วิธีการลดขนาดของเอกสาร Microsoft Word
เอกสาร Word สามารถรับเอกสารที่ซับซ้อนขนาดใหญ่ยาวผิดปกติพร้อมโหลดรูปภาพแบบอักษรและวัตถุอื่น ๆ จำนวนมาก แต่มันก็ดูเหมือนว่าเอกสารสามารถงอกขึ้นมาจากมือได้โดยไม่มีเหตุผลอะไรเลย หากคุณกำลังจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คุณสามารถลองลดขนาดไฟล์ได้.
เมื่อคุณมีเอกสาร Word ที่มีขนาดใหญ่เกินไปสิ่งแรกที่คุณจะลองคือการบีบอัดภาพในนั้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะไซต์เช่น How-To Geek ได้เขียนบทความที่ครอบคลุมซึ่งอธิบายวิธีการทำเช่นนี้และอีกส่วนหนึ่งเพราะรูปภาพดูเหมือนจะทำให้เอกสาร Word มีขนาดเกินกว่าเหตุผล คุณควรดำเนินต่อไปและปฏิบัติตามคำแนะนำที่เราเขียนไว้ในบทความนั้นเพราะหากคุณมีภาพพวกเขาจะช่วยคุณ.
แต่ถ้าคุณยังไม่มีภาพหรือทำตามคำแนะนำเหล่านั้นและต้องการลดขนาดไฟล์ให้มากกว่านี้เราได้ครอบคลุมคุณแล้ว เรามีเคล็ดลับมากมายในการแบ่งปันดังนั้นเราจึงแบ่งสิ่งเหล่านั้นออกเป็นสิ่งที่จะช่วยลดขนาดของเอกสาร Word สิ่งที่อาจช่วยได้และเคล็ดลับทั่วไปที่คุณไม่ควรกังวล.
มาเริ่มกันเลย.
เคล็ดลับที่แน่นอนจะช่วยลดขนาดของเอกสาร
ไม่ใช่ทุกเคล็ดลับที่คุณพบว่ามีประโยชน์สำหรับคุณ บางครั้งนี่เป็นเพราะพวกเขาไม่ได้นำไปใช้กับสถานการณ์ของคุณ (ถ้าคุณไม่มีภาพแล้วเคล็ดลับในการบีบอัดภาพจะไม่ถูกใช้งาน) แต่บางครั้งเคล็ดลับก็แค่ผิดธรรมดา เราได้ทดสอบเคล็ดลับทั้งหมดในส่วนนี้เพื่อให้เรารู้ว่าใช้ได้ดี.
แปลงเอกสารของคุณเป็นรูปแบบ DOCX
Microsoft เปิดตัวรูปแบบ DOCX ใน Office 2007 ดังนั้นหากคุณยังคงใช้รูปแบบ. doc เวลาในการแปลง ประเภทไฟล์. docx ที่ใหม่กว่าจะทำหน้าที่เป็นไฟล์ ZIP โดยการบีบอัดเนื้อหาของเอกสารดังนั้นเพียงแปลงไฟล์. doc เป็นรูปแบบ. docx จะทำให้เอกสารของคุณเล็กลง (สิ่งนี้ยังใช้กับรูปแบบ Office อื่น ๆ เช่น Excel (.xls ถึง .xslx), PowerPoint (.ppt ถึง. pptx) และ Visio (.vsd ถึง. vsdx)
ในการแปลงไฟล์. doc ของคุณให้เปิดใน Word แล้วคลิกไฟล์> ข้อมูล> แปลง.
คลิก "ตกลง" บนพรอมต์ที่ปรากฏขึ้นคลิกปุ่ม "บันทึก" และ Word แปลงเอกสารของคุณเป็น. docx Word ทำการแปลงนี้ด้วยการสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ในรูปแบบใหม่ดังนั้นคุณจะยังคงมีรุ่น. doc เก่า.
