การเริ่มต้นวิธีการสร้างและจัดการงานใน Outlook 2013

หากคุณเป็นหนึ่งในคนที่มีไวท์บอร์ดหรือสมุดบันทึกที่มีรายการที่ต้องทำหรือโต๊ะและจอภาพของคุณได้รับการตกแต่งด้วยโพสต์® เตือนคุณถึงเหตุการณ์สำคัญจากนั้นจึงเป็นบทความสำหรับคุณ.

Outlook จะช่วยให้คุณทำรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งประกอบด้วยงานซึ่งคุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้ทุกประเภทเช่นการตั้งค่าวันที่ครบกำหนดเตือนความจำหมวดหมู่และอื่น ๆ ประเด็นทั้งหมดคือการสร้างรายการงานที่กระตือรือร้นมากขึ้นซึ่งคุณสามารถโต้ตอบและจะทำให้คุณซื่อสัตย์.

การทำงานในมุมมองงาน

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับความซับซ้อนต่าง ๆ ของ Outlook 2013 เมื่อเร็ว ๆ นี้ดังนั้นหากคุณยังไม่คุ้นเคยเราขอแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำของเรา.

มิฉะนั้นให้เปิด Outlook จนถึงมุมมอง Tasks และดูรอบ ๆ ในแวบแรกคุณจะสังเกตเห็นว่ามันว่างเปล่าและแห้งแล้ง นั่นเป็นเพราะเรายังไม่ได้เติมเต็มไปด้วยสิ่งที่เราต้องทำและไปทำงาน.

มาดูวิธีการใช้ Tasks อย่างมืออาชีพและจัดการชีวิตของคุณด้วย Outlook ด้วยเวลาและการทำงานเพียงเล็กน้อยคุณจะมีชุดงานที่ครอบคลุมซึ่งคุณสามารถตั้งค่าเพื่อเตือนคุณเมื่อถึงกำหนดหรือคุณสามารถมอบหมายให้กับบุคคลอื่นได้!

การเพิ่มงาน

ในการเริ่มต้นคุณจะต้องการเพิ่มงาน คุณจะสังเกตเห็นว่ามีบานหน้าต่างโฟลเดอร์ที่คุ้นเคยอยู่ทางด้านซ้ายมือ คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ใหม่ในมุมมองนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพจากนั้นจัดระเบียบงานของคุณเป็นหมวดหมู่ คุณยังสามารถสร้างกลุ่มโฟลเดอร์ใหม่เพื่อให้คุณสามารถแยกงานระหว่างอาชีพและชีวิตส่วนตัวของคุณได้อีกครั้งหากจำเป็น.

ในการเริ่มต้นคุณจะสังเกตเห็นว่ามีกลุ่มโฟลเดอร์ภารกิจหนึ่งกลุ่มที่เรียกงานของฉันและโฟลเดอร์งานย่อยสองโฟลเดอร์: รายการสิ่งที่ต้องทำและงาน หากเราคลิกขวาที่โฟลเดอร์บนสุดเราสามารถสร้าง“ กลุ่มโฟลเดอร์ใหม่” ที่เราจะตั้งชื่องานให้ทำ.

คุณสามารถเพิ่มงานด่วนโดยคลิกที่ "คลิกที่นี่เพื่อเพิ่มงานใหม่" หรือคุณสามารถคลิก "งานใหม่" บนริบบิ้นหน้าแรก ตรวจสอบงานที่ไม่มีชื่อดังต่อไปนี้ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวเลือกจำนวนมากแสดงงานรายละเอียดรวมถึงจัดการงาน.

มาเติมรายละเอียดพื้นฐานของเราหน่อยจากนั้นคลิก“ บันทึก & ปิด” คุณสามารถเลือกวันที่เริ่มต้นวันที่สิ้นสุด (ถ้ามี) สถานะลำดับความสำคัญและเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จ คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่อง“ เตือนความจำ” และให้ Outlook แจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงกำหนดส่งงาน.

การดูแก้ไขและอัปเดตงาน

หลังจากสร้างงานเล็ก ๆ น้อย ๆ เราสามารถเห็นพวกเขาอยู่ในรายการในมุมมองงานของเรา คุณสามารถทำการแก้ไขพื้นฐานได้ที่นี่เช่นการเปลี่ยนวันที่ครบกำหนดหรือการกำหนดหมวดหมู่ แต่ถ้าคุณต้องการดูและแก้ไขคุณต้องดับเบิลคลิกเพื่อเปิด.

นี่คืองานของเราอีกครั้ง เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้เช่นสถานะหรือลำดับความสำคัญหรือเราสามารถคลิกที่ปุ่ม "รายละเอียด".

หากมีรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานคุณสามารถกรอกข้อมูลได้ที่นี่ แม้ว่าสิ่งนี้อาจไม่เกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่หากคุณจัดการกับผู้รับเหมาอิสระหรือที่ปรึกษา แต่ก็เป็นสถานที่ที่ดีในการติดตามว่าพวกเขามีค่าใช้จ่ายประมาณเท่าไร.

มีอีกสองสามสิ่งที่เราสามารถพูดถึงก่อนที่จะก้าวไปสู่การเกิดซ้ำ ในขณะที่คุณกำลังซุบซิบในอินเทอร์เฟซงานโปรดสละเวลาสักครู่เพื่อสังเกตว่าคุณสามารถลบหรือส่งต่องานถ้าคุณคิดว่ามันไม่คุ้มค่าที่จะทำหรือคุณต้องการข้อมูลจากคนอื่น.

คุณยังสามารถจัดการงานเช่นการทำเครื่องหมายให้เสร็จสมบูรณ์กำหนดและส่งรายงานสถานะ เราจะพูดถึงอีกไม่นาน ในตอนนี้เรามาลองตรวจสอบวิธีการตั้งค่างานที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ.

ทำงานกับกิจวัตรประจำวัน

การสร้างงานที่เกิดซ้ำนั้นเหมือนกับการสร้างการนัดหมายที่เกิดขึ้นประจำหรือการประชุมที่เกิดซ้ำ กล่องโต้ตอบที่คุณเห็นเมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม "การเกิดซ้ำ" อาจดูเหมือนคุ้นเคย.

ดังนั้นนี่คือภารกิจ "พูดคุยเกี่ยวกับงาน" ของเราซึ่งเกิดขึ้นทุกสัปดาห์ในวันพุธโดยไม่มีการสิ้นสุด โปรดทราบด้วยว่าแม้ว่าคุณจะไม่ทำงานให้เสร็จตามเวลาที่งานเกิดขึ้นอีกงานหนึ่งก็จะยังคงถูกสร้างขึ้น.

คุณสามารถลบล้างสิ่งนี้ได้โดยเลือกตัวเลือก "สร้างใหม่งาน" ซึ่งแทนที่จะเกิดซ้ำโดยอัตโนมัติในวันที่ x จะไม่สร้างงานใหม่จนกว่างานปัจจุบันจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์.

มอบหมายงานให้กับคนอื่น

เรามี“ งานพูดคุยเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ!” ตั้งค่าทั้งหมดตอนนี้เราแค่ต้องจำนำคนอื่น! คลิกปุ่ม“ มอบหมายงาน” ในส่วนจัดการงานของ Ribbon.

นี่จะเป็นการเปิดงานในรูปแบบอีเมลซึ่งคุณจะสามารถบอกกล่าวกับผู้อื่นได้ ในกรณีนี้เราแค่จะมอบหมายงานให้พูดคุยเกี่ยวกับงานที่ทำกับคนอื่นดังนั้นเราจะส่งอีเมลไปหาพวกเขา.

หากคุณต้องการพิมพ์ที่อยู่ลงในช่อง“ ถึง” คุณสามารถทำได้หรือคุณสามารถถอนชื่อผู้โชคดีจากสมุดที่อยู่ของคุณ ยังไม่มีการตั้งค่าสมุดรายชื่อใช่ไหม อ่านเกี่ยวกับวิธีสร้างและจัดการผู้ติดต่อรวมถึงวิธีการนำเข้าที่อยู่ติดต่อของคุณจาก Gmail ลงใน Outlook.

ผู้รับนั้นจะได้รับอีเมลพร้อมกับตัวเลือกที่จะ "ยอมรับ" หรือ "ปฏิเสธ" เราไม่ต้องการทำให้หัวหน้าอารมณ์เสียดังนั้นเราจะดำเนินการต่อและรับงาน นอกจากนี้การพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำงานไม่เคยเป็นความคิดที่ดี!

ในที่สุดหากอำนาจที่ต้องการทราบความคืบหน้า (หรือขาดมัน) ในงานที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบันของคุณ คุณสามารถส่งรายงานสถานะให้พวกเขา.

โดยรวมแล้วผู้ใช้ Outlook ที่บ้านโดยเฉลี่ยมีแนวโน้มที่จะใช้งานมากกว่าที่จะทำธุระหรือติตเหลือเกินที่บ้าน มาเริ่มกันที่หน้าแรกของ Ribbon ที่เหลือและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการงานจากที่นั่น.

การจัดการงานและการเรียงลำดับตามมุมมอง

ในช่วงสัปดาห์ของคุณงานบางอย่างจะเสร็จสิ้นและบางงานก็ไม่สำเร็จ สิ่งที่คุณทำเสร็จคุณสามารถทำเครื่องหมายว่าสมบูรณ์และลืมได้ แต่สิ่งที่คุณไม่ได้รับจะต้องได้รับการจัดการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือคุณจะมีรายการงานเป่าเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ.

