วิธีการเซ็นเอกสาร PDF ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องพิมพ์และสแกน

คุณได้รับเอกสารทางอีเมลและคุณต้องลงชื่อและส่งมันกลับมา คุณสามารถพิมพ์เอกสารลงนามแล้วสแกนใหม่และส่งอีเมลได้ แต่มีวิธีที่ดีกว่าและเร็วกว่า.

เราจะแสดงวิธีเพิ่มลายเซ็นของคุณลงในเอกสาร PDF ใด ๆ อย่างรวดเร็วโดยบันทึกเป็นไฟล์ PDF มาตรฐานที่สามารถอ่านได้ทุกที่ คุณสามารถทำได้บน Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux- แพลตฟอร์มที่คุณต้องการ.

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ลายเซ็นดิจิทัล

1. ของ windows: เปิด PDF ใน Adobe Reader แล้วคลิกปุ่ม“ เติม & ลงชื่อ” ในบานหน้าต่างด้านขวา.
2. Mac: เปิด PDF ในหน้าตัวอย่างคลิกปุ่มกล่องเครื่องมือจากนั้นคลิกลงชื่อ
3. iPhone และ iPad: เปิดไฟล์แนบ PDF ใน Mail จากนั้นคลิก“ Markup and Reply” เพื่อลงชื่อ.
4. iPhone และ Android: ดาวน์โหลด Adobe Fill & Sign เปิด PDF แล้วแตะปุ่มลายเซ็น.
5. โครเมียม: ติดตั้งส่วนขยาย HelloSign อัปโหลด PDF ของคุณแล้วคลิกปุ่มลายเซ็น.

ก่อนอื่นเรามาอธิบายคำศัพท์ให้ตรง บทความนี้เกี่ยวข้องกับ อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นไม่ใช่ ดิจิตอล ลายเซ็นซึ่งเป็นอย่างอื่นอย่างสิ้นเชิง ลายเซ็นดิจิทัลนั้นมีความปลอดภัยและเข้ารหัสลับว่ามีใครบางคนที่มีคีย์การเซ็นชื่อส่วนตัวของคุณ (กล่าวคือคุณ) ได้เห็นเอกสารและให้สิทธิ์มันแล้ว มันปลอดภัยมาก แต่ก็มีความซับซ้อน.

ในทางตรงกันข้ามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงภาพของลายเซ็นของคุณที่ซ้อนทับอยู่ด้านบนของเอกสาร PDF คุณสามารถทำได้กับแอพทุกชนิดและเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการเมื่อพวกเขาส่งเอกสารให้คุณลงชื่อ ส่งไฟล์ PDF ที่มีลายเซ็นดิจิทัลไปให้พวกเขาและพวกเขาไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร สำหรับธุรกิจจำนวนมากเพียงแค่ยอมรับเอกสารที่ลงนามทางอีเมลแทนที่จะบังคับให้คุณส่งแฟกซ์พวกเขาถือเป็นการก้าวกระโดดทางเทคโนโลยีครั้งใหญ่.

ดังนั้นวิธีการด้านล่างจึงไม่ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ - แต่ไม่มีการพิมพ์อะไรเลย, เขียนลวก ๆ ด้วยปากกาแล้วสแกนอีกครั้ง อย่างน้อยก็เร็วกว่านี้!

Windows: ใช้ Adobe Reader

แม้ว่า Adobe Reader จะไม่ใช่โปรแกรมดู PDF ที่มีน้ำหนักเบาที่สุด แต่เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติและมีการสนับสนุนที่ยอดเยี่ยมสำหรับการลงนามในเอกสาร PDF โปรแกรมอ่าน PDF บุคคลที่สามอื่น ๆ อาจเสนอคุณสมบัตินี้ แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขาต้องการให้คุณซื้อรุ่นที่ต้องชำระเงินก่อนที่จะใช้คุณลักษณะลายเซ็น.

ในการเซ็นเอกสารโดยใช้ Adobe Reader ขั้นแรกให้เปิดเอกสาร PDF ในแอปพลิเคชัน Adobe Acrobat Reader DC คลิกปุ่ม“ เติม & ลงชื่อ” ในบานหน้าต่างด้านขวา.

คลิกปุ่ม“ ลงชื่อ” บนแถบเครื่องมือและเลือก“ เพิ่มลายเซ็น” เพื่อเพิ่มลายเซ็นของคุณไปยัง Adobe Acrobat Reader DC.

หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลอื่นลงในเอกสารคุณสามารถใช้ปุ่มอื่น ๆ บนแถบเครื่องมือเพื่อทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ข้อความหรือเพิ่มเครื่องหมายถูกเพื่อกรอกแบบฟอร์มโดยใช้ปุ่มบนแถบเครื่องมือเติม & ลงชื่อ.

