วิธีทำงานกับไฟล์ Microsoft Office ใน Google Drive

ไฟล์ Microsoft Office ยังคงเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าคุณเป็นผู้ใช้ Google เอกสารชีตและสไลด์มากกว่าคุณยังสามารถแก้ไขไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint ใน Google Drive ได้หากคุณรู้วิธี.

บนเดสก์ท็อปคุณจะต้องใช้เบราว์เซอร์ Google Chrome และส่วนขยาย Chrome อย่างเป็นทางการเพื่อแก้ไขเอกสาร Microsoft Office โดยใช้โหมดความเข้ากันได้ Office (OCM) ของ Google Drive คุณสามารถแก้ไขได้เช่นนั้นหรือแปลงเป็นรูปแบบของ Google เอกสารซึ่งจะให้คุณสมบัติเพิ่มเติม (ไม่ต้องกังวลแม้ว่าคุณจะแปลงเป็นรูปแบบ Google เอกสารคุณสามารถดาวน์โหลดได้อีกครั้งในรูปแบบ Microsoft Office ในภายหลัง).

คุณยังสามารถแก้ไขไฟล์ Microsoft Office โดยใช้แอพ Google Drive และ Google เอกสาร, Google ชีตและแอพ Google Slides บน iOS หรือ Android เราจะแสดงให้คุณเห็นทั้งสองวิธีในคู่มือด้านล่าง.

วิธีทำงานกับไฟล์ Microsoft Office บน Google Drive บนพีซีหรือ Mac

เริ่มจากเดสก์ท็อปกันดีกว่า หากไฟล์ Office ที่คุณต้องการแก้ไขและแชร์ยังคงอยู่ในฮาร์ดไดรฟ์พีซีของคุณคุณสามารถอัปโหลดไปยัง Google Drive และเปิดเพื่อแก้ไขใน Chrome โดยใช้ส่วนขยายของ Chrome เปิด Chrome ไปที่หน้าแก้ไข Office สำหรับเอกสารแผ่นงานและสไลด์คลิก“ เพิ่มลงใน Chrome” แล้วทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อติดตั้ง.

เมื่อติดตั้งส่วนขยายแล้วให้ลากไฟล์ Office ไปที่หน้าต่าง Chrome จนกว่าคุณจะเห็นไอคอนคัดลอกดังที่แสดงด้านล่าง สำหรับตัวอย่างของฉันตลอดบทความนี้ฉันจะใช้ไฟล์ Word / Google Docs แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันสำหรับไฟล์ Excel / Google ชีตและไฟล์ PowerPoint / Google Slides.

ครั้งแรกที่คุณลากไฟล์ Office ไปที่หน้าต่าง Chrome กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น คลิก“ รับมัน” เพื่อปิดหน้าต่าง คุณจะไม่เห็นกล่องโต้ตอบนี้อีก.

ไฟล์ Office จะถูกอัปโหลดไปยังบัญชี Google Drive ของคุณและเปิดในแท็บปัจจุบัน มีคุณสมบัติจำนวน จำกัด ที่คุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขไฟล์ Office ในบัญชี Google Drive ของคุณได้ อย่างไรก็ตามหากคุณแปลงเอกสารเป็นเอกสารของ Google จะมีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายและคุณสามารถแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นได้.

ในการแปลงไฟล์ Word ของคุณเป็นเอกสาร Google Docs ให้เลือก“ บันทึกเป็น Google Docs” จากเมนู“ ไฟล์” หากคุณอัปโหลดและเปิดไฟล์ Excel (.xlsx หรือ. xls) ตัวเลือกจะเป็น "บันทึกเป็น Google ชีต" และหากไฟล์นั้นเป็นไฟล์ PowerPoint (.pptx หรือ. ppt) ตัวเลือกจะเป็น "บันทึกเป็น Google สไลด์”.

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นขณะที่เอกสารถูกแปลงและบันทึกไว้ในบัญชี Google Drive ของคุณ คุณสามารถหยุดการแปลงได้โดยคลิก“ ยกเลิก”.

เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถดาวน์โหลดเอกสาร Google เป็นไฟล์ Office ในตัวอย่างของฉันฉันเลือก“ ดาวน์โหลดเป็น” จากเมนู“ ไฟล์” จากนั้นเลือก“ Microsoft Word (.docx)” จากเมนูย่อย นอกจากนี้ยังมีรูปแบบอื่น ๆ ที่คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Word เช่น. rtf, .pdf และแม้แต่เป็น eBook (.epub).

โดยค่าเริ่มต้นชื่อไฟล์ต้นฉบับจะถูกใช้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้ในกล่องแก้ไข“ ชื่อไฟล์” จากนั้นคลิก“ บันทึก”.

อีกวิธีในการทำงานกับไฟล์ Office ในบัญชี Google Drive ของคุณคือการอัปโหลดไปยังบัญชี Google Drive ของคุณโดยใช้แอพ Google สำหรับ Windows ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จากที่นี่ หากคุณอัปโหลดไฟล์ Word ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเข้าถึงบัญชี Google Drive ของคุณจากภายในเบราว์เซอร์แล้วเปิดไฟล์ Word ใน Google เอกสาร ตัวอย่างของฉันฉันจะเปิดไฟล์ Word โดยคลิกขวาที่ไฟล์ในบัญชี Google Drive ของฉันเลือก“ Open with” จากเมนูป๊อปอัพจากนั้นเลือก“ Google เอกสาร” จากเมนูย่อย.

ไฟล์ Word ถูกเปิดในแท็บใหม่และคุณสามารถแก้ไขเอกสารได้เช่นเดียวกับเมื่อคุณลากไฟล์ Word ไปยังหน้าต่าง Chrome ก่อนหน้านี้ นอกจากนี้คุณยังสามารถ“ ดาวน์โหลด” ไฟล์เป็นไฟล์ Word โดยใช้ปุ่ม“ ดาวน์โหลด” ที่มุมบนขวาของหน้าต่างเบราว์เซอร์หรือแชร์กับผู้อื่นโดยใช้ปุ่ม“ แชร์”.

ณ จุดนี้ไฟล์ยังคงเป็นไฟล์ Word และคุณกำลังทำงานใน Office Compatibility Mode (OCM) หากต้องการแปลงเป็นไฟล์ Google เอกสารให้เลือก“ บันทึกเป็น Google เอกสาร” จากเมนู“ ไฟล์” เช่นเดียวกับที่คุณทำหลังจากลากไฟล์ Word ไปยังหน้าต่าง Chrome.

วิธีทำงานกับไฟล์ Microsoft Office บน Google Drive บนอุปกรณ์มือถือ

คุณยังสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ Office โดยใช้แอป Google Docs สำหรับ iOS หรือ Android (สำหรับไฟล์ Word), แอป Google ชีทสำหรับ iOS หรือ Android (สำหรับไฟล์ Excel) หรือแอป Google Slides สำหรับ iOS หรือ Android (สำหรับไฟล์ PowerPoint ) อย่างไรก็ตามคุณต้องติดตั้งแอพ Google Drive บน iOS หรือ Android เมื่อคุณเลือกไฟล์ Office เพื่อเปิดในแอพ Google Drive ไฟล์นั้นจะเปิดโดยอัตโนมัติในแอพเอกสาร Google ที่เหมาะสม.

เราจะแสดงวิธีทำงานกับไฟล์ Word ในบัญชี Google Drive ของคุณบน iPhone แต่กระบวนการนี้คล้ายกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ และกับไฟล์อื่น ๆ เปิดแอป Google Drive บนอุปกรณ์ของคุณและนำทางไปยังตำแหน่งที่ไฟล์ Word ที่คุณต้องการเปิดอยู่ แตะที่ไฟล์.

