วิธีสร้างและจัดการผู้ติดต่อใน Outlook 2013

Outlook ไม่ได้ใช้งานมากนักหากคุณไม่มีที่ติดต่อ แน่นอนว่าคุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลได้ตามปกติ แต่ใช้เวลานานและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เป็นการดีกว่าถ้าคุณมีที่อยู่ติดต่อของคุณใน Outlook ดังนั้นคุณสามารถรีบส่งข้อความด่วนได้ในไม่กี่คลิก.

ในบทความล่าสุดเราได้พูดถึงวิธีเริ่มต้นใช้งาน Outlook และวันนี้เราต้องการที่จะขยายการรวมการทำงานกับผู้ติดต่อ ผู้ติดต่อของคุณจะเป็นศูนย์กลางของประสบการณ์ Outlook ของคุณผู้ที่คุณติดต่อด้วยและวิธีการใช้แอปพลิเคชัน.

อย่างที่คุณคาดไว้คุณสามารถจัดการกับผู้ติดต่อกับ Outlook ได้มากมายและมีการตั้งค่าสมุดรายชื่อก่อนที่จะเริ่มใช้งาน.

สร้างสมุดรายชื่อ

ในการเริ่มต้นจัดการรายชื่อผู้ติดต่อสิ่งแรกที่คุณต้องการทำคือเปิดโหมดผู้คนเพื่อให้คุณสามารถทำงานได้ มีหลายวิธีในการเพิ่มผู้ติดต่อลงในสมุดที่อยู่ของคุณ ในตอนแรกคุณมีแนวโน้มที่จะนำเข้าสมุดที่อยู่ของคุณจากแหล่งอื่นเช่นเว็บเมลหรือโปรแกรมอีเมลอื่น ๆ.

หมายเหตุสำหรับบัญชีอีเมลแต่ละบัญชีที่คุณมีคุณจะต้องมีสมุดที่อยู่ ในสถานการณ์เฉพาะนี้เรามีสมุดที่อยู่ในท้องถิ่นสำหรับไฟล์ข้อมูล Outlook ในพื้นที่ของเราและเรามีอีกหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับบัญชีอีเมลของเรา.

ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามให้ครอบคลุมพื้นฐานเพื่อที่ว่าถ้าคุณไม่มีสมุดที่อยู่ที่จะนำเข้าคุณสามารถเริ่มเพิ่มผู้ติดต่อได้ด้วยตนเอง ในภาพหน้าจอต่อไปนี้เราเห็นส่วนหนึ่งของสมุดที่อยู่ใหม่ของเราซึ่งว่างเปล่าในตอนนี้.

ในการเริ่มต้นเพียงคลิกปุ่ม“ ผู้ติดต่อใหม่” และมันจะเปิดหน้าต่างผู้ติดต่อใหม่ สิ่งแรกที่อาจโดดเข้าหาคุณก็คือความยุ่งแค่ไหนที่ปรากฏขึ้น แต่ไม่ต้องกลัวถ้าคุณมองดูฟีเจอร์มากมายบน Ribbon คุณจะเห็นว่ามันเป็นรูปแบบการติดต่อที่ค่อนข้างธรรมดาและเป็นมาตรฐาน.

มาตัดการไล่ล่าแล้วติดต่อกับ How-To Geek โดยกรอกค่าที่เหมาะสม นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพซึ่งไม่จำเป็น แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งที่ดีสำหรับสมุดที่อยู่ที่น่าเบื่อและน่าเบื่อ.

หลังจากป้อนผู้ติดต่อหรือผู้ติดต่อของคุณเสร็จแล้วคุณจะต้องคลิก“ บันทึก & ปิด” หรือคุณสามารถคลิก“ บันทึก & ใหม่” เพื่อสร้างที่ติดต่ออื่น มาทำกันเถอะ เรามีตัวเลือกระหว่างการสร้างผู้ติดต่อใหม่ทั้งหมดหรือผู้ติดต่อใหม่สำหรับ บริษัท เดียวกัน.

ในกรณีนี้เราจะเลือกอันหลังเพื่อประหยัดเวลาในการพิมพ์หลังจากนั้นเราจะคลิก“ บันทึก & ปิด” เพื่อเปิดเผยรายการสมุดที่อยู่ใหม่ของเรา.

