วิธีตรวจการสะกดแผ่นงานใน Excel

คุณลักษณะการตรวจสอบการสะกดของ Excel นั้นไม่มีเสียงระฆังและเสียงดังตามที่ Word ทำ แต่มันมีฟังก์ชั่นตรวจการสะกดคำพื้นฐาน คุณสามารถตรวจสอบการสะกดคำในเซลล์ของแผ่นงานและเพิ่มคำลงในพจนานุกรม.

น่าเสียดายที่ Excel ไม่ตรวจสอบตัวสะกดของคุณในขณะที่พิมพ์ (โดยขีดเส้นใต้สีแดง) เหมือนกับที่ Word ทำ คุณได้รับแจ้งว่ามีการสะกดคำผิดเมื่อคุณเรียกใช้การตรวจสอบการสะกด.

วิธีตรวจการสะกดตรวจสอบแผ่นงานปัจจุบัน

หากต้องการตรวจสอบการสะกดคำในเวิร์กชีทให้คลิกแท็บที่ด้านล่างของหน้าจอสำหรับเวิร์กชีทที่คุณต้องการเรียกใช้การตรวจสอบการสะกด.

เมื่อคุณเรียกใช้การตรวจสอบการสะกดคำนั้นจะเริ่มจากเซลล์ใดก็ได้ที่เลือกไว้ในปัจจุบันดังนั้นหากคุณต้องการเริ่มการตรวจสอบการสะกดคำที่ "เริ่มต้น" ของแผ่นงานให้วางเคอร์เซอร์บนเซลล์ "A1" ก่อนเริ่ม.

เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มตรวจสอบการสะกดคำให้คลิกแท็บ "ตรวจสอบ".

คลิก "การสะกดคำ" ในส่วน "การพิสูจน์อักษร" นอกจากนี้คุณยังสามารถกด“ F7” ด้วยแท็บใดก็ได้บน ribbon ที่ใช้งานเพื่อเริ่มการตรวจสอบการสะกด.

เซลล์ที่มีคำแรกที่ไม่พบในพจนานุกรมจะถูกเน้นและกล่องโต้ตอบ“ การสะกดคำ” จะปรากฏขึ้น คำที่สงสัยจะปรากฏในช่องแก้ไข“ ไม่อยู่ในพจนานุกรม” คุณสามารถเลือกที่จะ "ละเว้นครั้งเดียว" หรือ "ละเว้นทั้งหมด" ของคำที่สะกดผิดหากคำนั้นถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของคุณ หากเป็นเช่นนั้นคุณสามารถเลือก“ เพิ่มในพจนานุกรม” หากคำนั้นเป็นคำที่คุณใช้บ่อย.

หากคุณสะกดคำผิดจริงคุณสามารถเลือกคำที่สะกดถูกต้องจากรายการ“ คำแนะนำ” หรือป้อนตัวสะกดที่ถูกต้องในช่องแก้ไข“ ไม่อยู่ในพจนานุกรม” (หากไม่มีอยู่ในรายการ“ คำแนะนำ”) . จากนั้นคลิก“ เปลี่ยน” หากต้องการเปลี่ยนข้อผิดพลาดทั้งหมดที่มีการเปลี่ยนแปลงแบบเดียวกันนี้ให้คลิก“ เปลี่ยนทั้งหมด”.

หากคำที่สงสัยว่าเป็นคำที่คุณมักจะพิมพ์ผิดบ่อยครั้งคุณสามารถตั้งค่ารายการแก้ไขอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้คำนั้นถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณทำผิด หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ป้อนคำที่ถูกต้องในกล่องแก้ไข "ไม่อยู่ในพจนานุกรม" หรือเลือกจากรายการ "คำแนะนำ" แล้วคลิก "แก้ไขอัตโนมัติ" ในกล่องโต้ตอบ "การสะกดคำ" นอกเหนือจากการแก้ไขคำในแผ่นงานของคุณรายการแก้ไขอัตโนมัติจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ครั้งต่อไปที่คุณพิมพ์คำที่ไม่ถูกต้องในลักษณะเดียวกันคำนั้นจะถูกแทนที่โดยอัตโนมัติด้วยคำแทนที่ที่คุณระบุ เราพูดคุยเกี่ยวกับรายการแก้ไขอัตโนมัติและวิธีสร้างรายการในบทความของเราเกี่ยวกับการกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับสัญลักษณ์ใน Excel.

เมื่อการตรวจสอบการสะกดเสร็จสิ้นแล้วกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อบอกให้คุณทราบ คลิก“ ตกลง” เพื่อปิด.

โปรดสังเกตว่าไม่พบคำว่า "ตู้เย็น" ในแผ่นงาน "ใบแจ้งหนี้" ในการตรวจสอบการสะกดของแผ่นงานนี้ นั่นเป็นเพราะผลลัพธ์ของสูตรในเซลล์นั้นที่คว้าคำจากเซลล์บนแผ่นงาน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ตาม "รหัสรายการ" ที่ป้อนลงในแผ่นงาน "ใบแจ้งหนี้" ในการแก้ไข“ Refridgerator” เราต้องทำการตรวจสอบการสะกดคำในแผ่นงาน“ ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์” ซึ่งเราจะทำในส่วนถัดไป.

