วิธีการกำหนดชื่อให้กับช่วงของเซลล์ใน Excel

เมื่อสร้างสูตรใน Excel คุณสามารถอ้างอิงเซลล์จากส่วนอื่นของแผ่นงานในสูตรของคุณ แต่ถ้าคุณมีสูตรเยอะแยะการอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดอาจทำให้สับสน มีวิธีง่าย ๆ ในการขจัดความสับสน.

Excel มีคุณสมบัติที่เรียกว่า "ชื่อ" ซึ่งสามารถทำให้สูตรของคุณอ่านง่ายขึ้นและสับสนน้อยลง แทนที่จะอ้างอิงเซลล์หรือช่วงเซลล์คุณสามารถกำหนดชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงนั้นและใช้ชื่อนั้นในสูตร สิ่งนี้จะทำให้สูตรของคุณง่ายต่อการเข้าใจและบำรุงรักษามากขึ้น.

ในสูตรด้านล่างเราอ้างอิงช่วงของเซลล์ (เป็นตัวหนา) จากแผ่นงานอื่นที่เรียกว่า "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ในสมุดงานเดียวกัน ในกรณีนี้ชื่อของแผ่นงานทำให้เรามีความคิดที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในช่วงของเซลล์“ A2: D7” อย่างไรก็ตามเราสามารถใช้ชื่อสำหรับช่วงของเซลล์นี้เพื่อทำให้สูตรสั้นลงและอ่านง่ายขึ้น.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL'ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์ '! A2: D7,2, FALSE))

หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชัน VLOOKUP ที่ใช้ในสูตรด้านบนให้ดูบทความเกี่ยวกับการใช้ VLOOKUP ใน Excel คุณยังสามารถเรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน“ IF” และฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์อื่น ๆ.

วิธีการสร้างชื่อสำหรับเซลล์หรือช่วงของเซลล์โดยใช้กล่องชื่อ

ในการกำหนดชื่อให้กับช่วงของเซลล์ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตั้งชื่อ เซลล์ไม่จำเป็นต้องต่อเนื่องกัน ในการเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกันให้ใช้ปุ่ม "Ctrl" เมื่อเลือกเซลล์เหล่านั้น.

คลิกเมาส์ใน“ กล่องชื่อ” เหนือกริดเซลล์.

พิมพ์ชื่อสำหรับช่วงของเซลล์ในกล่องและกด "Enter" ตัวอย่างเช่นเราเรียกว่าเซลล์ที่เลือกในแผ่นงาน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ของเรา "ผลิตภัณฑ์" มีกฎไวยากรณ์ที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อเลือกชื่อ คุณสามารถเริ่มต้นชื่อด้วยตัวอักษรขีดล่าง (_) หรือแบ็กสแลช (\) ส่วนที่เหลือของชื่อประกอบด้วยตัวอักษรตัวเลขระยะเวลาและเครื่องหมายขีดล่าง มีกฎไวยากรณ์เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกต้องและไม่ได้เมื่อกำหนดชื่อ.

จำสูตรจากจุดเริ่มต้นของบทความนี้ได้หรือไม่ มันมีการอ้างอิงถึงแผ่นงาน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ในสมุดงานและช่วงของเซลล์ในแผ่นงานนั้น ตอนนี้เราได้สร้างชื่อ“ ผลิตภัณฑ์” เพื่อแสดงช่วงของเซลล์บนแผ่นงาน“ ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์” ของเราเราสามารถใช้ชื่อนั้นในสูตรได้ดังแสดงด้านล่าง.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,ผลิตภัณฑ์,2, FALSE))

หมายเหตุ: เมื่อสร้างชื่อโดยใช้“ กล่องชื่อ” ขอบเขตของชื่อจะเป็นค่าเริ่มต้นของเวิร์กบุ๊ก ซึ่งหมายความว่าชื่อนั้นมีให้ใช้งานบนแผ่นงานใด ๆ ในสมุดงานปัจจุบันโดยไม่ต้องอ้างอิงแผ่นงานเฉพาะ คุณสามารถเลือกที่จะ จำกัด ขอบเขตให้กับแผ่นงานเฉพาะได้ดังนั้นจึงต้องใช้ชื่อแผ่นงานเมื่ออ้างถึงชื่อเช่นในตัวอย่างที่จุดเริ่มต้นของบทความนี้.