เราทดสอบสิ่งนี้ด้วยไฟล์. doc ตัวอย่าง 20 หน้าซึ่งมีภาพหกภาพ, ตารางต่างๆและเครื่องหมายการจัดรูปแบบ ไฟล์. doc ต้นฉบับดั้งเดิมคือ 6,001KB แต่ไฟล์. docx ที่แปลงแล้วจะมีน้ำหนักเพียง 721KB เท่านั้น นั่นคือ 12% ของขนาดดั้งเดิม ไม่มีอะไรที่เราแนะนำด้านล่างจะทำอะไรได้มากกว่าเพื่อลดขนาดไฟล์ของคุณดังนั้นหากคุณมีไฟล์. doc คุณสามารถแปลงเป็น. docx งานของคุณอาจเสร็จสิ้น.
แทรกรูปภาพของคุณแทนการคัดลอกและวางไว้
เมื่อคุณคัดลอกและวางรูปภาพลงในเอกสารของคุณ Word สร้างข้อสมมติฐานบางอย่างเกี่ยวกับวิธีจัดการกับมัน สมมติฐานข้อหนึ่งคือคุณต้องการให้ภาพที่วางเป็นรูปแบบ BMP ซึ่งเป็นประเภทไฟล์ขนาดใหญ่หรือบางครั้ง PNG ซึ่งยังคงมีขนาดค่อนข้างใหญ่ ทางเลือกง่ายๆคือการวางภาพของคุณลงในโปรแกรมแก้ไขแทนบันทึกเป็นรูปแบบที่เล็กกว่าเช่น JPG แล้วใช้แทรก> รูปภาพเพื่อแทรกภาพลงในเอกสารของคุณแทน.
การวางภาพหน้าจอขนาดเล็กด้านล่างลงในเอกสาร Word ที่ว่างเปล่าเป็นอย่างอื่นทำให้ขนาดของเอกสารเพิ่มขึ้นจาก 22 KB เป็น 548 KB.
การวางภาพหน้าจอนั้นลงใน 'ระบายสี' บันทึกเป็น JPG แล้วใส่ JPG ลงในเอกสารเปล่าทำให้เอกสารข้ามไปที่ 331 KB เท่านั้น นั่นเล็กกว่า 40% เท่านั้น ยิ่งไปกว่านั้นการใช้รูปแบบ GIF จะทำให้เอกสารมีขนาดเล็กลงกว่า 60% ขยายขนาดขึ้นนั่นคือข้อแตกต่างระหว่างเอกสาร 10 MB และเอกสาร 4 MB.
แน่นอนว่าคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้เสมอไป บางครั้งคุณอาจต้องการคุณภาพของภาพที่ดีกว่าซึ่งรูปแบบเช่น BMP และ PNG สามารถนำเสนอได้ แต่ถ้าเป็นภาพขนาดเล็กหรือคุณไม่ต้องการคุณภาพสูงเป็นพิเศษการใช้รูปแบบน้ำหนักเบาและการแทรกรูปภาพสามารถช่วยได้.
ในขณะที่คุณกำลังบันทึกรูปภาพของคุณทำการแก้ไขของคุณ
เมื่อคุณแก้ไขรูปภาพใน Word รูปภาพนั้นจะจัดเก็บการแก้ไขรูปภาพทั้งหมดของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร หมายความว่าถ้าคุณครอบตัดรูปภาพในเอกสารของคุณ Word จะยังคงรูปดั้งเดิมทั้งหมด เปลี่ยนรูปภาพเป็นขาวดำและ Word ยังคงรักษาภาพเต็มสีดั้งเดิมไว้.
สิ่งนี้จะเพิ่มขนาดของเอกสารของคุณโดยไม่จำเป็นดังนั้นเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงรูปภาพและคุณแน่ใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนรูปภาพเหล่านั้นคุณสามารถให้ Word ละทิ้งข้อมูลการแก้ไข.
แต่ดีกว่าการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากเอกสารของคุณคือการไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นนั้นในเอกสารของคุณตั้งแต่แรก การแก้ไขใด ๆ ที่คุณสามารถทำได้แม้แต่การตัดหรือเพิ่มลูกศรทำได้ดีที่สุดในเครื่องมือแก้ไขรูปภาพก่อนที่คุณจะแทรกรูปภาพลงในเอกสาร.
บีบอัดภาพทั้งหมดของคุณในครั้งเดียว
ใช่เราพูดตอนเริ่มต้นว่าบทความนี้เกี่ยวกับ อื่น ๆ วิธีลดขนาดไฟล์ของคุณ แต่บทความส่วนใหญ่ในเรื่องนี้บอกวิธีบีบอัดรูปภาพของคุณทีละภาพ (รวมถึงบทความของเรา) และที่นี่ที่ How-To Geek เราทุกคนเกี่ยวกับการหาวิธีที่ดีกว่าในการทำสิ่งต่างๆ.
