วิธีเพิ่มวันที่หมดอายุให้กับอีเมลใน Outlook (และใช้เพื่ออะไร)

Outlook ช่วยให้คุณเพิ่มวันหมดอายุในอีเมลที่คุณส่งหรือรับ เมื่อวันที่หมดอายุผ่านไปแล้วอีเมลจะปรากฏขึ้นพร้อมการจัดรูปแบบที่แตกต่างกันและคุณสามารถใช้เครื่องมือในตัวของ Outlook ในการจัดการอีเมลที่หมดอายุโดยอัตโนมัติ.

วันที่หมดอายุนำไปใช้กับอีเมลเท่านั้นไม่ใช่กิจกรรมในปฏิทินหรืองานเนื่องจากรายการเหล่านั้นมีวันที่ของตนเองที่คุณสามารถใช้สำหรับการจัดการพวกเขา

วิธีตั้งวันหมดอายุบนอีเมล

ในการเพิ่มวันหมดอายุลงในอีเมลที่คุณส่งคุณต้องเปิดหน้าต่างคุณสมบัติสำหรับอีเมล เปิดอีเมลจากนั้นคลิกข้อความ> แท็ก.

จะเปิดหน้าต่างคุณสมบัติสำหรับอีเมลซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกตัวเลือก> ตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไฟล์> คุณสมบัติ เปิดช่องทำเครื่องหมาย "หมดอายุหลังจาก" แล้วเลือกวันที่และเวลา.

คลิกปิดเพื่อกลับสู่อีเมลของคุณ จะไม่มีสัญญาณใด ๆ ที่มองเห็นได้ว่ามีการเพิ่มวันที่หมดอายุและคุณสามารถส่งอีเมลได้ตามปกติ.

หากต้องการเพิ่มวันหมดอายุลงในอีเมลที่คุณได้รับให้เปิดอีเมลและคลิกข้อความ> แท็ก (หรือไฟล์> คุณสมบัติ).

สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างคุณสมบัติสำหรับอีเมล มีตัวเลือกมากมายสำหรับอีเมลที่ได้รับเนื่องจากมีข้อความที่คุณส่ง แต่คุณยังสามารถตั้งวันและเวลาที่หมดอายุได้.

วันหมดอายุทำอะไร?

ดังนั้นคุณได้เพิ่มวันหมดอายุลงในอีเมล ยอดเยี่ยมและทั้งหมด แต่สิ่งที่เป็นประโยชน์ในการทำมัน?

Outlook จะใช้วันที่หมดอายุในหลากหลายวิธีเพื่อช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ โดยทั่วไปอีเมลที่หมดอายุมักไม่สำคัญเท่ากับอีเมลที่ยังไม่หมดอายุดังนั้น Outlook จะจัดรูปแบบอีเมลที่หมดอายุโดยอัตโนมัติแตกต่างกัน.

หากคุณดูที่การตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Outlook คุณอาจสังเกตเห็นกฎการจัดรูปแบบ“ รายการที่หมดอายุ”.

กฎนี้จัดรูปแบบอีเมลใด ๆ ที่ผ่านวันหมดอายุด้วยแบบอักษรสีเทาและข้อความที่ขีด.

วิธีนี้ช่วยให้คุณทราบว่าอีเมลนั้นหมดอายุดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่สำคัญกว่าก่อน หากคุณส่งอีเมลพร้อมวันหมดอายุการจัดรูปแบบนี้จะถูกนำไปใช้ใน Outlook ของผู้รับเช่นกัน แต่ไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ เช่น Thunderbird หรือเว็บแอปเช่น Gmail หรือ Yahoo! เมลจะไม่สนใจวันที่และไม่ทำอะไรกับมัน.

คุณยังสามารถเพิ่มคอลัมน์ในโฟลเดอร์ที่แสดงวันหมดอายุของอีเมลใด ๆ คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มคอลัมน์จากนั้นคลิก“ Field Chooser”

เลือก“ เขตเวลาวันที่” จากดรอปดาวน์จากนั้นเลือกตัวเลือก“ หมดอายุ”.

