วิธีทำงานกับหมายเลขหน้าใน Microsoft Word

Microsoft Word เสนอวิธีที่ง่ายในการเพิ่มสไตล์ของหมายเลขหน้าในเอกสารของคุณ หากคุณมีเอกสารแบบง่ายมันทำงานได้ดีพอ แต่ถ้าคุณทำงานกับ Word มาระยะหนึ่งแล้วใช้มันเพื่อสร้างเอกสารที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณจะรู้ว่าการกำหนดหมายเลขหน้าอาจไม่สม่ำเสมอ ดังนั้นลองมาดูอย่างใกล้ชิด.

วิธีแทรกหมายเลขหน้า

ในการเพิ่มหมายเลขหน้าลงในเอกสาร Word ของคุณให้สลับไปที่แท็บ "แทรก" บน Ribbon แล้วคลิกปุ่ม "หมายเลขหน้า" ในส่วน "ส่วนหัวและท้ายกระดาษ".

เมนูแบบเลื่อนลงแสดงตัวเลือกต่างๆมากมายสำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏขึ้นด้านบนของหน้าส่วนล่างของหน้าและอื่น ๆ ตัวเลือกสองสามตัวสุดท้ายช่วยให้คุณจัดรูปแบบหมายเลขหน้าได้แม่นยำยิ่งขึ้น (บางสิ่งที่เราจะดูในภายหลังในบทความนี้) หรือลบหมายเลขหน้าออกจากเอกสารของคุณ.

โฮเวอร์เหนือหนึ่งในสี่ตัวเลือกแรกแล้วแกลเลอรีหมายเลขหน้าจะปรากฏขึ้น ตัวเลือกแต่ละตัวในแกลเลอรี่จะช่วยให้คุณทราบถึงภาพรวมของจำนวนหน้าในหน้าของคุณ.

นั่นเป็นรุ่นที่เรียบง่ายของการเพิ่มหมายเลขหน้าและมันทำงานได้ดีพอถ้าคุณมีเอกสารอย่างง่ายที่คุณต้องการให้หมายเลขหน้าทั้งหมดและคุณต้องการให้หมายเลขเหล่านั้นใช้แบบแผนเดียวกัน.

อย่างไรก็ตามสำหรับเอกสารบางอย่างคุณจะต้องการได้รับนักเล่นมากขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏในหน้าแรกของเอกสาร (หรือในหน้าแรกของแต่ละส่วน) หรือถ้าคุณต้องการให้การจัดวางหมายเลขหน้าแตกต่างกันในหน้าคี่และหน้าคู่วิธีที่เป็นในหนังสือ หรือจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีส่วนต่าง ๆ ที่คุณต้องการให้มีจำนวนแตกต่างกันเช่นการแนะนำหรือสารบัญที่คุณต้องการตัวเลขโรมันแทนตัวเลขอารบิกที่ใช้ในส่วนที่เหลือของเอกสารของคุณ?

Word มีวิธีที่จะทำทั้งหมดนั้น.

วิธีการกำหนดหมายเลขหน้าไม่ปรากฏในหน้าแรกของเอกสารหรือส่วน

เมื่อหน้าแรกของคุณเป็นหน้าชื่อเรื่องคุณอาจต้องการใช้ส่วนท้ายหรือส่วนหัวที่แตกต่างจากที่คุณใช้ในส่วนที่เหลือของเอกสารของคุณและคุณอาจไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏในหน้านั้น เมื่อคุณเปิดส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณโดยการดับเบิลคลิกที่ไหนสักแห่งในพื้นที่เหล่านั้น Word จะเปิดแท็บ "การออกแบบ" ใหม่บน Ribbon ในส่วนที่ชื่อว่า "เครื่องมือส่วนหัวและท้ายกระดาษ"

บนแท็บนั้นคุณจะพบตัวเลือก“ หน้าแรกที่แตกต่างกัน”.

 

สิ่งสำคัญที่ควรทราบที่นี่คือตัวเลือกนี้ใช้กับส่วนของเอกสารที่จุดแทรกของคุณอยู่ในขณะนี้ หากคุณมีเพียงส่วนเดียวในเอกสารของคุณการเลือกตัวเลือก“ หน้าแรกที่แตกต่างกัน” ทำให้ส่วนหัวและส่วนท้ายปัจจุบันหายไปจากหน้าแรกของเอกสารของคุณ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณในหน้าแรกหากคุณต้องการ.

หากคุณมีหลายส่วนในเอกสารของคุณคุณสามารถเปลี่ยนส่วนหัวและส่วนท้ายสำหรับหน้าแรกของแต่ละส่วน สมมติว่าคุณกำลังเขียนหนังสือที่มีบทแตกต่างกันและคุณได้ตั้งค่าแต่ละบทในส่วนของตนเอง หากคุณไม่ต้องการให้ส่วนหัวและส่วนท้ายปกติ (และหมายเลขหน้า) ปรากฏขึ้นในหน้าแรกของแต่ละส่วนคุณสามารถวางจุดแทรกที่ใดที่หนึ่งในส่วนนั้นแล้วเปิดใช้งานตัวเลือก“ หน้าแรกที่แตกต่างกัน”.