คลิกไฟล์> บันทึกเป็น> ตัวเลือกเพิ่มเติม (คุณอาจมี“ บันทึกสำเนา” แทนที่จะเป็น“ บันทึกเป็น” หากคุณเปิด OneDrive โดยเปิดใช้งานบันทึกอัตโนมัติ)
สิ่งนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่างได้ คลิกเครื่องมือ> บีบอัดรูปภาพ.
วิธีนี้จะเปิดแผง "บีบอัดรูปภาพ" ซึ่งคุณสามารถเลือกว่าจะบีบอัดข้อมูลใดที่คุณต้องการนำไปใช้กับรูปภาพทั้งหมดในครั้งเดียว.
ตัวเลือก“ นำไปใช้กับภาพนี้เท่านั้น” เป็นสีเทาเพราะนี่เป็นเครื่องมือทั้งหมดหรือไม่ใช้เลย - รูปภาพทั้งหมดของคุณจะมีตัวเลือกเหล่านี้ถูกนำไปใช้เมื่อคุณบันทึกเอกสารหรือไม่มีเลย ดังนั้นหากคุณต้องการเลือกตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับภาพที่แตกต่างกันสิ่งนี้จะไม่เหมาะกับคุณ แต่ถ้าคุณต้องการบีบอัดรูปภาพทั้งหมดในคราวเดียวนี่เป็นตัวเลือกที่จะใช้.
เลือกตัวเลือกของคุณคลิก“ ตกลง” จากนั้นบันทึกเวอร์ชันใหม่ของเอกสารของคุณโดยบีบอัดรูปภาพทั้งหมด.
หยุดการฝังแบบอักษรในเอกสารของคุณ
หากคุณไม่ได้ใช้แบบอักษรที่ผิดปกติจากกาแล็กซี่ไกลก็เกือบจะแน่ใจว่าทุกคนที่คุณแบ่งปันเอกสารของคุณจะสามารถอ่านได้โดยใช้สำเนา Word (หรือทางเลือกอื่นฟรีเช่น Libre Office) เหตุใดคุณจึงต้องการเสียพื้นที่ในไฟล์ของคุณโดยฝังแบบอักษร หยุดสิ่งนี้โดยไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> บันทึกและปิดตัวเลือก“ ฝังแบบอักษรในไฟล์”.
คุณอาจคิดว่าสิ่งนี้จะไม่สร้างความแตกต่างมากนัก แต่คุณคิดผิด หากคุณเปิดการฝังฟอนต์และปิดตัวเลือก“ ไม่ต้องฝังฟอนต์ระบบทั่วไป” ความแตกต่างของขนาดไฟล์คือเกือบ 2 MB แม้จะเปิดใช้งาน "อย่าฝังแบบอักษรของระบบทั่วไป" (ซึ่งหมายถึงแบบอักษรเช่น Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman และอื่น ๆ ไม่รวมอยู่) ไฟล์นี้ยังคงมีขนาดใหญ่กว่า 1.3 MB.
ใช่หยุดฝังแบบอักษรในเอกสารของคุณ.
หยุดการฝังไฟล์อื่น ๆ หากทำได้
เมื่อเร็ว ๆ นี้เราแสดงให้คุณเห็นวิธีการฝังหรือเชื่อมโยงสเปรดชีต Excel ในเอกสาร Word (และคุณสามารถทำสิ่งนี้กับไฟล์อื่น ๆ เช่นงานนำเสนอ PowerPoint หรือไดอะแกรม Visio ด้วย) หากคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังสเปรดชีตแทนการฝังคุณจะประหยัดขนาดของไฟล์ Excel ได้เกือบทั้งหมด คุณจะไม่บันทึกทั้งหมดเนื่องจากสเปรดชีตที่เชื่อมโยงจะยังคงเพิ่มขนาดบางส่วน แต่เอกสารของคุณจะมีขนาดเล็กกว่าด้วยลิงก์มากกว่าการฝังแบบเต็ม แน่นอนว่ามีข้อเสียเปรียบในการเชื่อมโยงรวมถึงผลประโยชน์ดังนั้นโปรดอ่านบทความนั้นเพื่อทำความเข้าใจก่อนที่จะทำเช่นนี้.
