6 เคล็ดลับสู่การไม่มีการประชุมที่ไม่มีจุดหมาย

ไม่ว่าจะเป็นเฉพาะกิจหรือตามกำหนดการการประชุมส่วนใหญ่ดูเหมือนจะไม่ช่วยอะไรเลยเมื่อมาทำงานให้เสร็จ คุณจะคิดว่าการให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโครงการนั่งลงและพูดคุยกับปัญหาที่ครอบตัดแล้วระดมสมองหาวิธีการแก้ไขด้วย คนพวกนี้ที่ WebEx บอกว่าการประชุมไม่มีจุดหมาย และฉันค่อนข้างแน่ใจว่าพวกคุณส่วนใหญ่เห็นด้วยเพราะมีใครบางคนทำและทำสิ่งนี้: เครื่องคิดเลขเพื่อคำนวณว่าเสียเงินเพียงแค่แค่มีการประชุม!

เรื่องตลกกันการประชุมที่มีการจัดการที่ไม่ดีจะพาพนักงานออกไปจากสิ่งที่พวกเขาถูกจ่ายให้ทำโดยไม่ต้องใส่โทรศัพท์โดยไม่ต้องใส่อีเมล และที่แย่ที่สุดคือเกือบทุกครั้งที่ผู้คนออกจากการประชุมพร้อมที่จะทำมากกว่าทำสำเร็จ - ยิ่งใหญ่, สิ่งที่ฉันต้องการสิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติม แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าการประชุมควรถูกนำออกจากที่ทำงานอย่างสมบูรณ์ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อช่วยเร่งความเร็วสิ่งต่างๆในการประชุม.

1. หายไปในหกสิบนาที

มันควรจะเป็นอาชญากรรมสำหรับการประชุมนานกว่าหนึ่งชั่วโมง Heck มันควรจะเป็น บาป สำหรับ ที่กำหนดไว้ การประชุมที่ยาวนาน ตรรกะนั้นง่ายมาก: อะไรคือจุดสำคัญที่ทำให้พนักงานของคุณต้องออกจากงานเพื่อให้สามารถทำได้ พูดคุย เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำ?

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

หากเป็นเพียงรายงานพวกเขาสามารถส่งข้อเสนอถึงคุณหรือทำสิ่งที่แนบมากับอีเมลขนาด 23 KB หากทุกสิ่งที่คุณต้องการจะถูกเก็บไว้ในลูปให้นำหัวหน้าแผนกเข้ามาในสำนักงานของคุณหรือไปจับคัปป้ากับเขาหรือเธอหลังเลิกงานรับข้อมูลที่คุณต้องการจากนั้นปล่อยพวกเขากลับเข้าป่า 15 นาทีในภายหลัง.

การประชุมความก้าวหน้ารายสัปดาห์แทบจะไม่เป็นประโยชน์เนื่องจากงานส่วนใหญ่ต้องใช้เวลานานกว่าหนึ่งสัปดาห์ในการบรรลุผล คงจะ เป็นคนโง่ที่จะนั่งเฉยๆและมองดูกันถ้าเราไม่มีอะไรจะรายงาน.

ประเด็นก็คือ: การประชุมควรเพิ่มผลิตภาพไม่ใช่กระบวนการล่าช้า ทำให้ทุกการประชุมมีความสำคัญและทำให้พวกเขานับ.

2. พยักหน้าให้ออก

มีการประชุมหลายครั้งที่คนส่วนใหญ่พูดคุยและทุกคนเห็นด้วยกับ การพูดเอ้อ หากการประชุมอยู่ที่นั่นเพียงเพื่อได้ยินเสียงผู้คนคอยสนับสนุนคุณก็อาจวางลำโพงในห้องประชุมเพื่อให้ทุกคนพยักหน้า.

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

ในการแก้ไขปัญหานี้ให้มีเฉพาะผู้มีอำนาจตัดสินใจในห้อง และคุณต้องการคนที่ไม่กลัวที่จะพูดความคิดของพวกเขา คุณต้องการผู้บริหารที่จะต่อสู้เพื่องบประมาณของแผนกในนั้น คุณต้องการให้ผู้จัดการที่สามารถกำจัดเวิร์กโหลดพิเศษและไม่เกี่ยวข้องที่พูดแทนคุณได้ คุณต้องการหัวหน้างานผู้กล้าหาญของคุณเพื่อบอกหัวหน้าของคุณว่า "ไม่, พ่อ. เราคือ ไม่ รับรถใหม่ให้คุณ ทีมต้องการไปกรุงเทพในปีนี้และเราจะดื่มแชมเปญในเที่ยวบิน! "

ประเด็นก็คือ: หากคุณกำลังจะติดขัดในการประชุมการมีความหลากหลายเล็กน้อยในการตัดสินใจจะทำให้คุ้มค่ากับชั่วโมงของคุณ.

3. เรากำลังพูดถึงอะไรอีก?

มีกี่ครั้งในระหว่างการประชุมให้เพื่อนของคุณคนหนึ่งถามอะไรบางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ผู้จัดการและพวกเขาใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมง (อื่น ๆ ) พยายามที่จะคิดออกในขณะที่คุณเล่นกับโทรศัพท์พยายามไม่รำคาญ?

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะมีการฝึกคิดด้วยคำถามฉับพลัน แต่ถ้าตอบคำถามนั้นและประเด็นอื่น ๆ ทั้งหมดในรายการวาระไม่ได้รับคำตอบจะมีผลต่อประสิทธิภาพของพนักงานที่เหลือ.

