำงานทั่วไปได้หลายอย่างเช่นการเปิดเวิร์กบุคการสร้างงานใหม่การพิมพ์และอื่น ๆ.

เริ่มต้นกับ Excel

วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้ทุกสิ่งคือการทำสิ่งที่มีประโยชน์จริง ๆ และ Excel เป็นตัวอย่างที่ดีที่สุดของสิ่งนี้! สมมติว่าคุณเป็นโรงเรียนมัธยมหรืออาจารย์วิทยาลัยและคุณต้องการติดตามผลการเรียนของนักเรียนคำนวณค่าเฉลี่ยของพวกเขาและบอกเกรดต่ำสุดที่พวกเขาจะต้องผ่านการสอบปลายภาคเพื่อผ่านชั้นเรียน.

ฟังดูเหมือนเป็นปัญหาง่ายๆและมันก็คือ (เมื่อคุณได้สูตรในหัวของคุณ)! Excel สามารถทำสิ่งนี้ให้คุณได้อย่างรวดเร็วดังนั้นเรามาดูกันดีกว่า.

ก่อนอื่นให้เราป้อนข้อมูลลงในเซลล์ใน Excel ใน Excel คอลัมน์จะมีป้ายกำกับเริ่มต้นจาก A และต่อเนื่องจนถึง Z และเกิน เซลล์เป็นเพียงหมายเลขแถวและคอลัมน์เฉพาะเช่น A1 คือเซลล์แรกสุดในแผ่นงาน Excel.

ลองพิมพ์ นักเรียน เป็นอย่างดี A1 จากนั้นพิมพ์ ตลอด E ในขณะที่ชื่อนักเรียนดำเนินการต่อลงคอลัมน์ A ดังแสดงด้านล่าง:

ตอนนี้ขอเข้า ทดสอบ 1, ทดสอบ 2, และ ทดสอบ 3 เข้าสู่เซลล์ B1, C1 และ D1 ตามลำดับ ตอนนี้เรามีกริด 5 × 4 ดังนั้นลองกรอกผลการทดสอบปลอมบางตัวตามที่แสดงด้านล่าง:

ตอนนี้เรามาเรียนรู้พื้นฐานของการจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel ตอนนี้ตารางของเราดูไม่ดีนักเนื่องจากตัวอักษรและตัวเลขอยู่ในแนวที่แตกต่างกันและส่วนหัวไม่ได้แยกออกจากข้อมูลด้วยสายตา อันดับแรกให้ศูนย์รวมข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้สิ่งที่ดูดีกว่า คลิกที่เซลล์ A1 และลากเมาส์ไปที่เซลล์ D6 เพื่อเน้นชุดข้อมูลทั้งหมด:

จากนั้นคลิกที่แท็บหน้าแรกและคลิกที่ จัดกึ่งกลาง ปุ่ม. ตอนนี้กริดอยู่ตรงกลางกับข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ใต้หัวเรื่องโดยตรง.

ตอนนี้เรามาดูวิธีการจัดรูปแบบเซลล์ Excel กันเถอะ ลองเปลี่ยนสีของแถวแรกเป็นอย่างอื่นเพื่อให้เราสามารถแยกส่วนหัวออกจากข้อมูลได้อย่างชัดเจน คลิกที่เซลล์ A1 และลากเมาส์ขณะที่กดปุ่มค้างไว้ที่เซลล์ D1. คลิกขวาและเลือก จัดรูปแบบเซลล์.

ขณะนี้มีสองตัวเลือกที่คุณมีอยู่ ณ จุดนี้ คุณจะสังเกตเห็นในภาพด้านบนเมนูคลิกขวาปกติที่เริ่มต้นด้วยการตัดคัดลอก ฯลฯ แต่คุณจะสังเกตเห็นแถบเครื่องมือลอยตัวด้านบนเมนู เมนูลอยนี้เป็นแถบเครื่องมือตัวเลือกยอดนิยมที่ให้คุณเปลี่ยนแบบอักษรเปลี่ยนขนาดตัวอักษรจัดรูปแบบเซลล์เป็นเงินหรือเปอร์เซ็นต์ช่วยให้คุณเปลี่ยนพื้นหลังหรือสีตัวอักษรและเพิ่มเส้นขอบให้กับเซลล์ สะดวกเพราะคุณไม่ต้องเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells แยกจากกันและทำที่นั่น.