คุณสามารถสร้างลายเซ็นได้หนึ่งในสามวิธี ตามค่าเริ่มต้น Adobe Reader เลือก "ประเภท" เพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ชื่อของคุณและแปลงเป็นลายเซ็นได้ สิ่งนี้จะไม่ดูเหมือนลายเซ็นจริงของคุณดังนั้นจึงอาจไม่เหมาะ.

คุณอาจต้องการเลือก“ วาด” แล้ววาดลายเซ็นโดยใช้เมาส์หรือหน้าจอสัมผัสแทน นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือก“ รูปภาพ” หากคุณต้องการเซ็นต์กระดาษสแกนด้วยสแกนเนอร์แล้วเพิ่มลายเซ็นที่คุณเขียนลงใน Adobe Reader (ใช่ต้องใช้การสแกน แต่คุณต้องทำเพียงครั้งเดียวหลังจากนั้นคุณสามารถใช้ลายเซ็นนั้นในเอกสารใด ๆ ที่คุณลงชื่อด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต)

หลังจากสร้างลายเซ็นให้คลิก“ นำไปใช้” เพื่อนำไปใช้กับเอกสาร ปล่อยให้“ บันทึกลายเซ็นต์” ที่เลือกและคุณสามารถเพิ่มลายเซ็นนี้ได้อย่างรวดเร็วในอนาคต.

วางตำแหน่งลายเซ็นของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการด้วยเมาส์แล้วคลิกเพื่อใช้ หากคุณเลือกที่จะบันทึกลายเซ็นของคุณคุณจะพบว่าสามารถเข้าถึงได้ง่ายในเมนู“ ลงชื่อเข้าใช้” ในอนาคต.

หากต้องการบันทึกเอกสาร PDF ที่ลงชื่อแล้วของคุณให้คลิกไฟล์> บันทึกและเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์.

Mac: ใช้ดูตัวอย่าง

ผู้ใช้ Mac โชคดีกว่าผู้ใช้ Windows แอปพลิเคชั่นดูตัวอย่างที่มาพร้อมกับ macOS ได้รวมคุณสมบัติการลงนามเอกสาร ด้วยแทร็กแพดที่ยอดเยี่ยมที่มีอยู่ใน MacBooks คุณสามารถวาดลายเซ็นของคุณบนแทร็คแพดด้วยนิ้วของคุณเพื่อป้อนลงในหน้าตัวอย่าง สำหรับ MacBook รุ่นใหม่ที่มีแทร็คแพด“ Force Touch” สิ่งนี้จะมีความไวต่อแรงกดมากยิ่งขึ้นทำให้สามารถใช้ลายเซ็นที่แม่นยำยิ่งขึ้น.

คุณสามารถเซ็นชื่อลงบนกระดาษแล้ว "สแกน" ด้วยเว็บแคมของคุณหากคุณต้องการสร้างลายเซ็นของคุณในแบบที่ล้าสมัย (หรือถ้าคุณมี iMac ที่ไม่มีแทร็คแพด).

ในการเซ็นเอกสารให้เปิดเอกสาร PDF ในตัวอย่างก่อน (นี่ควรเป็นแอปเริ่มต้นที่เปิดขึ้นเมื่อคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ PDF เว้นแต่คุณเปลี่ยนไป) คลิกปุ่ม“ แสดงแถบเครื่องมือมาร์กอัป” ที่มีรูปร่างกล่องเครื่องมือจากนั้นคลิกปุ่ม“ ลงชื่อ” บนแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น.

คุณจะได้รับพร้อมท์ให้สร้างลายเซ็นโดยการลากนิ้วของคุณบนแทร็คแพดหรือโดยการเซ็นชื่อบนกระดาษและสแกนด้วยเว็บแคมของคุณ จับภาพลายเซ็นของคุณหนึ่งครั้งและดูตัวอย่างจะจดจำไว้สำหรับอนาคต.

เมื่อคุณบันทึกลายเซ็นได้แล้วคุณสามารถเลือกได้ในเมนูที่ปรากฏขึ้นหลังจากคุณคลิกปุ่ม "ลงชื่อเข้าใช้" ลายเซ็นของคุณจะถูกนำไปใช้เป็นภาพที่สามารถลากไปมาและปรับขนาดให้พอดีกับเอกสาร.

ตัวเลือกอื่น ๆ บนแถบเครื่องมือช่วยให้คุณพิมพ์ข้อความและวาดรูปร่างบนเอกสารช่วยให้คุณกรอกแบบฟอร์มหากจำเป็น.

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกไฟล์> บันทึกเพื่อบันทึกไฟล์ PDF ใช้ลายเซ็นของคุณกับไฟล์ คุณยังสามารถคลิกไฟล์> ทำซ้ำแทนเพื่อสร้างสำเนาของ PDF และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณลงในสำเนาใหม่ของไฟล์โดยไม่ต้องแก้ไขต้นฉบับ.

