ค้นหาอีเมล Outlook โดยผู้ส่งวันที่คำหลักขนาดและอื่น ๆ

การค้นหาผ่านอีเมล Outlook สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นงานที่ยากหากคุณเป็นคนอย่างฉันที่มีไฟล์ PST หลายไฟล์และหลายหมื่นอีเมลที่ครอบคลุมหลายทศวรรษ สภาพแวดล้อมขององค์กรส่วนใหญ่ใช้ Outlook สำหรับอีเมลและหลายคนจบลงด้วยการมีธุรกิจและอีเมลส่วนตัวเก็บไว้ใน Outlook.

ใน Outlook เวอร์ชันเก่าคุณต้องการโปรแกรมเสริมของ บริษัท อื่นเช่น Xobni เพื่อค้นหาอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว โชคดีที่ตั้งแต่ Office 2010 Microsoft ได้สร้างฟังก์ชั่นการค้นหาที่ใช้งานได้จริงและช่วยให้คุณค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวกรองที่หลากหลาย คุณสามารถค้นหาข้อความที่อยู่สิ่งที่แนบมาผู้ส่ง ฯลฯ และคุณสามารถกรองตามวันที่ขนาดเรื่องความสำคัญและอื่น ๆ.

ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีทำให้แน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดของคุณได้รับการจัดทำดัชนีโดย Windows แล้ววิธีการค้นหาประเภทต่างๆขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังมองหา.

โปรดทราบว่าบทความนี้อนุมานว่าคุณกำลังทำงานกับ Office 2010, 2013 หรือ 2016 เนื่องจากเวอร์ชันเหล่านั้นดีที่สุดสำหรับการค้นหา.

เปิดการทำดัชนี

ก่อนที่คุณจะสามารถทำการค้นหาอย่างรวดเร็วใน Outlook คุณต้องแน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดของคุณได้รับการจัดทำดัชนี ในการตรวจสอบนี้ไปข้างหน้าและคลิกในกล่องค้นหาที่คุณเห็นที่ด้านบนของกล่องจดหมายอีเมลของคุณ.

เมื่อคุณคลิกในช่องค้นหาคุณจะเห็น เครื่องมือค้นหา แท็บปรากฏในริบบิ้น ที่ด้านขวาสุดคลิกที่ เครื่องมือค้นหา จากนั้นคลิกที่ ตัวเลือกการค้นหา.

ภายใต้ แหล่งที่มา, คลิกที่ ตัวเลือกการจัดทำดัชนี ปุ่ม.

สิ่งนี้จะนำคุณไปสู่ ​​Windows ตัวเลือกการจัดทำดัชนี หน้าจอที่คุณสามารถเลือกและเลือกสถานที่ต่างๆที่คุณต้องการจัดทำดัชนี ถ้าคุณไม่เห็น Microsoft Outlook ในรายการคุณจะต้องคลิกที่ แก้ไข ปุ่ม.

ไปข้างหน้าตรวจสอบ Microsoft Outlook จากนั้นคลิกตกลง.

Windows จะเริ่มสร้างดัชนีอีเมลทันทีและคุณสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่าเสร็จเมื่อใดโดยคลิกที่ สถานะดัชนี ภายใต้เครื่องมือค้นหาเช่นที่แสดงด้านบน.

คุณจะเห็นข้อความระบุจำนวนรายการที่จะถูกจัดทำดัชนีและเมื่อเสร็จแล้วจะกล่าวว่า Outlook ได้จัดทำดัชนีรายการทั้งหมดของคุณเสร็จแล้ว ตอนนี้เรามาเรียนรู้วิธีการค้นหาใน Outlook.

ทำการค้นหาใน Outlook

ในการเริ่มต้นค้นหาใน Outlook ให้คลิกที่ กล่องขาเข้า หรือคลิกที่โฟลเดอร์เฉพาะ หากคุณคลิกที่กล่องจดหมายคุณจะสังเกตเห็นว่ากล่องนั้นมี ค้นหากล่องจดหมายปัจจุบัน จดทะเบียน คุณสามารถคลิกที่ดรอปดาวน์ทางขวาแล้วเลือกจากตัวเลือกอื่น ๆ เช่น โฟลเดอร์ปัจจุบัน, โฟลเดอร์ย่อย, และ รายการ Outlook ทั้งหมด.

