ระบบซองจดหมายที่เรียบง่ายสำหรับการเก็บบันทึกทางการเงิน
ภาพถ่ายโดย ollily
อย่ากังวลกับการไม่มีเวลาป้อนธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของคุณลงในสเปรดชีตหรือโปรแกรมที่ซับซ้อน ระบบซองจดหมายสำหรับเก็บบันทึกทางการเงินคือการบำรุงรักษาต่ำคุ้มค่าและง่ายต่อการใช้งานในเวลาอันสั้น สิ่งที่คุณต้องการคือซองจดหมาย, ยางรัด, ปากกา, แหลมคม, ปากกาเน้นข้อความ, กล่องเก็บของ, หนึ่งชั่วโมงเมื่อสิ้นเดือนและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของเดือน.
ระบบซองจดหมายเป็นวิธีที่ง่ายและสนุกในการบันทึกจัดระเบียบและจัดเก็บใบเสร็จรับเงินของคุณและเก็บบันทึกทางการเงินที่เชื่อถือได้.
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของคุณในระหว่างเดือน
ตลอดเดือนรับใบเสร็จสำหรับการซื้อแต่ละครั้งที่คุณทำ หากพนักงานเก็บเงินไม่ได้ให้ใบเสร็จรับเงินของคุณอย่าลืมถาม เมื่อทำการสั่งซื้อออนไลน์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พิมพ์ใบเสร็จออกมาทันที หากทำได้ให้พิมพ์ลงบนกระดาษบาง ๆ และจัดรูปแบบเพื่อให้มีรูปร่างและขนาดใกล้เคียงกับใบเสร็จรับเงินปกติ.
เก็บใบเสร็จของคุณไว้ในกระเป๋าเงินจนกว่าพวกเขาจะเริ่มล้นจากนั้นทิ้งลงในซองจดหมายที่กำหนดไว้ที่บ้าน อย่าลืมติดฉลากซองจดหมายเช่น "ใบเสร็จรับเงินในปัจจุบัน" และเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย.
ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบใบเสร็จรับเงินของคุณเมื่อสิ้นเดือน
ก่อนที่คุณจะสามารถจัดเก็บบันทึกของคุณได้อย่างเป็นระเบียบคุณต้องจัดระเบียบใบเสร็จรับเงิน และก่อนที่คุณจะสามารถจัดระเบียบพวกเขาคุณจะต้องจบแต่ละใบเสร็จรับเงินเป็นรายบุคคล.
ผ่านแต่ละคนและเน้น:
- วันที่
- จำนวนเงินทั้งหมดที่ใช้ไป (หรือคืนเงิน)
- ประเภทธุรกรรม (เช่นเงินสดเดบิตเช็คการ์ดของขวัญ)
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ปากกาเน้นข้อความสีอ่อนเพื่อให้หมึกจากใบเสร็จรับเงินยังคงปรากฏอยู่ ใบเสร็จรับเงินบางรายการมีหมึกจางมากซึ่งจางหายไปเมื่อถูกไฮไลต์ ในกรณีดังกล่าวให้เน้นที่ข้อมูลใต้เป็นเส้นตรงเพื่อไม่ให้มีข้อมูลตก.
หลังจากไฮไลต์เขียนบันทึกลงในใบเสร็จโดยตรงตามต้องการ:
- จดบันทึกค่าใช้จ่ายลดหย่อนภาษีที่อาจเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือเพื่อการกุศล
- ผลตอบแทนที่ได้รับทราบสาเหตุที่พวกเขาทำเงินเท่าไหร่คืนเงินและผลรวมสุทธิใหม่
- ติดป้ายใบเสร็จรับเงินใด ๆ ที่ไม่ชัดเจนในทันทีเมื่อทำการซื้อซึ่งทำขึ้นหรือสาเหตุที่ซื้อ
- จดบันทึกเบ็ดเตล็ดใด ๆ ที่จะช่วยให้คุณเก็บบันทึกได้ดีขึ้นอาจสร้างผลตอบแทนในอนาคตงบประมาณในอนาคตและเป็นผู้บริโภคที่ดีขึ้น (เช่นการสังเกตว่าการใช้คูปองบางอย่างช่วยให้คุณประหยัดครึ่งราคาเมื่อมีการขายครั้งใหญ่ ฯลฯ ) )
หากคุณพบว่ามีพื้นที่ไม่เพียงพอในการรับเฉพาะสำหรับการจดบันทึกเหล่านี้ให้เขียนลงบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ แล้วเย็บเข้าที่ด้านหลังของใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เขียนเตือนความจำไว้ในใบเสร็จรับเงินเพื่ออ้างอิงบันทึกเพิ่มเติมในหน้าถัดไป.