วิธีแก้ไขชื่อโดยใช้ตัวจัดการชื่อ

Excel มีเครื่องมือที่เรียกว่า "ตัวจัดการชื่อ" ซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาแก้ไขและลบชื่อในสมุดงานของคุณ คุณยังสามารถใช้ตัวจัดการชื่อเพื่อสร้างชื่อหากคุณต้องการระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับชื่อ หากต้องการเข้าถึงตัวจัดการชื่อให้คลิกแท็บ“ สูตร”.

ในส่วน "ชื่อที่กำหนด" ของแท็บ "สูตร" คลิก "ตัวจัดการชื่อ".

กล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อจะปรากฏขึ้น หากต้องการแก้ไขชื่อที่มีอยู่ให้เลือกชื่อในรายการและคลิก“ แก้ไข” ตัวอย่างเช่นเรากำลังจะแก้ไขชื่อ "ผลิตภัณฑ์".

กล่องโต้ตอบ“ แก้ไขชื่อ” จะปรากฏขึ้น คุณสามารถเปลี่ยน“ ชื่อ” เองได้รวมทั้งเพิ่ม“ ความคิดเห็น” ให้กับชื่อโดยให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับชื่อที่แสดง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนช่วงของเซลล์ที่ชื่อนี้ถูกกำหนดโดยคลิกปุ่ม“ ขยายกล่องโต้ตอบ” ทางด้านขวาของกล่องแก้ไข“ อ้างอิงถึง”.

หมายเหตุ: คุณจะเห็นว่ารายการ "ขอบเขต" เป็นสีเทา เมื่อคุณแก้ไขชื่อที่มีอยู่คุณจะไม่สามารถเปลี่ยน“ ขอบเขต” ของชื่อนั้นได้ คุณต้องเลือกขอบเขตเมื่อคุณสร้างชื่อเป็นครั้งแรก หากคุณต้องการให้ขอบเขตเป็นแผ่นงานที่เฉพาะเจาะจงแทนที่จะเป็นทั้งสมุดงานคุณสามารถสร้างชื่อในแบบที่ช่วยให้คุณสามารถระบุขอบเขตได้ตั้งแต่แรก เราจะแสดงวิธีการในส่วนต่อไป.

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเราเพิ่มผลิตภัณฑ์อื่นลงใน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ของเราและเราต้องการรวมไว้ในช่วงเซลล์ที่ชื่อว่า "ผลิตภัณฑ์" เมื่อเราคลิกที่ปุ่ม "ขยายกล่องโต้ตอบ" กล่องโต้ตอบ "แก้ไขชื่อ" จะย่อขนาดลงเพื่อให้มีเพียงกล่องแก้ไข "อ้างอิงถึง" เท่านั้น เราเลือกช่วงของเซลล์โดยตรงในแผ่นงาน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" รวมถึงแถวที่มีผลิตภัณฑ์ที่เพิ่มใหม่ ชื่อแผ่นงานและช่วงเซลล์จะถูกป้อนลงในกล่องแก้ไข "อ้างอิงถึง" โดยอัตโนมัติ หากต้องการยอมรับการเลือกของคุณและกลับสู่กล่องโต้ตอบ“ แก้ไขชื่อ” เต็มรูปแบบให้คลิกปุ่ม“ ยุบกล่องโต้ตอบ” คลิก“ ตกลง” ที่กล่องโต้ตอบ“ แก้ไขชื่อเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงชื่อ”.

วิธีการลบชื่อโดยใช้ตัวจัดการชื่อ

หากคุณตัดสินใจว่าไม่ต้องการชื่ออีกต่อไปคุณสามารถลบได้ง่าย เพียงเข้าไปที่กล่องโต้ตอบ“ ผู้จัดการชื่อ” ตามที่เราพูดถึงในส่วนก่อนหน้า จากนั้นเลือกชื่อที่คุณต้องการลบในรายการชื่อและคลิก“ ลบ”.

