การ จำกัด และปกป้องเอกสารและเทมเพลต
การ จำกัด และปกป้องเอกสารรับรองว่าคุณเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดเหนือความก้าวหน้า.
การนำทางของโรงเรียน- ใช้เทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเค้าโครงและการจัดรูปแบบทั่วไป
- การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร
- การใช้ความคิดเห็นเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
- การ จำกัด และปกป้องเอกสารและเทมเพลต
- การกำหนดเวอร์ชันการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร
แม้ว่าคุณอาจต้องการให้ผู้ตรวจสอบคนอื่นแนะนำการเปลี่ยนแปลงและแสดงความคิดเห็นต่อเอกสาร แต่อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการ จำกัด ไม่ให้ทำการแก้ไขและเปลี่ยนการจัดรูปแบบ.
นอกจากนี้คุณอาจต้องการบังคับให้การติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหรือ จำกัด ผู้ตรวจสอบให้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น จุดทั้งหมดของการทำเช่นนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในลักษณะที่ไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์หรือสไตล์ของคุณ.
ในบทนี้เราจะแสดงวิธี จำกัด การจัดรูปแบบและประเภทของการแก้ไขผู้ตรวจสอบรายอื่นที่สามารถทำได้ในเอกสารของคุณ เมื่อเอกสารของคุณใกล้เคียงกับสถานะสุดท้ายคุณสามารถทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ.
นอกจากนี้คุณอาจต้องการ จำกัด การเข้าถึงเอกสารของคุณเพื่อรวมเฉพาะทีมผู้ตรวจสอบของคุณ เราจะแสดงวิธีการใช้รหัสผ่านในการป้องกันเอกสารของคุณ จากนั้นคุณสามารถบอกรหัสผ่านเฉพาะทีมของคุณเท่านั้นและจะไม่มีใครสามารถเปิดเอกสารได้.
เราจะเริ่มต้นสิ่งต่าง ๆ โดยแนะนำให้คุณ จำกัด การจัดรูปแบบในเอกสาร.
จำกัด การจัดรูปแบบในเอกสาร
เมื่อคุณแจกจ่ายเอกสารให้คนอื่นตรวจสอบคุณอาจไม่ต้องการให้พวกเขาเปลี่ยนการจัดรูปแบบของเอกสาร Word อนุญาตให้คุณ จำกัด ชุดรูปแบบและลักษณะทั้งหมดหรือบางส่วนรวมถึงอนุญาตให้ผู้ตรวจทานเปลี่ยนชุดรูปแบบและลักษณะบางอย่าง ในการทำเช่นนี้คลิก "จำกัด การแก้ไข" ในส่วน "ป้องกัน" ของแท็บ "ตรวจสอบ".
บานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข” จะปรากฏทางด้านขวาของข้อความหลัก ในส่วน“ ข้อ จำกัด การจัดรูปแบบ” ให้เลือก“ จำกัด การจัดรูปแบบเป็นการเลือกสไตล์” แล้วคลิกลิงก์“ การตั้งค่า ... ”.
ในกล่องโต้ตอบ“ การ จำกัด รูปแบบข้อ จำกัด ” สไตล์ทั้งหมดในกล่อง“ รูปแบบที่ได้รับอนุญาตในปัจจุบันอนุญาตให้เลือก” จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น ในการเลือกสไตล์เฉพาะที่จะใช้ในเอกสารคุณสามารถใช้ปุ่ม“ ไม่มี” เพื่อยกเลิกการเลือกสไตล์ทั้งหมดจากนั้นเลือกสไตล์ที่คุณต้องการอนุญาต คุณยังสามารถใช้รูปแบบขั้นต่ำที่แนะนำของ Word เพื่ออนุญาตโดยคลิก“ ต่ำสุดที่แนะนำ” เลือกข้อ จำกัด เพิ่มเติมในส่วน“ การจัดรูปแบบ” ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบหากต้องการแล้วคลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.
กล่องโต้ตอบต่อไปนี้แสดงการถามว่าคุณต้องการลบสไตล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ เราขอแนะนำให้คุณทำ อาจกลายเป็นว่าคุณต้องการใช้สไตล์เหล่านี้ในเอกสารในอนาคต ผู้ตรวจสอบคนอื่นจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือใช้พวกเขาได้.
คลิก“ ไม่” เพื่อคงสไตล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตไว้ในเอกสารของคุณ.