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

ทำให้เป็นจุดที่ต้องมี ถูก จำกัด จำนวนของวาระการประชุมที่จะบรรลุในการประชุมทุกครั้งและให้แน่ใจว่าผู้ที่ทำหน้าที่เป็นประธานในการประชุมได้รับวาระที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ไม่มากไม่น้อย. ใช้เครื่องหมายหกสิบนาทีเป็นแรงผลักดันในการลบวาระการประชุมโดยเร็วที่สุด หากมีสิ่งอื่น ๆ ให้เข้าร่วมและถ้าเป็นเพียงระหว่าง ไม่กี่คน แทนที่จะเป็นทั้งทีมที่นั่งอยู่ในห้องประชุมขอให้พวกเขาพามันออกไปข้างนอกก่อนหรือหลังการประชุม.

ประเด็นก็คือ: ติดตามการประชุมของคุณอย่างคุ้มค่า.

4. ความคิดราคาถูก; มาพร้อมกับโซลูชั่น

ไม่มีอะไรที่จะทำให้การประชุมจบสิ้นลงได้ดีกว่าการมีผู้เข้าร่วมประชุมที่เข้ามาด้วยใจที่ว่างเปล่า ทุกวันนี้คำแนะนำที่ว่างเปล่าจะไม่ลดลง ผู้บังคับบัญชาต้องการบันทึกการติดตาม ผู้จัดการต้องการ ROI ผู้บริหารระดับสูงต้องการความเป็นไปได้ และพวกเขาไม่เพียงต้องการหลอดไฟพวกเขาต้องการพิสูจน์ความคิด สามารถ และ จะ งาน. เพื่อให้ได้หลักฐานนั้นคุณควรทำการค้นคว้าก่อน.

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

เมื่อคุณทำไม่ได้สิ่งนี้จะเกิดขึ้น.

Ashkin Fureit: คุณรู้อะไรฉันคิดว่าเราควรลองเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์ใหม่.คุณ: คุณมีใครในใจ?Ashkin Fureit: โอ้ฉันไม่รู้จักซัพพลายเออร์ใหม่ ฉันแค่คิดว่ามันจะเป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนเป็นใหม่เพราะอันนี้มาสายเสมอ.

กลุ่มเริ่มส่งบอลไปรอบ ๆ เสียอีก 15 นาทีก่อนที่จะกระโดดไปยังวาระถัดไป ในการประชุมครั้งต่อไปซัพพลายเออร์รายเดิมยังคงใช้งานอยู่.

หากแอชกินอยู่ในมือของผู้ติดต่อรายอื่นแล้วใบเสนอราคาและวันที่ส่งมอบที่เสนอนั้นทีมสามารถตัดสินใจได้จากนั้นจึงเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่ ปัญหานี้จะได้รับการแก้ไขภายในเวลาไม่ถึงห้านาที.

ประเด็นก็คือ: เป็นเจ้าของความคิดของคุณและเริ่มต้นต่อไป หยุดการแนะนำแนวคิดที่ยอดเยี่ยมเพียงเพื่อรอให้คนอื่นดำเนินการ.

5. ใสอาจตัดมัน

คุณออกมาจากการประชุมด้วยความคิดที่ผู้จัดการของคุณพูดบ่อย ๆ แต่ไม่ใช่สิ่งที่คุณได้ยิน ทำให้ทุกอย่างเรียบร้อยขึ้นก่อนที่คุณจะล้างออก หากการสื่อสารเป็นปัญหาที่คงอยู่คุณควรให้ผู้จัดการทำซ้ำตัวเองในขณะที่คุณมีพยานคนอื่นอยู่ในห้อง.

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

ประเด็นก็คือ: ชี้แจงเป้าหมายของทีมของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานที่เสาประตูที่แตกต่างกัน.

หากวิธีนี้ใช้ไม่ได้ให้ลองใช้เคล็ดลับต่อไป.

6. ให้ฉันสักครู่

รายงานการประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำให้สิ่งต่าง ๆ ทำงานได้ถ้าคุณรู้วิธีที่จะทำ สำหรับผู้เริ่มต้นมันควรมีหลายสิ่ง: สิ่งที่ได้ตัดสินใจแล้ว สิ่งที่ต้องทำและใครทำหน้าที่; และกำหนดเวลาสำหรับมัน สิ่งแรกที่จะทำให้แน่ใจได้ว่าการประชุมนั้นมีประโยชน์จริง ๆ กับบางสิ่งสิ่งที่สองทำให้แน่ใจได้ว่าทุกคนได้รับมอบหมายบทบาทของตนเอง.

(ที่มาของภาพ: Fotolia)

หากคุณไม่ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นในห้องประชุมนาทีจะช่วยให้คุณและคนอื่น ๆ มิฉะนั้นสิ่งที่มีการประชุม?

ประเด็นก็คือ: ไม่มีใครโง่เมื่อสิ่งต่าง ๆ ได้รับหมึก.

ข้อสรุป

มีใครรู้ดีกว่าพูดคุยทั่วไปซึ่งเป็นสาเหตุที่ฉันต้องการทราบมุมมองของคุณเกี่ยวกับการประชุม: พวกเขาทำงานหรือไม่ พวกเขาจำเป็นในที่ทำงานของวันนี้หรือไม่? สำนักงานของคุณคิดว่าพิธีกรรมประจำสัปดาห์หรือรายเดือนที่เคร่งเครียดนั่นคือการประชุมสำนักงานหรือไม่? แบ่งปันความคิดของคุณในส่วนความเห็นด้านล่าง.