ไม่เลวเรามีผู้ติดต่อสองรายที่เราสามารถส่งอีเมลได้ แต่มนุษย์ใช้เวลานานแล้ว มันจะง่ายขึ้นถ้าเราสามารถย้ายข้อมูลผู้ติดต่อจากแหล่งอื่นไปยัง Outlook.

หากคุณใช้บริการเว็บเมลหรืออื่น ๆ ที่อยู่ติดต่อของคุณมักจะอยู่ที่นั่นและจะต้องนำเข้าสู่ Outlook หากคุณต้องการป้อนรายชื่อติดต่อทีละคนแน่นอนว่าคุณยินดีอย่างยิ่ง แต่เราขอแนะนำให้นำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อหลักของคุณไม่ว่าจะเป็นจาก Thunderbird หรือ Gmail หรือบริการอีเมลอื่น.

การนำเข้าและส่งออกบันทึกติดต่อ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail หรือ Yahoo Mail! หรือคุณมีบัญชีอีเมลตั้งแต่ปี 1997 ที่คุณเก็บรักษาและดูแลรักษาที่อยู่ติดต่อและอื่น ๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้คุณอาจจำเป็นต้องใส่ที่อยู่ติดต่อลงในที่ติดต่อ Outlook ของคุณ.

เมื่อต้องการทำเช่นนี้คุณสามารถส่งออกผู้ติดต่อจากแหล่งอื่นแล้วนำเข้าพวกเขาไปยัง Outlook โดยปกติจะสามารถทำได้อย่างง่ายดายเพียงแค่เข้าถึงการตั้งค่าหรือตัวเลือกจากบัญชีอีเมลหรือไคลเอนต์ของคุณจากนั้นเลือกตัวเลือกส่งออกผู้ติดต่อ.

โดยปกติแล้วสิ่งที่คุณต้องทำคือนำเข้าสู่ Outlook นี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างตรงไปตรงมาและจะคล้ายกันในแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่ เราแนะนำให้คุณอ่านบทความของเราซึ่งจะอธิบายวิธีการส่งออกและนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook และในทางกลับกัน.

vCard? vCard คืออะไร?

คุณอาจเคยได้ยิน vCards (ไฟล์บัตรเสมือนหรือ. vcf) หรือบางทีคุณอาจได้รับหรือใช้เลย vCards เป็นรูปแบบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานที่คุณสามารถแลกเปลี่ยนกับผู้อื่นเช่นผ่านลายเซ็นอีเมลหรือไฟล์แนบ.

มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการ vCards ใน Outlook ได้ สถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดคือที่ที่คุณอาจต้องนำเข้าผู้ติดต่อจากหรือส่งออกไปยัง vCard วิธีการ Geek มีคำอธิบายที่สมบูรณ์ของกระบวนการนี้ซึ่งจะทำให้คุณได้อย่างรวดเร็วในการที่.

บางครั้งคุณอาจมี vCards จำนวนมากเก็บไว้ในไฟล์ vCard ไฟล์เดียว หากคุณพยายามแปลงไฟล์นี้เฉพาะ vCard แรกในไฟล์เท่านั้นที่จะถูกนำเข้า เพื่อที่จะเอาชนะข้อ จำกัด นี้คุณต้องแปลงเป็นไฟล์. CSV ก่อนจากนั้นจึงนำเข้าไฟล์นั้นลงใน Outlook เราขอแนะนำให้คุณอ่านบทความนี้สำหรับคำอธิบายที่สมบูรณ์ของกระบวนการนั้น.

ในที่สุดคุณสามารถส่งออกผู้ติดต่อทั้งหมดไปยัง vCards แต่ละรายการหรือ vCard หลักเดียวตามที่อธิบายไว้ในย่อหน้าก่อนหน้า เรามีบทช่วยสอนเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้ดังนั้นคุณควรเร่งความเร็วในการรับ vCards เข้าและออกจาก Outlook ได้อย่างง่ายดาย.

สร้างและจัดการกลุ่มที่ติดต่อ

มาคุยกันเป็นกลุ่มตั้งแต่ตอนนี้สามารถขีดเขียนข้อความไปยังกลุ่มจิตวิญญาณที่เลือกได้อย่างรวดเร็วทำให้คุณไม่ลืมที่จะรวมใครและช่วยให้คุณพิมพ์ชื่อแต่ละชื่อในฟิลด์ถึง:.