หากคุณไม่ชอบดูตัวอย่างไม่ว่าด้วยเหตุผลใดคุณสามารถใช้ Adobe Reader DC บน Mac ได้ มันจะทำงานเหมือนกับการเซ็นเอกสารบน Windows ดังนั้นดูคำแนะนำในส่วน Windows สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม.

iPhone และ iPad: ใช้ Mail หรือ Adobe Fill & Sign

บน iPhone หรือ iPad คุณสามารถลงชื่อเอกสารโดยใช้คุณสมบัติมาร์กอัปในแอป iOS Mail หากคุณมี Mac และใช้แสดงตัวอย่างเพื่อลงชื่อในเอกสารลายเซ็นของคุณจะซิงโครไนซ์จาก Mac ของคุณกับ iPhone หรือ iPad ของคุณดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างมันเป็นครั้งที่สอง.

คุณลักษณะนี้สะดวก แต่ใช้งานได้เฉพาะเมื่อคุณต้องการลงชื่อเอกสารในแอปอีเมล ตัวอย่างเช่นคุณอาจได้รับเอกสาร PDF ทางอีเมลและคุณอาจต้องเซ็นชื่อและส่งอีเมลกลับมาทันที.

ในการทำเช่นนี้คุณจะต้องได้รับอีเมลพร้อมไฟล์ PDF แนบไฟล์ PDF แล้วคลิกไอคอน“ มาร์กอัปและตอบ” ที่มีรูปกล่องเครื่องมือที่มุมล่างขวาของหน้าจอขณะดู PDF.

จากนั้นคุณจะสามารถเพิ่มลายเซ็นได้โดยแตะปุ่มลายเซ็นที่มุมล่างขวาของหน้าจอ คุณยังสามารถพิมพ์ข้อความและวาดลงบนเอกสารได้หากต้องการ.

เมื่อคุณแตะ“ เสร็จสิ้น” แอปอีเมลจะสร้างการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติโดยแนบเอกสารที่เซ็นชื่อแล้ว คุณสามารถพิมพ์ข้อความอีเมลจากนั้นส่งเอกสารที่เซ็นชื่อ.

 

ขณะนี้สะดวก แต่ใช้งานได้ในแอปอีเมลเท่านั้นจึงมีข้อ จำกัด มาก หากคุณต้องการทำสิ่งนี้จากแอพอื่น ๆ คุณจะต้องมีแอพลงชื่อบุคคลที่สาม.

มีตัวเลือกค่อนข้างน้อยที่นี่ แต่เราชอบแอป Adobe Fill & Sign ของ Adobe ซึ่งอนุญาตให้คุณเซ็นเอกสารจำนวนไม่ จำกัด ได้ฟรี มันสามารถจับภาพของเอกสารกระดาษด้วยกล้องของคุณเพื่อให้คุณสามารถสร้างสำเนาแบบฟอร์มกระดาษดิจิตอล คุณสามารถเซ็นเอกสารด้วยการเขียนบนหน้าจอสัมผัสด้วยนิ้วหรือสไตลัสและพวกเขายังอนุญาตให้คุณพิมพ์ข้อความลงในเอกสาร PDF เพื่อเติมลงใน.

ในการรับเอกสาร PDF จากแอพอื่นลงใน Adobe Fill & Sign ให้ค้นหาไฟล์ PDF ในแอพอื่นแล้วแตะปุ่ม“ แชร์” และเลือกแอป Adobe Fill & Sign จากนั้นคุณสามารถแตะปุ่มลายเซ็นเพื่อลงชื่อเอกสารได้อย่างง่ายดาย เมื่อเสร็จแล้วให้แตะปุ่ม“ แบ่งปัน” ภายใน Adobe Fill & Sign เพื่อส่งเอกสารที่ลงชื่อแล้วไปยังแอปอื่น.

 

หากคุณเป็นนักธุรกิจที่กำลังมองหาเครื่องมือที่มีคุณสมบัติครบถ้วนหรือถ้าคุณไม่ชอบ Adobe Sign & Fill เราก็ชอบ SignNow เป็นพิเศษ มันทำงานได้ดีมากและให้คุณเซ็นเอกสารด้วยนิ้วของคุณ คุณสามารถลงทะเบียนเอกสารได้ฟรีสูงสุดห้าฉบับต่อเดือน แต่หลังจากนั้นจะต้องเสียค่าสมัครรายเดือน มันเป็นทางเลือกที่ดีแม้ว่า.

