วิธีส่งอีเมลอาจารย์ของคุณและรับคำตอบด่วน
ภาพถ่ายโดย uniinnsbruck
อาจารย์เป็นคนที่คึกคักที่สุด พวกเขาต้องบรรยายจัดเวลาทำงานทำงานกับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาและเพื่อนร่วมงานเข้าร่วมการประชุมและกิจกรรมสาธารณะอื่น ๆ และดำเนินการเผยแพร่และนำเสนองานวิจัย แต่ถึงแม้ว่าพวกเขาจะตรงเวลา แต่ก็มีวิธีสื่อสารกับพวกเขาผ่านทางอีเมลและได้รับการตอบสนองในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้คุณสามารถทำงานของคุณต่อไปด้วยความพ่ายแพ้น้อยลง.
ใส่ใบหน้าเป็นชื่อ
เหมาะอย่างยิ่งที่จะพบอาจารย์ของคุณด้วยตนเองก่อนส่งอีเมลฉบับแรก แนะนำตัวเองในช่วงสัปดาห์แรกของการเรียน แจ้งให้อาจารย์ของคุณทราบเกี่ยวกับความสนใจคำถามหรือสิ่งอื่นที่ไม่เหมือนใครสำหรับคุณ แสดงว่าคุณสนใจพอที่จะรู้จักพวกเขาเป็นการส่วนตัวกระตุ้นให้พวกเขาตอบสนองทันเวลาเมื่อพูดถึงคำขอของคุณ ยิ่งคุณประทับใจมากเท่าไหร่ก็ยิ่งจำได้ง่ายเท่านั้น.
เมื่อถึงเวลาส่งอีเมลแรกที่มีคำถามเกี่ยวกับการมอบหมายอาจารย์ของคุณจะสามารถนำหน้าของคุณไปที่ชื่อของคุณ ที่ช่วยให้พวกเขาใส่อีเมลของคุณในบริบท หากพวกเขาสื่อสารกับคุณเรียบร้อยแล้วในอดีตพวกเขาจะยินดีสื่อสารอีกครั้งโดยไม่ลังเล และบางทีพวกเขาก็จะเชื่อมั่นว่าคุณเป็นนักเรียนที่จริงจัง.
ใช้หัวเรื่องโดยละเอียด
หัวเรื่องคือทุกสิ่งเมื่อได้รับการตอบกลับอีเมลในเวลาที่เหมาะสม ก่อนอื่นเลยเมื่อผู้คนได้รับอีเมลจากผู้ส่งพวกเขาไม่รู้ว่าพวกเขามองไปที่หัวเรื่องเพื่อหาเบาะแส พวกเขาอาจลบจดหมายที่มีลักษณะเป็นสแปมหรือไม่สำคัญโดยขึ้นอยู่กับหัวเรื่องเพียงอย่างเดียว.
ตอนนี้อาจารย์มีหน้าที่ต้องตอบอีเมลของนักเรียนสำหรับเรื่องการบริหารและที่เกี่ยวข้องกับชั้นเรียน แต่หัวเรื่องก็ยังสำคัญสำหรับการผ่านอาจารย์ของคุณอย่างรวดเร็ว สร้างหัวเรื่องเพื่อที่ว่าเมื่อเห็นแล้วอาจารย์ของคุณจะเปิดและอ่านได้ทันที - แทนที่จะยื่นเพื่ออ่านในภายหลัง (เป้าหมายต่อไปคือการสร้างอีเมลในแบบที่เหมาะสมหลังจากอ่านแล้วอาจารย์ของคุณจะตอบกลับทันที แต่เราจะไปที่หัวข้อถัดไป)
ดังนั้นก่อนที่จะส่งอีเมลของคุณแคบลงเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ ระบุจุดประสงค์ดังกล่าวโดยตรงในหัวข้อ.
แทนที่จะใช้“ ฉันต้องการลงทะเบียนในชั้นเรียนของคุณ” ระบุชื่อชั้นเรียนโดยเฉพาะและวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยคุณลงทะเบียนได้:
ยิ่งคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งทำให้อาจารย์ของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น พาดหัวที่เฉพาะเจาะจงช่วยให้พวกเขารู้ว่าอะไรเป็นสิ่งที่คาดหวัง.
