การเริ่มต้นวิธีการสร้างจัดการและแบ่งปันปฏิทินใน Outlook 2013

ถ้าคุณไม่มีชีวิตปราศจากความรับผิดชอบใด ๆ ดวงอาทิตย์ก็อาจลุกขึ้นและนั่งลงบนปฏิทินรายวันของคุณ หากคุณไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในชีวิตประจำวันคุณจะพบว่าตัวเองหลงทางอย่างรวดเร็วด้วยการนัดหมายที่พลาดไปและการประชุมที่น่าประหลาดใจ.

มาคุยกันเรื่องปฏิทินของ Outlook เพราะนอกเหนือจากอีเมล (อาจจะมากกว่านั้นในบางครั้ง) การจัดระเบียบและการผลิตขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดการเหตุการณ์และทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ หนึ่งในสิ่งที่ Outlook ทำด้วยความมั่นใจในตนเองซึ่งอาจดีกว่าแอพพลิเคชั่นอื่น ๆ ส่วนใหญ่ก็คือปฏิทิน ฟังก์ชั่นปฏิทินของ Outlook นั้นไม่เป็นสองรองใครเมื่อพูดถึงการสร้างการดัดแปลงและการแบ่งปันเหตุการณ์.

บทความนี้จะเน้นเรื่องง่าย ๆ เป็นหลัก เราจะแสดงวิธีการสร้างและจัดการปฏิทินของคุณเพิ่มการนัดหมายการประชุมและการแบ่งปันให้กับผู้อื่นในสมุดที่อยู่ของคุณเพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย เมื่อเสร็จแล้วเราจะแสดงให้เห็นว่านอกเหนือจากการใช้ Outlook สำหรับข้อมูลพื้นฐานเช่นอีเมลหรือที่อยู่ติดต่อและสมุดที่อยู่คุณสามารถรวมปฏิทินเข้ากับชีวิตที่วุ่นวายของคุณและปรับปรุงบ้านหรือสำนักงานขนาดเล็ก.

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับปฏิทิน

เมื่อใดก็ตามที่คุณใช้ Outlook คุณจะมีความสามารถในการปฏิทินของคุณเอง แม้ว่าคุณจะไม่ได้ตั้งค่าบัญชีอีเมลคุณยังสามารถใช้ Outlook สำหรับคุณลักษณะที่เหลือได้ ปฏิทินทำงานได้ดีที่สุดหากคุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถในการทำงานร่วมกันดังนั้นการใช้บัญชีอีเมลจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าสามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมและรับการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมประชุมได้.

นี่คือปฏิทินพื้นฐานประจำวันของคุณนั่นคือปฏิทินเริ่มต้นที่เชื่อมโยงกับโปรไฟล์ Outlook เริ่มต้นของคุณ นี่คือมุมมองรายเดือน แต่คุณสามารถใช้ฟังก์ชั่นบนแท็บจัดเรียงเพื่อเปลี่ยนมุมมอง.

ตัวอย่างเช่นด้านล่างคือมุมมองสัปดาห์การทำงาน (เทียบกับมุมมองทั้งสัปดาห์) มันง่ายมากกับสภาพอากาศ (คุณสามารถกำหนดให้เมืองของคุณ) และช่องค้นหา หากคุณมีการประชุมหรือการนัดหมายใด ๆ คุณจะเห็นพวกเขาที่นี่และคุณสามารถข้ามไปยังสัปดาห์ก่อนหน้าหรือสัปดาห์ถัดไปโดยคลิกปุ่ม“ การนัดหมายก่อนหน้า” หรือ“ การนัดหมายครั้งถัดไป” ตามลำดับตามขอบปฏิทิน.

เรามาดูกันบ้างแล้วมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนการจัดเรียงปฏิทินของคุณให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ.

เกร็งกล้ามเนื้อปฏิทินของคุณ

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการจัดเรียงและลักษณะที่ปรากฏของปฏิทินได้เล็กน้อย หากคุณดูที่แท็บมุมมองด้านล่างคุณจะเห็นสไตล์ทั้งหมดที่คุณสามารถใช้สำหรับปฏิทินที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ.