ในกล่องโต้ตอบการยืนยันที่ปรากฏขึ้นให้คลิก“ ตกลง” หากคุณแน่ใจว่าต้องการลบชื่อที่เลือก คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบ“ ตัวจัดการชื่อ” คลิก“ ปิด” เพื่อปิด.

วิธีสร้างชื่อโดยใช้กล่องโต้ตอบ“ ชื่อใหม่”

เมื่อคุณสร้างชื่อใหม่โดยเลือกเซลล์หนึ่งเซลล์ขึ้นไปจากนั้นป้อนชื่อใน“ กล่องชื่อ” ขอบเขตเริ่มต้นของชื่อคือทั้งเวิร์กบุ๊ก ดังนั้นคุณต้องทำอย่างไรหากคุณต้องการ จำกัด ขอบเขตของชื่อให้เป็นแผ่นงานเฉพาะ?

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการกำหนดชื่อ คลิกแท็บ“ สูตร” จากนั้นคลิก“ กำหนดชื่อ” ในส่วน“ ชื่อที่กำหนด”.

หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องเลือกเซลล์ก่อน คุณยังสามารถเลือกพวกมันได้โดยใช้ปุ่ม“ ขยายไดอะล็อก” ในภายหลังหากคุณต้องการ.

กล่องโต้ตอบ“ ชื่อใหม่” จะปรากฏขึ้น โปรดสังเกตว่าคล้ายกับกล่องโต้ตอบ“ แก้ไขชื่อ” ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ความแตกต่างหลักคือตอนนี้คุณสามารถเปลี่ยนขอบเขตของชื่อ สมมติว่าเราต้องการ จำกัด ขอบเขตของชื่อให้เป็นเพียงแผ่นงาน "ใบแจ้งหนี้" เราจะทำสิ่งนี้ถ้าเราต้องการที่จะใช้ชื่อเดียวกันสำหรับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานอื่น.

อันดับแรกเราจะใส่ชื่อที่เราต้องการใช้ซึ่งในกรณีของเราคือ“ ผลิตภัณฑ์” จำกฎไวยากรณ์เมื่อสร้างชื่อของคุณ จากนั้นเพื่อ จำกัด ขอบเขตของชื่อ“ ผลิตภัณฑ์” เฉพาะแผ่นงาน“ ใบแจ้งหนี้” เราเลือกจากรายการแบบเลื่อนลง“ ขอบเขต”.

หมายเหตุ: กล่องโต้ตอบ“ ชื่อใหม่” สามารถเข้าถึงได้โดยคลิก“ ใหม่” ในกล่องโต้ตอบ“ ผู้จัดการชื่อ”.

ป้อนรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับชื่อหากต้องการในช่อง“ ความคิดเห็น” หากคุณไม่ได้เลือกเซลล์ที่คุณกำหนดชื่อให้คลิกปุ่ม“ ขยายกล่องโต้ตอบ” ทางด้านขวาของกล่องแก้ไข“ อ้างอิงถึง” เพื่อเลือกเซลล์ในลักษณะเดียวกับที่เราทำเมื่อเราแก้ไขชื่อก่อนหน้านี้ . คลิก“ ตกลง” เพื่อสร้างชื่อใหม่ให้เสร็จ.

ชื่อจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติใน“ กล่องชื่อ” ที่เราใช้เพื่อกำหนดชื่อให้กับช่วงของเซลล์ที่จุดเริ่มต้นของบทความนี้ ตอนนี้เราสามารถแทนที่การอ้างอิงช่วงเซลล์ ('ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์'! $ A $ 2: $ D: 7) ด้วยชื่อ (ผลิตภัณฑ์) ในสูตรบนแผ่นงาน "ใบแจ้งหนี้" เหมือนที่เราทำไว้ก่อนหน้าในบทความนี้.