เมื่อคุณคลิกที่กล่องจดหมาย, กล่องจดหมายปัจจุบัน ถูกเลือกโดยอัตโนมัติ การดำเนินการนี้จะค้นหาจดหมายทั้งหมดในกล่องจดหมายทั้งหมดรวมถึงทุกอย่างภายใต้กล่องจดหมายรายการที่ถูกส่งรายการที่ถูกลบกล่องขาออก ฯลฯ หากคุณคลิกที่โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งกล่องค้นหาจะเริ่มต้นด้วย โฟลเดอร์ปัจจุบัน, ซึ่งจะค้นหาอีเมลในโฟลเดอร์นั้นโดยเฉพาะไม่รวมโฟลเดอร์ย่อย.

หากคุณมีโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยให้เลือก โฟลเดอร์ย่อย จากดรอปดาวน์เพื่อค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ย่อย.

ตอนนี้เราเข้าใจแล้วมาเรียนรู้วิธีทำการค้นหาประเภทต่างๆใน Outlook มีสองวิธีที่จะดำเนินการดังนี้: การใช้ริบบอนค้นหาหรือการใช้ไวยากรณ์คิวรีการค้นหา อย่างที่คุณอาจบอกได้ตัวเลือกหลังเป็นเทคนิคมากกว่า แต่ให้คุณสร้างการค้นหาที่ซับซ้อนบางอย่าง.

การใช้เครื่องมือค้นหาใน Outlook

มาเริ่มกันด้วยวิธีที่ง่ายกว่าที่จะใช้ได้กับคนส่วนใหญ่ คลิกในช่องค้นหาเมื่อคุณเลือกกล่องจดหมายเข้าหรือโฟลเดอร์แล้วคลิก เครื่องมือค้นหา ในริบบิ้น ลองมาดูตัวเลือกต่าง ๆ ทั้งหมด.

ที่ด้านซ้ายสุดคือ ขอบเขต, ซึ่งเหมือนกับกล่องดรอปดาวน์ที่ฉันกล่าวถึงข้างต้น ถัดไปคือ ผล, ซึ่งจะไม่ทำงานจนกว่าคุณจะทำการค้นหา ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะแสดงรายการล่าสุดที่ตรงกับการค้นหาเท่านั้นและอาจไม่แสดงผลลัพธ์ทั้งหมดให้คุณ คุณสามารถคลิก รวมผลลัพธ์ที่เก่ากว่า เพื่อแสดงผลลัพธ์ทั้งหมดหรือเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของผลการค้นหาและเลือก แสดงมากขึ้น.

ปรับแต่ง เป็นที่ที่เราสามารถเจาะลึกลงไปและค้นหาสิ่งที่เรากำลังมองหา ก่อนอื่นเราจะค้นหาข้อความที่ถูกต้องใน Outlook ได้อย่างไร สมมติว่าคุณต้องการค้นหาอีเมลทั้งหมดด้วย SSN ของคุณหรือด้วยคำเฉพาะ ในกรณีเหล่านี้คุณเพียงแค่ใช้เครื่องหมายคำพูดคู่.

ด้านบนฉันค้นหาคำนั้น Sherlock โดยใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูดคู่ หากคำนั้นอยู่ในบรรทัดหัวเรื่องคำนั้นจะถูกเน้นเป็นสีเหลือง เมื่อคุณคลิกที่อีเมลใด ๆ คุณจะเห็นคำที่ไฮไลต์สำหรับคุณซึ่งสะดวก.

นั่นเป็นหนึ่งในการค้นหาที่พบมากที่สุด การค้นหาทั่วไปอื่นคือโดยผู้ส่ง นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะทำใน Outlook เพียงคลิกที่ จาก ใน ribbon และเริ่มพิมพ์ในชื่อของบุคคลหรือที่อยู่อีเมล.

หากคุณต้องการเพิ่มเกณฑ์การค้นหาเพิ่มเติมเช่นเห็นเฉพาะอีเมลจากผู้ส่งที่มีไฟล์แนบคุณก็แค่คลิกที่ มีไฟล์แนบ ปุ่ม.

คุณสามารถเพิ่มตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อลดชุดผลลัพธ์ของอีเมล ตัวเลือกอื่น ๆ ส่วนใหญ่เป็นแบบอธิบายตนเองเช่นยังไม่ได้อ่านตั้งค่าสถานะสำคัญ ฯลฯ หากคุณต้องการค้นหาตามวันที่คุณสามารถคลิกที่สัปดาห์นี้และคุณจะได้รับตัวเลือกสองสามอย่างเช่นสัปดาห์นี้เดือนนี้ ปี ฯลฯ แต่นั่นเกี่ยวกับมัน.