ตรวจสอบปฏิทินต่อไปนี้ เราได้ทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยกับรูปร่างหน้าตา สำหรับหนึ่งคุณสามารถเปลี่ยนสีซึ่งเป็นสัมผัสที่บอบบาง แต่ดี.

แท็บมุมมองให้คุณเพิ่มมุมมองอื่น ๆ เพื่อเน้นโหมดที่คุณอยู่ตัวอย่างเช่นมีแถบรายการที่ต้องทำซึ่งให้คุณเพิ่มปฏิทินผู้คนและงานต่างๆลงในคอลัมน์ทางขวา (ดูด้านบน) แถบสิ่งที่ต้องทำนี้สามารถปรับแต่งให้เข้ากับโหมดที่คุณอยู่ดังนั้นแม้ว่าคุณจะได้เปิดใช้งานและปฏิทินเช่นเดียวกับภาพหน้าจอด้านบนหากคุณสลับไปที่กล่องจดหมายเข้าของคุณคุณจะต้องเปิดใช้งาน To - บาร์.

เป็นความคิดที่ดีที่จะเล่นกับแท็บมุมมองในแต่ละโหมดเพราะจะไม่เหมือนกันทุกประการ ตัวอย่างเช่นบานหน้าต่างการอ่านไม่ได้ใช้ในมุมมองปฏิทินมากนัก แต่เป็นกล่องจดหมายที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณ.

ในทำนองเดียวกันให้ตรวจสอบมุมมองปฏิทินรายวันโดยเปิดใช้มุมมองงานรายวัน คุณสามารถดูปฏิทินรายวันได้ที่นี่พร้อมกับงานที่ต้องทำด้านล่าง.

เราจะพูดคุยกันมากขึ้นเกี่ยวกับงานในบทความที่กำลังจะมา แต่ตอนนี้ให้เรามุ่งเน้นไปที่ทุกสิ่งที่คุณอาจต้องการทราบเกี่ยวกับการนัดหมายและการประชุม.

การเพิ่มการนัดหมายและการประชุม

ลองดูที่การตั้งค่าการนัดหมายและการประชุม ในตัวอย่างต่อไปนี้เรากำลังจัดปาร์ตี้พิซซ่า เรื่องของหลักสูตรคือลักษณะของการนัดหมายและในขณะที่ปาร์ตี้พิซซ่าไม่จำเป็นต้องเป็น "การนัดหมาย" คุณจะได้รับความคิด จากนั้นคุณสามารถเพิ่มรายละเอียดเฉพาะอื่น ๆ เช่นที่จัดปาร์ตี้พิซซ่าและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด.

มีพื้นที่จำนวนมาก (ไม่ จำกัด ทางเทคนิค) ในการเพิ่มบันทึกคำแนะนำหรือเส้นทางไปยังเหตุการณ์ แน่นอนว่ามันไม่ใช่งานปาร์ตี้ถ้าคุณไม่มีคนอื่นอยู่ที่นั่น ดังนั้นเราจะต้องเชิญผู้เข้าร่วมบางคน เมื่อคุณเชิญบุคคลอื่น ๆ จะไม่ถือว่าการนัดหมายอีกต่อไป Outlook จะเปลี่ยนเป็นการประชุมแทน ในภาพหน้าจอต่อไปนี้เราเห็นการนัดหมายใหม่ของเราเปิดการประชุม.

คุณสามารถพิมพ์ชื่อด้วยมือหรือคลิกปุ่ม“ ถึง” เพื่อเพิ่มผู้เข้าร่วมจากสมุดที่อยู่ของคุณ หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่าสมุดรายชื่อเราสามารถบอกวิธีเพิ่มและจัดการผู้ติดต่อรวมถึงนำเข้าผู้ติดต่อจากแหล่งอื่นเช่น Gmail.

คุณสามารถตัดตรงไปที่การไล่ล่าและคลิก "การประชุมใหม่" จากแท็บหน้าแรกของ Ribbon เมื่อคุณเชิญผู้เข้าร่วมคุณมีตัวเลือกในการร้องขอตัวเลือกการตอบสนองเพิ่มเติม.