วิธีใช้ชื่อเพื่อแทนค่าคงที่

คุณไม่จำเป็นต้องอ้างอิงเซลล์เมื่อสร้างชื่อ คุณสามารถใช้ชื่อเพื่อแทนค่าคงที่หรือแม้แต่สูตร ตัวอย่างเช่นแผ่นงานด้านล่างแสดงอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ในการคำนวณราคาในสกุลเงินยูโรสำหรับเครื่องมือขนาดต่างๆ เนื่องจากอัตราแลกเปลี่ยนมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งมันจะมีประโยชน์หากอยู่ในสถานที่ที่ค้นหาและอัปเดตได้ง่าย เนื่องจากชื่อนั้นง่ายต่อการแก้ไขดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้เราสามารถสร้างชื่อเพื่อเป็นตัวแทนของอัตราแลกเปลี่ยนและกำหนดค่าให้กับชื่อ.

สังเกตว่าสูตรประกอบด้วยการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์กับเซลล์ที่มีอัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบัน เราควรใช้ชื่อที่จะอ้างอิงถึงอัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบันเพื่อให้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงและสูตรที่ใช้อัตราแลกเปลี่ยนนั้นง่ายต่อการเข้าใจ.

หากต้องการสร้างชื่อที่จะกำหนดให้กับค่าคงที่ให้เปิดกล่องโต้ตอบ“ ชื่อใหม่” โดยคลิกแท็บ“ สูตร” จากนั้นคลิก“ กำหนดชื่อ” ในส่วน“ ชื่อที่กำหนด” ป้อนชื่อเพื่อแทนค่าคงที่เช่น "ExchangeRate" ในการกำหนดค่าให้กับชื่อนี้ให้ใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ในกล่องแก้ไข“ อ้างอิงถึง” ตามด้วยค่า ไม่ควรมีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายเท่ากับและค่า คลิก“ ตกลง” เพื่อสร้างชื่อให้เสร็จ.

หมายเหตุ: หากมีสูตรที่คุณใช้ในหลาย ๆ ที่ในสมุดงานของคุณคุณสามารถป้อนสูตรนั้นลงในกล่องแก้ไข "อ้างอิงถึง" เพื่อให้คุณสามารถป้อนชื่อในทุกเซลล์ที่คุณต้องการใช้สูตร.

ตอนนี้เราสามารถใช้ชื่อใหม่ในสูตรที่เราต้องการใช้อัตราแลกเปลี่ยน เมื่อเราคลิกที่เซลล์ที่มีสูตรที่มีการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ให้สังเกตว่าผลลัพธ์คือ“ 0.00” นั่นเป็นเพราะเราลบอัตราแลกเปลี่ยนออกจากเซลล์ที่ถูกอ้างอิง เราจะแทนที่การอ้างอิงเซลล์นั้นด้วยชื่อใหม่ที่เราสร้างขึ้น.

เน้นการอ้างอิงเซลล์ (หรือส่วนอื่น ๆ ของสูตรที่คุณต้องการแทนที่ด้วยชื่อ) และเริ่มพิมพ์ชื่อที่คุณสร้างขึ้น ขณะที่คุณพิมพ์ชื่อที่ตรงกันจะแสดงในกล่องป๊อปอัพ เลือกชื่อที่คุณต้องการแทรกลงในสูตรโดยคลิกที่มันในช่องป๊อปอัพ.

ชื่อถูกแทรกลงในสูตร กด "Enter" เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเซลล์.

โปรดทราบว่าผลลัพธ์จะได้รับการอัพเดตโดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนที่อ้างอิงโดยชื่อ.

ชื่อมีประโยชน์มากถ้าคุณสร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ซับซ้อนด้วยสูตรจำนวนมาก เมื่อคุณต้องการแจกจ่ายสมุดงานของคุณให้ผู้อื่นการใช้ชื่อช่วยให้ผู้อื่นรวมทั้งตัวคุณเองเข้าใจสูตรของคุณได้ง่ายขึ้น.