หยุดการจัดเก็บรูปขนาดย่อสำหรับเอกสาร
ย้อนกลับไปในวัน Word ช่วยให้คุณเก็บรูปขนาดย่อของเอกสารเพื่อให้ Windows สามารถแสดงตัวอย่างใน File Explorer วันนี้ File Explorer สามารถทำได้ด้วยตัวเองและไม่ต้องการความช่วยเหลือจาก Word แต่ตัวเลือกยังคงอยู่ในเอกสารของคุณ ในเอกสารทดสอบ 721KB ของเราการเปลี่ยนตัวเลือกนี้เพิ่มขนาดไฟล์เป็น 3247 KB นั่นคือ 4.5 เท่าของไฟล์ต้นฉบับ คุณจะพบการตั้งค่านี้ที่ไฟล์> ข้อมูล> คุณสมบัติ> คุณสมบัติขั้นสูง.
ปิดช่องทำเครื่องหมาย "บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด" และคลิก "ตกลง"
ชื่อของตัวเลือกนี้จะทำให้เข้าใจผิดเล็กน้อยเนื่องจากการปิดที่นี่จะมีผลกับเอกสารที่คุณได้เปิดแม้ว่าจะระบุว่า“ เอกสาร Word ทั้งหมด” หากการเปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างเอกสาร จะต้องปิดการใช้งานในแม่แบบ Normal.dotx และ Microsoft ได้ให้คำแนะนำที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำเช่นนี้หากคุณไม่แน่ใจว่าเป็นอย่างไร.
นอกจากนี้คุณยังสามารถปิดการตั้งค่านี้ในกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” ซึ่งเรียกว่า“ บันทึกภาพขนาดย่อที่ถูกต้องมากกว่า”
ลบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่จากเอกสารของคุณ
ไม่เพียง แต่เป็นการเพิ่มข้อมูลส่วนบุคคลให้กับขนาดเอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นการให้ข้อมูลผู้อ่านของคุณที่คุณไม่ต้องการให้มี อาจมีข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบว่าซ่อนอยู่และหากคุณไม่ต้องการข้อความที่ซ่อนอยู่ในเอกสารทำไมไม่กำจัดมัน?
ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นนี้ออกจากเอกสารของคุณโดยมุ่งไปที่ไฟล์> ข้อมูล> ตรวจสอบปัญหาแล้วคลิกปุ่ม "ตรวจสอบเอกสาร".
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิด "คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล" แล้วคลิก "ตรวจสอบ" เมื่อผู้ตรวจสอบทำงานเสร็จให้คลิก "ลบทั้งหมด" ในส่วน "คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล".
การกระทำนี้ลดขนาดไฟล์ทดสอบของเราลง 7 KB ดังนั้นจึงไม่ใช่จำนวนมหาศาล อย่างไรก็ตามมันเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากไฟล์ของคุณดังนั้นคุณควรทำเช่นนี้ต่อไป ได้รับการเตือนว่าคุณไม่สามารถกู้คืนข้อมูลนี้ได้หลังจากลบออกดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณยินดีที่จะดำเนินการก่อนที่จะลบออก คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันกับตัวเลือก "เนื้อหาที่มองไม่เห็น" และ "ซ่อนข้อความ" แต่สิ่งนี้จะทำให้ไฟล์ของคุณเล็กลงหากคุณมีเนื้อหาที่ซ่อนอยู่.
ปิดการกู้คืนอัตโนมัติ (ถ้าคุณกล้า)
หนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของ Word อันที่จริงหนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของแอพ Office ทุกตัวคือการกู้คืนอัตโนมัติ คุณสมบัตินี้ทำให้การสำรองข้อมูลแฟ้มของคุณเป็นปกติในขณะที่คุณทำงานดังนั้นหาก Word ขัดข้องหรือคอมพิวเตอร์ของคุณรีสตาร์ทโดยไม่คาดคิด (เช่นเมื่อ Windows อัปเดตระบบข้ามคืน) คุณจะพบกับเอกสารเปิดรุ่นที่กู้คืนโดยอัตโนมัติ คำ. แน่นอนว่าทุกเวอร์ชันเหล่านี้จะเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณดังนั้นหากคุณปิดการกู้คืนอัตโนมัติไฟล์ของคุณจะเล็กลง.
ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> บันทึกและปิดตัวเลือก“ บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุก ๆ [x นาที]”.
สิ่งนี้จะไม่สร้างความแตกต่างในทันที แต่จะหยุดการกู้คืนอัตโนมัติเวอร์ชันใหม่ที่เพิ่มลงในไฟล์เมื่อคุณทำงาน.
เพิ่งได้รับการเตือนว่าคุณจะไม่มีเวอร์ชันการกู้คืนอัตโนมัติอีกต่อไปดังนั้นหาก Word ขัดข้องหรือปิดโดยไม่คาดคิดคุณจะสูญเสียงานทั้งหมดตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่คุณบันทึกไว้.
คัดลอกทุกอย่างลงในเอกสารใหม่
ในขณะที่คุณทำงานกับเอกสาร Word จะบันทึกสิ่งต่าง ๆ ไว้เบื้องหลังเพื่อช่วยคุณ เราได้แสดงวิธีปิดสิ่งเหล่านี้เมื่อเป็นไปได้และวิธีลบข้อมูลที่ Word รวบรวม แต่มีแนวโน้มที่จะยังมีบางสิ่งในเอกสารของคุณที่คุณไม่ต้องการ หากคุณพบว่าตัวเองต้องเจอกับการคืบขนาดของเอกสารประเภทนี้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่แล้วคัดลอกทุกอย่างลงไปได้.
เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารเปล่าใหม่ เลือกเนื้อหาทั้งหมดในเอกสารปัจจุบันของคุณโดยกด Ctrl + A ในเอกสารใหม่ให้กด Ctrl + V เพื่อวางทุกอย่าง สิ่งนี้จะคัดลอกข้อความส่วนการจัดรูปแบบตัวเลือกเค้าโครงหน้าของคุณหมายเลขหน้า - ทุกอย่างที่คุณต้องการ.
เอกสารใหม่ของคุณจะไม่มีการบันทึกพื้นหลังก่อนหน้านี้ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติหรือรุ่นก่อนหน้าและควรลดขนาดไฟล์.
โปรดจำไว้ว่าการทำเช่นนี้จะเป็นการคัดลอกข้อมูลการแก้ไขใด ๆ ในภาพของคุณดังนั้นคุณอาจต้องการลบข้อมูลนั้นออกจากเอกสารต้นฉบับก่อนที่จะคัดลอกทุกสิ่งไปยังเอกสารใหม่ของคุณ ถ้าคุณทำไม่ได้มันไม่ใช่เรื่องใหญ่ คุณยังสามารถลบออกจากเอกสารใหม่ของคุณได้.
เราไม่สามารถบอกคุณได้ว่าจะประหยัดได้เท่าไรเพราะอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ไม่กี่กิโลไบต์ไปจนถึงเมกะไบต์จำนวนมาก แต่ก็คุ้มค่าที่จะทำถ้าคุณต้องการดึงไขมันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้จากเอกสารของคุณ.
เป็นโบนัสเรายังเห็นสำเนา / วางนี้ไปยังเคล็ดลับเอกสารใหม่แก้ข้อผิดพลาดแปลก ๆ ในเอกสาร Word ที่ยากต่อการติดตาม.
เคล็ดลับนั้น อาจ ช่วยลดขนาดของเอกสาร
เคล็ดลับบางอย่างดูเหมือนว่าพวกเขาจะช่วย แต่เราไม่สามารถได้รับผลบวกกับพวกเขา เราไม่ได้บอกว่าพวกเขาจะไม่ช่วยลดขนาดไฟล์ของคุณ แต่ดูเหมือนว่าคุณจะต้องมีชุดของสถานการณ์ที่จะได้รับประโยชน์จากพวกเขา เราขอแนะนำให้ลองทำเคล็ดลับจากส่วนก่อนหน้านี้ก่อนแล้วค่อยไปถ้าคุณต้องการ.