หากคุณร้องขอการตอบกลับ (แทนที่จะเพียงแค่ใส่คำนั้นทิ้งไว้ที่นั้น) ผู้ได้รับเชิญจะมีโอกาส RSVP หมายเหตุมันใช้งานได้ดีกับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft เช่นบัญชีอีเมล Outlook.com ซึ่งคุณจะได้รับตัวเลือกการตอบกลับโดยตรงในข้อความ.

ใน Gmail คุณจะสามารถดำเนินการตามคำเชิญได้ในลักษณะเดียวกัน อย่างไรก็ตามคุณตอบกลับมันจะถูกส่งไปยังผู้จัดกิจกรรมและจะถูกเพิ่มใน Outlook โดยอัตโนมัติ.

ตอนนี้เราชัดเจนเกี่ยวกับการนัดหมายและการประชุมเราจะดำเนินการแก้ไขและยกเลิกเพราะการเปลี่ยนแปลงนั้นหลีกเลี่ยงไม่ได้และบางครั้งแผนการที่ดีที่สุดของเราก็ล้มเหลว.

การแก้ไขหรือยกเลิกการประชุมและการตอบสนองการติดตาม

มีบางอย่างเกิดขึ้นและเราต้องย้ายปาร์ตี้พิซซ่าของเราไปเป็นคืนวันเสาร์ ไม่มีปัญหาสำหรับเรา แต่สิ่งที่เกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุมของเรา? แผนการของพวกเขานั้นขึ้นอยู่กับพวกเขา แต่อย่างน้อย Outlook ก็ง่ายที่จะเตือนพวกเขาถึงการเปลี่ยนแปลง.

หากต้องการแก้ไขการประชุมและแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมประชุมก่อนอื่นให้เปิดกิจกรรมจากปฏิทิน Outlook ของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ ในกรณีนี้เราเพิ่งย้ายการประชุมกลับไปหนึ่งวัน โปรดทราบว่าคุณสามารถคลิก“ ส่งอัปเดต” และผู้รับเชิญของคุณจะได้รับการอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง.

ณ จุดนี้หากผู้เข้าร่วมก่อนหน้านี้เคยตอบรับคำเชิญของคุณพวกเขาจะต้องยอมรับอีกครั้ง.

ตอนนี้อาจเป็นเวลาที่ดีในการแสดงวิธีติดตามความคืบหน้าของการประชุม คลิกปุ่ม "ติดตาม" และจากที่นี่คุณสามารถเห็นความคืบหน้าของการประชุม ตอนนี้มีผู้ได้รับเชิญเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ยอมรับดังนั้นบางทีวันเสาร์นี้อาจไม่ใช่ช่วงเวลาที่ดี.

เอ่อมีบางอย่างเกิดขึ้นอีกครั้งและเราจำเป็นต้องยกเลิกการประชุม เพียงคลิกปุ่ม“ ยกเลิกการประชุม” คำเชิญของคุณจะเปลี่ยนไปและคุณจะได้รับปุ่ม“ ยกเลิกการส่ง” เพื่อคลิกและส่งข่าวร้าย.

มันง่ายเหมือนที่ผู้รับเชิญก่อนหน้าของคุณจะได้รับอีเมลที่อัปเดตและกิจกรรมจะถูกลบออกจากปฏิทิน Outlook ของคุณ.

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

ด้วยการนัดหมายและการประชุมหันเข้าและบันทึกของคุณคุณจะเห็นมันในปฏิทินของคุณ เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือมันคุณจะเห็นรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ณ จุดนี้หากทุกอย่างดีคุณสามารถทิ้งมันไว้และย้ายไปทำสิ่งอื่น ๆ.

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการเปลี่ยนหรือลบคุณสามารถเปิดได้โดยดับเบิลคลิกหรือใช้การกระทำที่เหมาะสมบน Ribbon ซึ่งนี่คือปุ่ม "เปิด".