มีมารยาทและเป็นทางการ
เมื่อคุณใช้หัวเรื่องที่ดีแล้วคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปิดของคุณไม่ได้ป้องกันอาจารย์ของคุณจากการอ่านข้อความเต็ม คุณไม่ต้องการพูดว่า "เฮ้" จากนั้นไปกับข้อความของคุณ ที่กำหนดเสียงไม่เป็นมืออาชีพที่สามารถเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องการที่จะผิดพลาดในด้านของมารยาท.
เขียนข้อความของคุณด้วยความสุภาพและให้เกียรติอย่างที่คุณทำได้แม้ว่ามันจะหมายถึงการอนุญาตบางอย่างที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังเรียนวิทยาลัยชุมชนในช่วงฤดูร้อนเพื่อตอบสนองความต้องการทั่วไป ผู้สอนของคุณไม่ได้เป็นอาจารย์ทางเทคนิค แต่เพิ่งเริ่มสอนนอกเวลาในปีนี้.
คุณยังต้องการพูดถึงพวกเขาในฐานะ“ ศาสตราจารย์” เพราะเป็นเรื่องสุภาพสุภาพและแสดงให้เห็นว่าคุณกระตือรือร้นที่จะสร้างการสื่อสารที่ดี ผิดพลาดจนกว่าจะได้รับการแก้ไข - เมื่อผู้สอนของคุณยืนยันให้คุณอ้างถึงพวกเขาว่า“ นาย บ๊อบ” หรือ“ โจอี้”
ต่อไปนี้เป็นวิธีอื่น ๆ ในการทำให้ข้อความของคุณสุภาพ:
- ลงชื่อออกด้วยชื่อของคุณเสมอ - อันดับแรกและอันดับสุดท้ายหากมีนักเรียนจำนวนมากในชั้นเรียน.
- ปิดด้วยประโยคหรือวลีที่แสดงถึงความซาบซึ้งในการอ่านข้อความของพวกเขา อาจเป็นประโยคก่อนเซ็นชื่อของคุณเช่น "ฉันซาบซึ้งที่คุณมองศาสตราจารย์จอห์น" หรืออาจเป็นเพียง“ ขอบคุณ” ตามด้วยชื่อของคุณ.
- อยู่ในหัวข้อ; ไปแทนเจนต์แสดงว่าคุณไม่เคารพเวลาของพวกเขาเพราะพวกเขาอาจมีอีเมลอื่น ๆ นับร้อยให้ไป.
- อย่าคิดว่าพวกเขาจะทำทุกอย่างตามที่คุณร้องขอ มีบางสิ่งที่อาจารย์ต้องทำเพื่อนักเรียนเช่นให้สิทธิ์คุณในการเข้าเรียนหลักสูตรหากคุณมีคุณสมบัติครบถ้วน แต่ถึงกระนั้นอย่าคิดว่าพวกเขาจะทำตามที่คุณขอ คุณไม่ต้องการแสดงการดูหมิ่นหรือให้เหตุผลเพื่อพิจารณาว่าพวกเขาต้องการช่วยเหลือคุณอย่างไร ดังนั้นขอให้สุภาพแสดงให้เห็นว่ามีสมมติฐานน้อยที่สุด.
ใช้ชื่อและป้ายกำกับที่เหมาะสม
ตามที่กล่าวมาแล้วให้ใช้ฉลากที่เหมาะสมภายในหัวเรื่องของคุณและอ้างอิงอาจารย์ของคุณอย่างสุภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีป้ายกำกับหมายเลขวันที่และเวลาที่ถูกต้อง หากคุณยังไม่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลานัดพบหรืออ้างอิงการทดสอบผิดโดยไม่ตั้งใจอาจารย์ของคุณจะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการตรวจสอบซ้ำและอาจส่งอีเมลถึงคุณอีกครั้งเพื่อความชัดเจน นี่จะเป็นการตอบสนองที่รวดเร็วต่อการสนทนาที่ครอบคลุมหลายอีเมล.
ติดกับจุด
เมื่อคุณสัมผัสกับอีเมลหรือเปิดเผยข้อมูล (ส่วนตัว) มากกว่าที่จำเป็นสำหรับงานที่ทำมันจะทำให้เสียเวลาในการอ่านอันมีค่าของศาสตราจารย์ - เช่นเดียวกับเวลาของคุณเอง การเกาะถึงจุดนั้นเป็นหนึ่งในหลายวิธีในการลดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมลและลดความจำเป็นในการเขียนอีเมลพิเศษเพื่อความกระจ่าง.