ปิดพื้นหลังบันทึก
ยิ่งเอกสารมีความซับซ้อนมากเท่าใดและยิ่งคุณเก็บเอกสารไว้นานเท่าไหร่ก็ยิ่งสามารถบันทึกได้นานขึ้นเมื่อคุณคลิกปุ่ม“ บันทึก” เพื่อช่วยแก้ไขปัญหานี้ Word มีการตั้งค่าที่ไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูงชื่อ“ อนุญาตให้บันทึกพื้นหลัง”
การตั้งค่านี้จะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นและบันทึกเอกสารในพื้นหลังขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ แนวคิดคือเมื่อคุณคลิก "บันทึก" จะมีการเปลี่ยนแปลงการบันทึกน้อยลงและจะช่วยให้คุณบันทึกได้เร็วขึ้นมาก นี่คือการย้อนกลับไปสู่ยุคสมัยที่ Word ใช้ทรัพยากรระบบจำนวนมากและในระบบที่ทันสมัยอาจไม่จำเป็นต้องใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่แก้ไขเอกสารที่มีความยาวมากหรือซับซ้อน.
คณะลูกขุนตัดสินว่าจะสร้างความแตกต่างกับขนาดไฟล์หรือไม่ การเปิดเอกสารทิ้งไว้โดยเปิดการตั้งค่านี้ไม่ได้ทำให้ขนาดเอกสารทดสอบของเราแตกต่างกัน (ในขณะที่เปิดการกู้คืนอัตโนมัติไว้ ไม่ เพิ่มขนาดไฟล์) การปรับเปลี่ยนในช่วงเวลาประมาณ 30 นาทีนั้นไม่ได้ทำให้ขนาดเอกสารเปลี่ยนไปอย่างเห็นได้ชัดไม่ว่าจะเปิดหรือปิด“ อนุญาตการบันทึกพื้นหลัง” หรือไม่ ไม่ได้ปิดการเปลี่ยนแปลงว่าจะบันทึกเอกสารได้เร็วแค่ไหน.
ในระยะสั้น: อันนี้ขึ้นอยู่กับคุณ หากการปิดไม่ลดขนาดไฟล์ของคุณให้เปิดทิ้งไว้เพราะสิ่งที่ Word ทำเพื่อบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ดี.
แปลงเป็น RTF แล้วแปลงกลับเป็น DOCX
RTF ย่อมาจาก Rich Text Format และเป็นมาตรฐานแบบเปิดสำหรับเอกสารที่ให้การจัดรูปแบบมากกว่าข้อความธรรมดาเล็กน้อย แต่ไม่ใช่ระฆังและเสียงนกหวีดทั้งหมดของ DOCX แนวคิดของการแปลง DOCX เป็น RTF คือมันจะตัดการจัดรูปแบบพิเศษทั้งหมดและข้อมูลที่ซ่อนอยู่ออกไปดังนั้นเมื่อคุณบันทึก RTF ของคุณกลับเป็นไฟล์ DOCX ขนาดไฟล์จะเล็กลง.
แปลง 20 หน้าของเราเอกสารทดสอบ 721 KB เป็น RTF เปลี่ยนขนาดไฟล์เป็น 19.5 MB (ดังนั้นอย่าใช้ RTF หากคุณต้องการไฟล์ขนาดเล็ก) การแปลงกลับเป็น DOCX ทำให้มีไฟล์ขนาด 714 KB นั่นคือประหยัด 7 KB น้อยกว่า 1% - และเนื่องจาก RTF ไม่สามารถจัดการกับรูปแบบตารางธรรมดาที่เราใช้เราต้องฟอร์แมตใหม่ .... ซึ่งนำขนาดกลับมาเป็น 721 KB.
สิ่งนี้ดูเหมือนจะไม่เป็นประโยชน์กับเอกสารของคุณโดยเฉพาะเมื่อ DOCX ที่ทันสมัยมีความสามารถในการจัดรูปแบบมากมายที่ RTF ไม่สามารถจัดการได้.
แปลงเป็น HTML แล้วแปลงกลับเป็น DOCX
นี่เป็นแนวคิดเดียวกับการแปลงเป็น RTF ยกเว้นว่า HTML เป็นรูปแบบเว็บ การทดสอบการแปลงของเราแสดงผลลัพธ์ที่เหมือนกันเกือบทั้งหมดสำหรับการใช้ RTF.