วิธีการเลขหน้าแปลกและหน้าแตกต่างกัน

คุณยังสามารถตั้งค่าหมายเลขหน้าเพื่อให้ตำแหน่งของหมายเลขหน้าแตกต่างกันไปตามหน้าคี่และหน้าคู่ คุณจะพบว่าหนังสือส่วนใหญ่ใช้วิธีนี้เพื่อให้หมายเลขหน้าปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายบนหน้าซ้าย (คู่) และไปทางด้านขวาบนหน้าขวา (คี่) วิธีนี้ป้องกันไม่ให้หมายเลขหน้าถูกบดบังด้วยการเชื่อมโยงของหนังสือและทำให้ง่ายต่อการดูเมื่อคุณพลิกหน้า.

Word ยังมีตัวเลือกสำหรับสิ่งนั้น ในแท็บ "การออกแบบ" เดียวกันนั้นในส่วน "เครื่องมือส่วนหัวและท้ายกระดาษ" ของ Ribbon เพียงคลิกตัวเลือก“ หน้าแปลกและหน้าคู่ที่แตกต่างกัน”.

Word จะจัดรูปแบบหมายเลขหน้าโดยอัตโนมัติเพื่อให้ปรากฏตามที่ต้องการในหนังสือและคุณสามารถทำการปรับด้วยตนเองที่คุณต้องการ.

วิธีเพิ่มหมายเลขและรูปแบบที่แตกต่างกันในส่วนต่างๆ

เอกสารส่วนใหญ่ใช้เลขอารบิก (1, 2, 3 และอื่น ๆ ) ในเนื้อหาหลักของเอกสารและบางส่วนใช้ตัวเลขโรมัน (i, ii, iii ฯลฯ ) สำหรับส่วนต่าง ๆ เช่นสารบัญบทนำและอภิธานศัพท์ . คุณสามารถตั้งค่าเอกสารของคุณด้วยวิธีนี้ใน Word ได้เช่นกัน.

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างส่วนต่าง ๆ ในเอกสารของคุณสำหรับส่วนต่าง ๆ ของเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้สารบัญและหมายเลขแนะนำของคุณแตกต่างจากเนื้อหาหลักของเอกสารของคุณคุณจะต้องสร้างส่วนที่ต่างออกไปด้านหน้าเพื่อเก็บส่วนเหล่านั้นไว้.

หากต้องการทำสิ่งนี้ให้วางจุดแทรกที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร (หากคุณยังไม่ได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นนั้น) หรือวางไว้ด้านหน้าหน้าแรกของเนื้อหาหลักของคุณ (ถ้าคุณได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นแล้ว).

สลับไปที่แท็บ "เลย์เอาต์" บน Ribbon และคลิกปุ่ม "ตัวแบ่ง".

ในเมนูแบบเลื่อนลงคลิกตัวเลือก“ หน้าถัดไป” ดังที่คำอธิบายบอกไว้สิ่งนี้จะสร้างตัวแบ่งส่วนและเริ่มหัวข้อใหม่ในหน้าถัดไป.

เมื่อคุณสร้างส่วนแยกแล้วคุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของหมายเลขหน้าได้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือทำลายการเชื่อมโยงระหว่างส่วนเบื้องต้นใหม่ของคุณและส่วนถัดไปที่เนื้อหาหลักของเอกสารของคุณเริ่มต้น ในการทำเช่นนั้นให้เปิดส่วนหัวหรือส่วนท้าย (ทุกที่ที่คุณมีหมายเลขหน้า) ในส่วนหลักของเอกสารของคุณ ในแท็บ "ออกแบบ" ในส่วน "เครื่องมือหัวกระดาษและท้ายกระดาษ" ของ Ribbon คลิกตัวเลือก "ลิงก์ไปยังก่อนหน้า" เพื่อแบ่งลิงก์ไปยังส่วนหัวและท้ายกระดาษของส่วนก่อน.

ตอนนี้คุณเสียลิงค์คุณสามารถแก้ไขหมายเลขหน้าตามที่คุณต้องการได้ ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่ก้าว.

เริ่มต้นด้วยการเปิดส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าใด ๆ ในส่วนเบื้องต้น คุณจะเห็นว่าการกำหนดหมายเลขหน้ายังคงมีอยู่ก่อนที่คุณจะสร้างตัวแบ่งส่วนใหม่.

คลิกขวาที่หมายเลขหน้าและเลือกคำสั่ง "จัดรูปแบบหมายเลขหน้า" จากเมนูบริบท.

ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้าให้เลือกประเภทของหมายเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนจากเมนูแบบเลื่อนลง“ รูปแบบตัวเลข” ที่นี่เราได้ไปกับตัวเลขโรมันตัวพิมพ์เล็กมาตรฐาน คลิก“ ตกลง” เมื่อเสร็จสิ้น.

และคุณสามารถเห็นได้ว่าหมายเลขหน้าของเราในส่วนนั้นเปลี่ยนเป็นตัวเลขโรมัน.

มันเป็นเรื่องง่ายที่จะแก้ไข คลิกขวาที่หมายเลขหน้าและเลือกคำสั่ง "จัดรูปแบบหมายเลขหน้า" จากเมนูบริบท.

ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้าให้เลือกตัวเลือก“ เริ่มที่” จากนั้นตั้งค่ากล่องทางด้านขวาเป็น“ 1” เพื่อเริ่มหัวข้อในหน้าเดียว.

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้มัน ตอนนี้คุณควรมีสองส่วนที่มีตัวเลขและรูปแบบแตกต่างกัน.

การควบคุมหมายเลขหน้าโดยใช้ฟิลด์

Word ใช้หมายเลขหน้าทั้งหมดของคุณ แต่ตัวเลขเหล่านั้นจะยังคงซ่อนอยู่จนกว่าคุณจะบอกให้ Word แสดงผล โดยการแทรกรหัสฟิลด์ที่ใดก็ได้บนหน้าคุณสามารถบอกให้ Word เปิดเผยหมายเลขหน้า ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถควบคุมหมายเลขหน้าได้อย่างดี นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถใส่หมายเลขได้ทุกที่ที่คุณต้องการไม่ใช่เฉพาะส่วนหัวส่วนท้ายและระยะขอบ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถวางไว้ในกล่องข้อความหากคุณต้องการ.

วางจุดแทรกที่คุณต้องการแทรกหมายเลขหน้าแล้วกด Ctrl + F9 เพื่อแทรกวงเล็บเขตข้อมูลคู่ซึ่งมีลักษณะดังนี้: จากนั้นพิมพ์“ PAGE” ในวงเล็บดังนี้:

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้สวิตช์สองสามตัวพร้อมกับคำสั่ง PAGE ที่ให้คุณควบคุมรูปแบบที่ตัวเลขของคุณปรากฏ ใช้รหัสใดรหัสหนึ่งด้านล่างเพื่อกำหนดรูปลักษณ์ที่คุณต้องการ.

PAGE \ * อาหรับ
PAGE \ * ตัวอักษร
PAGE \ * ALPHABETIC
PAGE \ * roman
PAGE \ * ROMAN

เมื่อต้องการเสร็จสิ้นให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ระหว่างวงเล็บและเลือกคำสั่ง“ Update Field” จากเมนูบริบท.

นี่คือตัวอย่างของหมายเลขหน้าที่เราได้แทรกลงในกล่องข้อความที่ด้านล่างขวาของหน้าของเรา.

แก้ไขหมายเลขหน้าที่ใช้งานไม่ได้

หากหมายเลขหน้าของคุณแตกในเอกสาร - อาจปรากฏว่าไม่เรียงตามลำดับหรือรีสตาร์ทโดยการสุ่ม - เนื่องจากเกือบจะเกิดปัญหากับส่วนต่างๆ.

สำหรับ Word เอกสารไม่ใช่เรื่องจริงเมื่อพูดถึงการจัดรูปแบบ Word แบ่งสิ่งต่าง ๆ ลงในส่วนย่อหน้าและอักขระ - และนั่นคือมัน.

หากต้องการแก้ไขการกำหนดหมายเลขหน้าที่ไม่สมบูรณ์ให้เริ่มต้นด้วยการระบุส่วนต่างๆในเอกสารของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือสลับไปที่เมนู "มุมมอง" บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม "ร่าง" เพื่อเข้าสู่มุมมองแบบร่าง.

ในมุมมองแบบร่าง Word จะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าการแบ่งส่วนเกิดขึ้นที่ใดและการแบ่งประเภทใด.

เมื่อคุณระบุตำแหน่งของตัวแบ่งส่วนของคุณแล้วให้สลับกลับไปที่มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (เพื่อให้คุณสามารถดูส่วนหัวและส่วนท้ายได้ง่ายขึ้น) ที่นี่คุณจะต้องเริ่มทำงานนักสืบ.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการกำหนดหมายเลขหน้าอย่างต่อเนื่องมีส่วนหัวและส่วนท้ายของพวกเขาเชื่อมโยงกันและส่วนที่คุณไม่ต้องการให้หมายเลขอย่างต่อเนื่องมีการเชื่อมโยงที่ขาด คุณสามารถใช้วิธีที่เรากล่าวถึงในบทความนี้เพื่อให้แน่ใจว่าหมายเลขหน้าของส่วนเริ่มต้นด้วยหมายเลขที่ถูกต้อง