นี่คือสิ่งที่ใบเสร็จรับเงินสรุปควรมีลักษณะ (โปรดทราบว่ามันเป็นหลักในใบเสร็จรับเงินอื่น ๆ ที่อยู่ด้านล่าง):
เมื่อคุณจดบันทึกเสร็จแล้วจัดเรียงแบทช์ตามลำดับเวลาและเย็บแก่นมัน. หรือคุณสามารถใช้คลิปหนีบกระดาษ ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้คำสั่งย้อนกลับตามลำดับเวลาแทน (พร้อมใบเสร็จรับเงินล่าสุดที่ด้านบน) แต่สิ่งที่คุณเลือก - ให้มันสอดคล้องกัน มิฉะนั้นคุณจะมีเวลาในการหาใบเสร็จรับเงินแต่ละรายการในภายหลังเมื่อคุณต้องสลับระหว่างระบบการสั่งซื้อที่แตกต่างกันสองระบบ.
ขั้นตอนที่ 3: เก็บใบเสร็จรับเงินของคุณโดยใช้ซองจดหมายและกล่อง
เมื่อคุณเตรียมใบเสร็จรับเงินรายเดือนให้วางไว้ในซองจดหมาย คุณอาจต้องพับใบเสร็จรับเงินบางส่วนเพื่อให้แบทช์พอดี พิจารณาการใส่รหัสสีสำหรับฤดูกาลหรือเดือนหากสิ่งนั้นช่วยให้คุณมีระเบียบ.
จากนั้นพับซองจดหมายให้ปิด (โดยไม่ปิดผนึก) แล้วพลิกกลับ ใช้ sharpie สีดำหรือสีเข้มเพื่อติดฉลากซองจดหมาย ทำตามตัวอย่างด้านล่างด้วยเดือนและปีที่ด้านซ้ายบนหรือติดป้ายกำกับด้วยวิธีที่ง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะทำงานด้วย.
เมื่อคุณรวบรวมได้มากกว่าหนึ่งเดือนให้เรียงซองจดหมายเรียงตามลำดับเวลา (ให้สอดคล้องกับคำสั่งซื้อที่คุณได้รับจริง) ใส่ยางรัดรอบมัด.
ในตอนท้ายของปีคุณจะมีบันทึกทางการเงินทั้งหมดของคุณรวมอยู่ในซองจดหมายสิบสองซอง เป็นเวลาหลายปีคุณจะรวบรวมมัดหลายชุด.
เก็บมัดซองของคุณไว้ในกล่อง เก็บกล่องไว้ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย เมื่อเวลาผ่านไปคุณอาจสะสมหลายกล่องซึ่งจะง่ายต่อการกองและเก็บ และทุกครั้งที่คุณต้องการอ้างอิงบันทึกทางการเงินของคุณพวกเขาจะสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย.
เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้กล่องที่ดึงดูดสายตาซึ่งแสดงถึงเป้าหมายทางการเงินของคุณ กล่องในตัวอย่างด้านล่างนำเสนอเก้าอี้ที่สะดวกสบายบนฉากชายหาดที่ผ่อนคลายเนื่องจากช่วงเวลาวันหยุดพักผ่อนที่ยาวนานเป็นหนึ่งในความสำเร็จทางการเงิน.
ด้วยระบบซองจดหมายที่ใช้งานง่ายคุณสามารถเก็บบันทึกทางการเงินทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วยความยุ่งยากเล็กน้อย และคุณสามารถทำให้สนุกด้วยการใช้ปากกาสีปากกาเน้นข้อความและซองจดหมายและกล่องดึงดูดสายตาที่ช่วยให้คุณจดจ่อกับความสำเร็จทางการเงิน!
