ใช้ฟังก์ชันสรุปเพื่อสรุปข้อมูลใน Excel

สำหรับผู้ที่ใช้ Excel เป็นประจำจำนวนของสูตรและฟังก์ชั่นในตัวที่จะสรุปและจัดการกับข้อมูลนั้นมีความส่าย ทุกคนใช้ Excel อย่างแท้จริง: ตั้งแต่นักเรียนในชั้นเรียนการเงินไปจนถึงผู้จัดการกองทุนป้องกันความเสี่ยงบน Wall Street มันทรงพลังมาก แต่ในเวลาเดียวกันนั้นง่ายมาก.

สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้งาน Excel หนึ่งในกลุ่มแรกของฟังก์ชันที่คุณควรเรียนรู้คือฟังก์ชันสรุป เหล่านี้รวมถึง SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL และ AGGREGATE ฟังก์ชั่นเหล่านี้ใช้ดีที่สุดกับข้อมูลตัวเลข.

ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีสร้างสูตรและแทรกฟังก์ชันลงในสเปรดชีต Excel แต่ละฟังก์ชันใน Excel ใช้ ข้อโต้แย้ง, ซึ่งเป็นค่าที่ฟังก์ชั่นต้องการคำนวณเอาท์พุท.

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับสูตรและฟังก์ชั่น

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการเพิ่ม 2 และ 2 เข้าด้วยกันฟังก์ชั่นจะเป็น SUM และข้อโต้แย้งจะเป็นตัวเลข 2 และ 2. โดยปกติเราเขียนสิ่งนี้เป็น 2 + 2 แต่ใน Excel คุณจะเขียนเป็น = SUM (2 + 2). ที่นี่คุณสามารถเห็นผลลัพธ์ของการเพิ่มตัวเลขสองตัวนี้แบบง่าย ๆ.

แม้ว่าจะไม่มีอะไรผิดปกติกับสูตรนี้ แต่ก็ไม่จำเป็นจริงๆ คุณสามารถพิมพ์ได้ = 2 + 2 ใน Excel และนั่นก็ใช้ได้เช่นกัน ใน Excel เมื่อคุณใช้ฟังก์ชันเช่น SUM, มันสมเหตุสมผลกว่าที่จะใช้การโต้แย้ง กับ SUM ฟังก์ชัน Excel คาดว่าจะมีอาร์กิวเมนต์อย่างน้อยสองข้อซึ่งจะเป็นการอ้างอิงไปยังเซลล์ในสเปรดชีต.

เราจะอ้างอิงเซลล์ภายในสูตร Excel ได้อย่างไร นั่นเป็นเรื่องง่าย ทุกแถวมีตัวเลขและทุกคอลัมน์มีตัวอักษร A1 เป็นเซลล์แรกในสเปรดชีตที่ด้านซ้ายบน B1 จะเป็นเซลล์ทางด้านขวาของ A1 A2 คือเซลล์โดยตรงใต้ A1 ง่ายพอสมควร?

ก่อนที่เราจะเขียนสูตรใหม่ให้เพิ่มข้อมูลลงในคอลัมน์ A และ B เพื่อทำงานด้วย ไปข้างหน้าและพิมพ์ตัวเลขสุ่มจาก A1 ถึง A10 และ B1 ถึง B10 สำหรับชุดข้อมูลของเรา ตอนนี้ไปที่ D1 และพิมพ์ = SUM (A1, B1). คุณควรเห็นผลลัพธ์คือค่า A1 + B1.

มีสองสิ่งที่ควรทราบในขณะที่พิมพ์สูตรใน Excel ประการแรกคุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณพิมพ์วงเล็บเปิดแรก ( หลังจากชื่อฟังก์ชั่น Excel จะบอกคุณโดยอัตโนมัติว่าข้อโต้แย้งที่ฟังก์ชั่นใช้ ในตัวอย่างของเรามันแสดงให้เห็น number1, number2, ฯลฯ คุณแยกอาร์กิวเมนต์ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ฟังก์ชันเฉพาะนี้สามารถรับค่าจำนวนอนันต์เนื่องจากเป็นฟังก์ชัน SUM.

ประการที่สองคุณสามารถพิมพ์ในการอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเอง (A1) หรือคุณสามารถคลิกที่เซลล์ A1 หลังจากที่คุณพิมพ์วงเล็บเปิด Excel จะเน้นเซลล์ในสีเดียวกับการอ้างอิงเซลล์เพื่อให้คุณสามารถดูค่าที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ดังนั้นเราจึงรวมแถวหนึ่งเข้าด้วยกัน แต่เราจะรวมแถวอื่น ๆ ทั้งหมดโดยไม่ต้องพิมพ์สูตรอีกครั้งหรือคัดลอกและวางได้อย่างไร โชคดีที่ Excel ทำให้เป็นเรื่องง่าย.

เลื่อนเคอร์เซอร์เมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์ D1 และคุณจะสังเกตเห็นว่ามันเปลี่ยนจากกากบาทสีขาวเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ.

ตอนนี้คลิกและกดปุ่มเมาส์ค้างไว้ ลากเคอร์เซอร์ลงไปที่แถวสุดท้ายด้วยข้อมูลจากนั้นปล่อยให้ไปที่จุดสิ้นสุด.