ก่อนที่จะสามารถใช้ข้อ จำกัด เหล่านี้คุณต้องเริ่มบังคับใช้การป้องกัน เราจะหารือเรื่องนี้หลังจากแสดงวิธี จำกัด การแก้ไข.
จำกัด การแก้ไขในเอกสาร
นอกเหนือจากการ จำกัด การจัดรูปแบบสำหรับผู้ตรวจทานของเอกสารคุณยังสามารถ จำกัด ประเภทของผู้ตรวจสอบการแก้ไขที่สามารถทำได้ในเอกสาร ในบานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข” เลือกกล่องกาเครื่องหมาย“ อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร” และเลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์เพื่อระบุประเภทการแก้ไขที่คุณต้องการอนุญาตในเอกสารของคุณ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ตรวจสอบคนอื่น ๆ ติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงใส่ความคิดเห็นหรือกรอกแบบฟอร์ม คุณสามารถ จำกัด เอกสารที่บุคคลอื่นสามารถอ่านได้เท่านั้นและไม่เปลี่ยนแปลง.
คุณอาจถามว่าความแตกต่างระหว่างการ จำกัด การแก้ไขเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและการล็อค“ การเปลี่ยนแปลงการติดตาม” ที่ถูกล็อคไว้ตามที่กล่าวไว้ในบทที่ 2 ไม่มีความแตกต่าง การทำงานเหมือนกัน คุณสามารถใช้วิธีใดก็ได้ที่ง่ายกว่าสำหรับคุณ.
คุณสามารถระบุข้อยกเว้นสำหรับการจัดรูปแบบและการแก้ไขที่ จำกัด หรือผู้ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขเอกสารได้อย่างอิสระ คลิกลิงก์“ ผู้ใช้เพิ่มเติม ... ” ในส่วน“ ข้อยกเว้น (ตัวเลือก)” ของบานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข”.
ในกล่องโต้ตอบ“ เพิ่มผู้ใช้” คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้จากคอมพิวเตอร์ปัจจุบันจากโดเมนที่คอมพิวเตอร์ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งหรือโดยการป้อนที่อยู่อีเมลของใครบางคน แยกผู้ใช้และที่อยู่อีเมลทั้งหมดด้วยเครื่องหมายอัฒภาคแล้วคลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.
คนที่คุณเพิ่มในกล่องโต้ตอบ“ เพิ่มผู้ใช้” จะแสดงในกล่อง“ บุคคล” ในส่วน“ ข้อยกเว้น (ตัวเลือก)” ของบานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข” เลือกเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนที่คุณต้องการให้บุคคลอื่นสามารถแก้ไขได้จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับบุคคลนั้นในกล่อง "บุคคล".
ตอนนี้คุณได้ จำกัด การจัดรูปแบบและแก้ไขเอกสารตามต้องการคุณต้องบอกให้ Word เริ่มบังคับใช้การป้องกันเพื่อให้เอกสารมีผล ในส่วน“ เริ่มบังคับใช้” ของบานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข” คลิก“ ใช่เริ่มบังคับใช้การป้องกัน”
ในกล่องโต้ตอบ“ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก“ รหัสผ่าน” ป้อนรหัสผ่านสองครั้งแล้วคลิก“ ตกลง”
โปรดทราบว่าไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านและไม่ได้ป้องกันเอกสารอย่างสมบูรณ์ (เอกสารไม่ได้เข้ารหัส) มันช่วยป้องกันไม่ให้คนปิดการจัดรูปแบบและแก้ไขข้อ จำกัด.
หากคุณเลือก“ การตรวจสอบผู้ใช้” คุณอาจเห็นข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้:
“ เครื่องของคุณไม่ได้ตั้งค่าสำหรับการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) หากต้องการตั้งค่า IRM ให้ลงชื่อเข้าใช้ Office เปิดข้อความหรือเอกสารที่มีการป้องกัน IRM หรือติดต่อฝ่ายช่วยเหลือของคุณ”
เราแนะนำให้ใช้รหัสผ่าน มันง่ายกว่ามาก.
เมื่อมีการบังคับใช้ข้อ จำกัด บานหน้าต่าง“ จำกัด การแก้ไข” จะแสดงข้อความที่เหมาะสมซึ่งทำให้ผู้ตรวจสอบสามารถดำเนินการแก้ไขและจัดรูปแบบงานที่อนุญาตเท่านั้น.