เราลองสิ่งนี้กับไฟล์ DOCX 721 KB ของเราและแปลงเป็นไฟล์ HTML 383 KB การแปลงกลับเป็น DOCX ทำให้เกิดไฟล์ 714 KB นั่นเป็นการประหยัด 1% แต่มันยุ่งกับการจัดรูปแบบโดยเฉพาะส่วนหัวและสิ่งเหล่านี้จะต้องทำซ้ำ.
Unzip เอกสารและบีบอัด
เอกสาร DOCX เป็นไฟล์บีบอัดเช่นไฟล์เก็บถาวรที่คุณทำด้วย 7-Xip หรือ WinRar ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดได้ด้วยหนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้นและดูเนื้อหาทั้งหมด หนึ่งเคล็ดลับที่คุณอาจเห็นคือการแตกไฟล์ทั้งหมดจาก DOCX ของคุณเพิ่มลงในไฟล์เก็บถาวรที่บีบอัดแล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์เก็บถาวรนั้นเป็นนามสกุลไฟล์ DOCX สวัสดีคุณได้รับเอกสารเวิร์ดที่ถูกบีบอัดแล้ว! ตามทฤษฎีแล้วฟังดูน่าเชื่อถือ แต่ใช้ทั้ง 7-Zip และ WinRar และรูปแบบไฟล์เก็บถาวรที่หลากหลายเราพบว่าทุกครั้งที่เราพยายามเปิดไฟล์. docx ที่เราสร้างขึ้น Word บอกเราว่าไฟล์เสียหาย.
อาจมีข้อดีบางอย่างในความคิดนี้ - ไฟล์ 721 KB ของเราจบลงที่ 72 KB เท่านั้น แต่เราไม่แนะนำถ้าคุณต้องการใช้เวลาเล่นกับมันเพื่อลองใช้งานได้ นอกจากนี้การบันทึกอาจเป็นเพราะกระบวนการบีบอัดได้ลบ / บีบอัดบางสิ่งบางอย่างที่ทำให้ Word ไม่สามารถเปิดเอกสารได้ แต่เราไม่แน่ใจ.
เคล็ดลับที่แนะนำทั่วไปที่อาจจะไม่สร้างความแตกต่าง
มีคำแนะนำเล็กน้อยที่ลอยอยู่รอบอินเทอร์เน็ต เสียง มีเหตุผล แต่ไม่มีผลมากนัก ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรลอง แต่คุณไม่ควรคาดหวังว่าจะมีผลกระทบต่อขนาดของเอกสารของคุณมากนัก.
ลบเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า
Word เก็บเอกสารรุ่นก่อนหน้าไว้ในขณะที่ทำงานอยู่ นี่คือฟังก์ชั่นบันทึกอัตโนมัติและบางคนแนะนำให้ลบสิ่งเหล่านี้โดยไปที่ไฟล์> ข้อมูล> จัดการเอกสารและลบเวอร์ชันเก่า ๆ.
อย่างไรก็ตามไม่มีประโยชน์ในการทำเช่นนี้เพราะเวอร์ชั่นเก่าเหล่านั้นถูกเก็บไว้ในระบบไฟล์ Windows ไม่ใช่ในเอกสาร Word ของคุณ การลบออกจะไม่ทำให้เอกสารของคุณเล็กลง หากคุณต้องการลบข้อมูลรุ่นก่อนหน้าจากภายในเอกสารให้คัดลอกเนื้อหาไปยังเอกสารใหม่หรือทำไฟล์> บันทึกเป็นเพื่อบันทึกไปยังเอกสารใหม่ตามที่เราแนะนำไว้ก่อนหน้านี้.
วางข้อความเท่านั้นไม่ใช่การจัดรูปแบบ
เมื่อคุณต้องการคัดลอกและวางจากเอกสารหนึ่งไปยังเอกสารปัจจุบันของคุณคุณสามารถใช้ตัวเลือกการวางที่แตกต่างกัน.