หากคุณต้องทำการฟอร์แมตขั้นสูงบางอย่างที่ไม่สามารถใช้งานได้ในแถบเครื่องมือด่วนจากนั้นไปข้างหน้าและเปิดกล่องโต้ตอบ ในบทช่วยสอนนี้ฉันจะแสดงวิธีการโต้ตอบเพื่อให้เราเห็นได้ ในกล่องโต้ตอบ Format Cells คลิกที่ รูปแบบ แท็บและเลือกสีจากจานสี ฉันเลือกสีเหลืองเพื่อให้ชัดเจน.

คลิกตกลงจากนั้นคุณจะเห็นว่าสีมีการเปลี่ยนแปลงสำหรับเซลล์ที่เลือก.

ลองเพิ่มเส้นขอบบางส่วนระหว่างเซลล์ด้วยเพื่อถ้าเราตัดสินใจพิมพ์แผ่นงาน Excel จะมีเส้นสีดำอยู่ระหว่างทุกสิ่ง หากคุณไม่เพิ่มเส้นขอบบรรทัดที่คุณเห็นใน Excel ตามค่าเริ่มต้นจะไม่พิมพ์ออกมาบนกระดาษ เลือกตารางทั้งหมดและไปที่ จัดรูปแบบเซลล์ อีกครั้ง คราวนี้ไปที่ ชายแดน แถบ คลิกที่ ด้านนอก และ ภายใน ปุ่มต่างๆและคุณจะเห็นกล่องแสดงผลขนาดเล็กใต้ปุ่มเปลี่ยนตามเส้นขอบ.

คลิกตกลงและตอนนี้คุณควรมีเส้นสีดำระหว่างเซลล์ทั้งหมด ตอนนี้เราได้จัดรูปแบบกริดของเราเพื่อให้ดูดีกว่ามาก! คุณสามารถจัดรูปแบบประเภทนี้สำหรับข้อมูลของคุณได้ในแบบที่คุณรู้สึกว่าเหมาะสม.

การใช้สูตรและฟังก์ชั่นใน Excel

ทีนี้มาถึงส่วนที่สนุกสนาน: การใช้ฟังก์ชั่น Excel และสูตรเพื่อทำบางสิ่ง! ดังนั้นเราจึงต้องการคำนวณคะแนนเฉลี่ยสำหรับนักเรียน 5 คนของเราหลังจากการสอบสามครั้งแรก Excel มีฟังก์ชันเฉลี่ยที่เราสามารถใช้ในการคำนวณค่านี้โดยอัตโนมัติ แต่เราจะทำมันแตกต่างกันเล็กน้อยเพื่อแสดงสูตรและฟังก์ชั่น.

เพิ่มส่วนหัวที่เรียกว่า รวม ในคอลัมน์ F และ เฉลี่ย ในคอลัมน์ G และจัดรูปแบบพวกเขาเช่นเดียวกับที่เราทำเซลล์ส่วนหัวอื่น ๆ.

ตอนนี้ก่อนอื่นเราจะใช้ฟังก์ชันผลรวมของ Excel เพื่อคำนวณผลรวมของคะแนนทั้งสามสำหรับนักเรียนแต่ละคน คลิกในเซลล์ F2 และพิมพ์“= ผลรวม (” ไม่มีคำพูด เครื่องหมาย = บอก Excel ว่าเราวางแผนที่จะวางสูตรบางชนิดไว้ในเซลล์นี้ เมื่อคุณพิมพ์ในวงเล็บแรก Excel จะแสดงเลเบลเล็ก ๆ เพื่อแสดงประเภทของตัวแปรที่ฟังก์ชันนี้ใช้.

คำว่า SUM เป็นฟังก์ชันในตัวใน Excel ซึ่งคำนวณผลรวมของช่วงของเซลล์ที่ระบุ ณ จุดนี้หลังจากวงเล็บแรกคุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการสรุปได้! ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เซลล์ทีละหนึ่ง! ไปข้างหน้าและเลือกเซลล์ B2 ถึง D2 แล้วคุณจะเห็นว่าสูตรนั้นได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติและเป็นสีน้ำเงิน.

หลังจากคุณเลือกช่วงแล้วให้พิมพ์ในวงเล็บปิด (Shift + 0) และกด เข้าสู่. และตอนนี้คุณมีผลรวมของตัวเลข! ไม่ยากเกินไปใช่มั้ย! อย่างไรก็ตามคุณอาจบอกว่ามันเป็นความเจ็บปวดของราชวงศ์ที่จะทำสิ่งนี้กับนักเรียน 100 หรือ 500 คน! มีวิธีง่ายๆในการคัดลอกสูตรของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับนักเรียนคนอื่น ๆ.

