วิธีการลดขนาดของเอกสาร Microsoft Office ที่มีรูป

แม้ในช่วงเวลาเหล่านี้ของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็วฮาร์ดไดรฟ์ขนาดใหญ่และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่โหลดฟรีบางครั้งขนาดไฟล์ก็มีความสำคัญ คุณอาจมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับขนาดของไฟล์ที่คุณสามารถส่งหรือรับทางอีเมลหรือคุณอาจใช้พื้นที่ไดรฟ์ขนาดเล็กเหลือน้อย ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามหากคุณมีเอกสาร Office ที่มีภาพคุณอาจลดขนาดไฟล์เหล่านั้นลงได้อย่างมาก.

Office ทำงานอยู่เบื้องหลังเพื่อช่วยให้ไฟล์มีขนาดเล็ก ประเภทไฟล์ DOCX ที่ใหม่กว่านั้นจะทำหน้าที่เป็นไฟล์ ZIP โดยการบีบอัดเนื้อหาของไฟล์ รูปภาพและข้อความที่ปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งในเอกสารจะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียวในไฟล์จริง ดังนั้นอย่างน้อยในแอพ Office รุ่นล่าสุดคุณจะพบว่าขนาดไฟล์ใหญ่มักเป็นผลมาจากการมีรูปภาพต่าง ๆ มากมายในเอกสารของคุณ.

ข่าวดีก็คือว่าแอป Office ยังมีเครื่องมือที่มีประโยชน์บางอย่างสำหรับการรักษาขนาดรูปภาพเหล่านั้นในการตรวจสอบ ในบทความนี้เราใช้ Office 2016 (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Word 2016) เป็นตัวอย่างของเรา แต่คุณจะพบเครื่องมือเดียวกันกับที่เราพูดถึงในแอป Office อื่น ๆ เช่น Excel และ PowerPoint และ Office รุ่นก่อนหน้าจะกลับไปเป็น Office 2010 เป็นอย่างน้อย.

บีบอัดรูปภาพในเอกสาร Office ของคุณ

ขั้นตอนแรกที่คุณควรพยายามลดขนาดไฟล์ของเอกสารที่มีรูปภาพคือการบีบอัดรูปภาพเหล่านั้น แอป Office แต่ละแอปมีเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการทำเช่นนั้น เรากำลังใช้ Word ที่นี่ (และนี่คือสิ่งที่เราจะอ้างถึงในขั้นตอนต่อไปนี้) แต่คุณจะพบคุณลักษณะในที่เดียวกันในแอป Office อื่น ๆ.

ในเอกสารของคุณคลิกที่รูปภาพเพื่อเลือก คลิกเมนูรูปแบบที่ปรากฏบนแถบเครื่องมือ Office เมื่อคุณเลือกรูปภาพ.

บนเมนูรูปแบบคลิกปุ่มบีบอัดรูปภาพ.

ในหน้าต่างบีบอัดรูปภาพคลิก“ นำไปใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น” หากคุณต้องการบีบอัดเฉพาะรูปภาพที่คุณเลือก เมื่อไม่ได้เลือกตัวเลือกนี้การกระทำของคุณจะนำไปใช้กับรูปภาพทั้งหมดในเอกสาร เลือก "ลบพื้นที่ของภาพที่ถูกครอบตัด" หากคุณมีภาพที่ถูกครอบตัดในเอกสารของคุณและต้องการลบพื้นที่ที่คุณครอบตัดออก เพิ่งทราบว่าถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้คุณจะไม่สามารถเลิกทำการปลูกพืชได้ในภายหลังเว้นแต่คุณจะใส่รูปภาพต้นฉบับอีกครั้ง นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกความละเอียดในการบีบอัดภาพ เลือกความละเอียดต่ำสุดที่จะครอบคลุมความต้องการของคุณ คลิกตกลงเมื่อเสร็จสิ้น.

