วิธีจัดรูปแบบเอกสารที่มีอยู่โดยอัตโนมัติใน Word 2013

Word มีคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายซึ่งจะจัดรูปแบบสิ่งที่คุณพิมพ์โดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนคำพูดเป็น Smart Quotes สร้างรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลขโดยอัตโนมัติและสร้างไฮเปอร์ลิงก์จากที่อยู่เว็บ อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีเอกสารที่มีอยู่คุณต้องการจัดรูปแบบโดยอัตโนมัติ?

คุณลักษณะการจัดรูปแบบอัตโนมัติใน Word ไม่เพียง แต่ทำงานกับข้อความในขณะที่คุณพิมพ์เท่านั้น แต่ยังสามารถจัดรูปแบบเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดได้ตามต้องการ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณได้รับเอกสารจากบุคคลอื่นที่ต้องการการฟอร์แมตแบบสัมผัสเล็กน้อย โปรดสังเกตในภาพด้านบนว่าที่อยู่เว็บและอีเมลไม่ได้จัดรูปแบบเป็นไฮเปอร์ลิงก์และรายการของสองรายการนั้นไม่ได้จัดรูปแบบเป็นรายการที่มีหมายเลข เราจะแสดงวิธีตั้งค่า Word เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบในเอกสารทั้งหมดได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่คลิก.

เครื่องมือจัดรูปแบบอัตโนมัติของ Word ไม่สามารถใช้ได้กับแท็บ ribbon ใด ๆ ดังนั้นเราจำเป็นต้องเพิ่มลงใน“ แถบเครื่องมือด่วน” เพื่อใช้งาน คลิกลูกศรลงที่ด้านขวาของ“ แถบเครื่องมือด่วน” และเลือก“ คำสั่งเพิ่มเติม” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

หน้าจอ“ แถบเครื่องมือด่วน” ปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word” เลือก“ คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbon” จากรายการแบบหล่นลง "เลือกคำสั่งจาก".

เลื่อนลงในรายการใต้รายการแบบหล่นลง "เลือกคำสั่งจาก" จนกว่าคุณจะพบคำสั่งจัดรูปแบบอัตโนมัติ เลือก“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ…” แล้วคลิก“ เพิ่ม”

หมายเหตุ: คำสั่ง“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ…” เป็นคำสั่งที่แสดงกล่องโต้ตอบ“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ” เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าก่อนนำรูปแบบอัตโนมัติไปใช้กับเอกสารของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มคำสั่ง“ จัดรูปแบบอัตโนมัติได้ทันที” หากคุณรู้ว่าการตั้งค่าเป็นวิธีที่คุณชอบและคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบอัตโนมัติทันที สำหรับตัวอย่างนี้เราต้องการเข้าถึงกล่องโต้ตอบ“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ” จาก“ แถบเครื่องมือด่วน”

คำสั่ง“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ…” จะถูกเพิ่มลงในรายการทางด้านขวาของกล่องโต้ตอบ ใช้ปุ่มลูกศรทางด้านขวาของรายการเพื่อย้ายคำสั่ง "จัดรูปแบบอัตโนมัติ ... " ไปยังตำแหน่งอื่นบน "แถบเครื่องมือด่วน"

คลิก“ ตกลง” บนแถบเครื่องมือ“ ตัวเลือกของ Word” เพื่อปิด.

ตอนนี้คุณสมบัติการจัดรูปแบบอัตโนมัติจะพร้อมใช้งานใน“ แถบเครื่องมือด่วน” คลิกปุ่ม“ กล่องโต้ตอบรูปแบบอัตโนมัติ” บนแถบเครื่องมือ.

กล่องโต้ตอบ“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ” จะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกที่จะจัดรูปแบบทุกอย่างโดยอัตโนมัติในเอกสารในครั้งเดียว (“ จัดรูปแบบอัตโนมัติทันที”) หรือเพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการเมื่อ Word พบพวกเขา (“ จัดรูปแบบอัตโนมัติและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง”).

นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุประเภทของเอกสาร (“ เอกสารทั่วไป”“ จดหมาย” หรือ“ อีเมล”) เพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับ Word ที่จะใช้กระบวนการจัดรูปแบบอัตโนมัติอย่างถูกต้อง.

มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกำหนดสิ่งที่ Word เปลี่ยนแปลงเมื่อมันจัดรูปแบบเอกสารโดยอัตโนมัติ คลิก "ตัวเลือก ... " เพื่อเข้าถึงการตั้งค่าเหล่านี้.

แท็บ“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ” บนกล่องโต้ตอบ“ แก้ไขอัตโนมัติ” จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการให้ Word จัดรูปแบบอัตโนมัติ คลิก“ ตกลง”

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบ“ จัดรูปแบบอัตโนมัติ” คลิก“ ตกลง” เพื่อเริ่มกระบวนการจัดรูปแบบอัตโนมัติ.

โปรดสังเกตในตัวอย่างของเราว่าขณะนี้เว็บและลิงก์อีเมลมีการจัดรูปแบบไฮเปอร์ลิงก์และรายการนั้นกลายเป็นรายการที่มีหมายเลขที่จัดรูปแบบแล้ว.

โปรดทราบว่าไม่น่าเป็นไปได้มากที่คุณลักษณะการจัดรูปแบบอัตโนมัติจะตรวจจับการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบทั้งหมดที่จำเป็นในเอกสารของคุณ เอกสารทุกฉบับแตกต่างกันและคุณควรตรวจสอบเอกสารหลังจากใช้การจัดรูปแบบอัตโนมัติเพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบอื่น ๆ ที่คุณต้องใช้ด้วยตนเองหรือไม่.