หากคุณต้องการค้นหาตามวันที่หรือทำสิ่งที่ต้องการค้นหาอีเมลที่เก่าที่สุดใน Outlook คุณต้องใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงหรือไวยากรณ์คิวรี เริ่มต้นด้วยการค้นหาขั้นสูง ในการเข้าถึงคุณต้องคลิกที่เครื่องมือค้นหาอีกครั้งแล้วเลือก การค้นหาขั้นสูง.

โปรดทราบว่าการค้นหานี้จะค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันที่คุณเลือกไว้เป็นค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการค้นหาทุกสิ่งคุณต้องคลิกที่ หมวด ปุ่มที่มุมบนขวา.

หากคุณต้องการค้นหาทุกสิ่งให้เลือกกล่องขาเข้าแล้วเลือก ค้นหาโฟลเดอร์ย่อย กล่องที่ด้านล่าง.

ตอนนี้บนหน้าจอค้นหาหลักคุณจะเห็น เวลา ที่ด้านล่างสุด แต่ให้คุณเลือกตัวเลือกเดียวกับเมนูดร็อปดาวน์ใน Ribbon ในการค้นหาขั้นสูงคุณต้องคลิกที่ สูง แถบ.

ที่นี่คุณจะต้องสร้างเกณฑ์การค้นหาของคุณเอง คลิกที่ สนาม,จากนั้นไปที่ ฟิลด์วันที่ / เวลา และเลือก ที่ได้รับ. ตอนนี้คลิกที่ เงื่อนไข และเลื่อนลงไปด้านล่างจนกว่าคุณจะเห็นตัวเลือกอื่น ๆ เช่น ในหรือหลัง, ในหรือก่อน, และ ระหว่าง.

หากคุณเลือก ระหว่าง, จากนั้นคุณสามารถพิมพ์วันที่เช่น 01/01/2005 และ 12/31/2005 จากนั้นคลิก เพิ่มในรายการ. นี่คือลักษณะการค้นหาของฉัน.

โปรดทราบว่าคุณสามารถเพิ่มเกณฑ์เพิ่มเติมลงในรายการเพื่อ จำกัด ผลลัพธ์ให้แคบลง ในตัวอย่างของฉันด้านบนฉันเพิ่งจะได้รับอีเมลทั้งหมดในช่วงวันที่ซึ่งอาจจะมากเกินไป.

หากคุณต้องการค้นหาอีเมลที่เก่าที่สุดใน Outlook ให้เลือก ในหรือก่อน เงื่อนไขแล้วพิมพ์วันที่ที่คุณคิดว่าค่อนข้างเก่า.

ปรับวันที่ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณได้รับ การค้นหาอีเมลที่เก่าที่สุดในไฟล์ Outlook ทั้งหมดของคุณนั้นค่อนข้างง่ายโดยใช้การค้นหานี้.

การค้นหายอดนิยมอีกประการหนึ่งคือการค้นหาอีเมลที่ใหญ่ที่สุดในไฟล์ PST ของคุณ ในการทำเช่นนี้คลิกที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม ในการค้นหาขั้นสูงและคุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับขนาดที่ด้านล่าง เลือก มากกว่า แล้วพิมพ์ค่าเป็นกิโลไบต์ หากคุณต้องการค้นหาอีเมลที่มีขนาดใหญ่กว่า 5 MB คุณจะต้องพิมพ์ 5000.

นี่เป็นเพียงการค้นหาบางอย่างที่คุณสามารถทำได้โดยใช้การค้นหาขั้นสูง นอกจากนี้คุณสามารถพิมพ์ทั้งหมดนี้ลงในช่องค้นหาโดยใช้ไวยากรณ์การค้นหาและรับผลลัพธ์เดียวกัน ตัวอย่างเช่นฉันสามารถพิมพ์ MESSAGESIZE:> 5MB และรับผลลัพธ์เดียวกัน.

ฉันจะไม่ผ่านตัวเลือกการค้นหาที่แตกต่างกันทั้งหมดในโพสต์นี้เพราะ Microsoft มีหน้าเว็บที่แสดงรายการตัวเลือกไวยากรณ์การค้นหาที่แตกต่างกันทั้งหมด หวังว่าเมื่อใช้เครื่องมือด้านบนคุณจะสามารถค้นหาอีเมลที่คุณต้องการได้ สนุก!