ขึ้นอยู่กับจำนวนรูปภาพในเอกสารของคุณ Word อาจใช้เวลาครู่หนึ่งในการบีบอัดทั้งหมด เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกเอกสารของคุณและตรวจสอบขนาดไฟล์ใหม่ หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องการยึดติดกับการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณเป็นไฟล์ใหม่แล้วเปรียบเทียบขนาดไฟล์กับรุ่นเดิมได้.

ลบข้อมูลการแก้ไขจากรูปภาพ

แอพ Office มีเครื่องมือแก้ไขภาพที่ยอดเยี่ยมทุกชนิดที่มีอยู่ภายในเมื่อคุณใช้งาน Word จะเก็บรูปภาพต้นฉบับไว้และติดตามการแก้ไขที่คุณทำเพื่อที่คุณจะสามารถเลิกทำหรือกลับไปที่รูปภาพต้นฉบับได้หากคุณต้องการ . หากคุณพอใจกับวิธีการจัดรูปแบบรูปภาพของคุณข้อมูลการแก้ไขที่บันทึกไว้ทั้งหมดจะเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณ ถ้าการบีบอัดรูปภาพในเอกสารของคุณมีขนาดไฟล์ไม่เพียงพอคุณสามารถให้ Word ลบข้อมูลการจัดรูปแบบที่บันทึกไว้ได้ อีกครั้งคุณอาจต้องการบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ใหม่ก่อนที่จะเริ่มต้นเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นต้นฉบับได้หากจำเป็น.

ขณะที่เอกสารของคุณเปิดอยู่ให้คลิกเมนูไฟล์.

บนเมนูแฟ้มคลิกตัวเลือก.

ในหน้าต่างตัวเลือกของ Word จากตัวเลือกทางด้านซ้ายให้คลิกขั้นสูง.

ในหน้าต่าง Advanced Word Options ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน“ ขนาดภาพและคุณภาพ” ทางด้านขวา เลือกตัวเลือก“ ยกเลิกการแก้ไขข้อมูล” เพื่อให้ Word ทิ้งข้อมูลการจัดรูปแบบเมื่อบันทึกไฟล์ ตัวเลือกอื่น ๆ ในส่วนนี้ช่วยให้คุณสามารถป้องกันเอกสารจากการบีบอัดภาพและเลือกความละเอียดเริ่มต้นเมื่อมีการบีบอัดรูปภาพ (แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกความละเอียดใหม่เมื่อทำการบีบอัด).

เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้บันทึกไฟล์ของคุณ (หรือบันทึกเป็นไฟล์ใหม่) จากนั้นตรวจสอบขนาดไฟล์ใหม่ มันอาจจะลงไปเล็กน้อย.

ในตัวอย่างของเราเราได้ใช้ไฟล์ Word (“ ไฟล์ 1.docx” ในภาพต่อไปนี้) ที่มีรูปภาพคุณภาพดีประมาณ 20 ภาพและมีน้ำหนักประมาณ 48 MB ภาพเหล่านั้นหลายภาพถูกครอบตัดบางส่วนถูกปรับขนาดและอีกหลายภาพถูกแก้ไขด้วยวิธีอื่น หลังจากบีบอัดภาพและลบข้อมูลการจัดรูปแบบที่บันทึกไว้ไฟล์ใหม่ (“ ไฟล์ 2 (บีบอัด) .docx” ในภาพต่อไปนี้) ตอนนี้มีขนาดไม่เกิน 35 MB ลดขนาดไฟล์ลงประมาณ 27% และเพื่อแสดงให้เห็นถึงการสร้างการบีบอัดในรูปแบบ DOCX เรายังซิปไฟล์นั้น อย่างที่คุณเห็นความแตกต่างของขนาดระหว่างไฟล์ซิปและไฟล์ซิปนั้นเล็กน้อย.

และนั่นมัน! รูปภาพมีขนาดใหญ่และสามารถเพิ่มขนาดเอกสาร Office ของคุณได้อย่างรวดเร็ว แต่ด้วยการใช้เครื่องมือบีบอัดในตัวในแอป Office และลบข้อมูลการแก้ไขเก่าคุณสามารถลดขนาดของเอกสาร Office ที่มีภาพได้อย่างมาก.