จำเมื่อเราบอกว่าคุณควรเลือกเซลล์แรกของแผ่นงาน (“ A1”) ก่อนที่จะเริ่มตรวจสอบการสะกด? หากคุณลืมและเริ่มตรวจสอบการสะกดคำจากเซลล์อื่น ๆ ที่ไม่ใช่“ A1” คุณจะถูกถามในตอนนี้ว่าคุณต้องการตรวจสอบการสะกดคำที่จุดเริ่มต้นของเวิร์กชีทก่อนที่การตรวจสอบการสะกดจะเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ คลิก“ ใช่” เพื่อตรวจสอบส่วนที่เหลือของแผ่นงานที่ยังไม่ได้ตรวจสอบจากนั้นคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ“ ตรวจสอบการสะกดเสร็จสมบูรณ์” ดังที่แสดงด้านบน.

วิธีสะกดคำตรวจสอบเวิร์กชีททั้งหมดในเวิร์กบุคในครั้งเดียว

ตามค่าเริ่มต้น Excel spell จะตรวจสอบเวิร์กชีทปัจจุบันของคุณ แต่ถ้าคุณมีแผ่นงานจำนวนมากในสมุดงานของคุณและคุณต้องการตรวจสอบทั้งหมด ไม่ต้องห่วง. คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายในครั้งเดียว.

ในตัวอย่างของเรามีสองแผ่นงานในสมุดงานของเรา "ใบแจ้งหนี้" และ "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" ในส่วนก่อนหน้านี้เราตรวจสอบเฉพาะแผ่นงาน“ ใบแจ้งหนี้” ตอนนี้เราจะเลือกทั้งสองเวิร์กชีทในเวิร์กบุ๊กของเราดังนั้นทั้งคู่จะถูกตรวจสอบการสะกดโดยไม่ต้องทำทีละอย่าง.

หากต้องการตรวจการสะกดตรวจสอบเวิร์กชีททั้งหมดในเวิร์กบุ๊กให้คลิกขวาที่แท็บแผ่นงานปัจจุบันที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel และเลือก“ เลือกแผ่นงานทั้งหมด” จากเมนูป๊อปอัพ.

โปรดสังเกตในภาพด้านบนที่แท็บแผ่นงานที่เลือกในปัจจุบันแสดงเป็นสีขาวและแท็บที่ไม่ได้ใช้งานจะแสดงเป็นสีเทา เมื่อเลือกแท็บแผ่นงานทั้งหมดแท็บแผ่นงานทั้งหมดจะแสดงด้วยพื้นหลังสีขาวดังที่แสดงด้านล่าง.

ตอนนี้เมื่อคุณเริ่มตรวจสอบการสะกดคำมันจะตรวจสอบแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงาน ในกรณีของเราเมื่อการตรวจสอบการสะกดไปถึงแผ่นงานที่สองหรือแผ่นงาน "ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์" จะพบข้อผิดพลาดการสะกดคำ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดเราเลือกคำที่ถูกต้องในกล่องรายการ "คำแนะนำ" แล้วคลิก "เปลี่ยน" ดังที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้าในบทความนี้ถ้าเราคิดว่าเราสะกดคำเดียวกันในเซลล์อื่น ๆ ในสมุดงานของเราเราสามารถคลิก“ เปลี่ยนทั้งหมด” เพื่อแก้ไขคำทั้งหมดในครั้งเดียวด้วยคำที่ถูกแก้ไขเดียวกัน.

จำไว้ว่าคุณยังสามารถพิมพ์คำที่ถูกต้องในช่องแก้ไข "ไม่อยู่ในพจนานุกรม" และคลิก "เปลี่ยน" เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด.

เมื่อการตรวจสอบการสะกดเสร็จสมบูรณ์และกล่องโต้ตอบ“ ตรวจสอบการสะกดเสร็จสมบูรณ์” ปรากฏขึ้นคุณอาจสังเกตเห็นว่าข้อผิดพลาดที่แก้ไขครั้งล่าสุดดูเหมือนจะไม่ได้รับการแก้ไขในเซลล์บนแผ่นงาน.

ไม่ต้องกังวล เมื่อคุณคลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบคำที่แก้ไขจะปรากฏในเซลล์.

คุณสามารถใช้พจนานุกรมที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มคำที่คุณใช้บ่อยๆในพจนานุกรมซึ่งไม่ได้อยู่ในพจนานุกรมเริ่มต้นที่มีอยู่แล้วรวมถึงลบคำที่คุณเพิ่มโดยใช้ปุ่ม "เพิ่มในพจนานุกรม" ในกล่องโต้ตอบ "การสะกดคำ" คุณสามารถสร้างพจนานุกรมที่กำหนดเองเพิ่มเติมได้ การตรวจสอบการสะกดสามารถ จำกัด ให้ใช้พจนานุกรมหลักเท่านั้นได้แม้ว่าจะมีพจนานุกรมที่กำหนดเองอยู่ก็ตาม.