คุณยังสามารถเข้าถึงตัวควบคุม ribbon เดียวกันหลายตัวได้จากเมนูบริบทคลิกขวา.

เมื่อเปิดการประชุมหรือการนัดหมายของคุณให้สังเกตแท็บตัวเลือกซึ่งจะทำให้คุณมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเช่นการเปลี่ยนสถานะของคุณ (ไม่ว่างไม่แน่นอนไม่อยู่ที่สำนักงาน ฯลฯ ) ตั้งเตือนความจำเปลี่ยนโซนเวลาและตั้งค่า เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ำ.

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นเรื่องธรรมดาเช่นการประชุมรายสัปดาห์หรือรายได้รายไตรมาสหรือเพียงแค่ทานอาหารกลางวันกับเพื่อนดังนั้นจึงเป็นเรื่องดีที่จะทราบวิธีตั้งค่า อย่างที่คุณเห็นจากสกรีนช็อตน่าจะง่ายกว่า คุณสามารถกำหนดเวลาของการนัดหมายรูปแบบและแน่นอนช่วงหรือระยะเวลาที่เกิดซ้ำ.

คุณเห็นในภาพต่อไปนี้เราได้ตั้งค่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นประจำทุกวันจันทร์เวลา 13.00 น. ซึ่งจะดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ.

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าในขณะที่การประชุมและการนัดหมายมีความแตกต่างที่สำคัญหลายประการพวกเขายังคงมองหาและสามารถแก้ไขได้ในลักษณะเดียวกันดังนั้นตัวเลือกทั้งหมดที่คุณเห็นสำหรับการนัดหมายจะเหมือนกันสำหรับการประชุม.

การแนบไฟล์หรือเอกสารไปยังรายการปฏิทิน

ลองจินตนาการว่าคุณได้ทำการนัดหมายแล้วเช่นนำสัตว์เลี้ยงของคุณไปหาสัตว์แพทย์หรือเปลี่ยนน้ำมันเครื่องและในกรณีใดกรณีหนึ่งคุณมีเอกสารหรือภาพที่คุณต้องการแนบกับมันเพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืม.

ในตัวอย่างต่อไปนี้เราได้รับการเปลี่ยนแปลงน้ำมันของเราในที่สุดและเราได้รับคูปองสำหรับมัน คุณสามารถพิมพ์คูปองออกมาและพยายามจดจำไว้ล่วงหน้าหรือคุณสามารถแนบไปกับการนัดหมายได้ดังนั้นเมื่อ Outlook เตือนคุณคูปองจะอยู่ตรงนั้นเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ได้ในขณะที่คุณกำลังคิด.

ในการทำเช่นนี้คุณต้องการคลิก“ แนบไฟล์” จากนั้นเรียกดูตำแหน่งที่บันทึกไว้ คุณสามารถแทรกไฟล์ตามที่เป็นอยู่วางแบบอินไลน์เป็นข้อความหรือแทรกตำแหน่งของไฟล์นั้นเป็นการเชื่อมโยงหลายมิติ ในตัวอย่างนี้เราจะแนบไฟล์ PDF ตามที่เป็นอยู่.

แน่นอนว่านี่จะเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างมากหากคุณต้องการแบ่งปันเอกสารสำหรับการประชุมทางธุรกิจส่งเอกสารการเรียนให้กับนักเรียนหรือเมื่อใดก็ตามที่สถานการณ์อาจเรียกร้องให้มีข้อมูลเพิ่มเติม.

การจัดการและการแบ่งปันปฏิทิน

การจัดการปฏิทินจะช่วยให้คุณบรรลุสองสิ่ง คุณสามารถเปิดปฏิทินจากแหล่งต่าง ๆ และคุณสามารถสร้างและบันทึกกลุ่มปฏิทิน.

หากคุณคลิกปุ่ม“ เปิดปฏิทิน” คุณสามารถสร้างปฏิทินจากหลายแหล่งรวมถึงจากอินเทอร์เน็ตหรือคุณสามารถสร้างปฏิทินเปล่าได้ ข้อดีอย่างหนึ่งของการสร้างปฏิทินเปล่าคือคุณสามารถแยกการทำงานและชีวิตในบ้านออกจากกันได้.