Android: ใช้ Adobe Fill & Sign

Android ไม่ได้มาพร้อมกับแอปในตัวที่สามารถทำได้ คุณจะต้องใช้แอปของบุคคลที่สามแทน เช่นเดียวกับบน iPhone และ iPad เราชอบ Adobe Fill & Sign ซึ่งอนุญาตให้คุณเซ็นเอกสารได้ไม่ จำกัด จำนวนต่อเดือนฟรี นอกจากนี้ยังสามารถจับภาพเอกสารกระดาษด้วยกล้องของคุณเพื่อให้คุณสามารถเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

หลังจากติดตั้งแอพคุณสามารถเปิดเอกสาร PDF ในแอพและแตะปุ่มลายเซ็นเพื่อลงชื่อ จากนั้นคุณสามารถแชร์เอกสารที่เซ็นชื่อกับแอปอื่นโดยแตะที่ปุ่ม“ แบ่งปัน”.

 

เช่นเดียวกับใน iOS เราขอแนะนำ SignNow หากคุณต้องการบางสิ่งบางอย่างที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติและเต็มใจที่จะจ่าย (เนื่องจากให้บริการเพียงห้าลายเซ็นต่อเดือนฟรี).

Chromebook: ใช้ HelloSign

ใน Chromebook คุณจะพบบริการเซ็นชื่อบนเว็บที่เหมาะกับคุณ เราชอบ HelloSign ซึ่งมีเว็บอินเตอร์เฟสที่ดีรวมถึงแอป Chrome ที่ทำงานร่วมกับ Google Drive อนุญาตให้คุณลงชื่อสมัครใช้เอกสารได้สามฉบับต่อเดือนฟรี.

เว็บอินเตอร์เฟสพื้นฐานของ HelloSign ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดเอกสาร PDF และลงนามได้อย่างง่ายดายโดยการวาดลายเซ็นของคุณหรืออัพโหลดภาพ จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลเอกสารที่ลงนามไปยังใครบางคนโดยตรงหรือดาวน์โหลดเอกสารและทำสิ่งที่คุณต้องการ.

หากคุณไม่ชอบ HelloSign DocuSign สามารถใช้งานได้ดีบน Chromebook ด้วยเสนอแอปที่ผสานรวมกับ Google Drive สำหรับการลงชื่อและส่วนขยายเบราว์เซอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถลงชื่อเอกสารจาก Gmail ได้ แต่ DocuSign ไม่มีลายเซ็นฟรี SignNow ยังมีแอป Chrome สำหรับ Google Drive และส่วนขยายสำหรับ Gmail แต่แอพและส่วนขยายนั้นยังไม่ได้รับการตรวจสอบเช่นกัน.

Linux: มันซับซ้อน

นี่เป็นเรื่องยากบน Linux เนื่องจาก Adobe Reader สำหรับ Linux เวอร์ชันทางการหยุดทำงาน แม้แต่เวอร์ชันเก่าและล้าสมัยที่มีใน Linux ยังไม่มีฟังก์ชั่นนี้และโปรแกรมดู PDF ในตัวที่ได้รับความนิยมเช่น Evince และ Okular.

คุณอาจต้องการลองใช้เครื่องมือทางเว็บเช่น HelloSign ซึ่งกล่าวถึงในส่วน Chromebook ด้านบนเพื่อประสบการณ์ที่ง่ายที่สุด.

หากคุณต้องการใช้แอพเดสก์ท็อป Xournal น่าจะเป็นเครื่องมือที่สะดวกที่สุดในการลงชื่อ PDF บน Linux มันสามารถใส่คำอธิบายประกอบ PDF เพิ่มภาพให้กับพวกเขา ขั้นแรกคุณจะต้องสร้างภาพของลายเซ็นของคุณลงบนกระดาษสแกนเข้าไปในระบบ Linux ของคุณและทำความสะอาด คุณสามารถถ่ายภาพด้วยกล้องเว็บแคมหรือสมาร์ทโฟนของคุณได้เช่นกัน คุณอาจต้องการปรับแต่งใน GIMP เพื่อให้มีพื้นหลังโปร่งใสหรือเพียงแค่ให้แน่ใจว่าคุณลงนามในแผ่นกระดาษสีขาวและพื้นหลังเป็นสีขาวทั้งหมด.

ติดตั้ง Xournal จากเครื่องมือติดตั้งซอฟต์แวร์แจกจ่าย Linux เปิด PDF แล้วคลิกตัวเลือกเมนูเครื่องมือ> รูปภาพ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณแทรกภาพลายเซ็นของคุณและคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งและปรับขนาดได้ตามความจำเป็นเพื่อให้พอดีกับฟิลด์ลายเซ็น.

การสแกนและสร้างไฟล์ภาพนั้นน่ารำคาญนิดหน่อย แต่คุณสามารถใช้วิธีนี้ในการเซ็นเอกสารในอนาคตได้อย่างรวดเร็วหลังจากที่คุณได้ภาพที่ดีของลายเซ็นของคุณ.

เครดิตรูปภาพ: Tim Pierce บน Flickr