Excel ฉลาดพอที่จะรู้ว่าสูตรควรเปลี่ยนและสะท้อนค่าในแถวอื่น ๆ แทนที่จะแสดง A1 + B1 เดียวกันให้คุณดู คุณจะเห็น A2 + B2, A3 + B3 และอื่น ๆ.

นอกจากนี้ยังมีวิธีใช้อีกวิธีหนึ่ง SUM ที่อธิบายแนวคิดอื่นที่อยู่เบื้องหลังข้อโต้แย้งใน Excel สมมติว่าเราต้องการสรุปค่าทั้งหมดจาก A1 ถึง A12 แล้วเราจะไปเกี่ยวกับมันอย่างไร เราสามารถพิมพ์สิ่งที่ชอบ = SUM (A1, A2, A3, ฯลฯ ), แต่นั่นใช้เวลานานมาก วิธีที่ดีกว่าคือใช้ช่วง Excel.

ในการหาผลรวม A1 ถึง A12 สิ่งที่เราต้องทำคือพิมพ์ = SUM (A1: A12) ด้วยเครื่องหมายโคลอนคั่นการอ้างอิงสองเซลล์แทนเครื่องหมายจุลภาค คุณสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น = SUM (A1: B12) และจะรวมค่าทั้งหมดใน A1 ถึง A12 และ B1 ถึงผ่าน B12.

นี่เป็นภาพรวมพื้นฐานของวิธีการใช้ฟังก์ชั่นและสูตรต่างๆใน Excel แต่มันก็เพียงพอแล้วที่คุณจะสามารถเริ่มใช้ฟังก์ชั่นการสรุปข้อมูลทั้งหมด.

ฟังก์ชั่นสรุป

เมื่อใช้ชุดข้อมูลเดียวกันเราจะใช้ฟังก์ชันสรุปที่เหลือเพื่อดูว่าเราสามารถคำนวณตัวเลขประเภทใดได้ มาเริ่มกันที่ นับ และ COUNTA ฟังก์ชั่น.

ที่นี่ฉันได้เข้าสู่ นับ ฟังก์ชั่นเป็น D2 และ COUNTA ฟังก์ชั่นเป็น E2 โดยใช้ A2: A12 ช่วงเป็นชุดข้อมูลสำหรับทั้งสองฟังก์ชั่น ฉันเปลี่ยนค่าใน A9 เป็นสตริงข้อความด้วย สวัสดี เพื่อแสดงความแตกต่าง. นับ นับเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลขเท่านั้น COUNTA นับเซลล์ที่มีข้อความและตัวเลข ฟังก์ชั่นทั้งสองไม่นับเซลล์ว่าง หากคุณต้องการนับเซลล์ว่างให้ใช้ COUNTBLANK ฟังก์ชัน.

ต่อไปคือ เฉลี่ย, MEDIAN และ โหมด ฟังก์ชั่น. ค่าเฉลี่ยคือการอธิบายตัวเองค่ามัธยฐานเป็นตัวเลขกลางในชุดตัวเลขและโหมดเป็นหมายเลขหรือหมายเลขที่พบบ่อยที่สุดในชุดตัวเลข ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่าคุณมี MODE.SNGL และ MODE.MULT เพราะอาจมีมากกว่าหนึ่งหมายเลขที่เป็นหมายเลขที่พบบ่อยที่สุดในชุดของตัวเลข ฉันใช้ B2: B12 สำหรับช่วงในตัวอย่างด้านล่าง.

เราสามารถคำนวณ MIN, MAX และ STDEV สำหรับชุดตัวเลข B2: B12 ฟังก์ชั่น STDEV จะคำนวณว่ามีการกระจายของค่าอย่างกว้างขวางจากค่าเฉลี่ย ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่าคุณมี STDEV.P และ STDEV.S, ซึ่งคำนวณจากประชากรทั้งหมดหรือจากกลุ่มตัวอย่างตามลำดับ.

ในที่สุดฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์อีกสองอย่างคือ ใหญ่ และ ขนาดเล็ก. พวกเขาใช้เวลาสองข้อโต้แย้ง: ช่วงเซลล์และค่าที่ใหญ่ที่สุด k-th ที่คุณต้องการกลับ ดังนั้นถ้าคุณต้องการค่าที่ใหญ่เป็นอันดับสองในชุดคุณจะใช้ 2 สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่สอง 3 สำหรับจำนวนที่ใหญ่ที่สุดที่สาม ฯลฯ. ขนาดเล็ก ทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่ให้หมายเลขที่เล็กที่สุดใน k.

สุดท้ายมีฟังก์ชั่นที่เรียกว่า AGGREGATE, ซึ่งอนุญาตให้คุณใช้ฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น แต่ยังช่วยให้คุณทำสิ่งต่าง ๆ เช่นละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ละเว้นค่าข้อผิดพลาด ฯลฯ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้มันบ่อยๆ แต่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่นี่ ในกรณีที่คุณต้องการ.

นั่นคือภาพรวมพื้นฐานของฟังก์ชั่นการสรุปที่พบบ่อยที่สุดใน Excel หากคุณมีคำถามใด ๆ อย่าลังเลที่จะโพสต์ความคิดเห็น สนุก!