ไฟล์ Word ของคุณถูกเปิดโดยอัตโนมัติใน Google เอกสาร คุณสามารถแก้ไขไฟล์ Word ได้เหมือนเดิมโดยแตะที่เอกสาร (1) และเพิ่มเนื้อหาหรือเปลี่ยนเนื้อหาที่มีอยู่และจัดรูปแบบข้อความ (2) ตัวเลือกการจัดรูปแบบข้อความและย่อหน้าเพิ่มเติมมีให้โดยคลิกที่ไอคอนข้อความ / ย่อหน้าบนแถบเครื่องมือที่ด้านบน (3) เมื่อคุณแก้ไขเอกสารเสร็จแล้วให้แตะเครื่องหมายถูกที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ (4).

หากตลอดเวลาคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานในไฟล์ที่จัดรูปแบบ Word หรือไฟล์ที่จัดรูปแบบของ Google เอกสารแล้วให้แตะที่ปุ่มเมนู (จุดแนวตั้งสามจุด).

เมื่อคุณทำงานในไฟล์ Word (หรือไฟล์ Excel หรือไฟล์ PowerPoint) คุณจะเห็นโหมดความเข้ากันได้ของ Office ที่ด้านบนของเมนู.

โปรดสังเกตในภาพด้านบนว่ามีตัวเลือก Share & Export ในเมนู แต่เมื่อคุณแตะที่ตัวเลือก“ Share & Export” คุณจะพบว่าไม่มีตัวเลือก Share (ด้านซ้ายในภาพด้านล่าง) . เช่นเดียวกับในเบราว์เซอร์บนพีซีคุณไม่สามารถแชร์ไฟล์ Word ในบัญชี Google Drive ของคุณได้ คุณต้องบันทึกไฟล์ Word เป็นไฟล์ Google เอกสารหากคุณต้องการแชร์ไฟล์ สะดวกเมนูย่อยแบ่งปันและส่งออกยังช่วยให้คุณ“ บันทึกเป็นไฟล์ Google เอกสาร”.

เมื่อคุณบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ Google เอกสาร (ซึ่งเราจะทำต่อไป) เมนูย่อย "แชร์และส่งออก" จะมีตัวเลือกแชร์ (ด้านขวาในภาพด้านล่าง) ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันเอกสารปัจจุบันกับผู้อื่นได้ . เมนูย่อยนี้ยังมีตัวเลือกบันทึกเป็น Word (.docx) ช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารกลับเป็นไฟล์ Word.

เมื่อคุณแตะตัวเลือก“ บันทึกเป็นไฟล์ Google เอกสาร” ในเมนูย่อยแชร์และส่งออกในเอกสาร Word กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นในขณะที่เอกสารกำลังถูกบันทึกเป็นไฟล์ Google เอกสาร.

เมื่อแปลงเอกสารแล้ว "โหมดความเข้ากันได้ของ Office" จะไม่อยู่ในเมนูหลักอีกต่อไปและตัวเลือกบางอย่างจะแตกต่างกันเช่นเมนูย่อยแชร์และส่งออกที่เรากล่าวถึงข้างต้น ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขและแบ่งปันเอกสาร Google เอกสารของคุณและแปลงเป็นเอกสาร Word ได้หากคุณเลือก.

ย้อนกลับไปที่แอพ Google Drive ไฟล์ Word ของฉันในรุ่น Google Docs ก็พร้อมใช้งานแล้ว.

คุณยังสามารถเปิดเอกสาร Google เอกสารในเบราว์เซอร์บนพีซีของคุณและดาวน์โหลดไฟล์เป็นไฟล์ Word ได้ตามที่เราได้กล่าวถึงในส่วนแรก เอกสาร Google เอกสารชีตและสไลด์จะถูกเก็บไว้ในบัญชี Google Drive ของคุณเท่านั้น หากคุณใช้แอพ Google ไดรฟ์สำหรับ Windows คุณจะเห็นว่าไฟล์เหล่านี้มีลักษณะเป็นอย่างไรสำหรับเอกสารเหล่านี้ แต่จริง ๆ แล้วมันคือลิงก์ไปยังเอกสารออนไลน์ ดังนั้นในการเข้าถึงคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แอพ Google Drive สำหรับ Windows.

ไซต์ความช่วยเหลือของ Google เกี่ยวกับ Google เอกสารแสดงประเภทไฟล์ Office ที่เข้ากันได้กับ Google Drive.