มีสองสามวิธีในการจัดการพวกเขา ลองดูที่พื้นที่ของ Ribbon จากนั้นแสดงวิธีการใช้เครื่องมือเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด.

การคลิกปุ่ม“ ลบจากรายการ” จะทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้วและลบออกจากรายการ หาก Outlook พบปัญหาเช่นหากงานเกิดซ้ำหรือไม่สมบูรณ์ก็จะถามว่าคุณต้องการทำอะไร.

คุณสามารถทำงานโดยตรงกับงานที่คุณเห็นในรายการงานของคุณ ตรวจสอบภาพหน้าจอต่อไปนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม คุณเห็นว่าคุณสามารถคลิกที่ไอคอนรูปธงเพื่อทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์หรือคุณสามารถคลิกขวาเพื่อดูตัวเลือกการติดตามของคุณ.

คุณเห็นที่นี่ในสกรีนช็อตถัดไปว่างานของเรา“ นั่งดูฟุตบอลด้วยเท้าของเรา” จะถึงกำหนดในวันพรุ่งนี้ แต่เรายังได้ทำเครื่องหมายไว้เพื่อติดตามสัปดาห์หน้าเช่นกัน การสร้างงานติดตามโดยทั่วไปจะเป็นการทำซ้ำตามเวลาที่เหมาะสมกับคุณที่สุด ในกรณีนี้เราสามารถทำเครื่องหมายงานของวันพรุ่งนี้ว่าเสร็จสมบูรณ์หรือลบออกได้ แต่งานที่ทำซ้ำนั้นจะยังคงครบกำหนดในสัปดาห์หน้า.

หมายเหตุคุณสามารถติดตามงานจากหนึ่งในห้าช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือคุณสามารถสร้างการติดตามที่กำหนดเอง.

ในที่สุดการเปลี่ยนมุมมองของคุณสามารถช่วยแบ่งงานใหญ่ ๆ หากไม่ปรากฏบน Ribbon คุณสามารถคลิกปุ่ม“ เปลี่ยนมุมมอง” และคุณจะเห็นตัวเลือกเหล่านี้.

นี่คือรายการที่เรียบง่ายที่อาจมีลักษณะเหมือน มุมมองจะไม่แยกแยะระหว่างสถานะของความสมบูรณ์หรือหมวดหมู่หรือสิ่งอื่นใด มันนำเสนองานในอดีตปัจจุบันและอนาคตทั้งหมดของคุณในมุมมองง่ายๆ.

ในทางกลับกันถ้าเราเรียงลำดับมุมมองของเราตามงานที่ใช้งานอยู่เราจะเห็นว่าสิ่งต่าง ๆ นั้นแคบลงอย่างมากสำหรับเรา.

อย่าลืมเปลี่ยนมุมมองงานของคุณเสมอเพื่อให้คุณเรียงลำดับหรือซ่อนมุมมองเหล่านั้นอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน!

ตัวเลือกงาน

สุดท้ายเรามาทำความรู้จักหรือ reacquaint ตัวเองด้วยตัวเลือกงาน ตัวเลือกงานจะช่วยให้คุณเปลี่ยนการตั้งค่าและเปลี่ยนพฤติกรรมและลักษณะที่ปรากฏ คุณสามารถเข้าถึงพวกเขาได้จากเมนูไฟล์โดยคลิก“ ตัวเลือก -> งาน”

คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกสำหรับเตือนความจำเกี่ยวกับงานที่มีวันครบกำหนดสีที่ค้างชำระและสีงานที่เสร็จสมบูรณ์ชั่วโมงการทำงานและการปรับแต่งอื่น ๆ ดังนั้นตอนนี้หากคุณต้องการให้งานที่ค้างชำระเป็นสีน้ำเงินสดใสหรือคุณต้องการให้ระบบเตือนความจำเริ่มต้นในตอนท้ายของวันแทนที่จะเริ่มต้นคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ที่นี่.

อย่างที่คุณสามารถบอกได้ว่า Outlook กำลังเปิดเผยตัวเองว่าเป็นแอปพลิเคชั่นที่รอบด้านและเรายังไม่ได้พูดคุยเกี่ยวกับปฏิทินและโน้ตเลย! เราหวังว่าคุณจะสามารถใช้งานเพื่อปรับปรุงทักษะองค์กรของคุณสักสองสามอย่าง พวกเขาง่ายต่อการตั้งค่าและกำหนดและมันเป็นเรื่องดีที่มีการเตือนและดูทุกสิ่งในรายการของคุณช้าลงไป.

ในระหว่างนี้เราสนใจที่จะรับฟังความคิดเห็นของคุณ มีคำถามหรือความคิดเห็นที่คุณต้องการออกไปกับเรา? เข้าสู่ฟอรัมสนทนาของเราและไล่ไป.