วิธีการแบ่งปันหรือทำงานร่วมกันบนเอกสาร Word กับผู้อื่น

กำลังมองหาวิธีที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายใน Word เอง คุณลักษณะดังกล่าวมีอยู่ใน Office สองสามเวอร์ชันและทำงานได้แม้ว่าบุคคลที่รับจะไม่ได้ติดตั้ง Word ไว้ในระบบ.

โปรดทราบว่าในการเริ่มต้นใช้งานการแบ่งปันเอกสารใน Word คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณลงในคลาวด์ ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดของคุณ แต่อย่างน้อยเอกสารที่จะแบ่งปัน นั่นหมายความว่าคุณต้องตั้งค่าบัญชี OneDrive ก่อนแล้วจึงลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณจากภายใน Word.

แบ่งปัน Word Doc

เมื่อคุณติดตั้ง OneDrive อย่างถูกต้องใน Word แล้วให้ไปที่และคลิกที่ หุ้น ปุ่มที่มุมบนขวาของหน้าจอ.

จะเป็นการเปิดบานหน้าต่างทางด้านขวาของหน้าจอ หากยังไม่ได้บันทึกเอกสารไว้ในระบบคลาวด์คุณจะต้องคลิก บันทึกลง Cloud ปุ่ม.

สิ่งนี้จะนำมาซึ่งความ บันทึกเป็น โต้ตอบซึ่งควรตั้งค่าเป็น OneDrive แล้ว ตั้งชื่อไฟล์ของคุณและบันทึก.

เมื่อบันทึกและอัปโหลดไปยังคลาวด์แล้วให้กลับไปที่ หุ้น ข้อความโต้ตอบและคุณจะสามารถเชิญผู้คนให้เข้าร่วมได้ พิมพ์ที่อยู่อีเมลเลือกว่าจะสามารถแก้ไขได้หรือเพียงแค่ดูจากนั้นรวมข้อความที่ไม่จำเป็น.

ในตอนท้ายที่ได้รับอีเมลจะมาถึงที่มีลิงก์ไปยังเอกสารที่เก็บไว้ในบัญชี OneDrive ของผู้ส่ง:

เมื่อผู้ใช้คลิกที่ลิงค์มันจะพาพวกเขาไปยังเบราว์เซอร์รุ่น Word ที่เรียกว่า Word Online ซึ่งสามารถแก้ไขเอกสารได้.

คลิก แก้ไขในเบราว์เซอร์ และคุณจะได้รับอินเตอร์เฟสริบบิ้นที่คุ้นเคยของโปรแกรม Word บนเดสก์ท็อป ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Word หรือจำเป็นต้องมีบัญชี OneDrive.

เอกสารจะบันทึกโดยอัตโนมัติดังนั้นผู้ใช้ไม่ต้องกังวลกับการพยายามบันทึกเอกสารด้วยตนเอง ในตอนท้ายคุณจะเห็นข้อความปรากฏขึ้นโดยบอกว่าคนอื่นกำลังแก้ไขเอกสารและถามว่าคุณต้องการแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาเกิดขึ้นหรือไม่ ฉันแนะนำให้คลิก ใช่ ที่นี่.

โปรดทราบว่าคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นจนกว่าคุณจะบันทึกเอกสาร หากคุณคลิกที่ไฟล์คุณจะเห็นข้อความใหม่บนแท็บข้อมูลที่ระบุว่า มีการอัพเดตเอกสาร.

ไปข้างหน้าและบันทึกเอกสารของคุณแล้วคุณจะได้รับข้อความอีกข้อความหนึ่งอธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นโดยคนอื่น ๆ จะแสดงด้วยการซ้อนทับสีเขียว.

คลิกตกลงและเรียกดูเอกสารของคุณ อะไรก็ตามที่เป็นสีเขียวคือสิ่งที่บุคคลอื่นเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม ในการทดสอบของฉันถ้ามีคนลบบางสิ่งออกจากเอกสารมันจะไม่แสดงอะไรเป็นสีเขียว.

โปรดทราบว่าเมื่อคุณบันทึกเอกสารแล้วไฮไลต์สีเขียวจะหายไปจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใหม่ หากคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นคุณควรเปิดใช้งาน ติดตามการเปลี่ยนแปลง บนเอกสารก่อนที่คุณจะแบ่งปันมิฉะนั้นมันก็ยากที่จะบอกว่าเกิดอะไรขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีคนหลายคนกำลังแก้ไขเอกสาร.

ด้านบนฉันได้เปิดใช้งาน ติดตามการเปลี่ยนแปลง บน ทบทวน แท็บและนอกเหนือจากข้อความที่เน้นสีเขียวฉันยังมีแถบแนวตั้งสีแดงในคอลัมน์ซ้ายมือ เนื่องจากการลบไม่แสดงเป็นสีเขียวคุณสามารถดูได้โดยการติดตามการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น คลิกที่บรรทัดสีแดงและมันจะแสดงเนื้อหาที่ถูกลบในการเข้าใช้งาน.

โดยรวมแล้ว Word เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้แต่งหรือบรรณาธิการหลายคนและด้านการซิงค์ทำงานได้ดีมาก คุณสมบัติหนึ่งที่ฉันสังเกตเห็นคือเมื่อคนอื่นแก้ไขวรรคหนึ่งมันจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขส่วนนั้นจนกว่าบุคคลแรกจะเสร็จสิ้น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะไม่เขียนทับส่วนที่เหมือนกันในเวลาเดียวกัน หากคุณมีคำถามใด ๆ รู้สึกอิสระที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!