คลิกที่เซลล์ F2 จากนั้นเลื่อนเมาส์ของคุณไปที่ขอบด้านขวาล่างของเซลล์อย่างช้าๆ คุณจะสังเกตเห็นว่าเคอร์เซอร์เปลี่ยนจากกากบาทสีขาวเป็นกากบาทสีดำผอมและด้านล่างขวาของเซลล์เป็นกล่องดำขนาดเล็ก.

คลิกและกดเมาส์ค้างไว้เมื่อมันเปลี่ยนแล้วลากไปยังแถวของนักเรียนคนสุดท้าย และด้วยสิ่งนั้น Excel ใช้สูตรเดียวกัน แต่อัพเดทเซลล์แถวปัจจุบันเพื่อให้ผลรวมถูกคำนวณสำหรับแต่ละแถวโดยใช้ข้อมูลของแถวนั้น.

ถัดไปคลิกในเซลล์ G2 และพิมพ์เครื่องหมาย = เพื่อแสดงว่าเรากำลังเริ่มสูตร เนื่องจากเราต้องการหารผลรวม 3 เพื่อให้ได้ค่าเฉลี่ยให้พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วเลือกเซลล์ผลรวม F2 ดำเนินการต่อโดยใช้สูตรโดยพิมพ์“ / 3” ซึ่งหมายถึงหารด้วย 3.

กด Enter และตอนนี้คุณได้เข้าสู่ฟอรั่มเฉลี่ยของคุณเอง! คุณสามารถใช้วงเล็บและทำหน้าที่ทางคณิตศาสตร์ทั้งหมดในลักษณะเดียวกันนี้ ตอนนี้ทำสิ่งเดียวกันกับที่เราทำกับคอลัมน์เฉลี่ยแล้วคลิกกล่องดำเล็ก ๆ ที่มุมขวาล่างในเซลล์ G2 และลากลงไปด้านล่าง Excel จะคำนวณค่าเฉลี่ยสำหรับส่วนที่เหลือของเซลล์โดยใช้สูตรของคุณ.

และสุดท้ายเรามาใส่สูตรอีกหนึ่งสูตรเพื่อคำนวณสิ่งที่นักเรียนแต่ละคนจะต้องได้ในรอบสุดท้ายเพื่อรับ A ในชั้นเรียน! เราต้องรู้ข้อมูลสามส่วน: เกรดปัจจุบันของพวกเขาเกรดที่ผ่านสำหรับชั้นเรียนและเปอร์เซ็นต์สุดท้ายคือมูลค่าของเกรดทั้งหมด เรามีเกรดปัจจุบันอยู่แล้วซึ่งเราคำนวณและเราสามารถสันนิษฐานได้ว่า 70 คะแนนผ่านและสุดท้ายมีค่า 25% ของคะแนนทั้งหมด นี่คือสูตรที่ฉันได้จากเว็บไซต์นี้.

เกรดสุดท้าย = คะแนนสอบ x คะแนนสอบ + (1 - คะแนนสอบ) x เกรดปัจจุบัน

เกรดสุดท้ายจะเป็น 70 เพราะนั่นคือคะแนนผ่านที่เราสมมติว่าค่าสอบเท่ากับ. 25 และเราต้องแก้เพื่อคะแนนสอบ ดังนั้นสมการจะกลายเป็น:

คะแนนสอบ = (เกรดสุดท้าย - (1 - มูลค่าการสอบ) x เกรดปัจจุบัน) / มูลค่าการสอบ

ลองสร้างหัวข้อใหม่ในคอลัมน์ I และในเซลล์ I2 โดยพิมพ์ beging“= (70- (1-0.25) *” จากนั้นเลือกเซลล์ G2 แล้วดำเนินการต่อด้วย“) /. 25” จากนั้นกด Enter ตอนนี้คุณควรเห็นเกรดที่ต้องการและสูตรในแถบสูตรด้านบนชื่อคอลัมน์ ดังที่คุณเห็นด้านล่างนักเรียน A ต้องได้คะแนนอย่างน้อย 49 เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้คะแนนผ่าน 70 คะแนนสำหรับเกรดสุดท้าย.

อีกครั้งคว้ากล่องดำด้านล่างของเซลล์แล้วลากลงไปที่ด้านล่างของชุดข้อมูล และวิโอล่า! ตอนนี้คุณได้ใช้ฟังก์ชัน Excel สร้างสูตรของคุณเองใน Excel และเซลล์ที่จัดรูปแบบเพื่อให้ดึงดูดสายตา.

หวังว่านี่จะช่วยได้! ฉันจะลองและเขียนแบบนี้มากขึ้นเพื่อคุณสมบัติขั้นสูงของ Excel และผลิตภัณฑ์ Office อื่น ๆ กรุณาแสดงความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับการกวดวิชา Excel นี้! สนุก!