ในการตั้งค่ากลุ่มที่ติดต่อให้คลิกที่“ กลุ่มที่ติดต่อใหม่” บน Ribbon.

เมื่อเปิดคุณจะต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการโทรหากลุ่มของคุณ (ที่นี่เราตั้งชื่อ“ CES 2015”) แล้วคลิก“ เพิ่มสมาชิก” และเลือก“ จากที่ติดต่อ Outlook” คุณยังสามารถสร้างผู้ติดต่อใหม่ใน บินหรือเลือกสมุดที่อยู่อื่นเช่นถ้าคุณต้องการรวมคนจากไดเรกทอรีของ บริษัท.

จากรายการเราเลือกสมาชิกกลุ่มของเรา จำไว้ว่าคุณสามารถเลือกสมาชิกโดยกดปุ่ม“ CTRL” และคลิกซ้ายที่สมาชิกแต่ละคน ไม่ว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่คุณเลือกชื่อหรือชื่อและคลิกปุ่ม“ สมาชิก ->” ซึ่งจะเพิ่มพวกเขาไปยังกลุ่ม.

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก“ ตกลง”

คุณจะกลับไปที่หน้าจอการจัดการกลุ่มซึ่งคุณสามารถตรวจสอบสมาชิกของกลุ่มใหม่ของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งต่อกลุ่มเป็นผู้ติดต่อ Vcard หรือ Outlook เพิ่มบันทึกเกี่ยวกับกลุ่มส่งอีเมลทั้งกลุ่มหรือสร้างการประชุมด้วยสมาชิกกลุ่มเท่านั้น.

ในกรณีของเราเราจะคลิก“ บันทึก & ปิด” เพื่อสร้างกลุ่มอย่างเป็นทางการและกลับสู่หน้าต่างหลักของ Outlook เราเห็นตอนนี้กลุ่มใหม่ของเราในรายการผู้ติดต่อของเราแสดงด้วยไอคอนกลุ่ม ด้านขวาคุณสามารถเห็นสมาชิกของกลุ่มและมีไอคอนสำหรับดำเนินการ ในตัวอย่างนี้มีเพียงไอคอนอีเมลเท่านั้นพร้อมใช้งานเช่นเดียวกับปุ่ม "แก้ไข".

คุณควรทราบว่าวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการส่งอีเมลถึงกลุ่มคือเพียงพิมพ์ชื่อในฟิลด์ถึง: ดังนั้นในกรณีนี้เราสามารถพิมพ์“ CES 2015” และ Outlook จะทราบว่าจะส่งข้อความถึงทุกคนในกลุ่มนั้น.

ตัวเลือกคน

หากคุณคลิกที่“ ไฟล์ -> ตัวเลือก” คุณสามารถกำหนดค่า Outlook ได้หลายวิธีในหลายหมวดหมู่.

นี่คือตัวเลือกคนของคุณ แตกต่างจากหมวดหมู่อื่น ๆ ในตัวเลือก Outlook ตัวเลือกคนมีน้อยและค่อนข้างง่ายต่อการเรียงลำดับ.

ตัวเลือกที่คุณจะพบได้ที่นี่จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะใส่ชื่ออย่างไรไม่ว่าจะแสดงดัชนีเพิ่มเติมและแสดงสถานะและรูปถ่ายออนไลน์.

การจัดการผู้ติดต่อ Outlook นั้นค่อนข้างง่าย แต่ตามที่คุณเห็นคุณสามารถทำอะไรได้หลายอย่างเพื่อให้พวกเขาได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม มันจะช่วยให้คุณได้รับประสบการณ์การใช้ Outlook หากคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมในที่อยู่ติดต่อของคุณมากกว่าแค่ชื่อและที่อยู่อีเมล.

ถ้าคุณยังใช้งานบางอย่างเช่น Gmail เป็นผู้ให้บริการอีเมลหลักของคุณคุณยังสามารถใช้ Outlook เพื่อช่วยคุณจัดการผู้ติดต่อของคุณในขณะที่ทำให้พวกเขาซิงค์กับบัญชี Gmail ของคุณ.