ขีดฆ่าคำและวลีที่ไม่จำเป็นเช่น“ ฉันสงสัยว่า” หรือ“ คุณคิดว่าคุณจะทำได้…” แทนที่จะถามคำถาม มันอาจเป็นการข่มขู่ที่จะพูดกับอาจารย์ของคุณอย่างตรงไปตรงมา แต่ด้วยการฝึกฝนมันจะไม่เกิดขึ้นนานนัก เพราะคุณจะได้เรียนรู้ที่จะได้รับจุดอย่างมืออาชีพและสร้างความมั่นใจ.
นี่คือตัวอย่างของข้อความที่ใช้เวลาในการอ่านนานกว่าและมีสมาธิมากกว่าในรูปแบบที่ยาวกว่า:
อย่างที่คุณเห็นแบบฟอร์มย่อจะทำให้ข้อความมีประสิทธิภาพมากขึ้น:
ทำให้มันสั้น
ทำให้มันสั้นคล้ายกับอยู่ในจุด เป็นการดีที่คุณไม่ต้องการประโยคมากกว่าสามถึงสี่ประโยคในย่อหน้า และคุณไม่ต้องการยัดสิ่งหนึ่งข้อความที่มีย่อหน้ามากเกินไป นอกจากว่าคุณกำลังแบ่งปันข้อเสนอแนะหรือเรื่องราวส่วนตัวที่จะช่วยให้อาจารย์ของคุณรู้จักคุณและเข้าใจวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยเหลือคุณได้ดียิ่งขึ้น.
ทำการร้องขอโดยตรง
แม้ว่าคุณจะมีหัวเรื่องที่ดีคุณยังต้องติดตามข้อความด้วยตัวเอง คุณทำได้โดยส่งคำขอของคุณโดยตรง มันอาจจะชัดเจนถ้าคุณวลีคำขอเป็นคำถาม หรือถ้าคุณใช้ตัวเลือก“ โปรด… [ขอได้ที่นี่]” โปรดจำไว้ว่าหากคุณส่งอีเมลอาจารย์เพื่อรับความเห็นในหัวข้อนั่นก็ยังเป็นคำขอเพราะคุณขอให้พวกเขาแบ่งปัน พวกเขารู้อะไร.
ทำให้คำขอของคุณชัดเจนว่าอาจารย์ของคุณจะไม่มีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่คุณถาม หากคุณสามารถทำตามขั้นตอนสำคัญนี้ได้คุณสามารถช่วยศาสตราจารย์ดำเนินการทันทีหลังจากอ่านอีเมลของคุณ และไม่เพียง แต่คุณจะได้รับการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากพวกเขา แต่คุณยังจะได้รับในชั้นเรียนที่รอรายการที่ยิ่งเร็ว.
ติดตาม
แม้ว่าคุณจะประสบความสำเร็จในการประยุกต์ใช้หลักการข้างต้นในการส่งอีเมลอาจารย์ของคุณและคุณไม่ได้รับการตอบสนองอย่างตรงเวลาอาจเป็นไปได้ว่าศาสตราจารย์ของคุณยังไม่ได้รับอีเมลของคุณหรือไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ ไม่ต้องกังวลกับสิ่งที่เป็นสาเหตุเพียงแค่ติดตามอย่างสุภาพหากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับภายในสองวัน วิทยาเขตที่แตกต่างกันมีนโยบายหรือวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน (แม้ว่าจะไม่ได้เขียนไว้) สำหรับสิ่งที่ถือว่าเป็นการตอบสนองในเวลาที่เหมาะสมดังนั้นมันอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถาบันหรือบริบทของคุณ.
ใช้หลักการตัวอย่างที่แสดงด้านบนกับอีเมลติดตามผลของคุณ หากด้วยเหตุผลบางอย่างที่คุณยังไม่ได้รับอีเมลติดตามผลอื่นอาจเหมาะสมหลังจากอีกสามถึงสี่วัน (อีกครั้งขึ้นอยู่กับสถานการณ์) หรืออาจถึงเวลาคุยกับอาจารย์ของคุณเป็นการส่วนตัว หากเป็นเช่นนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบวิธีการสื่อสารทางอีเมลที่ดีที่สุด.
การสื่อสารกับอาจารย์อย่างมีประสิทธิภาพตามที่ต้องการช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในชั้นเรียนพิเศษ สื่อสารให้ทันเวลาราบรื่นและมีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับงานของคุณได้.