ตัวเลือกเริ่มต้นที่ใช้หากคุณคลิกปุ่ม“ วาง” (หรือกด Ctrl + V) คือ“ Keep Formatting Source” ซึ่งเป็นการคัดลอกแบบอักษรที่ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นและการจัดรูปแบบเช่นตัวหนาตัวเอียงและอื่น ๆ แต่ถ้าคุณคลิกที่ "Keep Text Only" ตัวเลือกแทนสิ่งนี้จะเป็นไปได้หรือว่าทฤษฎีจะลดขนาดไฟล์โดยการลบการจัดรูปแบบ.
เราลองใช้สิ่งนี้กับเอกสาร 20 หน้าซึ่งมีการจัดรูปแบบต่าง ๆ ที่นำไปใช้กับข้อความในทุกหน้าและความแตกต่างของขนาดโดยเฉลี่ยอยู่ที่ไม่เกิน 2 KB ต่อหน้า นี้ อาจ มีความสำคัญหากคุณมีเอกสารมากกว่า 250 หน้าซึ่งจะมีขนาดรวมประมาณ 0.5 MB แต่คุณจะมีเอกสาร Word 250 หน้าโดยไม่มีการจัดรูปแบบหรือไม่ อาจไม่เป็นเพราะมันจะอ่านไม่ได้ส่วนใหญ่ดังนั้นคุณจะสูญเสียเงินออมของคุณเมื่อคุณเพิ่มการจัดรูปแบบกลับมา.
ผลประโยชน์ใด ๆ สำหรับวิธีนี้อาจเป็นไปตามเคล็ดลับที่เราให้ไว้ข้างต้น - คัดลอกและวางเอกสารทั้งหมดลงในเอกสารใหม่เพื่อลบเวอร์ชันก่อนหน้าการเปลี่ยนแปลงการแก้ไขเก่าและอื่น ๆ.
เปลี่ยนขนาดของหน้า
Word ให้ทางเลือกแก่คุณในการเปลี่ยนขนาดหน้าโดยไปที่เค้าโครง> ขนาดและเปลี่ยนจากขนาด "ตัวอักษร" เริ่มต้น มีเคล็ดลับเกี่ยวกับเรื่องนี้ที่บอกว่าถ้าคุณเลือกผู้อ่านที่เล็กกว่า แต่มีขนาดใกล้เคียงกันเช่น "A4" ผู้อ่านคนอื่นจะไม่สังเกตเห็นและคุณจะได้รับการประหยัดขนาดเล็ก.
เราลองใช้เอกสารขนาด 20 หน้าโดยใช้ขนาด“ Letter” ขนาด 721 KB เราเปลี่ยนขนาดเป็น "A4," "A5," (ซึ่งมีขนาดครึ่งหนึ่งของ "A4") และ "B5" และเอกสารของเรายังคงอยู่ที่ 721 KB ทุกครั้ง กล่าวอีกนัยหนึ่งมันไม่ต่างกับขนาดไฟล์เลย.
หยุดการฝังข้อมูลภาษาศาสตร์
มีการตั้งค่าในไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูงชื่อ“ ข้อมูลภาษาแบบฝัง” และคุณจะเห็นคำแนะนำในสถานที่ต่าง ๆ ที่บอกให้คุณปิดการใช้งาน บนพื้นผิวนี้ฟังดูสมเหตุสมผล - ข้อมูลภาษาศาสตร์จะไม่เพิ่มขนาดของเอกสาร?
กล่าวโดยย่อคำตอบคือไม่ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์. docx ที่ทันสมัย Word จัดการข้อมูลภาษาศาสตร์ที่อยู่เบื้องหลังและไม่ใช้พื้นที่ใด ๆ ในเอกสาร.
การปิดตัวเลือกนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้เล็กน้อยสำหรับไฟล์. doc ที่เก่ากว่า แต่แม้ว่าคุณจะใช้เครื่องมือเขียนด้วยลายมือแล้ว Word ก็มี "ข้อมูลการแก้ไขการรู้จำลายมือ" บางส่วนเพื่อจัดเก็บ ไม่อย่างนั้นมันก็ไม่ต่างอะไรเลย.
นี่คือรายการวิธีที่ครอบคลุมอย่างเป็นธรรมของเราที่คุณสามารถลดขนาดไฟล์ Word ลงได้ แต่เรามักจะมองหาวิธีการใหม่ ๆ ที่จะลองใช้ (หรือ debunk) ดับความคิดเห็นหากคุณรู้เทคนิคที่เราพลาดไปและเราจะลองดู!