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้คุณจะเห็นว่ามีการสร้างปฏิทินหลายรายการและเราได้สร้างกลุ่มพิเศษสำหรับการทำงานด้วย คุณสามารถลากกิจกรรมจากปฏิทินหนึ่งไปอีกปฏิทินหนึ่งได้ คุณเห็นว่าเรามีรายการสำหรับการประชุมประจำสัปดาห์ในสองปฏิทินที่เราเลือกให้แสดงอย่างไร.

ความสามารถในการลากกิจกรรมข้ามปฏิทินหมายความว่าหากคุณใช้เวลาเพิ่มการนัดหมายหรือการประชุมหากคุณตัดสินใจในภายหลังว่าต้องอยู่ในปฏิทินอื่นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างเหตุการณ์ขึ้นใหม่.

ในที่สุดคุณสามารถแบ่งปันปฏิทินซึ่งควรอธิบายได้ด้วยตนเอง แต่น่าจะเป็นความสามารถในการส่งอีเมลปฏิทิน เราพูดถึงเรื่องนี้สั้น ๆ ในบทความก่อนหน้านี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้สำเร็จ ในภาพหน้าจอต่อไปนี้คุณจะเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณใช้ตัวเลือกนี้.

คุณสามารถระบุปฏิทินที่คุณแชร์ช่วงวันที่ (จากวันเดียวไปจนถึงทั้งปฏิทิน) ระดับรายละเอียดที่จะแบ่งปัน (ความพร้อมใช้งานง่าย จำกัด และรายละเอียดทั้งหมด) จากนั้นมีตัวเลือกขั้นสูงที่คุณสามารถใช้ได้.

การแบ่งปันในลักษณะนี้หมายความว่าคุณสามารถเผยแพร่ข้อมูลปฏิทินของคุณกับผู้ใช้ Outlook รายอื่นได้อย่างรวดเร็วง่ายดายง่ายดายและราบรื่นรวมถึงปฏิทินที่ส่งถึงคุณ.

ตัวเลือกปฏิทิน

มีตัวเลือกปฏิทินค่อนข้างน้อยในการจัดเรียง (แต่ไม่มากเท่ากับอีเมล) ตัวเลือกเหล่านี้ส่วนใหญ่มีจุดประสงค์เพื่อกำหนดค่าปฏิทินให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับความต้องการระดับมืออาชีพและส่วนบุคคลของคุณ.

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเปลี่ยนชั่วโมงทำงานและสัปดาห์ทำงานเพิ่มวันหยุดเปลี่ยนเขตเวลาตั้งค่าสีเริ่มต้นและแม้กระทั่งเลือกระหว่างฟาเรนไฮต์และเซลเซียส ทำงานในแบบที่คุณต้องการและลองใช้สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ.

คุณลักษณะปฏิทินใน Outlook เป็นงานที่ยอดเยี่ยมและหากคุณทำงานในองค์กรที่มีเซิร์ฟเวอร์ Exchange กลางคุณอาจคุ้นเคยกับวิธีการทำงานร่วมกันในปฏิทินที่แชร์ดูกิจกรรมและอื่น ๆ ทั้งหมดนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นภายในการติดตั้ง Outlook ท้องถิ่นของคุณเพื่อเพิ่มพลังและความสะดวกสบาย.

ที่บ้านก็ดีที่มีปฏิทินที่มีคุณสมบัติมากมายในโปรแกรมเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนจากแอพอีเมลเป็นแอปปฏิทินของคุณคุณสามารถกำหนดเวลากิจกรรมและเชิญผู้เข้าร่วมได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งและอีกมากมาย.

แต่นั่นก็เพียงพอแล้วสำหรับการพูดคุยจากเรา ทำไมเราไม่ได้ยินจากคุณตอนนี้ แจ้งให้เราทราบความคิดของคุณหรือให้ความคิดเห็นในฟอรัมสนทนาของเรา.