ลากและวางรายการ "หมดอายุ" ลงในโฟลเดอร์ของคุณเพื่อเพิ่มลงในคอลัมน์.

เมื่อคุณเปิดอีเมลที่หมดอายุ Outlook จะแจ้งให้คุณทราบด้วยข้อความในส่วนหัว.

คุณยังสามารถตอบกลับหรือส่งต่ออีเมลที่หมดอายุ แต่ถ้าคุณพยายามส่งต่อ Outlook จะแสดงคำเตือนก่อน.

คลิก“ ใช่” เพื่อส่งอีเมลหรือ“ ไม่” เพื่อยกเลิก.

ใช้วันที่หมดอายุเพื่อจัดการอีเมลของคุณ

เครื่องมือในตัวของ Outlook บางตัวยังใช้ประโยชน์จากวันที่หมดอายุ หากคุณตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook คุณอาจสังเกตเห็นตัวเลือก“ ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)”

หากเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติจะลบหรือย้าย (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าอื่น ๆ ) อีเมลใด ๆ ที่วันที่ผ่านไป นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลบอีเมลที่หมดอายุโดยอัตโนมัติและหยุดยั้งความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายของคุณ.

หากคุณไม่ต้องการลบหรือย้ายอีเมลที่หมดอายุ แต่คุณไม่ต้องการเห็นอีเมลเหล่านั้นใน Outlook คุณสามารถกำหนดกฎการซิงโครไนซ์ของ Outlook เพื่อป้องกันไม่ให้ดาวน์โหลดจากเซิร์ฟเวอร์อีเมล Exchange.

เมื่อคุณสร้างตัวกรองการซิงโครไนซ์ให้คลิกแท็บ "ขั้นสูง" จากนั้นคลิกปุ่ม "ฟิลด์".

เลือกเขตข้อมูล Date / Time> Expires จากเมนู ฟิลด์นี้มีอยู่ในตัวเลือก“ ฟิลด์จดหมายทั้งหมด” และ“ ฟิลด์โพสต์ทั้งหมด” เช่นกัน.

ตั้ง“ เงื่อนไข” เป็น“ บนหรือก่อนหน้า” และ“ มูลค่า” เป็น“ เมื่อวาน” แล้วคลิก“ เพิ่มลงในรายการ”

การทำเช่นนี้จะกรองงานที่หมดอายุทั้งหมดเพื่อที่ว่าถ้าพวกเขาหมดอายุเมื่อวานหรือก่อนหน้าพวกเขาจะไม่ซิงโครไนซ์กับ Outlook และจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ พวกเขาจะยังคงสามารถใช้งานได้ในเว็บแอป Outlook หากคุณต้องการดูที่นั่น.

คุณไม่สามารถตั้งค่ากฎเพื่อเพิ่มวันหมดอายุให้กับอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติหรือสร้างขั้นตอนด่วนที่ใช้วันหมดอายุที่กดปุ่มเพียงปุ่มเดียว แต่คุณสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุให้กับอีเมลขาออกทั้งหมดโดยอัตโนมัติ คลิกไฟล์> ตัวเลือก> จดหมายเลื่อนลงไปที่ส่งข้อความและเปิด“ ทำเครื่องหมายอีเมลว่าหมดอายุหลังจากผ่านไปหลายวัน”

ป้อนจำนวนวันหลังจากที่คุณต้องการให้ข้อความหมดอายุจากนั้นคลิก“ ตกลง” นี่จะเพิ่มวันหมดอายุลงในอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ.

วันที่หมดอายุเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการจัดการลำดับความสำคัญและกล่องจดหมายของคุณด้วยข้อความที่มีแสงน้อยซึ่งไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปและช่วยให้คุณใช้เครื่องมือ Outlook เพื่อลบหรือซ่อนข้อความที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในการต่อสู้เพื่อป้องกันกล่องจดหมายของคุณไม่สามารถควบคุมได้และเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก.